מי אמר שכתיבת דוא"ל היא הדרך הקלה ביותר לתקשר? למעשה, גם לכתיבת מיילים יש אתיקה. במילים אחרות, יש כמובן להבחין בסגנון השפה בדואר אלקטרוני המיועד לחברים לכיתה ולמרצים, במיוחד מכיוון שהשכלה פורמלית היא השער לקריירה מקצועית פוטנציאלית. לכן, כל האינטראקציות המתרחשות בו חייבות להיעשות באופן מקצועי, כולל בעת שליחת מיילים. לדוגמה, תמיד יש לשלוח מיילים עם כתובת הדוא"ל האקדמית שלך, ותמיד צריך לפתוח אותם בברכה רשמית. התייחסו לאינטראקציה כאל מכתב עסקי רשמי. כלומר, העבירו את הנקודה שלכם בצורה ברורה, תמציתיות וברורות, והשתמשו בדקדוק טוב!
שלב
חלק 1 מתוך 3: יצירת רושם חיובי
שלב 1. קרא את תכנית הקורס כדי לברר את התשובות לשאלותיך
באופן כללי, השאלות שלך נענו בחומר שמסר המרצה בתחילת תהליך ההרצאה. כתוצאה מכך, התעקשות לשאול את הפרופסור שלך תגרום לך להיראות כמו סטודנטית לא רצינית, וזה יכול גם לעצבן את המרצה שתוכן המייל שלך לוקח זמן יקר.
- תכנית הלימודים בקורס תכלול בדרך כלל מידע בנוגע למטלות, מועדים להגשת מטלות, מדיניות בכיתה ופורמטים של מטלות.
- אם המרצה מספק רשימת קריאה בלבד, אין כל רע בשליחת מייל לבקש חומר שאינו מוסבר בתוכנית ההרצאות.
שלב 2. השתמש בכתובת הדוא"ל האקדמית שלך
רוב הסיכויים שהפרופסור שלך יקבל עשרות עד עשרות מיילים מדי יום. לכן עליך להשתמש בכתובת דוא"ל אקדמית כדי שהדוא"ל לא יגיע אוטומטית לתיבת הדואר הזבל. בנוסף, שליחת מייל עם כתובת מייל אקדמית תיראה הרבה יותר מקצועית ותעזור למרצים לזהות בבירור את שם השולח, במיוחד מאחר וכתובות דוא"ל אקדמיות יכללו בדרך כלל את שמו המלא של הסטודנט.
שלב 3. כלול נושא מייצג
במילים אחרות, ודא שתוכן המייל שלך ידוע למרצה, גם אם הוא קורא רק את הנושא. הכרת כוונת הדוא"ל שלך מההתחלה תעזור למרצה שלך להפריש את הזמן הנכון לקרוא ולהגיב עליו. לכן כלול תמיד נושא דוא"ל ברור ותמציתי!
לדוגמה, אתה יכול לכתוב, "שאלות על מטלות אחרונות" או "מסות אחרונות"
שלב 4. התחל את המייל על ידי ציון שם המרצה וכותרתו
לא משנה כמה חשובות המשאלות שלכם, תמיד התחילו את הדוא"ל שלכם בברכה רשמית, כפי שהייתם כותבים מכתב רשמי דומה. לדוגמה, התחל את הדוא"ל בכתיבת "יקירי. ד"ר. ג'ונס "ואחריו פסיק. אל תשכח להשתמש בכינוי התואם את העדפות המרצה, בסדר!
- אם אינך בטוח שהמרצה המדובר קיבל תואר דוקטור, פנה אליו כאל "מר ג'ונס".
- אם לשניכם יש אינטראקציות אישיות תכופות, אין שום רע בשימוש בברכה מזדמנת יותר, כמו "שלום, אדוני/ד"ר. ג'ונס."
חלק 2 מתוך 3: חיבור תוכן דוא"ל
שלב 1. הזדהות באופן ברור
מכיוון שהמרצה המדובר אינו רק מלמד אותך, סביר להניח שהוא צריך להיזכר בזהותך. לכן, תמיד התחל את המייל בציון שמך, כמו גם שם הקורס שהפגיש אותך ושעות ההרצאה, כגון "שיעור שיווק אחר הצהריים".
שלב 2. התמקד בנקודה שלך
זכרו, המרצים הם אנשים עסוקים מאוד. לכן, וודא שתוכן הדוא ל שלך אינו מפותל כדי לא לקחת יותר מדי זמן על דברים לא חשובים. להעביר את הנקודה שלך בצורה תמציתית, פשוטה וברורה, ולהימנע מפרטים לא חשובים או לא רלוונטיים.
לדוגמה, אם יש לך שאלה בנוגע למשימה, אמור אותה בבירור: "יש משהו שאני רוצה לשאול אותך בנוגע למשימה שנתת ביום חמישי האחרון. המשימה למעשה צריכה להתבצע בקבוצות או בנפרד, נכון, אדוני/גברת?"
שלב 3. כתוב במשפטים שלמים
זכור, הודעות דוא ל אלה אינן העלאות פייסבוק או הודעות טקסט לעמיתיך! כלומר, השתמש תמיד במשפטים שלמים ופורמליים כדי להראות את המקצועיות שלך.
- לדוגמה, אל תכתוב, "החומר בשיעור האחרון היה ממש מגניב, אדוני/גברת!"
- במקום זאת, נסה לכתוב, "תודה על החומר האחרון שלימדת שהאיר את הבנתי".
שלב 4. השתמש בטון הדוא"ל הנכון
בעת יצירת קשר עם מורה בפעם הראשונה, זכור להשתמש בטון ודקדוק מקצועי. כלומר, אל תשתמשו בסמלי הבעה מכל סיבה שהיא! אם שלחת הודעה למרצה מספר פעמים, עליך גם לכתוב את הדוא ל שלך בנימה מזדמנת יותר, במיוחד אם המרצה הוא הראשון שפעל באופן לא פורמלי (כמו שליחת סמלי הבעה).
שלב 5. הצג את בקשתך בנימוס
למעשה, לא מעט סטודנטים אוהבים לדרוש מהמרצים שלהם. אל תעשה את זה, כי זה לא יעזור לך להשיג כלום! במקום זאת, ציין את כוונותיך בצורה של בקשה שאולי הפרופסור שלך מסכים לה ואולי לא.
לדוגמה, אם אתה רוצה לבקש הארכה של זמן הגשת המטלות, אל תכתוב, "סבתא שלי נפטרה לאחרונה, אז אנא הארך את המועד האחרון להגשת מטלות, בסדר?" במקום זאת, כתוב משפט מנומס יותר כמו, "אני מצטער אדוני/גברת, השבוע היה לי קשה מאוד כי סבתא שלי נפטרה. אם תרצה, האם תהיה מוכן לתת לי הארכה של זמן בנוגע להגשת ניירות?"
שלב 6. השתמש בפיסוק נכון
אם המייל מיועד לעמיתים, כמובן שלמקבל האימייל לא תהיה בעיה להציב נקודה או פסיק בצורה לא נכונה. עם זאת, אם הדוא ל מיועד למורה, ודא שכל סימן פיסוק ממוקם במקום הנכון.
שלב 7. כתוב כל מילה בכתיב הנכון
למרות השימוש הנרחב בשפת הטקסט באינטרנט, לעולם אל תשתמש בה בדוא"ל מקצועי! במילים אחרות, כתוב כל מילה בצורתה המלאה, כגון "מר" במקום "מר". השתמש בכתיב הנכון כדי לגרום לדוא"ל שלך להיראות מקצועי יותר!
אל תשכח לבדוק את דיוק תוכן המייל בעזרת אפליקציה או תוכנת מחשב לבדיקת הכתיב
שלב 8. הנח את האותיות הגדולות בצורה נכונה
בפרט, יש לרשום מילים המופיעות בתחילת המשפטים, וכך גם סוגים מסוימים של שמות עצם (כגון כינויים). אל תתייחס לדוא ל כמו שיחות הודעות טקסט וודא שאתה תמיד מנצל נכון.
חלק 3 מתוך 3: סיום הדוא"ל
שלב 1. ציין את הפעולות שהמורה שלך צריך לבצע
במילים אחרות, וודא שרצונך או בקשתך נאמרים בבירור בסוף המייל. לדוגמה, אם אתה רוצה תשובה ממנו, אל תשכח לומר זאת. אם אתה מרגיש צורך להיפגש איתו, העביר גם את המטרה הזו.
שלב 2. קרא שוב את הדקדוק המשמש בדוא"ל
סרוק את הדוא ל כדי לוודא שלא בוצעו שגיאות דקדוק. לעתים קרובות תהליך זה יעזור לך לאתר שגיאה אחת או שתיים שצריך לתקן.
שלב 3. קרא שוב את הדוא"ל מנקודת המבט של המורה שלך
ודא שהאימייל שלך לא נשמע כאילו אתה דורש משהו. כמו כן וודא שכוונותיך מועברות בצורה פשוטה, ברורה, ולא צבועה במידע אישי שהוא פחות חשוב. מלבד היותו לא יעיל, גם התנהגות זו אינה מקצועית.
שלב 4. סיים את הדוא"ל בברכת סיום רשמית
בדיוק כמו כשאתה מתחיל את הדוא"ל שלך בברכה מקצועית, עשה אותו דבר כדי לסיים את הדוא"ל. לדוגמה, השתמש בברכת סיום רשמית כגון "בכבוד רב" או "ברכות", ואחריה פסיק ומסתיים בשמך המלא.
שלב 5. שלח דוא"ל מחדש לאחר שבוע
לאחר שליחת הדוא"ל, אל תמשיך להטיל אימה על הפרופסור שלך לתשובה. עם זאת, אם לא קיבלת תשובה לדוא"ל שלך במשך שבוע או יותר, כדאי לנסות לשלוח את אותו מייל בחזרה, למקרה שהוא החמיץ את הדוא"ל הראשון שלך.
שלב 6. השב לתשובת הדוא"ל שקיבלת
לאחר קבלת תשובת מייל מהמרצה המדובר, אל תשכח להגיב כדי להראות שקיבלת את המייל כראוי. לדוגמה, אתה יכול פשוט לשלוח הערת תודה קצרה או, במידת הצורך, לשלוח תשובה ארוכה יותר עם אותם כללי כתיבה כדי שזה יישמע מקצועי. אם הבעיה או השאלה שלך לא נענתה בדוא ל, נסה לבקש ממנו להיפגש באופן אישי.
- לדוגמה, תוכל לכתוב, "תודה על התגובה, אדוני/גברת. נראה אותך בכיתה."
- אם אתה מרגיש צורך להיפגש עם המרצה לאחר מכן, נסה לכתוב, "אני מעריך מאוד את דעותיך בנושא זה. אם תרצה, האם אוכל להיפגש איתך ישירות כדי לדון בכך ביתר פירוט?"
