מטבעם, הדוא ל אינו רשמי כמו מכתב כתוב. עם זאת, ישנם מקרים בהם עליך להשתמש בטון רשמי יותר בעת כתיבת מיילים. שקול מיהו הנמען ולאחר מכן בחר את הברכה הנכונה. לאחר מכן, תוכל לחשוב על פורמט ברכה ולכתוב משפט פתיחה.
שלב
חלק 1 מתוך 3: התחשבות בנמענים
שלב 1. החליט עד כמה אתה צריך להיות רשמי
גם אם אתה כותב מייל "רשמי", רמת הרשמיות תלויה במי שמקבל אותו. לדוגמה, רמת הפורמליות של מייל למרצה אינה זהה למייל של בקשת משרה.
במגע הראשון, ליתר ביטחון, השתמש בטון רשמי יותר
שלב 2. מצא את שם הנמען
בצע מחקר כדי למצוא נמענים שאתה לא מכיר. הכרת השם תהפוך את הברכה לאישית יותר גם אם תשתמש בטכניקה פורמלית.
שלב 3. עקוב אחר דוגמת הנמען
אם הנמען קודם כל שולח לך מייל, תוכל להעתיק את הברכה שבה הוא משתמש. לדוגמה, אם הוא משתמש "היי" ובשם הפרטי שלך, תוכל להשיב באותו סגנון, באמצעות "היי" ושמו הפרטי.
חלק 2 מתוך 3: בחירת ברכות
שלב 1. השתמש "יקר"
ברכה "יקירתי". (ואחריו שם הנמען) נפוץ מאוד מסיבה כלשהי. ברכה זו היא רשמית מבלי להיות מתנשאת, וכל כך מוכרת עד שהיא לא זוכה לתשומת לב רבה, וזה בסדר. אתה לא רוצה ברכה שבולטת כי היא לא במקומה.
שלב 2. נסה "בכנות" אם אינך יודע את שם הנמען
ברכה זו משמשת באופן פורמלי יחסית בהודעות דוא ל עסקיות, במיוחד אם אינך יודע את שם הנמען. עם זאת, מומלץ לחפש את השם קודם כל במידת האפשר.
תוכל גם להשתמש "למי זה עשוי לדאוג" אם הדוא"ל רשמי מאוד ואינך יודע את שם הנמען. עם זאת, ברכה זו לפעמים גורמת לאנשים להיעלב מכיוון שהיא אינה אישית
שלב 3. שקול "היי" או "שלום" בדוא"ל פחות רשמי
הודעות דוא"ל נוטות להיראות פחות רשמיות ממכתבים באופן כללי. אז, אתה יכול להשתמש בברכה כמו "היי" במייל רשמי למדי. לדוגמה, אם אתה כותב מייל למרצה, במיוחד לאחד שאתה מכיר, עדיין ראוי לומר שלום.
שלב 4. אל תשתמש ב- "היי"
אף על פי ש"היי "מקובל במיילים חצי רשמיים," היי "הוא סיפור אחר. ברכה זו מקרית מאוד, אפילו בדיבור ישיר. אז כדאי להימנע מזה. גם אם אתה מכיר את הבוס שלך היטב, הימנע משימוש ב"היי "במיילים שמופנים אליו.
שלב 5. השתמש בכותרת במקום בשם במידת הצורך
לפעמים, כשאתה כותב מייל למישהו, אתה יודע רק את מיקומו בחברה או בארגון. במקרה זה, פשוט השתמש בכותרת במקום בשם, כגון "יקר. מנהל משאבי אנוש, "יקר. ועדת גיוס ", או" יקרה. פּרוֹפֶסוֹר".
שלב 6. הוסף הצדעה כדי להפוך את הדוא"ל לרשמי יותר
אם אפשר, הוסף את "אדוני", "אבא", "אמא", "ד"ר" או "פרופסור" לפני שמו של הנמען לקבלת רושם רשמי יותר. כמו כן, השתמש בשם המשפחה או בשם המלא שלך, לא רק בשם הפרטי שלך.
חלק 3 מתוך 3: חיבור והתחלת דוא"ל
שלב 1. הניחו את הברכה בשורה הראשונה
בשורה העליונה תפוס הברכה שבחרת, ואחריה שם הנמען. השתמש בכותרת או בכותרת במידת האפשר, כגון "מר", "אמא" או "ד"ר", ואחריו שם המשפחה ושם המשפחה שלך.
שלב 2. השתמש בפסיקים
באופן כללי, עליך להשתמש בפסיק לאחר הברכה. במכתב רשמי, אתה יכול להשתמש במעי הגס, אבל זה בדרך כלל רשמי מדי עבור דוא ל. פסיק יספיק, אך תוכל להשתמש במעי הגס אם אתה כותב מכתב פתיחה במייל.
שלב 3. המשך לשורה הבאה
לסלאם יש מקום משלו בפסגה. לאחר מכן, הקש על מקש Enter כדי להמשיך לשורה הבאה. אם אתה משתמש ברווחים לפסקאות חדשות במקום להכניס משפטים, הצב שורה ריקה בין הברכה לפסקה הראשונה.
שלב 4. הצג את עצמך במשפט הפתיחה, במידת הצורך
להודעת הדוא"ל הראשונה, הציגו את עצמכם גם אם אתם מכירים את הנמען במציאות. על ידי מסירת מידע אישי, יעודדו הנמענים לקרוא את הדוא"ל שלך.
- לדוגמה, "שמי ג'סיקה הארטונו ואני מנהלת השיווק בחברת ABC". תוכל גם להציג את עצמך בפני הנמען, כגון "שמי רמה סוסנטו ואני לוקח את שיעור השיווק שלך (שיווק 101 בכל שלישי וחמישי אחר הצהריים)".
- אם אתה כבר מכיר את הנמען ושלחת לו מייל, אל תהסס להשתמש במשפט הראשון כברכה. לדוגמה, "תודה על התשובה המהירה כל כך" או "אני מאחל לך בריאות טובה".
שלב 5. כתוב את גוף המייל
רוב המיילים הרשמיים מגיעים ללב העניין. המשמעות היא שהמשפט הראשון והשני צריכים להתייחס למה אתה כותב לנמען. זכור, הקצר ככל האפשר לגבי המטרה שלך.
