הצעת הצעה היא מיומנות הכרחית בפעילויות רבות, כגון הרשמה לקולג ', ניהול עסק או עבודה בגיאולוגיה. ברוב המקרים, יישלחו הצעות לאדם המתאים המחפש תמיכה לתכנית פרויקט מסוימת. סביר שמקבל ההצעה יסכים עם הרעיון או הרעיונות שהוגשו אם היא תועבר בצורה ברורה, פשוטה ואינטליגנטית. אחת הדרכים להשיג הצלחה ביישום פרויקטים שונים היא הצעת הצעה אטרקטיבית ומשכנעת, כגון הצעה מדעית או כתיבת ספר. יש להציע הצעות לפי הצורך, אך ההנחיות לכתיבת הצעה זהות בעצם.
שלב
חלק 1 מתוך 2: הכנה לכתיבת הצעות
שלב 1. החליטו מי יקרא את ההצעה
לפני הכתיבה, החליטו למי יש לשלוח את ההצעה ולמה הוא כבר יודע או לא יודע על התוכנית שלכם. חשוב גם אם הקורא הוא אדם עסוק, רק עוקף את ההצעה, ואין לו זמן לשקול את הרעיונות שלך. לאחר מכן, נסה להעביר את הרעיונות והתכניות שלך בצורה משכנעת, יעילה ויעילה על ידי מענה על השאלות הבאות:
- מי יקרא את ההצעה שלך? עד כמה הוא מבין את הנושא שאתה דן בו? האם אתה צריך להסביר או לספק מידע נוסף?
- מה אתה מצפה מהקוראים לאחר הגשת הצעה? מה יש לך לומר כדי לגרום לקוראי ההצעה לקבל החלטה בהתאם לציפיותיך?
- בחר את המילים הנכונות כך שחומר ההצעה תואם את הציפיות והאינטרסים של הקורא. לפני כתיבת הצעה, שקול את ציפיות הקורא, את הדרך היעילה ביותר לגרום למקבל ההצעה להתעניין בקריאה, והדרך הטובה ביותר לגרום לקורא להבין מה יש לך לומר.
שלב 2. הגדר את הבעיה שאליה ברצונך לטפל
אתה כבר מבין את הנושא שאתה רוצה להעביר, אך וודא שגם הקורא מקבל את אותה ההבנה. כמו כן, חשוב אם הקורא מרגיש בטוח שאתה מבין היטב את הנושא. כדי להפגין מוסר כתיבה טוב, תמכו בהסבר שלכם על ידי מתן הוכחות או נתונים. לאחר שתגדיר את הנושא שאתה רוצה לדון בו, נסה לשכנע את הקורא שאתה האדם המתאים ביותר לביצוע הפרויקט בהצעה. לפני הכתיבה, שקול את הדברים הבאים:
- מה המטרה שלך בכתיבת הצעה?
- למה אתה רוצה לכתוב הצעה?
- האם אתה בטוח שהסיבה היא הסיבה, ולא משהו אחר? מה גורם לך להרגיש בטוח?
- האם מישהו אחר דן באותו נושא?
- אם כן: האם זה עבד? מה הסיבה?
-
אם לא: מדוע? אל תמסור מידע שכולם כבר מכירים.
הראה שעשית מחקר והערכה מעמיקים כדי להבין את הנושאים שנדונו בהצעה.
שלב 3. קבע את הפתרון שאתה רוצה
העבירו הסברים במילים פשוטות וקלות להבנה. לאחר קביעת הבעיה שאליה אתה מתייחס, ציין את הפתרון שאתה רוצה. הציעו פתרונות באמצעות משפטים קצרים ויעילים. אל תתעלם מהדרישות שצוינו לכתיבת הצעה.
הפק את המרב מהכספים הזמינים במסגרת התקציב שלך.
- תאר את הבעיה שאתה נתקל בה והציע פתרון שישכנע את כל מי שקורא את ההצעה שלך, כולל ספקנים שאינם מעוניינים בתוכנית שלך. ספק פתרונות הגיוניים שימושיים עם לוח זמנים ברור מכיוון שייתכן שקורא ההצעה אינו אדם המושפע בקלות.
- חשוב על פתרונות התומכים בהשגת המטרות שלך. מטרות עיקריות הן מטרות שאתה צריך להשיג ויעדים משניים הם מטרות אחרות שאתה רוצה להשיג על ידי ביצוע הפרויקט המתואר בהצעה.
- שקול פתרונות אחרים השימושיים בהקשר של "הישגים" ו"תוצאות ". ניתן לפרש הישגים כראיה כמותית לכך שהמטרות שלך הושגו. לדוגמה: אם אתה רוצה להגיש הצעה עסקית במטרה "להגדיל את הרווח", ההישג יהיה "הגדלת הרווח של 100,000,000 IDR". התוצאה היא המוצר או השירות שאתה מספק על ידי ביצוע הפרויקט. לדוגמא: התוצאה של פרויקט מדעי היא חיסון או תרופה חדשה. זכור כי קורא ההצעה בדרך כלל רוצה לדעת את ההישגים והתוצאות של הפרויקט שאתה מתכנן כדי להקל עליו לקבוע את היתרונות שיתקבלו מהפרויקט.
שלב 4. השתמש בסגנון השפה הנכון
בחר את סגנון השפה בהתאם למטרת ההצעה והקורא. שקול את הציפיות והאינטרסים של הקוראים כדי לקבוע פתרון לבעיה שלך. אין להשתמש בז'רגון, קיצורים לא סטנדרטיים או משפטים שקשה להבין אותם, למשל: תיקון חוסר איזון במקום העבודה.
השתמש במשפטים קצרים שקל להבין, למשל: פיטורי עובד.
האם אתה מעדיף סגנון שכנוע? הצעה רגשית אולי משכנעת יותר, אך עליך לתת עדיפות להצגת עובדות כבסיס לטיעון שלך. לדוגמא: הצעה לתוכנית לשימור פנדה יכולה להתחיל לבטא כמה עצוב יהיה אם דורות הילדים הבאים לא יראו פנדות, אך אמירתך לא צריכה לעצור כאן. כדי להיות משכנע יותר, ספק טיעונים לעובדות ולפתרונות שאתה מציג
שלב 5. מתאר את ההצעה
מתווה ההצעה אינו חלק מההצעה הסופית. יהיה לך קל יותר לחשוב על הדברים החשובים על ידי מתווה ההצעה. וודא שיש לך מידע מפורט לפני עריכת ההצעה.
מתאר את ההצעה בכתיבה: הבעיה שאתה מתמודד איתה, הפתרון שאתה מציע, כיצד לפתור את הבעיה, מדוע הפתרון הוא המתאים ביותר ומסקנות. אם ברצונך לפתח הצעה עסקית, צרף ניתוח מפורט של התקציב הכספי וניהול הארגון
חלק 2 מתוך 2: ניסוח הצעה אישית
שלב 1. התחל בהקדמה
התחל את ההצעה בדברים שמושכים את תשומת לבו של הקורא ומושכים את עניין הקורא. להציע הצעה שימושית בהתאם למטרה. הסבר מדוע אתה כותב הצעה כדי שהקוראים יידעו את המניעים שלך. לאחר מכן ציין מה מטרתך בהגשת ההצעה.
אם אתה יכול לספק עובדות המסבירות מדוע יש לטפל בבעיה באופן מיידי, ציין זאת בתחילת ההצעה, אך וודא שאתה מציין עובדות, לא דעות
שלב 2. תאר את הבעיה שאתה מתמודד איתה
לאחר הצגת עצמך, בנה את הגוף העיקרי של ההצעה שלך על ידי הצגת הבעיה שאתה מתמודד איתה. אם הקורא אינו מבין את הרקע של הגשת ההצעה, ספק הסבר. תחשוב על פרק זה כשלב "זיהוי הבעיה". מה הבעיה שלך? מה גרם לזה? מהן ההשלכות של בעיה זו?
-
הסבר מדוע יש לטפל בבעיה שלך כעת. מהן ההשלכות על הקורא אם הבעיה לא נפתרת? ענה על כל השאלות על ידי מתן תוצאות מחקר ותמיכה בעובדות ממקורות אמינים. אל תסמוך על רגשות או על ערכי אמונה.
הצג קשר ישיר בין הנושא שאתה דן בו לבין עניין הקורא או הצהרת המשימה שלו.
שלב 3. להציע פתרון
חלק זה יכול להיחשב לחלק החשוב ביותר בהצעה מכיוון שאתה יכול להסביר כיצד לפתור את הבעיה, מדוע בחרת בשיטה זו ומה התוצאות שיתקבלו. כדי להציע הצעה משכנעת, שקול את הדברים הבאים:
- דון בהשפעת הרעיונות שלך. במקום להעלות רעיונות חסרי תועלת, הציגו רעיונות שיש להם השלכות מרחיקות לכת כדי לעורר את ההתלהבות של הקורא. לדוגמא: "ידע רחב יותר בהתנהגות הטונה שימושי מאוד בקביעת שיטות שימור וניהול טונה יעילות לרווחת הדורות הבאים."
- בנוסף ליידע את תוכנית הפעולה שלך, עליך גם להסביר מדוע אתה רוצה לבצע את הפעולה. תציע הצעה בהנחה שהקוראים יהיו סקפטיים ולא יתייחסו לרעיונות שלך כמובנים מאליהם. אם אתה רוצה להגיש הצעה לטיפוח 2,000 טונות, מדוע? מדוע לדעתך הפרויקט הזה הוא הטוב ביותר? אם האפשרות די יקרה, מדוע שלא תבחרו באפשרות הזולה יותר? הראה כי התייחסת לכל היבט על ידי ציפייה ומתן תשובות לכל השאלות הללו.
- ספק הסבר כך שהקורא באמת יאמין שאתה מסוגל לפתור את הבעיה ביעילות. בעיקרו של דבר, עליך להסביר את הפתרון לבעיה וכיצד לעשות זאת.
- עשו מחקר מעמיק לפני הכתיבה. כדי להיות משכנע יותר, ספק דוגמאות ועובדות תומכות יותר על סמך תוצאות המחקר שנעשו. אל תשתמש בדעה אישית.
- הצעות יידחו אם תגיש פתרון מבלי לספק הוכחות. אם הפתרון המוצע שלך לא עובד, פשוט התעלם ממנו. לפני מתן פתרון, בדוק תחילה את ההשלכות על ידי ביצוע הבדיקות וההתאמות הנדרשות.
שלב 4. צרף לוח זמנים ותקציב פיננסי
הצעות בדרך כלל דורשות השקעה. כדי להרגיע את הקוראים שאתה משקיע כדאי, ספק מידע מפורט אודות לוח זמנים פיננסי ותקציב. אל תעביר מטרות חד משמעיות, בלתי ניתנות למדידה או שאינן קשורות לבעיה.
תאר את האחריות והמועדים שעל המחלקה או הצוות הפרטי לעמוד בהם.
- מתי הפרויקט יתחיל? כמה זמן יימשך הפרויקט? אילו פעילויות תעשה? האם ניתן לבצע מספר פעילויות במקביל? ספק הסבר מפורט ומלא, כך שהקורא ירגיש בטוח שהכנת את עצמך בצורה הטובה ביותר האפשרית ותוכל לנהל את הכספים שהוא ישקיע.
- הכינו הצעה שראויה להתייחסות כלכלית. לפני הגשת רעיון, שקול את המצב הכלכלי של החברה או האדם שאליו אתה שולח את ההצעה. אם הם אינם מסוגלים לספק את הכספים הדרושים לך, הרעיון שלך יידחה. לכן, שלח הצעה לחברה או לאדם שיש לו את האמצעים הכספיים והסבר את היתרונות שהם יקבלו אם ישקיעו זמן וכסף כדי לתמוך בפרויקט שלך.
שלב 5. הסיקו מסקנה לסיום ההצעה
סכם את ההסבר שנתת בהצעה כדי להדגיש את המטרה שציינת בהקדמה. אם עדיין יש דברים שלא אמרת, כלול אותם במסקנה. הסבר בקצרה שהפרויקט שאתה מתכנן יספק תוצאות שהן הרבה יותר גבוהות מהעלות. תן לקורא הזדמנות לקבל החלטה והודה לו על תשומת הלב והזמן.
- אם יש דברים שאינם קשורים ישירות להצעה, הגישו אותם בנספח. עם זאת, הקוראים עלולים להתעצבן אם הם מקבלים הצעה נועזת מדי. אז אל תספק קבצים מצורפים מיותרים.
- כתוב A, B וכו '. אם אתה כולל שני קבצים מצורפים או יותר, למשל: טבלאות נתונים, מאמרים מודפסים, מכתבי המלצה וכו '.
שלב 6. ערוך את ההצעה שלך
ציין הצעות בזהירות בעת כתיבה, עריכה ועיצוב. בצע את השינויים הדרושים כך שחומר ההצעה יהיה ברור ותמציתי. בקש מאחרים קלט והצעות לשיפור. הכינו הצעה שיטתית ושימושית בכדי שיוכל למשוך את תשומת הלב והעניין של הקורא.
- בקשו מאחרים לקרוא את ההצעה כדי להזכיר לכם דברים שפספסתם, למשל: פתרון לבעיה שלא דנית בה ביסודיות או הסבר שלא הושלם.
- הימנע משימוש בז'רגון או בקלישאות מכיוון שזה יישמע עצלן ויכול להוביל לאי הבנות. אל תשתמש במשפטים ארוכים אם אתה יכול להשתמש במשפטים קצרים.
-
הימנע ככל האפשר ממשפטים פסיביים. הקול הפסיבי לא ממש מסביר מה אתה מנסה להעביר. השווה את שני המשפטים הבאים: "ההצעה הוצעה" ו- "הצעתי את ההצעה". במשפט הראשון אתה לא יודע מי הציע את ההצעה ואתה פשוט מציין משהו שכבר קרה. במשפט השני אתה יודע מי הציע את ההצעה. אין להשתמש בביטויים "אני מאמין ש …", "הפתרון יעזור …" וכו '.
השתמש במשפטים ישירים ברורים, למשל: "מימוש הפרויקט בהצעה זו מסוגל להפחית באופן משמעותי את רמות העוני".
שלב 7. סקור את ההצעה שלך
בעת עריכה, זכור כי עליך להציג תוכן ברור ותמציתי. בדוק היטב את ההצעה אם יש שגיאות כתיב, דקדוק או סימני פיסוק.
- טעויות בהצעתך גורמות לך להיראות חסר השכלה ובלתי מהימן, ובכך להקטין את הסיכויים שלך לקבל אישור.
- השתמש בפורמט הכתיבה בהתאם להנחיות כתיבת ההצעה שנקבעו.
טיפים
- השתמש במשפטים שקל לכל מי שקורא את ההצעה להבין. בחר משפטים קצרים וברורים ופשוטים.
- יש להציג נתונים פיננסיים ומידע אחר בזהירות ולהגיש תחזיות פיננסיות ריאליות ורווחיות למשקיעים.
מאמרים קשורים ב- wikiHow
- כיצד לכתוב הצעה לניהול
- איך כותבים תקציר
- איך כותבים מתאר
