כתיבת מיילים תזכורת ידידותיים יכולה להיות מסובכת. אתה לא רוצה להיראות דוחף או חסר סבלנות, אבל המסר שלך צריך לעבור. השתמש בטון ידידותי במיילים עם ברכות והבעות עדינות. כלול את הסיבה שאתה שולח את הודעת התזכורת כדי שהנמענים יידעו מה אתה רוצה. ודא שאין טעויות בדוא ל, כך שלא רק תראה ידידותי, אלא גם מקצועי.
שלב
חלק 1 מתוך 3: שימוש בטון ידידותי
שלב 1. ברך את הנמען
במצב עסקי, אתה יכול "להשתמש" בברכה רשמית, כגון "יקר". עם זאת, דוא"ל מותאם אישית נמצא בשימוש יותר ויותר. כמה ברכות דוא"ל שיכולות לעזור ליצור צליל ידידותי כוללות:
- היי!
- שלום חבר
- מזמן לא התראנו
- היי!
שלב 2. כלול את מערכת היחסים שלך עם הנמען
אם תתמקד רק בתזכורת, ההודעה שלך תיראה קרה. כלול לקשר אישי עם הנמען על ידי הכללת ביטויים המשקפים חברות וחוויות משותפות. זה כולל:
- איך בית הספר?
- היי חבר מה שלומך?
- סוף השבוע האחרון היה כל כך כיף.
- מתי בפעם האחרונה דיברנו, לפני חודש?
- הטיול האחרון שלנו היה ממש כיף! עלינו לעשות זאת שוב.
שלב 3. צמצם את הביטוי שלך
זה חשוב במיוחד עבור קטע התזכורת של הדוא ל. אם לא היית בקשר עם הנמען זמן רב, עדיף להתנצל או לתת תירוץ להתקשרות אליו רק כדי להזכיר לו. כמה דוגמאות לביטויים עדינים כוללים:
- אני יודע שלא דיברנו הרבה זמן, אבל רציתי להזכיר לך את …
- הגעתו של תינוק חדש העסיקה אותי, רק נזכרתי להזכיר לך …
- אני יודע שאתה עסוק, אז אני לא רוצה להטריד אותך, אבל רציתי לשלוח תזכורת …
שלב 4. היו מנומסים
אם התזכורת חשובה, אתה עלול להיראות דוחף. זכור כי הנמען עסוק בחייו. אמור תמיד "בבקשה" ו"תודה "בביטויים מתאימים. מומלץ לכלול משפטים מנומסים כגון:
- אני מצטער להטריד אותך, אבל רציתי לוודא …
- אנא השיב להודעה זו בהקדם האפשרי …
- תודה שהקדשת מזמנך לקרוא ולענות להודעת דוא"ל זו. אני באמת מעריך את זה.
- אני מחכה לתשובתך.
חלק 2 מתוך 3: דרישות רישום
שלב 1. השתמש בכותרות עמודה
אינך צריך לכתוב טור כותרת חכם. כותרות עמודה ברורות וחד משמעיות יהיו שימושיות יותר. כך, הנמען יכול לדעת את מטרת הדוא ל במבט חטוף. כמה אפשרויות נפוצות עבור מיילים תזכורת ידידותיים כוללים:
- חשבון
- תזכורת מהירה על…
- טיולים/אירועים קרובים.
- ספירת משתתפי נסיעות/אירועים.
שלב 2. זכור לכלול תזכורת
כשאתה מנסה כל כך להיות מנומס וידידותי, אתה עלול לשכוח משהו חשוב, כמו תזכורת. כתוב תזכורת חבילה בתחילת המייל, לאחר הברכה ומשפט יחסי אישי. לדוגמה:
- "שלום חבר, הרבה זמן לא דיברנו, בן. מה שלום אשתך וילדיך? אשתי והילד העסיקו אותי, אבל רציתי לשאול אותך על …"
-
היי!
סבתא, התכוונתי לשלוח את ההודעה הזו הרבה זמן. אני מצטער שאני עסוק מדי. אני רוצה להזכיר לסבתא את ארוחת הצהריים שלנו …"
שלב 3. השתמש בשפה תמציתית
נכון ששפה מנומסת דורשת משפטים ארוכים יותר. לדוגמה, הביטוי "עבודה קשה יותר" יהיה מנומס יותר אם היית כותב "מוטב היה אם תעבוד קשה יותר." בעוד משפטים מנומסים, ארוכים יכולים להפוך את המיקוד של הדוא"ל שלך לבלתי ברור.
השתמש במבנה פשוט יותר עבור הודעות הדוא"ל שלך. אולי משהו כזה: ברכה (פתיחה) → יחסים אישיים → תזכורת → סגירת ברכה (סגירה)
שלב 4. ערוך מידע מיותר
עבור כל משפט וחלק מהמשפט, שאל את עצמך, "האם זה הכרחי?" במקרים מסוימים, "הכרחי" עשוי להיות בעל משמעות רחבה כגון "זה הכרחי כדי שהאימייל שלי לא יישמע קר." הסר חלקים מיותרים. מתוך המייל.
באופן כללי, ניתן להסיר את הפתגמים (כגון "מאוד", "מאוד", "באמת", "פעם אחת" ו"כמובן ") כדי להפוך את הדוא"ל שלך לתמציתי יותר
שלב 5. סיים את הדוא"ל בברכת סיום
"ברכות" פירושו להגיד "להתראות". ברכת הסיום כוללת ביטויים כגון "ברכות", "בכנות", "בכנות" ו"ברכות ". החתימה שלך צריכה להיכתב לאחר ברכת הסיום. ברכת סיום כללית כזו עשויה להיראות רשמית. כדאי לנסות משהו כמו:
- חבר שלך
- חבר שלך
- לשלוח ברכות להצלחה
- המשך יום נעים
- תורך
- אני מצפה לשמוע ממך
חלק 3 מתוך 3: ודא שאין שגיאות בדוא"ל
שלב 1. בדוק שוב את הדוא"ל שלך
אפילו דילוג דוא"ל פעם או פעמיים יקטין את כל השגיאות הבסיסיות שעלולות לצוץ בעת כתיבתן. לאחר חיבור הדוא"ל שלך, בדוק שוב את האיות והדקדוק בהודעת הדוא"ל שלך.
- לספקי דוא"ל רבים יש תכונות בדיקת איות ודקדוק. איכות התכונה תלויה בספק הדוא"ל. במקרים מסוימים יתכן ותכונה זו אינה מדויקת במיוחד.
- זכור לבדוק את השדות כותרת, ברכה וסגירה (סגירה). סביר להניח שתשכח מזה ופשוט תתמקד בתוכן המייל.
שלב 2. קרא את הדוא"ל בקול רם
אם אתה כותב מייל חשוב, או אם אתה רוצה להראות מנומס וידידותי כלפי מישהו, קרא את הדוא"ל שלך מההתחלה ועד הסוף בקול רם. האם זה נשמע כמו שיחה? אם כן, הדוא"ל שלך מוכן לשליחה.
כתוב משפטים או קטעים שנשמעים מביכים. השתמש בשיקול דעתך הטוב ביותר בעת הערכת הדבר. לכל אדם תהיה השקפה שונה בהתאם לאופן שבו אתה מדבר
שלב 3. שאל מישהו אחר לקרוא את הדוא"ל שלך
לתקשורת חשובה, כגון למטרות עסקיות, ייתכן שתרצה לבקש ממישהו אחר לבדוק את הודעת האימייל לפני שתשלח אותה. אם הדוא ל שלך תמציתי, בדרך כלל זה לוקח זמן קצר וקל לזהות אפילו את השגיאות הקטנות ביותר.
- בדוק את שירותי ההודעות המקוונות. שלח דוא"ל לחברים באינטרנט ושאל שאלות כמו, "היי, אתה יכול לקרוא את המייל הקצר שאני צריך לשלוח? זה לא ייקח הרבה זמן."
- זכור להודות תמיד לכל מי שקורא את המייל שלך. אחרי הכל, הם עוזרים לך.
