מכיוון שהוא משמש לעתים קרובות למטרות אישיות ובלתי פורמליות, כתיבת מייל רשמי יכולה להיות מרתיעה. עם זאת, אם אתה צריך לכתוב מייל רשמי למורה, לבוס, לשותף עסקי, לסוכנות ממשלתית או לאדם אחר שזקוק לרשמיות, פשוט פעל לפי ההנחיות הפשוטות האלה. העבר את הנקודה שלך בקצרה ובבהירות, ופעל לפי כללי הכתיבה, הסגנון ופורמט האותיות הרשמיות. לבסוף, בדוק ותקן את הדוא ל שלך לפני שליחתו.
שלב
שיטה 1 מתוך 3: עיצוב דוא"ל
שלב 1. השתמש בכתובת דוא"ל מקצועית
באופן אידיאלי, כתובת הדוא ל היא וריאציה של שמך האמיתי, לא שם משתמש או כינוי. השתמש בנקודות, מקפים או קו תחתון, ללא מספרים או אותיות אחרות, במידת האפשר.
לדוגמה [email protected] ייראה לא מקצועי. בינתיים, [email protected] יהיה מתאים יותר לשימוש
שלב 2. השתמש בגופן מקצועי
רוב שירותי הדוא ל כיום מאפשרים לך לכתוב במגוון גופנים וטקסטים. עם זאת, עבור מיילים רשמיים, עדיף להיצמד לפונטים רשמיים כמו Times New Roman ו- Arial. הימנע מגופנים דקורטיביים כמו Comic Sans או אנגלית ישנה. בנוסף ל:
- כתוב את הדוא"ל שלך בגופן קל לקריאה, כגון גודל 12.
- הימנע מכתיבה מיוחדת כגון נטוי, מודגש או גופנים מרובי צבעים אלא אם כן היא מתאימה לתוכן ולמטרת הדוא"ל.
- אל תכתוב את המייל כולו באותיות גדולות. כתיבה כזו תגרום לך להיראות כאילו אתה צועק על הנמען.
שלב 3. תן לדוא"ל כותרת (נושא) קצרה ומדויקת
השתמש בכמה מילות מפתח המתייחסות לתוכן המייל בכותרת. זה יעזור למנוע מהנמען להתעלם מהדוא ל שלך. הודעות דואר אלקטרוני שנשלחות ללא כותרת או שימוש בכותרת לא ברורה יופיעו חסרי חשיבות עבור הנמען.
- כותרות דוא"ל כגון "שאלות מהירות", "יצירת קשר איתך" או "עניינים חשובים" יופיעו לא ברורות עבור הנמען.
- בינתיים, כותרת הדוא"ל "לוח זמנים, רשימת אורחים, הזמנה לארוחת צהריים וסיכום פגישות ל -12 במרץ" תיראה ארוכה מדי ותכיל מספר נושאים בו זמנית.
- מאידך גיסא, כותרת המייל "פגישה אודות פגיעה במדרגות הנעות ב -12 במרץ" קצרה וברורה למדי. כותרת זו יכולה לתת לנמען סקירה כללית של הנושא המרכזי, כמו גם תאריך ברור.
שיטה 2 מתוך 3: כתיבת תוכן
שלב 1. השתמש בברכה מתאימה
תמיד התחל מייל רשמי עם ברכה. תוכל לכתוב את שם הנמען ישירות (אם אתה יודע). השלם את שם הנמען בכותרתו או בכותרתו (מר, גב ', ד"ר וכו'). תוכל גם לכתוב "יקר" לפני שם הנמען וכותרתו של הנמען אם אתה מעדיף.
- אם אינך יודע את שמו של מקבל האימייל, פשוט כתוב "אדוני/גבירתי היקרים", או "למעוניינים".
- אל תשתמש ב"שלום "או" היי ", או בברכות לא פורמליות אחרות.
שלב 2. הציגו את עצמכם בפסקה הראשונה (במידת הצורך)
אם אתה כותב למישהו שמעולם לא יצרת איתו קשר, כגון לקוח חדש, מנהל משאבי אנוש או פקיד ממשלתי, הציג את עצמך והסבר מדוע אתה שולח דוא"ל. כתוב זאת במשפט הראשון או השני של הדוא"ל שלך.
לדוגמה, בעת שליחת בקשת משרה בדואר אלקטרוני, תוכל לכתוב: "שמי מריה איזבלה. יצרתי איתך קשר כדי להגיש מועמדות כעוזרת אדמיניסטרטיבית המפורסמת באתר JobXYZ.com"
שלב 3. העדיפו את המידע החשוב ביותר
לאחר שהצגת את עצמך וציינת את מטרתך העיקרית לשליחת הדוא ל, תוכל להמשיך עם גוף ההודעה. רשום את המידע החשוב ביותר בחלק העליון ממש. כך תוכלו להעריך יותר את זמן הנמען ולהפוך את מטרת המייל לבהירה יותר.
כשאתה כותב מייל לפקיד ממשלתי, למשל, אתה יכול להתחיל עם: "שמי מריה איזבלה. קיבלתי את כתובת הדוא"ל שלך מהאתר הרשמי של בית המשפט בעיר סלטיגה. אני שולח מכתב זה להביע את התנגדותי בפני כרטיס שקיבלתי ב -29 בפברואר 2015."
שלב 4. להגיע ישירות לנקודת האות
במכתב רשמי תוכל להביע את טענתך ישירות. שיחות חולין רק יהפכו את הקורא למבולבל וקשה להבין מה אתה צריך או צריך מהם.
- לדוגמה, כשאתה כותב מכתב לפרופסור בקמפוס, אתה לא צריך להסתובב ולכתוב דברים כמו: "אני מריה איזבלה. אתה מכיר אותי? כימיה 221 היא הקורס האהוב עליי כרגע מכיוון שלך חומרי ההוראה מאורגנים היטב. לכן, אני תמיד יכול לעקוב ולדעת מה ייבדק. לגבי הבחינה, אני נזכר בבחינה הקרובה ".
- מצד שני, כתיבת מייל כזה עשויה להבהיר יותר: "אני מריה איזבלה. אני סטודנטית הלומדת כימיה 221 ורציתי לספר לך על התנגשות אפשרית של לוחות הזמנים של הבחינות".
שלב 5. כתוב מייל קצר
אמנם אין מגבלת אורך ספציפית, אך מומלץ ליצור דוא ל באורך של מחשב נייד או מסך מחשב אחד.
אם הדוא"ל שלך מספיק ארוך, חלק אותו למספר פסקאות קצרות. השאירו שורה ריקה בין כל פסקה במקום לכתוב אותה בכניסה
שלב 6. השתמש בשפה הרשמית
מכיוון שדוא ל רשמי נוצר למטרות מקצועיות, עליך ליצור רושם טוב. השתמש במשפטים מלאים ובביטויים מנומסים. הימנע מהדברים הבאים:
- סְלֶנְג
- קיצורים מיותרים
- שימוש בסמלי הבעה ואמוג'י
- מילים לא מכבדות
- בדיחה
שלב 7. השתמש בברכת סיום מתאימה
בדיוק כמו פתיחת ברכות, ישנן מספר אפשרויות לסגירת ברכות שניתן להשתמש בהן באותיות רשמיות. הקפד לכלול את שמך המלא וכותרתך, וכן כל כותרת אחרת (אם קיימת). דוגמאות לסגירת ברכות בהן ניתן להשתמש כוללות:
- "כל טוב,"
- "שלך תמיד,"
- "תודה,"
- "ברכות,"
- "הסטודנט שלך,"
שיטה 3 מתוך 3: הכנה לשליחת מכתבים
שלב 1. כלול את הקבצים המצורפים הנדרשים
אם עליך לכלול קובץ מצורף, הקפד לכלול אותו בגוף המייל כך שאנשים הקוראים אותו יוכלו לראות אותו. נסה להגביל את מספר הקבצים המצורפים וגודלי הקבצים, והשתמש בסוגי קבצים נפוצים ונפוצים.
לדוגמה, כלול הודעה כגון "אני מצרף עותק PDF של קורות החיים ותיק העבודות שלי"
שלב 2. שפר את התוכן, האיות והדקדוק של הדוא"ל
אל תסתמך אך ורק על שירותי דוא"ל כדי לזהות את טעויות הכתיב והדקדוק שלך. קרא את הדוא"ל שלך בקול רם או שמישהו יבדוק ויתקן אותו. כך תוכלו למצוא שגיאות כתיב ומשפטים לא ברורים בקלות.
שלב 3. ודא שהאימייל שלך אינו מכיל מידע רגיש
זכור תמיד כי דוא"ל אינו דרך תקשורת מאובטחת. זכור כי ניתן לפרוץ לשרתי דוא"ל, או שהנמען עשוי לשתף בכוונה או שלא בכוונה מידע שאינך רוצה לחשוף.
