תוכנית עבודה היא מערכת יעדים ותהליכים שיכולים לעזור לצוות ו/או לאדם להשיג מטרה זו. על ידי קריאת תוכנית עבודה, תוכל להבין טוב יותר את היקף הפרויקט. בין אם נעשה שימוש במקום העבודה או באקדמיה, תוכניות עבודה עוזרות לך לשמור על פרויקטים מאורגנים. באמצעות תוכנית עבודה, אתה מפרק את התהליך למשימות קטנות וקלות תוך שאתה יודע מה אתה רוצה להשיג. למד כיצד ליצור תוכנית עבודה כך שתוכל להתכונן טוב יותר לפרויקט הבא שלך.
שלב
שלב 1. החליט למה נועדה תוכנית העבודה שלך
ישנן סיבות רבות מדוע אנו מפתחים תוכנית עבודה. הגדר את המטרה הזו מראש כדי שתוכל להתכונן היטב לפרויקט. זכור, רוב תוכניות העבודה תקפות לפרק זמן מסוים, למשל 6 חודשים או שנה אחת.
- במשרד תוכנית עבודה מסייעת לבוס שלך לדעת על אילו פרויקטים תעבוד במהלך החודשים הקרובים. הבוס שלך זקוק למידע זה בדרך כלל לאחר סקירת ביצועים שנתית או כאשר הצוות שלך עובד על פרויקט גדול. תוכנית עבודה יכולה להיות גם תוצאה של פגישת תכנון אסטרטגית שהחברה עורכת בתחילת לוח שנה או שנת כספים חדשה.
- בעולם האקדמי תוכניות עבודה מתאימות לשימוש הסטודנטים לעבודה על פרויקטים גדולים, או על ידי מרצים לעיצוב סילבוס לסמסטר.
- עבור פרויקטים אישיים, תוכנית עבודה נותנת לך מושג מה אתה מתכוון לעשות, איך תעשה את זה ומתי אתה מתכנן להשלים את זה.
שלב 2. כתוב מבוא ורקע
לתכנית עבודה מקצועית כדאי לכתוב הקדמה ורקע. הבוס או המנהל שלך יקבלו את המידע הדרוש להם כדי להבין את תוכנית העבודה. מצד שני, תוכניות עבודה אקדמיות בדרך כלל אינן צריכות הקדמה ורקע.
- ההקדמה צריכה להיות קצרה ומעניינת. תזכיר לבוס שלך מדוע הכנת את תוכנית העבודה הזו. הציגו בפניו פרויקט שעליו תעבדו במהלך פרק זמן מסוים.
- הרקע צריך להדגיש מדוע יצרת את תוכנית העבודה. תוכל לעשות זאת, למשל, על ידי הצגת פרטים או נתונים סטטיסטיים של הדוח האחרון, זיהוי בעיות שיש לטפל בהן או סיבות אחרות המבוססות על הקלט והמשוב שקיבלת במהלך העבודה על פרויקטים קודמים.
שלב 3. הגדר יעדים ויעדים
מטרות ויעדים הם שני דברים הקשורים זה לזה. בתכנית העבודה, שניהם מובילים להשגת תוצאות. ההבדל הוא שהמטרות הן כלליות, בעוד שהיעדים יותר ספציפיים.
- מטרות הן התמונה הכוללת של הפרויקט שלך. רשום אילו תוצאות סופיות אתה רוצה מתוכנית העבודה. וודא כי הכיסוי רחב. לדוגמה, נניח שאתה רוצה להשלים עבודת מחקר או ללמוד לכתוב.
- המטרות צריכות להיות ספציפיות ומוחשיות. במילים אחרות, אתה אמור להיות מסוגל לחצות את השלבים ברשימת המטרות שלך לאחר שתשלים אותם. מציאת מקורות הניתנים לראיון עבור עבודת המחקר שלך היא דוגמה טובה ליעד.
- אם היעדים הקיימים מגוונים מדי, תוכל לחלק אותם לטווח ארוך קצר, פרק זמן בינוני, ומונח ארוך. לדוגמה, יעד החברה לטווח קצר להגדיל את מספר הקהלים ב -30% בשלושה חודשים שונה מהיעד ארוך הטווח של חיזוק נראות המותג ברשתות החברתיות למשך שנה.
- מטרות נכתבות בדרך כלל במשפטים פעילים תוך שימוש בפעלים פעולה בעלי משמעויות ספציפיות. לדוגמה, "תכנן", "כתוב", "שפר" ו"מדוד ". הימנע מפעלים בעלי משמעויות מעורפלות כגון "ללמוד", "להבין" ו"יודע ".
שלב 4. פיתוח תוכנית עבודה עם מטרות "חכמות"
SMART הוא ראשי תיבות המשמשים בדרך כלל לחיפוש תוצאות מוחשיות וניתנות לביצוע בתכניות עבודה.
- ספֵּצִיפִי פירושו מפורט. מה בדיוק אנחנו הולכים לעשות עבור מי? תאר את האוכלוסייה שתשרת ואת כל הפעולות הספציפיות שבהן תשתמש כדי לסייע לה.
- מָדִיד פירושו מדיד. האם המטרה היא כמותית ומדידה? אתה יכול לחשב את התוצאה? האם תכננת את העבודה כך ש"רמות הבריאות בדרום אפריקה ישתפרו בשנת 2012 "? או, האם אתה בונה את זה כך ש"מספר המקרים של הידבקות ב- HIV/איידס בקרב תינוקות בדרום אפריקה יורד ב -20% עד 2020 "?
- בר השגה פירושו בר השגה. האם תוכל להשלים אותו בזמן המוקצב עם המשאבים העומדים לרשותך? בהתחשב בכל המגבלות הקיימות, היעד שלך חייב להיות מציאותי. הגידול במכירות ב -500% הגיוני אם החברה שלך קטנה. הגדלת המכירות ב -500% היא יעד כמעט בלתי אפשרי עבור חברה ששלטה בשוק.
- רלוונטי קשור לאינטרסים. האם למטרה תהיה השפעה על המטרה או האסטרטגיה הרצויה לך? למרות שחשוב לבריאות הכללית, האם נכון שמדידת גובה ומשקל תלמידי תיכון יכולה להוביל ישירות לשינויים בהליכי בריאות הנפש? וודא כי למטרות ולשיטות העבודה שלך יש קשר ברור ואינטואיטיבי.
- זמן גרמא מחויב לזמן. מתי הושג היעד, ו/או מתי ידעת שהצלחת להשיג אותו? קבע את תאריך הסיום של הפרויקט. ציין גם, אם בכלל, איזו תוצאה סופית הייתה יכולה לגרום לפרויקט שלך להסתיים מוקדם, עם כל התוצאות שהושגו.
זכור, יש לציין מספר בסיס לחישוב השינוי. אם אינך יודע כמה יילודים בדרום אפריקה נגועים ב- HIV/איידס, כיצד תוכל להבטיח שמספר המקרים יצטמצם ב -20%?
במצבים מסוימים, ייתכן שתצטרך להתייעץ עם מומחה כדי לוודא שהיעדים בתכנית העבודה שלך ניתנים להשגה
שלב 5. רשום את המשאבים שיש לך
ברשימה זו רשום כל מה שאתה צריך כדי להשיג את המטרות והיעדים שלך. משאבים לובשים צורות שונות, בהתאם למה נועדה תוכנית העבודה שלך.
- המשאבים במשרד כוללים תקציבים כספיים, עובדים, יועצים, בניינים או חדרים וספרים. תוכל לצרף תקציב מפורט אם תוכנית העבודה רשמית יותר.
- המשאבים באקדמיה כוללים גישה לספריות; חומרי מחקר כגון ספרים, עיתונים וכתבי עת; גישה למחשב ואינטרנט; כמו גם פרופסורים או אנשים אחרים שיכולים לעזור לך כשיש לך שאלות.
שלב 6. הכירו במגבלות הקיימות
גבולות הם מכשולים שיכולים להפריע למאמציך להשיג את המטרות והיעדים שלך. לדוגמה, בעת ביצוע משימות מחקר בבית הספר או במכללה, לוח הזמנים שלך מתברר כצמוד מדי, כך שלא תוכל לחקור ולכתוב היטב. לכן, הגבול שלך הוא לוח זמנים קדחתני. נסה לבטל התחייבויות אחרות במהלך הסמסטר על מנת שתוכל להשלים את תוכנית העבודה שלך ביעילות.
שלב 7. מי אחראי?
אחריות היא מרכיב חיוני בתוכנית טובה. מי אחראי על השלמת כל משימה? גם אם יש צוות שעובד על משימה, אדם אחד חייב להיות אחראי לוודא שהמשימה תושלם בזמן.
שלב 8. כתוב אסטרטגיה
צפה בתוכנית העבודה שלך, ולאחר מכן החליט כיצד תשתמש במשאבים שלך תוך התגברות על אילוצים להשגת המטרות והיעדים שלך.
- כתוב רשימה מפורטת של פעולות. זהה מה חייב לקרות כל יום או כל שבוע כדי להשיג את המטרות שלך. רשום גם אילו פעולות חברי צוות אחרים צריכים לבצע. אתה יכול להשתמש בתוכנת ניהול פרויקטים או לוח שנה אישי כדי לארגן מידע זה.
- ערוך לוח זמנים. למרות שאתה יכול לקבוע לוח זמנים לעבודה, אפשר להתרחש מעת לעת אירועים או מצבים בלתי צפויים. לכן, פנה מקום בלוח הזמנים שלך כדי למנוע עיכובים.
טיפים
- הגדר אבני דרך אם הפרויקט שלך גדול. אבני דרך הן נקודות לאורך הפרויקט המדגישות השגת יעדים מסוימים. אתה עשוי גם לראות בכך נקודת השתקפות, כאשר אתה מבחין עד כמה התהליך התקדם ובמקביל ודא שהוא אינו חורג מתוכנית העבודה.
- צור תוכנית עבודה שמתאימה לך. זה יכול להיות מפורט, זה יכול להיות נרחב, בהתאם לרצונות או לצרכים שלך. אתה יכול לכתוב על פיסת נייר או בעזרת תוכנה מקצועית, באמצעות תמונות וצבעים. השתמש במה שהכי טבעי ויעיל עבורך.
