יש צורך בארגון פגישה אפקטיבית על מנת לתמוך בניהול חלק של פעילות החברה או הארגון. מפגשים הם הזדמנות לתאם עבודה, לשתף מידע, לשפר את עבודת הצוות ולהשיג מטרות ביעילות. פגישות אפקטיביות דורשות הכנה טובה, מנהיגות והצלת משימות. במהלך המפגש נסו להגביר את המוטיבציה של המשתתפים ולערב את כל הצוות.
שלב
חלק 1 מתוך 3: קיום ישיבות
שלב 1. התכונן לפגישה כמיטב יכולתך
קודם כל, ערוך סדר יום של ישיבות המכיל את לוח הזמנים והנושאים שיש לדון בהם וקבע את הדברים החשובים שצריך לאשר מחדש לפני סיום הפגישה.
- בוא לחדר הישיבות בזמן כי המקום בו אתה עובד ישפיע על האופן שבו אנשים אחרים תופסים אותך. המתנה בחדר הישיבות 15 דקות מוקדם גורמת לאנשים אחרים לחשוב שאתה פחות פרודוקטיבי או שאתה רוצה לעזוב עבודה אחרת בתירוץ ללכת לפגישה.
- הכינו צילום של סדר היום. למרות שאתה יכול ליצור סדר יום דיגיטלי, הכין גם צילום של סדר היום כדי להקל על השימוש בו.
שלב 2. להוביל את הפגישה
בעת הובלת פגישה, הקפד לכסות את כל הנושאים שעל סדר היום ולהקשיב למה שיש לכל המשתתפים לומר בדרכים הבאות:
- הפיצו את רשימת הנוכחות. המפגש מהווה אמצעי להפצת מידע בתוך הצוות והופך להיות הזדמנות לדיון כך שכולם יידעו את האחריות שלהם, כך שיוכלו לספק את ביצועי העבודה הצפויים. על ידי הפצת רשימת הנוכחות אתה יודע מי לא הגיע כדי שאפשר לפנות אליהם ולהצטרף לפגישה. זה גם מראה שהמידע שתשתף בפגישה הוא חשוב.
- השתמש בסדר היום כמדריך להקל על כל משתתף בפגישה להתמקד ולדעת מה עליו לעשות. משתתפי המפגש עשויים להגיע לפי תור. לכן הכנת סדר היום לפני הפגישה גורמת לך להיות ממוקד יותר בהובלת הפגישה.
שלב 3. פיתוח תוכנית עבודה
תוכנית העבודה היא הסיכום הסופי המאשר את העבודה שיש לבצע לאחר הפגישה והיא תכנית מתמשכת המשפיעה על כל משתתפי הפגישה. הכינו תוכנית עבודה על פי ההנחיות הבאות:
- ציין מישהו כאחראי על יעד ספציפי. האדם הממונה אינו חייב להשיג את המטרה באופן אישי מכיוון שהוא יהיה מנהל הפרויקט שאחראי על חיבור חברי הצוות שצריכים להיות מעורבים והכנת המשאבים הנדרשים.
- בקשו דוחות התקדמות באופן רשמי ולא פורמלי, כך שהצוות המיועד ידווח על העבודה שהושגה בטווח זמן מסוים.
שלב 4. התמקדו בנושא בהתאם לסדר היום של הפגישה
לאחר דיון בנושא אחד על סדר היום וניהול הדיונים הדרושים, הציג סיכום של תוצאות הדיון, ספק הזדמנות לשאול שאלות, ולאחר מכן המשך את הפגישה על ידי דיון בנושא הבא.
שלב 5. קבע את לוח הזמנים של הפגישה הקרובה
הכריזו על לוח הזמנים של הפגישה הבאה כאשר כולם נאספים כדי להקל עליהם לתזמן. כך הודעת מראש על לוח הזמנים של הפגישה כדי למנוע התנגשות של לוחות זמנים.
בקשו מחברי הצוות להציע בדוא"ל אילו נושאים צריכים להיות על הפרק. לאחר סיום הפגישה, יידע אותם כי תשתמש באותו סדר יום לפגישה הבאה ותבקש ממשתתפי הפגישה להגיש הצעות נושא התומכות בהשגת יעדי החברה/הארגון
חלק 2 מתוך 3: הכנה למפגש
שלב 1. החליטו מי יעמוד בראש הפגישה
תפקיד זה בדרך כלל מוקצה למנהל, אך תוכל לתת לחברי הצוות הזדמנות להוביל ישיבות מחלקתיות כך שיוכלו מאוחר יותר לנהל ישיבות ברמה גבוהה יותר.
שלב 2. הזמן רמקולים
דובר הוא אדם שמוזמן להשתתף בפגישה מסיבה מסוימת מכיוון שהוא מנוסה בניהול משאבי אנוש ומשאבים אחרים כך שחברי הצוות יוכלו להשיג את הביצועים הטובים ביותר, כולל הסבר תהליכי עבודה ותוצאות ביעילות. בנוסף, הוא גם יכול לתת ייעוץ בכדי לצפות לנסיבות בלתי צפויות ולהגדיל משאבים לפי הצורך.
שלב 3. קבע את לוח הזמנים של הפגישות הנכון
בעת קביעת לוח זמנים, שקול את זמינות הזמן ומגבלות המשתתפים. לדוגמה: כל המשתתפים יכולים להשתתף במפגש אחר הצהריים של יום שישי, אבל זה לא הזמן הנכון לדון בנושאים גדולים.
- כדי שכל חברי הצוות יוכלו להשתתף בפגישה הקרובה, תחילה שאל את איש הפרויקט שאחראי על לוח הזמנים ולאחר מכן בקש מכל המשתתפים לסדר את לוחות הזמנים שלהם בהתאם לתוכנית.
- קבע מי ייקח את הפרוטוקול ויוודא שמידע על תוצאות הפגישה יישלח גם למשתתפים הנעדרים.
שלב 4. הכינו את סדר היום של הפגישה
סדר היום של הפגישה צריך לכלול לפחות רשימה של נושאים שיש לדון בהם, האצלת משימות הצגה והקצאת זמן לדיון בכל נושא. אתה יכול לארגן את סדר היום של הפגישה על פי ההצעות הבאות:
- חפשו קלט מכל משתתפי הפגישה באמצעות דוא"ל לפחות יומיים לפני הפגישה. דוא"ל הוא הכלי הטוב ביותר לכך מכיוון שתקבל בקשות בכתב.
- ערוך סדר יום של ישיבת שולחן לתיעוד כל הנושאים שיש לדון בהם, הדוברים והקצאת הזמן. אם ישנה בקשה לנושא החורג מהנושא הכללי, צור קשר עם הנוגע בדבר ובקש ממנו להגיש בקשה ספציפית לדיון בישיבה הבאה.
- הכינו לוח זמנים מציאותי. אסור להכריח הסברים ודיונים שלוקחים 30 דקות לסיים תוך 15 דקות. קבע לוח זמנים לפי הצורך וסיים את הפגישה מוקדם כאשר כל הנושאים נידונו.
שלב 5. להציע כללי פגישה
אינך צריך לקבוע כללים רשמיים או להטיל סנקציות, אך יישום הכללים גורם לפגישה להתנהל בצורה חלקה וכל אחד יכול להביע את דעתו היטב.
ציין את הכללים עם פתיחת הפגישה באומר: "כדי לחסוך זמן, המשתתפים רשאים לשאול שאלות ולהגיב לאחר שהדובר סיים להציג. אם עדיין יש לך משוב לאחר סיום זמן הדיון, אנא שלח לי דוא"ל כדי שנוכל לדון בכך עוד."
שלב 6. קבע את חלוקת הזמן
קבע את סדר היום של הפגישה על ידי קביעת כמה זמן כל דובר יצטרך ותדון בכל נושא.
- הודע על חלוקת הזמן לפני תחילת הפגישה, כך שכל המשתתפים יידעו מתי הם יכולים לתרום ולמנוע דיונים אקראיים או מעוותים.
- כמדריך, אפשר לפחות 10 דקות דיון לאחר דיון בנושאים מסוימים.
שלב 7. הגישו את סדר היום של הפגישה
יום לפני הפגישה, שלח את סדר היום של המפגש לכל המשתתפים כך שלכולם יהיה צילום של לוח הזמנים ויודע את מטרת המפגש. בנוסף, הם יכולים גם ליידע אותך אם יש מידע שגוי על סדר היום.
שלב 8. שלח תזכורת
לפני שמתחילים בפגישה ראשונה או לא שגרתית, שלחו תזכורת שעה מראש כך שכל המשתתפים יגיעו בזמן.
חלק 3 מתוך 3: להיות מנהיג אפקטיבי אפקטיבי
שלב 1. היו מנהיגי פגישות טובים
נסה לתקשר עם כל המשתתפים במהלך המפגש, כך שמטרות הפגישה יושגו. האציל את האחריות לניהול פגישות בפני דוברים מוזמנים לדון בנושאים ספציפיים. אתה עצמך חייב להשתתף באופן פעיל במהלך הדיון.
שלב 2. הודע את יעדי העבודה שהושגו ולא הושגו
אם מטרת הפגישה היא לדון במספר יעדים, הודע על ההתקדמות שהושגה ומי אחראי להישג.
- אם יש תוכנית עבודה שלא התקדמה מאז הפגישה האחרונה, שאל מדוע.
- אם זה נובע מחוסר זמן או משאבים אחרים, דון בפתרון עם מי שמועמד לאחראי על הפרויקט או דן בנושא בפירוט מחוץ לפגישה.
שלב 3. מיקוד מחדש אם הדיון חורג מהנושא
לפעמים, הדיון מאבד את דרכו בגלל ההתלהבות או האכזבה של המשתתפים. למקד את תשומת הלב ולהפנות דיונים תועים על ידי ביצוע הדרכים הבאות:
- תחשוב על הפגישה כמשימה של איסוף עובדות. תן לכל משתתף הזדמנות לדבר כך שתוכל לאסוף כמה שיותר מידע. שיטה זו גם גורמת למשתתפי הפגישה לדבר בתורות, כולל אלה שאוהבים לשלוט בפגישה.
- השתמש ב- Cyberstorming, תוכנית תקשורת אלקטרונית לשיתוף רעיונות בקבוצות וניתן להשתמש בה לפגישות בלתי פורמליות. שיטה זו מונעת תחרות בין חברי הצוות על הרצון להישמע מכיוון שכולם בקבוצה יכולים לראות קלט מחברים אחרים.
- היו נייטרליים אם מישהו בישיבה דן בנושא מחוץ לסדר היום, למשל באמרו: "רעיון מעניין, בוב! נוכל לדבר על זה אחר כך. " אנשים רבים אינם מבינים שהם דנים בדברים החורגים מסדר היום של הפגישה, אך הם יגיעו אליך לדיון אם הנושא באמת חשוב.
- לשלוט על כיוון הדיון. בנוסף למשתתפים שמדברים יותר מדי זמן, בעיות בפגישה יכולות להתרחש מכיוון שמישהו ממשיך לדון בנושאים שאינם מסדר היום. כדי להתגבר על זה, הקשיב תחילה למה שיש לו לומר ולאחר מכן הציע כי הנושא יידון עוד בפגישה הבאה. הדגיש כי הפגישה תמשיך לדון בנושאים המופיעים על סדר היום.
- ערכו שיחה פרטית עם האדם השולט בפגישה ושאלו מדוע. גלה דאגה, במקום להתעצבן. התמקד במה שראית במהלך הפגישה ואפשר לו להסביר את התנהגותו. הציע לעזור לו להפסיק לשלוט בפגישה.
שלב 4. עבור לנושא הבא בלוח הזמנים
התאמן בניהול זמן על ידי תקיפות, אל תהיה גס רוח. קביעת הזמן גורמת לכל משתתף לדעת שהפגישה עדיין נמשכת וניתן להמשיך בדיונים שאינם קשורים לפגישה לאחר סיום הפגישה.
אל תמהר. גם אם תצטרכו להשתלט על המצב, הפגישה תהיה פחות שימושית אם הדיון יתקצר. לפני שהמפגש יתחדש, תנו למשתתפים לשאול שאלות או לתת קלט. וודא שכל חברי הצוות מרגישים כלולים במקום להרגיש מוזנחים
שלב 5. הדגש את הנושא החשוב
הדגש את המטרות העיקריות שיש להשיג ואת הקשר שלהן עם מטרות אחרות התומכות בהשגת המטרות העיקריות.
הסבר למשתתפי המפגש כך שיבינו את היקף הפרויקט עליו הם עובדים ותפקידיהם בהתאמה כחלק חשוב ביחידה
שלב 6. במידת הצורך, עזור לרישום הערות
לפני תחילת הפגישה, החליטו מי ייקח את הפרוטוקול. אם הוא המום, תושיט יד או תרשום בעצמך.
שלב 7. הבהירו במקרה של אי הבנה
לאחר שנדון כל הנושאים, מנהיג הפגישה יערוך סיכום כך שהמשתתפים יידעו את תוצאות הפגישה וישאלו שאלות אם עדיין יש דברים לא ברורים.
כמנהיג הפגישה, ספק הסברים מפורטים כך שכל המשתתפים יבינו את תוצאות הפגישה
שלב 8. לפני סגירת הפגישה, ספק סיכום מקיף
מנהיגים אשר נחרצים בקבלת החלטות ימנעו קיפאון וחוסר החלטיות, יגרמו לעובדים לעבוד בחריצות ומניעים, להיות קשובים לשינויים ולמידע חדש. ניתן לראות זאת מהמאפיינים הבאים:
- היו מטרות ברורות כדי להבטיח התאמה בין החלטות עם מטרות החברה/הארגון ואתיקה.
- הקפדה על ידי הפגנת מופת בחיי החיים ועמידה במוסר העבודה כבסיס לקבלת החלטות יעילות ויעילות.
- להפגין שקיפות, כלומר חוסר אנוכיות על ידי הוכחת החלטות מועילות לחברה נותנות לכל אחד את האפשרות לפתח את עצמו.
- לראות בכישלון הזדמנות למידה שתהווה אבן קפיצה בכדי לקבל החלטות טובות יותר. כאשר משהו משתבש, מנהיג החלטי מסוגל להבין את המצב.
- תקשורת פתוחה ויעילה בהתאם לתרבות הארגונית/ארגונית כדי למנוע חוסר עקביות או סתירות בעת תקשורת עם כפופים או ממונים.
