פיתוח תוכנית עבודה טובה חייב להתחיל בקביעת יעדים ברורים בצורה של חזון או יעד שיש להשיג. תוכניות עבודה עוזרות לך לשנות את המצב הנוכחי שלך על ידי השגת המטרות הרצויות שלך. ניתן להשיג את המטרות שלך אם אתה מסוגל לתכנן תוכנית טובה.
שלב
חלק 1 מתוך 4: הכנת תכנית
שלב 1. דע מה עליך לעשות
התוכניות יהיו פחות יעילות אם אתה לא יודע מה לעשות. היה ספציפי לגבי מה שאתה רוצה להשיג מההתחלה, רצוי לפני תחילת התכנון.
לדוגמה, אתה רוצה לכתוב חיבור ארוך מאוד של כ -40,000 מילים כתזה לתואר שני, הכולל מבוא, סקירת ספרות (כדי לדון במחקר ביקורתי אחר הסוקר את המחקר שלך ולהסביר את מתודולוגיית המחקר שבה השתמשת), מספר פרקים המסבירים זאת הרעיונות שלך יושמו בהצלחה באמצעות הוכחות קונקרטיות ומסקנות. תן לך שנה אחת להשלים
שלב 2. מסדרים את השלבים כדי להגיע ליעד הסופי
קבע את המטרה הסופית שלך, ולאחר מכן ערוך רשימה של מה שתצטרך כדי להשיג מטרה זו. ייתכן אפילו שתצטרך לשקול מספר דרכים שונות להשגת מטרה זו. ברגע שאתה יודע מה אתה צריך להשיג, פרק אותו לשלבים שאתה יכול לנקוט מיד כדי לפתח תוכנית מציאותית יותר.
- זכור כי התכניות שלך עדיין עשויות להשתנות כדי להשיג את מטרותיך. אז נסה להתאים.
-
כדי שהתוכנית שלך תהיה יעילה, הקפד לשלב את הסטנדרטים הבאים ביעדים שלך:
- ספציפי - הגדר מטרות בצורה ברורה.
- ניתן למדידה - חלקו את המטרה למספר תוצאות מדידות.
- בר השגה - אתה יכול להשלים את השלבים הדרושים להשגת המטרה.
- רלוונטי - הצבת יעדים סבירים לחייך.
- בזמן - יש לך את הזמן הדרוש כדי להגיע ליעדים שלך ולהתקדם לפי לוח הזמנים.
שלב 3. פיתוח תוכנית ספציפית ומציאותית
הצבת יעדים ספציפיים היא רק ההתחלה מכיוון שאתה עדיין צריך לקבוע כל היבט ספציפי ומציאותי של הפרויקט שהוא התוכנית שלך, כלומר על ידי קביעת לוחות זמנים, יעדים ותוצאות סופיות.
- פיתוח תכנית עבודה ספציפית ומציאותית לטווח ארוך תמנע מתח כיוון שפרויקטים המגובים בתוכנית פחות מחושבת יחמיצו מועדים וידרשו מאמץ מאומץ במיוחד.
- לדוגמה: על מנת לסיים את עבודת הגמר בזמן, עליך לכתוב כ -5,000 מילים בחודש. כך, עדיין יהיו לך כמה חודשים בסוף לוח הזמנים שלך כדי לשכלל את הרעיון שלך. להיות מציאותי לא אומר לדרוש ממך לכתוב יותר מ -5,000 מילים מדי חודש.
- אם אתה מלמד כעוזר הוראה במשך שלושה חודשים בתוך מועד מוגדר, זכור כי לא תוכל לכתוב 15,000 מילים בשלושה חודשי הוראה ולכן יש לחלק את הכתיבה הזו באופן שווה בין שאר החודשים.
שלב 4. קבע יעדים מדידים
המטרה היא אמת מידה להשגת שלב מסוים בהשגת המטרה הסופית. הגדרת יעדים צריכה להתחיל מסוף התוכנית (השגת מטרות) ולאחר מכן צעד אחורה עד לחזור למצב ולמצב הנוכחי.
- הצבת יעדים משאירה אותך ואת הצוות שלך מוטיבציה מכיוון שבאמצעות פירוק פרויקט למשימות קטנות ויעדים ברורים, אינך צריך לחכות עד שהפרויקט יושלם רק כדי להרגיש מוצלח.
- אל תתנו מרווח ארוך מדי או קצר מדי בין שני יעדים, אך נסו לקבוע את מסגרת הזמן היעילה ביותר.
- לדוגמה: בעת כתיבת עבודת גמר, אל תציב יעדים על סמך השלמת פרקים מכיוון שזה עשוי להימשך חודש. במקום זאת, הגדר יעד קטן יותר לשבועיים, למשל, לפי ספירת מילים. גמל את עצמך אם אתה משיג זאת.
שלב 5. חלק את המשימה הגדולה למשימות קטנות יותר שקל לבצע אותן
לפעמים משימות או יעדים מסוימים קשים יותר להשגה.
- אם אתה מרגיש המום ממשימה גדולה, הקל על החרדה על ידי הקלת המשימה. הטריק הוא לפרק את המשימה הגדולה למספר משימות קטנות יותר כך שיהיה קל יותר לבצע אותן.
- לדוגמה: כתיבת סקירת ספרות היא בדרך כלל הקשה ביותר מכיוון שאתה צריך לעשות הרבה מחקר וניתוח חשוב לפני שתתחיל לכתוב.
- חלקו את המשימה לשלוש משימות קטנות יותר: מחקר, ניתוח וכתיבה. תוכל לחלק עוד יותר את המשימות הללו ל: בחירת מאמרים לקריאה, קביעת מועדים להשלמת הניתוח והכתיבה.
שלב 6. ערוך לוח זמנים
ערוך רשימה של המשימות שעליך לבצע כדי להגיע ליעדים שלך. רשימות מטלות בלבד אינן יעילות מכיוון שאתה צריך לתמוך בהן על ידי יצירת לוחות זמנים ותוכניות פעולה מציאותיות.
לדוגמא: על ידי חלוקת המשימה של כתיבת סקירת ספרות למספר משימות קטנות, תוכל לקבוע ביתר קלות מתי יש להשלים את המשימה וניתן ליצור לוח זמנים מציאותי לכל משימה קטנה. אולי בכל יום או יומיים כדאי לקרוא, לנתח ולרשום דבר אחד חשוב מהקריאה שלך
שלב 7. קבע את הקצאת הזמן לכל הפעילויות
אם לא תגדיר הקצאת זמן ותקבע מועדים, הפרויקט שלך יתעכב, ייקח יותר זמן וכמה משימות לא יסתיימו.
- לא משנה מה הפעולות שתבצע בכל שלב בתכנית העבודה, עליך להשלים אותן עם לוח זמנים.
- דוגמה: אם לוקח לך כשעה לקרוא 2,000 מילים, לקרוא מאמר בן 10,000 מילים עד הסוף, ייקח לך לפחות 5 שעות.
- שקול גם לאכול לפחות 2 פעמים במהלך הקריאה ולהפסקת כל שעה או שעתיים אם אתה מרגיש עייף. כמו כן, הוסף לפחות שעה אחת כדי לצפות הפרעות בלתי צפויות לפני סיום זמן היעד.
שלב 8. צור ייצוג חזותי
לאחר יצירת רשימת מטלות ותזמון ספציפי, צור ייצוג חזותי לתמיכה בתוכנית שלך, כגון שימוש בתרשימי זרימה, תרשימי Gantt, דפי עבודה אלקטרוניים או יישומים אחרים למטרות עסקיות.
מקם את הייצוג החזותי במקום שניתן לראות אותו בקלות, כגון בסביבת העבודה או המחקר שלך
שלב 9. בדוק את המשימות שהושלמו
בנוסף לספק סיפוק משלה, בדיקת משימות שהושלמו היא דרך לקבוע אילו משימות השלמת.
זה הכרחי מאוד אם אתה עובד עם אנשים אחרים. אם אתה עובד בצוות, אנו ממליצים להשתמש במסמכים מקוונים שכל חבר יכול לגשת אליהם, לא משנה היכן הם נמצאים
שלב 10. רשום הכל
כאשר אתה עובר כל שלב בתכנית העבודה, עקוב אחר הכל. כדאי לשמור את הרשומה הזו בתיקייה ולחלק אותה למספר היבטים תכנוניים. כמה דוגמאות לקטעי הערות כוללות:
- שימו לב לרעיונות/דברים שונים
- לו"ז יומי
- לוח זמנים חודשי
- הישגים
- לימוד
- תתעדכן
- אנשי קשר/אנשים מעורבים
שלב 11. אל תעצור עד שתגיע ליעד הסופי שלך
לאחר שהתכנית מוכנה לביצוע (וידועה לחברי הצוות), נקבעו היעדים ולוח הזמנים לעבודה, השלב הבא הוא ביצוע משימות יומיומיות להשגת המטרות.
אמנם אתה לא צריך לוותר בקלות, אבל אתה צריך גם להיות גמיש. אירועים בלתי צפויים עלולים לצוץ ולדרוש ממך לשנות את לוח הזמנים או התוכניות שלך
שלב 12. שנה את לוח הזמנים במידת הצורך, אך לעולם אל תוותר לפני שתגיע ליעד
תנאי סביבה או אירועים בלתי צפויים עשויים לפעמים למנוע ממך לעמוד בלוחות זמנים, אך הישאר בקצב המשימה והשג את מטרותיך.
אם צצות בעיות, אל תוותרו. שנה את התוכנית שלך והמשיך לעבוד עד שתגיע ליעד שלך ולהתקדם
חלק 2 מתוך 4: ניהול זמן
שלב 1. הכינו את סדר היום
אתה יכול לבחור סדר יום בצורה של אפליקציה או ספר שבו תוכל להשתמש כדי ליצור לוח זמנים יומי לשבוע לפי שעה. בחר סדר יום שקל לקרוא ולהשתמש בו כדי להפוך אותו לשימושי יותר.
- מחקרים מראים שכתיבת תכנית עבודה, כגון שימוש בעט ונייר, גורמת לך יותר מוטיבציה לעשות זאת. לכן, שימוש באג'נדה בדמות ספר יהיה טוב יותר בהכנת לוח הזמנים.
- סדר יום יכול לעזור להפחית מתח ולהרגיע אותך מכיוון שהוא יפחית את הסיכוי שתזכור כל הזמן מה לעשות. בנוסף, סדר היום גם יעזור למוח שלך לעכל מטרות בצורה ברורה יותר.
שלב 2. אל תיצור רק רשימת מטלות
מדוע ליצור רשימת מטלות ארוכה, אך לא ברור מתי לעשות זאת? רשימת מטלות פחות יעילה מלוח זמנים של עבודה מכיוון שקביעת לוח זמנים תספק זמן להשלמת המשימה על פי התוכנית.
אם הקצאת זמן מסוים לעבודה (לסדר היום בדרך כלל יש פורמט לפי שעה), הנטייה לדחות תתפחת מכיוון שאתה צריך להשלים את המשימה במסגרת זמן מסוימת כדי שהמשימה הבאה לא תתעכב
שלב 3. למד כיצד להקצות זמן
על ידי הקצאת זמן תוכלו לראות כמה זמן יש לכם ביום אחד. התחל בהקצאת זמן לביצוע המשימות בעדיפות הגבוהה ביותר ולאחר מכן הקצה זמן למשימות אחרות.
- הכינו לוח זמנים שבועי כך. נסה לחשוב היטב על הפעילויות שלך לאורך כל היום, כך שניתן יהיה להשתמש בלוח הזמנים שהכנת ככל האפשר.
- מומחים מציעים לך לחשוב על הפעילויות שלך במשך החודש הקרוב, לפחות על ידי דמיון של התמונה הגדולה.
- התחל להכין לוח זמנים מסוף היום ואז זז אחורה. לדוגמה, אם אתה מסיים את העבודה או לומד בשעה 17:00, קבע לוח זמנים החל מכאן עד שתתעורר ב -7 בבוקר, למשל.
שלב 4. קח את הזמן להנות ולנוח
מחקרים מראים כי לאנשים המתזמנים לעצמם זמן פנוי יש חיים מהנים יותר. בנוסף, עבודת יתר (יותר מ -50 שעות/שבוע) מוכיחה את עצמה כיעילה פחות.
- חוסר שינה יפריע לתפוקה. הקפד לישון לפחות 7 שעות בלילה (למבוגרים) או 8.5 שעות (לבני נוער).
- מחקרים מראים שתזמון פעילויות יומיומיות להחלמה עצמית (למשל פעילות גופנית, הפסקות קצרות, מדיטציה, תרגילי מתיחות) יכול לשפר את התפוקה ואת הבריאות הכללית.
שלב 5. קח זמן לפתח תוכנית שבועית
מומחים ממליצים להקדיש את הזמן לתכנון שבוע שבועי בתחילת השבוע. גלה כיצד לנצל את הזמן היומי שלך בצורה הטובה ביותר להשגת המטרות שהצבת.
- קחו בחשבון את חובות העבודה או האחריות החברתית שלכם. אם לוח הזמנים שלך הדוק מדי, שקול אם עליך לבטל תוכניות פחות חשובות.
- אל תבטל לוחות זמנים להתרועע. נסו לשמור על יחסים טובים עם חברים וקרובים אליכם כי אתם זקוקים לרשת תומכת.
שלב 6. גלה כיצד נראה לוח זמנים יומי באמצעות הדוגמה הבאה
באמצעות הדוגמא לכתיבת תזה, תוכל ליצור לוח זמנים יומי עם רצף הפעילויות הבא:
- 07.00: להתעורר מוקדם
- 07.15: פעילות גופנית
- 08.30: להתקלח ולהתכונן
- 09.15: מכינים ואוכלים ארוחת בוקר
- 10.00: עבודת גמר וכתיבה (כולל הפסקה של 15 דקות)
- 12.15: ארוחת צהריים
- 13.15: כתוב מייל
- 14.00: עשו מחקר וערכו דו"ח מחקר (כולל הפסקה/חטיף של 20-30 דקות)
- 17.00: לסדר את השולחן, לבדוק דואר אלקטרוני, לקבוע סדרי עדיפויות למחר
- 17:45: צא לקניות
- 19.00: בישול ואז ארוחת ערב
- 20.00: מנוחה תוך האזנה למוסיקה
- 22.00: להתכונן לפני השינה, לקרוא (30 דקות), לישון
שלב 7. זכור כי לוח הזמנים היומי שלך לא חייב להיות זהה בכל יום
בצע משימות מסוימות רק יום או יומיים בשבוע. פירוק משימות במשך כמה ימים יכול לעזור לך לחזור לעבודה/ללמוד עם נקודת מבט חדשה.
לדוגמה, שני, רביעי ושישי כדי לכתוב תזה ולעשות מחקר, חמישי אתה מתמלא בלימוד נגינה
שלב 8. הזן לוח זמנים לצפייה בבעיות
הקדש זמן נוסף בלוח הזמנים שלך למקרה שהעבודה שלך תתעכב או שהדברים יפריעו לך. מומלץ להקדיש זמן כפול ממה שאתה צריך כדי להשלים את המשימה, במיוחד אם אתה רק מתחיל.
ברגע שאתה מתרגל למשימה או שאתה יכול להעריך את הזמן שיידרש, תחליט אם עליך לקצר את הזמן. קח גם זמן להיות משמר
שלב 9. היו גמישים ואל תדחפו את עצמכם חזק מדי
היה מוכן לשנות את לוח הזמנים שלך, במיוחד אם אתה רק מתחיל. זה חלק מתהליך הלמידה. כדי להקל, ערוך לוח זמנים בעזרת עיפרון.
נסה לעקוב אחר הפעילויות היומיומיות שלך במשך 1-2 שבועות, כך שתדע על מה אתה מבלה את זמנך וכמה זמן לוקח לך להשלים משימות
שלב 10. הגבל את זמן הגישה לאתר
קבע לוח זמנים לבדיקת דוא"ל או גישה למדיה חברתית. שלוט בעצמך כדי לא לאבד כמה שעות פשוט לבדוק את הדוא"ל שלך כל כמה דקות.
אולי אתה צריך לכבות את הטלפון שלך או לפחות בזמן שאתה צריך להתמקד בעבודה
שלב 11. צמצם את הפעילויות שלך
זאת בכדי שתוכל להתמקד בעבודה. קבע את הפעילויות החשובות ביותר להיום, שהן פעילויות התומכות בהשגת מטרות והתמקדות במשימות אלה. אל תעדיפו דברים שהם פחות חשובים כי הם יבזבזו זמן, למשל: בדיקת מיילים, קריאת מידע חסר תועלת וכו '.
- מומחה אחד מציע שתדחה את בדיקת הדוא"ל שלך עד שעתיים לפני תחילת העבודה. כך תוכלו להתמקד במשימה חשובה מבלי להסיח את הדעת מתוכן המייל.
- אם יש לך הרבה משימות קטנות (דוגמא: מענה למיילים, רישום הערות, סידור שטח העבודה/לימוד), אסוף אותן וקבע לוח זמנים ספציפי לביצוע כולן בבת אחת. בדרך זו, הוא אינו קוטע את זרימת העבודה שלך כאשר עליך לבצע משימות הדורשות ריכוז רב יותר.
חלק 3 מתוך 4: שמירה על מוטיבציה
שלב 1. היו חיוביים
דרושה גישה חיובית להשגת מטרות. האמן בעצמך ובאנשים סביבך. שנה את הרגל הביקורת העצמית על ידי מתן אישור חיובי לעצמך.
בנוסף לחיוביות, תפיק תועלת מאינטראקציה עם אנשים חיוביים לעתים קרובות. מחקרים מראים שתאמץ את ההתנהגות של אנשים שאתה פוגש לעתים קרובות, אז בחר את החברים שלך בתבונה
שלב 2. העניק לעצמך מתנה
עליך לעשות זאת במיוחד אם תגיע ליעד. תן לעצמך פרס, כמו למשל לאכול ארוחת ערב במסעדה האהובה עליך מכיוון שהגעת למטרה שלך בשבועיים הראשונים או צפייה בסרט אם הגעת למטרה החודשית.
מומחה אחד ממליץ להשאיר כסף לחבר שהוא או היא צריכים להחזיר כשאתה מסיים משימה בזמן מסוים. אם לא תשלים את המשימה בהצלחה, הכסף שלך יהיה שלו
שלב 3. קבל תמיכה מסביב
בקש עזרה מחברים ובני משפחה. עליכם גם לבנות מערכות יחסים עם אנשים החולקים את אותן מטרות כדי שיוכלו לתמוך זה בזה.
מצא שותף שמבין את המועדים שלך ועוזר להזכיר לך להשלים אותם. לדוגמה, בקש ממישהו להזכיר לך ולשאול על ההתקדמות שלך, או להיפגש איתו פעם בשבוע על קפה כדי לשתף את ההתקדמות שלך
שלב 4. דע את ההתקדמות שחלה
מחקרים מראים כי ההתקדמות היא המניע הטוב ביותר. כדי לברר את ההתקדמות, אתה יכול פשוט לסמן את המשימות שהושלמו.
שלב 5. הרגל ללכת לישון מוקדם יותר ולקום מוקדם יותר
אם אתה קורא את לוחות הזמנים של אנשים פרודוקטיביים ביותר, לרובם יש הרגל לקום מוקדם בבוקר. הם גם עושים את שגרת הבוקר כפעילות מהנה לפני תחילת העבודה.
כמה דרכים חיוביות להתחיל את הבוקר הן על ידי פעילות גופנית (למשל: מתיחות קלות או תרגול יוגה במשך שעה אחת בבית), אכילת ארוחת בוקר בריאה, ולאחר מכן כתב יומן למשך 20-30 דקות
שלב 6. קח זמן לנוח
אתה צריך לנוח כדי להישאר מוטיבציה. אתה תרגיש עייף אם תמשיך לעבוד. הפסקה היא דרך יזומה למניעת עייפות ולא לבזבז את זמנך.
- לדוגמה: התרחק מהמחשב, כבה את הטלפון הסלולרי, שב במקום שקט בלי לעשות כלום. אם צץ רעיון, רשמו אותו, אם לא, תהנו מאווירה נינוחה.
- דוגמא נוספת: עשה מדיטציה. כבה את הצלצול וההודעות הנכנסות והגדר טיימר למשך 30 דקות או כרצונך. שב בשקט ונסה לנקות את דעתך. אם עולה מחשבה, סמן אותה ותן לה ללכת. לדוגמה, אם אתה חושב על עבודה, אמור לעצמך "עבודה" ואז תשכח מזה. עשו זאת על כל מחשבה שעולה לכם לראש.
שלב 7. השתמש בהדמיה
קח כמה דקות לחשוב על המטרה שלך ודמיין איך זה יהיה להשיג את זה. שיטה זו מסייעת לך להתגבר על הקשיים שלפעמים מונעים ממך להשיג את מטרותיך.
שלב 8. זכור שזה לא תמיד קל
קשה מאוד להשיג דברים יקרי ערך. אולי אתה צריך לפתור הרבה בעיות או להתגבר על מכשולים שונים תוך ניסיון להגיע למטרה שלך. נסה לקבל זאת כאשר הדברים האלה קורים.
מורים רוחניים רבים המלמדים כיצד לחיות בהווה מציעים לך לקבל מצוקות כתוצאה מהחלטות משלך. במקום לדחות או להרגיש מאוכזבים, קבלו זאת, למדו מהניסיון ונסו למצוא דרך להשיג את מטרותיכם עם המצב שהשתנה
חלק 4 מתוך 4: הגדרת יעדים
שלב 1. רשום את משאלתך
השתמש ביומן או במחשב כדי לכתוב. זה מאוד מועיל, במיוחד אם אתה לא לגמרי בטוח מה אתה רוצה לעשות, אבל אתה יכול להרגיש את זה.
ניהול יומן באופן קבוע עוזר לך להבין את עצמך ולהכיר טוב יותר את רגשותיך. אנשים רבים אומרים שהם יכולים להבהיר את רגשותיהם ורצונותיהם על ידי ניהול יומן
שלב 2. בצע את המחקר שלך
לאחר שקבעת מה אתה רוצה לעשות, בצע את המחקר שלך. על מנת לבחור את הדרך הטובה ביותר להשיג את המטרות שלך, נסה למצוא מידע.
- חפש אנשים שהצליחו להשיג את אותה מטרה. אנשים אלה יכולים לתת לך כל טיפים שיכולים להיות מועילים וכדאי להימנע מהשגת המטרות שלך.
- חפש מידע על Reddit (אפשרויות שפה זמינות, במידת הצורך), שהוא פורום מקוון הדן במגוון נושאים, במיוחד אם אתה רוצה לדעת מה אנשים אחרים חושבים על עבודה מסוימת.
- לדוגמה, כאשר אתה כותב את עבודת הגמר שלך, אתה מתחיל לדמיין כיצד תיראה התוצאה הסופית. קרא על חוויותיהם של אחרים שכתבו עבודות גמר בהצלחה. זה עשוי לפתוח הזדמנויות כך שתוכל להוציא ספר או לקבל הזדמנות לקידום קריירה.
שלב 3. שקול אפשרויות שונות ובחר את הטוב ביותר
לאחר שתבצע את המחקר שלך, תקבל מושג טוב יותר כיצד לעשות זאת והתוצאות שתשיג. זה מקל עליך לבחור את הדרך הטובה ביותר להגיע ליעדים שלך.
שלב 4. שים לב לדברים שישפיעו עליך כאשר תגיע ליעד שלך
היו מודעים למכשולים השונים שיכולים לעכב את השגת המטרות. באמצעות הדוגמא לכתיבת עבודת גמר, אתה עלול לחוות תשישות נפשית, חוסר מידע או חובה לבצע מטלות בלתי צפויות.
שלב 5. היו גמישים
המטרות שלך עשויות להשתנות כאשר אתה פועל לקראתן. תנו לעצמכם הזדמנות והציבו עוד מטרה טובה יותר. אל תוותר אם אתה נתקל בקשיים. יש הבדל בין לאבד עניין לבין לאבד תקווה!
טיפים
- השתמש באותה שיטה אם אתה רוצה לתכנן ולהגדיר מטרות גדולות יותר לטווח ארוך, כגון בחירת התפקיד הנכון.
- אם התזמון נראה מייגע, חשבו על זה כך: יצירת לוח זמנים יומי, שבועי וחודשי עוזרת לכם לחסוך את הזמן הנדרש כדי לקבוע מה עליכם לעשות הלאה בחיי היום יום שלכם. שיטה זו מרגיעה את דעתך כך שאתה יצירתי יותר ומסוגל להתמקד בדברים החשובים.
