תוכניות מגירה, הידועות יותר בשם תוכניות תגובה למקרי חירום, מועילות מאוד בחיזוי התרחשותם של דברים הגורמים להפסקת הפעילות המבצעית. בניהול הארגון, למעשה עלולים להתרחש סיכונים שונים החל מהפרעות טכניות (למשל אובדן נתונים) ועד אירועי טבע (למשל שיטפונות). לכן, כל ארגון צריך לפתח תוכנית מגירה יעילה על מנת להיות מוכן להתמודד עם תופעות לוואי שונות.
שלב
חלק 1 מתוך 3: צפייה לסיכונים שונים
שלב 1. היכונו לפני פיתוח תכנית מגירה
המטרה העיקרית של הכנת תכנית מגירה היא שמירה על המשכיות הפעילות המבצעית של הארגון במקרה של אסון.
- ראשית, הגדר מדיניות רשמית הקובעת כי על הארגון לפתח תכנית מגירה.
- בנה תוכנית פשוטה ומעשית. השתמש במילים קלות להבנה וספק הנחיות קלות ליישום על ידי הקורא מכיוון שתכנית זו חייבת להתבצע על ידי כל אנשי הארגון.
- קבע את הסיבות הספציפיות שבגינן עליך לערוך תוכנית מגירה. חשוב על אינדיקטורים המשמשים אמות מידה לקביעת יישום מוצלח של תוכנית מגירה, כך שהארגון יוכל להמשיך בפעילויות כרגיל. קבע את הפעולות המבצעיות שממלאות תפקיד חשוב בהמשכיות העסק שלך.
שלב 2. צור תוכנית מגירה על ידי מענה על שלוש שאלות חשובות
יצירת תוכנית שיכולה לענות על כל שלוש השאלות הללו היא דרך להבטיח שלא תפספסו אפילו היבט אחד שיש לקחת בחשבון.
- אילו אירועים עלולים להתרחש?
- אילו פעולות ננקוט כדי לטפל בכך?
- מה עלינו לעשות כדי להכין את עצמנו?
שלב 3. גלה לאילו סיכונים הארגון שלך עשוי להתמודד
קביעת הסיכונים שעלולים להתרחש היא אחד ההיבטים החשובים בהכנת תוכנית מגירה. עם זאת, התהליך יהיה שונה בהתאם למצב ולמצבו של כל ארגון. עליך גם לקחת בחשבון את נסיבות הארגון שלך בעת קביעת הסיכונים. יש צורך בתוכניות מגירה כדי לצפות סיכונים עסקיים בצורה של:
- אסונות טבע, למשל: שיטפונות, הוריקנים ובצורת. סיכונים אחרים: משברים כלכליים, תאונות עבודה, בעיות כוח אדם (למשל מוות של מנהיג ארגוני או שביתת עובדים), אובדן נתונים, כאוס ניהול ובעיות מוצר (למשל: מוצרים פגומים).
- התמקדו בהכנת תוכניות בהיבטים של ניהול, תקשורת, כספים, תיאום, לוגיסטיקה ופתרון בעיות טכניות.
- בדרך כלל מתמודד הצוות המטפל בתשתיות התקשורת מול בעיות טכניות. עליך לשקול את הסיכון לאבד נתונים או לקוחות.
שלב 4. שקול סיכונים לפי עדיפות
קבע את דירוג הסיכון בהתבסס על גודל הסיכוי שהסיכון יתרחש. באופן כללי, תוכניות מגירה אינן יכולות לצפות את כל הסיכונים מכיוון שסיכויי ההתרחשות אינם זהים. נסה לברר את הסיכונים שיש להם את הסיכוי הגדול ביותר לקרות ושמשפיעים רבות על הפעילות המבצעית.
- התמקדו באירועים עם התוצאות הקטלניות ביותר. רשום את כל האירועים המשפיעים על הפעולות והקצה דירוג מ -1 עד 10. תחשוב על ההשפעה של כל אחד מהאירועים האלה, למשל: לשריפות מנוע יש דירוג נמוך יותר מאשר שריפות במפעל.
- לאחר מכן, קבע את הדירוג בהתאם לתדירות הופעת הסיכון. לדוגמא: לתת דירוג 1 לסיכון המתרחש אחת לחודש ודירוג 10 לסיכון המתרחש אחת למאה שנים. הכפל את שני המספרים כדי לקבל ציון כולל המראה את גודל הסיכון והשפעתו על הארגון.
- פיתוח תוכנית מגירה החל מהאירוע עם הציון הגבוה ביותר. הכינו פתרונות לצפייה באירועים אלה. בנוסף, תוכל לשפר תהליכי עבודה לאירועים עם דירוג נמוך. היבטים בסיסיים המבטיחים את המשכיות הפעילות של הארגון חייבים להיות בראש סדר העדיפויות, למשל: ניהול תזרים מזומנים, פיתוח נתח שוק ושיפור ביצועי העובדים.
חלק 2 מתוך 3: הגדרת תרחישים מרובים
שלב 1. קבע את התרחיש לאירוע בעל הסיכון הגבוה ביותר
על מנת לפתח תכנית מגירה יעילה, הגדירו תרחישים מציאותיים לכל סיכון. צור מסגרת ספציפית לחזות מה תהיה ההשפעה אם אכן היה מתרחש הסיכון הגבוה ביותר.
- תוכל לקבוע את ההשפעה לאחר חיבור התסריט ביסודיות. חשוב על ההשפעה הגדולה ביותר של כל תרחיש בפירוט.
- מתוך תרחיש, הכינו מספר גרסאות של התוכנית בעוצמת השפעה מדורגת, למשל: השפעה קלה, השפעה מתונה והשפעה חמורה.
שלב 2. ערוך לוח זמנים ליישום התכנית בהתאם לתרחיש
קבע איזה צוות אחראי לאילו פעולות ומתי. הכינו גם רשימה מעודכנת או רשימת אנשי קשר וקבעו מי צריך לספק התראות.
- הכינו לוח זמנים כך שכל הצוות האחראי יידע מה עליהם לעשות ביום הראשון או במהלך השבוע הראשון. בניית לוח זמנים ספציפי לכל תרחיש.
- ערוך לוח זמנים לפי התרחיש כדי לצפות את הופעת המכשולים בהיבטים שונים של הארגון, למשל מבחינת מתקני עבודה (אילוצי תשתית), ארגון (אין מערכת התרעה למקרי חירום או צוות תגובה מיומן) ומוסדות. (למשל: היעדר מקורות מימון או שותפים עסקיים חיצוניים). קבע את כוח האדם שצריך להיות אחראי להיבטים מסוימים.
שלב 3. תחשוב על הגורמים החשובים ביותר להפעיל את העסק שלך מחדש
דן בכך בפירוט על ידי ביצוע סקירה של היכולות והפגיעות בתוך הארגון. האם לארגון יש יכולות נאותות להתייחס או לטפל בכל סיכון?
- לדוגמא: אסון שעלול להתרחש הוא הצפה מכיוון שמי הנהר גולשים ומציפים דיור על גדות הנהר. תשתית לקויה עלולה לעורר פגיעות וזמינות כוח אדם מיומן היא יכולת ארגונית.
- בצע הערכת משאבים כנה. לקבוע מה צריך לשנות או לצמצם בגלל משאבים מוגבלים? בצע ניתוח כדי לקבוע את ההשפעה על הפעילות העסקית כך שתוכל לקבוע את הפעולות שיש לבצע כדי שהארגון ימשיך לפעול ויוכל להשיג את מטרותיו.
שלב 4. קבע כיצד להפחית את הסיכון
לאחר שתכנן תוכנית מגירה, אל תשב לאחור ואל תקווה ששום דבר רע לא יקרה. נקט צעדים שונים להפחתת הסיכון ולקיחת מניעה.
- בררו אם יש עמיתים שמוכנים לעזור. האם יש משאבים מקומיים שניתן לנצל במקרה של אסון? האם יש שכנים שמוכנים לעזור?
- תוכנית מגירה יעילה מסוגלת לחשוף היבטים שונים שצריך לשפר אותם, כך שתוכנית שהיתה שימושית במקור, אולי לא תהיה נחוצה יותר כעת.
- לדוגמה: אתה מבין את הצורך בהגנה ביטוחית או מבצע סימולציה לניהול אסונות. התקן מערכת גיבוי נתונים למניעת אובדן נתונים. בנה תוכנית לכל תרחיש.
חלק 3 מתוך 3: יישום תכנית מגירה
שלב 1. להעביר את תכנית המגירה לכל העובדים
עליך ליידע את תכנית החירום לכל רמות הנהלת הארגון מוקדם ככל האפשר לפני חירום.
- הסבר את התפקידים והאחריות של כל כוח אדם כדי שלא יתבלבלו כאשר יש לבצע תוכנית זו כדי למנוע פאניקה.
- לספק הכשרה שימושית כך שכל צוות יוכל למלא אחריות על פי התוכנית. בצע את הסימולציות הדרושות ובצע התאמות לאחר ביצוע תצפיות.
שלב 2. בדוק את התוכנית שלך
בצע בדיקה ב -4 שלבים כדי להיות יעיל ואפקטיבי יותר. אם יש בעיות או קונפליקטים בין מחלקות, התאם את התוכנית ובדוק שוב.
- לקיים פגישות עם צוות בכיר. תן לו לקבוע את התאריך והשעה של הפגישה לביקורת מלאה של תכנית המגירה ולהעריך את האנשים שעשו את העבודה עד הסוף.
- לקיים פגישות בין מחלקות לבחינת תוכניות מחלקות. בשלב זה, עליך להקצות משאבים ולזהות קונפליקטים המתעוררים.
- מצא את הסיבה לכשלים מערכת חיוניים. ניתן לבצע הערכת תכנית בתוך המחלקה על ידי הדמיה של כשלים במערכת ו/או ספק. ניתן לבצע סימולציות תרחיש מבלי לכבות ציוד או לעכב תהליכים שחייבים להמשיך לפעול.
- עשה ריצת מבחן. עם זאת, עליך לבדוק את תוכנית החירום על ידי הפסקת פעולות באופן זמני.
שלב 3. שמור את תוכנית החירום במקום בטוח ונגיש
במקרה של אסון, אל תתנו לתוכנית להתלקח או להיסחף מהמבול. כדי להקל על הגישה בעת הצורך, אל תשמור את אחסון הקבצים של התוכנית שלך בסוד.
- שמור את קובץ התוכנית והעתקים במספר מקומות, כך שניתן יהיה להשתמש בהם בהקדם האפשרי בעת הצורך.
- שמור עותק של התוכנית במקומות שונים מהמקור. ספר לאנשים מורשים כיצד לגשת אליו.
שלב 4. קבע לוח זמנים קבוע לביצוע סקירות
שינויים מתרחשים כל הזמן כך שההנחות העומדות בבסיס הכנת התוכנית אינן תקפות עוד. הסיכון עשוי להיות גדול יותר מאשר בעת שנערכה התוכנית.
- שיתוף מספר אנשים בעת עריכת והתאמת תוכניות. לדוגמא: בקשו מעובדים חדשים לספק קלט או לבצע שיפורים מנקודת מבט אחרת.
- השווה את כל ההנחות המשמשות בעת עריכת התוכנית עם נתונים עדכניים או בדוק צד שלישי. מערכת הגיבוי במחשב שלך עשויה לאחסן פחות נתונים ממה שאתה חושב.
טיפים
- אל תתעלם מחשיבותה של תוכנית מגירה, כך שלא תיצור!
- פיתוח תוכניות מגירה בתרחישים שונים.
- התחל לתכנן על ידי הקמת ועדה ומינוי יושב ראש. בחר אנשים שיש להם את הכישורים, הכלים והידע כך שכל מחלקה תוכל לפתח תוכניות משלה.
- קרא שוב את התוכניות שנערכו כדי למצוא דברים שהוחמצו.
