הצהרת בעיה היא טקסט קצר הנמצא בדרך כלל בתחילת דו"ח או הצעה להסבר הבעיה או הנושא שהמסמך דן בו בפני הקורא. באופן כללי, הצהרת בעיה תתאר את העובדות הבסיסיות של הבעיה, תסביר מדוע הבעיה חשובה, ותקבע פתרון מהיר וישיר ככל האפשר. ניסוחים של בעיות משמשים לרוב בעולם העסקים לצורכי תכנון אך יכולים לשמש גם במצבים אקדמיים כחלק מדוח מסוגנן כגון דו"ח כתוב או פרויקט. עיין בשלב 1 להלן כדי להתחיל בכתיבת נוסחאות משלך!
שלב
שיטה 1 מתוך 2: כתיבת הצהרת בעיות משלך
שלב 1. תאר את המצב "האידיאלי"
ישנן דרכים רבות ושונות לכתיבת הצהרת בעיות - מקורות מסוימים ממליצים ללכת ישר לבעיה עצמה, בעוד שאחרים ממליצים לספק קודם כל רקע רקע כדי להקל על הקורא להבין את הבעיה (והפתרון). אם אתה באמת לא בטוח איך להתחיל, לך על האפשרות השנייה. בעוד שקיצור הוא משהו שכל כתיבה מעשית צריכה לשאוף אליו, הבנה טובה חשובה עוד יותר. התחל בהסבר כיצד הדברים צריכים לפעול. לפני שתזכיר את הבעיה שלך, הסבר בכמה משפטים כיצד הדברים היו מתנהלים אם לא היו בעיות.
לדוגמה, נניח שאנחנו עובדים בחברת תעופה גדולה וראינו שהדרך שבה נוסעים עולים למטוסים שלנו אינה יעילה תוך שימוש במשאבים ובזמן. במקרה זה, אנו עשויים להתחיל את ניסוח הבעיות שלנו בתיאור מצב אידיאלי שבו מערכת העלייה למטוס אינה יעילה שחברת התעופה צריכה להשיג, כך: "פרוטוקול העלייה למטוס בו משתמשת חברת ABC איירליינס אמור לשאוף להעלות כל נוסע לטיסה זו. במהירות וביעילות על מנת שהמטוס יוכל להמריא כמה שיותר מהר. תהליך העלייה למטוס חייב להיות מותאם ליעילות הזמן אך חייב להיות פשוט מספיק כדי שיהיה ניתן להבין אותו בקלות לכל הנוסעים"
שלב 2. תאר את הבעיה שלך
כדברי הממציא, צ'ארלס קטרינג, "בעיה מוצהרת היא בעיה שנפתרה למחצה". אחת המטרות החשובות ביותר (אם לא החשובות ביותר) של הצהרת בעיה היא ביטוי הבעיה המופנית אל הקורא באופן ברור, פשוט וקל להבנה. סכם בקצרה את הבעיה שברצונך לפתור - הדבר מגיע ללב הבעיה וממקם את המידע החשוב ביותר בהצהרת הבעיה ליד החלק העליון, שם הוא נראה לעין ביותר. אם רק ציינת מצב "אידיאלי" כפי שהוצע לעיל, ייתכן שתרצה להתחיל את המשפט שלך במשפט כגון "עם זאת, …" או "למרבה הצער, …" כדי להראות שהבעיה שזיהית היא מה מונע מהחזון האידיאלי להפוך למציאות.
נניח שאנו חושבים שפיתחנו מערכת מהירה ויעילה יותר להעלאת נוסעים למטוסים שלנו מאשר מערכת הישיבה האופיינית "מאחור". במקרה זה, נוכל להמשיך עם כמה משפטים כגון: "עם זאת, מערכת הפנסיון הנוכחית של ABC איירליינס היא שימוש לא יעיל בזמן החברה ובמשאבים. על ידי בזבוז שעות עובדים, פרוטוקולי העלייה הנוכחית גורמים לחברה להיות פחות תחרותית, ועל ידי התורם לתהליך עלייה איטי, הופך את תדמית המותג ללא שלילית"
שלב 3. תאר את העלויות הכספיות של הבעיה שלך
ברגע שאתה מציין את הבעיה שלך, תרצה להסביר מדוע זה עניין גדול - אחרי הכל, לאף אחד אין זמן או משאבים לנסות לפתור כל בעיה קטנה. בעולם העסקים הכסף הוא כמעט תמיד השורה התחתונה, כך שתרצה לנסות להדגיש את ההשפעה הכלכלית של הצרות שלך על החברה או הארגון שאליו אתה מכוון. למשל, האם הנושאים שדנתם מונעים מהעסק שלכם להרוויח יותר כסף? האם מנקז באופן פעיל את כספי העסק שלך? האם זה פוגע בתדמית המותג שלך ובכך מנקז בעקיפין את כספי העסק שלך? היו מדויקים וספציפיים לגבי הנטל הכספי של הבעיה שלכם - נסו לקבוע את סכום הדולר המדויק (או את המחיר המתחשב) של הבעיה שלכם.
בדוגמה של חברת התעופה שלנו, נוכל להמשיך להסביר את העלויות הכספיות של בעיה כזאת: "חוסר היעילות של מערכת העלייה למטוס מהווה כיום נטל כלכלי משמעותי עבור החברה. בממוצע, מערכת הפנסיון הנוכחית מבזבזת כארבע דקות לכל עלייה למטוס. מפגש, וכתוצאה מכך בוזבזו 20 שעות עבודה ביום לכל טיסת ABC. מדובר בבזבוז של כ -400 דולר ליום, או 146000 דולר לשנה"
שלב 4. הצג את ההצהרה שלך
לא משנה כמה כסף אתה טוען מנקז את הבעיה שלך מול החברה שלך, אם אינך יכול להצדיק את טענתך בראיות מוצקות, יתכן שלא יתייחסו אליך ברצינות. ברגע שתתחיל לטעון טענות ספציפיות לגבי חומרת הבעיה שלך, עליך להתחיל לתמוך בהצהרה שלך בראיות. במקרים מסוימים, זה עשוי להיות ממחקר משלך, מנתונים ממחקרים או פרויקטים קשורים, או אפילו ממקורות צד שלישי מוכרים.
- במצבים ארגוניים ואקדמיים מסוימים, ייתכן שיהיה עליך להתייחס במפורש לראיותיך בטקסט של הצהרת הבעיה שלך, בעוד שבמצבים אחרים, ייתכן שיהיה מספיק פשוט להשתמש בהערות שוליים או בקיצורים אחרים לציטוטים שלך. אם אינך בטוח, שאל את הבוס או הפרופסור שלך לייעוץ.
- הבה נבחן מחדש את המשפט בו השתמשנו בשלב הקודם. הם מתארים את עלויות הבעיה, אך אינם מסבירים כיצד התגלו עלויות אלה. הסבר יסודי יותר עשוי לכלול את זה: "… בהתבסס על נתוני מעקב ביצועים פנימיים, [1] בממוצע, מערכת הפנסיון הנוכחית מבזבזת כארבע דקות לכל מפגש עלייה, ומביאה בסך הכל 20 שעות עבודה מבוזבזות ליום בכל טיסת ABC. אנשי מסוף מקבלים שכר ממוצע של 20 $ לשעה, כך שמדובר בבזבוז של כ- 400 $ ליום, או 146000 $ לשנה. "שימו לב להערת השוליים - בהצהרת בעיות בפועל הדבר יתאים להפניה או נספח המכיל את הנתונים המוצהרים..
שלב 5. להציע פתרון
לאחר שהסברת מה הבעיה ומדוע היא כה חשובה, המשך להסביר כיצד אתה מציע לטפל בה. כמו בהצהרה המקורית של הבעיה שלך, ההסבר על הפתרון שלך צריך להיות כתוב בצורה ברורה ותמציתית ככל האפשר. היצמד למושגים הגדולים והחשובים והקונקטיים והשאיר את הפרטים הקטנים להמשך - יהיו לך הרבה הזדמנויות להיכנס לכל היבט קטן של הפתרון המוצע בגוף ההצעה שלך.
בדוגמה של חברת התעופה שלנו, הפתרון שלנו לבעיית שיטות העלייה למטוס לא יעיל הוא מערכת חדשה זו שהמצאנו, לכן עלינו לתאר בקצרה את המתווה של מערכת חדשה זו מבלי להיכנס לפרטים קטנים. אולי נגיד משהו כמו: "באמצעות מערכת עלייה למטוס שהוצעה על ידי ד"ר אדוארד זכות ממכון יעילות העסקים בקווארד המווסתת את הנוסעים לעלות על המטוס מהצד בצד האחורי לחזית, ABC Airlines יכולה לחסל ארבע דקות מבוזבזות". אז אולי נמשיך. נסביר את עיקרה הבסיסי של המערכת החדשה, אך לא נשתמש יותר ממשפט או שניים לשם כך, כי "בשר" הניתוח שלנו יהיה בגוף ההצעה
שלב 6. הסבר את יתרונות הפתרון
שוב, עכשיו לאחר שאמרת לקוראים שלך מה לעשות בנוגע לבעיה זו, רעיון טוב מאוד הוא להסביר מדוע פתרון זה הוא רעיון טוב. מכיוון שעסקים תמיד מנסים לשפר את היעילות ולהרוויח יותר כסף, תרצה להתמקד בעיקר בהשפעה הפיננסית של הפתרון שלך - אילו עלויות יופחתו, אילו צורות הכנסה חדשות ייווצרו וכן הלאה. אתה יכול גם לתאר הטבות לא מוחשיות, כגון שביעות רצון לקוחות מוגברת, אך ההסבר הכולל לא צריך להיות ארוך מכמה משפטים לכל פסקה.
בדוגמה שלנו, נוכל לתאר בקצרה כיצד ניתן לצפות מהחברה שלנו להרוויח מהכסף שנחסך על ידי הפתרון שלנו. כמה משפטים כאלה יכולים לעבוד: "ABC איירליינס יכולה להרוויח משמעותית מיישום תוכנית העלייה למטוס החדשה. לדוגמה, החיסכון השנתי של 146 אלף דולר יכול להיות מופנה כמקור הכנסה חדש, כגון הרחבת מבחר הטיסות לשווקים עם ביקוש גבוה. בנוסף, בהיותה חברת התעופה האינדונזית הראשונה שאימצה את הפתרון הזה, ABC יכולה לזכות בהכרה ניכרת כמתקדמת בתעשייה בתחומי הערך והנוחות"
שלב 7. סיום בסיכום הבעיה והפתרון
לאחר שהצגת חזון אידיאלי עבור החברה שלך, זיהית את הבעיות שמונעות ממך להשיג את האידיאל הזה והצעת פתרונות, כמעט סיימת. כל שנותר לעשות הוא לסיים בסיכום של הטיעונים העיקריים שלך שיאפשרו לך לעבור לגוף הראשי של ההצעה שלך בקלות. אין צורך להסיק מסקנה זו יותר מהצורך - נסה לציין, בכמה משפטים, את עיקרו הבסיסי של מה שתואר בהצהרת הבעיה שלך ואת הגישה שאתה מתכוון לנקוט בגוף המאמר..
בדוגמה של חברת התעופה שלנו, אנו עשויים להסיק דבר כזה: "אופטימיזציה של פרוטוקולי העלייה הנוכחית או אימוץ פרוטוקולים חדשים ויעילים יותר היא קריטית להמשך התחרותיות של החברה. בהצעה זו, פרוטוקולי עלייה חלופיים שפותחו על ידי ד"ר רייט מנותחים להיתכנות ו מוצעים צעדים ליישום אפקטיבי ". הוא מסכם את עיקרי הצהרת הבעיה - שהליך העלייה למטוס הנוכחי אינו כל כך טוב ושהחדש טוב יותר - ואומר לקוראים מה לעשות הלאה אם ימשיכו לקרוא
שלב 8. לעבודה אקדמית, אל תשכח את הצהרת התזה
אם עליך לכתוב הצהרת בעיות לבית הספר/המכללה, לא לעבודה, התהליך יהיה זהה במידה רבה, אך ייתכן שיהיו דברים נוספים שתצטרך לקחת בחשבון כדי להבטיח ציונים טובים. לדוגמה, שיעורי כתיבה מדעיים רבים יבקשו ממך לכלול הצהרת תזה בהצהרת הבעיה שלך. משפט תזה (לפעמים נקרא פשוט "תזה") הוא משפט אחד המסכם את כל הטיעון שלך, עד מהותו. הצהרת תזה טובה מזהה הן את הבעיה והן את הפתרון בצורה תמציתית וברורה ככל האפשר.
- לדוגמה, נניח שאנחנו כותבים מאמר בנושא מפעל חיבורים אקדמי-חברה שמוכרת עבודות שנכתבו מראש ו/או בהתאמה אישית לסטודנטים לרכוש ולהגיש כיצירה משל עצמם. כהצהרה של התזה שלנו, נוכל להשתמש במשפט זה, המכיר בבעיה ובפתרון שאנו מציעים: "ניתן להתגבר על מנהג רכישת מאמרים אקדמיים, המשבשים את תהליך הלמידה ומטיבים עם תלמידים עשירים, על ידי מתן מרצים לחזקים כלי ניתוח דיגיטליים."
- חלק מהשיעורים דורשים ממך במפורש למקם את משפט התזה שלך במקום מסוים בהצהרת הבעיה שלך (למשל, כמשפט הראשון או האחרון). אחרת יהיה לך יותר חופש - בדוק עם הפרופסור שלך אם אינך בטוח.
שלב 9. בצע את אותו תהליך לבעיה הרעיונית
לא כל דיווחי הבעיות יהיו מסמכים העוסקים בבעיות מעשיות ואמיתיות. חלקם, במיוחד באקדמיה (ובמיוחד במדעי הרוח), יתמודדו עם בעיות מושגיות - בעיות שקשורות לאופן שבו אנו חושבים על רעיונות מופשטים. במקרה זה, אתה עדיין יכול להשתמש באותה מסגרת לניסוי בעיות בסיסי כדי להציג את הבעיה בהישג יד (תוך מעבר ברור מהמיקוד העסקי). במילים אחרות, תרצה לזהות את הבעיות (לעתים קרובות, בבעיות קונספטואליות, זה לובש צורה שלכמה רעיונות לא מובנים היטב), להסביר מדוע הן בעייתיות, להסביר כיצד אתה מתכוון לטפל בהן ולסכם את כל זאת בסיכום..
לדוגמה, נניח שנתבקש לכתוב הצהרת בעיה לדו"ח על חשיבות הסמליות הדתית בספר "האחים קרמזוב" של פיודור דוסטוייבסקי. במקרה זה, ניסוח הבעיות שלנו צריך לזהות כמה היבטים שאינם מובנים היטב בסמליות הדתית של הרומן, להסביר מדוע זה חשוב (לדוגמה, נוכל לומר שהבנה טובה יותר של הסמליות הדתית ברומן יכולה לשאוב תובנות חדשות מן ספר).), ופרסמו את התוכנית שלנו לתמוך בטיעון שלנו
שיטה 2 מתוך 2: ליטוש ניסוח הבעיות שלך
שלב 1. סיכום
אם יש משהו שכדאי לזכור בעת כתיבת דוח בעיות, זהו זה. דו ח הבעיות לא צריך להיות ארוך מהנדרש כדי למלא את תפקידו להציג את הבעיה ופתרונה לקורא. אל תבזבז מילים. יש להסיר כל משפט שאינו תורם ישירות למטרה של הצהרת בעיה זו. השתמש בשפה ברורה וישירה. אל תסתבך בפרטים קטנים - הצהרת הבעיה צריכה להתייחס רק למהות הבעיה והפתרון. באופן כללי, שמור על אמירת הבעיה שלך קצרה ככל האפשר מבלי לפגוע באופיה האינפורמטיבי.
הצהרת בעיות היא לא המקום להוסיף הערות אישיות או "טעמים" משלך, מכיוון שהדבר גורם לאמירת הבעיה להיות ארוכה יותר ללא מטרה מעשית. יתכן ותהיה לך הזדמנות להיות יותר מילולית בגוף המסמך שלך, תלוי ברצינות הנושא ובקוראיך
שלב 2. כתוב עבור הקוראים שלך
בעת אמירת בעיה, חשוב לזכור שאתה כותב עבור מישהו אחר, לא בשביל עצמך. לקוראים שונים יהיה ידע שונה, יש להם סיבות שונות לקריאה ויהיו עמדות שונות כלפי הבעיה שלך, אז נסה לזכור את קהל היעד שלך בזמן שאתה כותב. אתה רוצה שהאמירה הבעייתית שלך תהיה ברורה וקלה להבנת הקוראים שלך בצורה הטובה ביותר האפשרית, מה שאומר שתצטרך להתאים את הטון, הסגנון והדיקציה שלך מסוג קוראים אחד למשנהו. בזמן שאתה כותב, נסה לשאול את עצמך שאלות כמו:
- "בשביל מי, במיוחד, אני כותב?"
- "מדוע אני מתמודד עם סוג זה של קוראים?"
- "האם הקורא הזה מכיר את כל המונחים והמושגים כמוני?"
- "האם לקורא הזה יש את אותה הגישה כמוני בעניין הזה?"
- "מדוע הקוראים שלי אכפת מהנושא הזה?"
שלב 3. אל תשתמש במונחים מבלי להגדיר אותם
כפי שצוין לעיל, אמירת הבעיה שלך צריכה להיכתב בצורה כזו שקל לקוראים שלך להבין אותה בצורה המלאה ככל האפשר. המשמעות היא שאם אתה כותב לקורא טכני שעשוי להכיר את הטרמינולוגיה של התחום שאתה כותב עליו, תרצה להימנע משימוש בכבדות מדי במונחים טכניים ולוודא שתגדיר כל מונח בו אתה משתמש. אל תניח כי לקוראים שלך יש באופן אוטומטי את כל הידע הטכני שיש לך; אתה מסתכן בניכורם ומאבד את הקוראים ברגע שהם נתקלים במונחים ומידע שאינם מוכרים להם.
לדוגמה, אם היינו כותבים על לוח של רופאים בעלי השכלה גבוהה, אולי יהיה בסדר להניח שהם ידעו מה פירוש המונח "מטקרפלים". עם זאת, אם אנו כותבים לקהל הקוראים המורכב הן מרופאים והן ממשקיעים עשירים בבתי חולים שאולי או שאינם בעלי הכשרה רפואית, רצוי להציג את המילה "מטקרפל" והגדרתה - העצם בין שני המפרקים הראשונים של האצבע
שלב 4. שמור על היקף צר, מוגדרת הבעיה
דוחות הבעיות הטובים ביותר אינם רחבים ומורכבים. במקום זאת, התמקד בדבר אחד וזיהה בקלות בעיות ופתרונות. באופן כללי קל יותר לכתוב בצורה משכנעת נושאים צרים ומוגדרים היטב מאשר נושאים גדולים ומעורפלים, כך שבכל מקום אפשרי תרצה לשמור על היקף הצהרת הבעיה שלך (ובכך גוף המסמך שלך) ממוקד היטב. אם הדבר מקצר את הצהרת הבעיות שלך (או גוף המסמך שלך), בדרך כלל זה דבר טוב (למעט במצבים אקדמיים בהם יש לך מגבלת עמודים מינימלית למשימה שלך).
- כלל אצבע טוב הוא לציין רק בעיות שבהחלט ניתן לפתור אותן ללא ספק. אם אינך בטוח בפתרון סופי שיפתור את כל הבעיה שלך, ייתכן שתרצה לצמצם את היקף הפרויקט שלך ולשנות את ניסוח הבעיות שלך כך שישקף את המיקוד החדש הזה.
- כדי לשמור על היקף הצהרת הבעיה בשליטה, לחכות עד לאחר השלמת גוף המסמך או הצעה חדשה לכתיבת הצהרת הבעיה יכולה לעזור. במקרה זה, כאשר אנו כותבים את הצהרת הבעיות שלנו, אנו יכולים להשתמש במסמך משלנו כמדריך, כך שלא נצטרך לנחש על התחומים שאנו עשויים לכסות בעת כתיבתו.
שלב 5. זכור את "חמשת השניות"
אמירת הבעיה צריכה להיות כמה שיותר אינפורמטיבית בכמה שפחות מילים, אך היא לא צריכה להתעמק בפרטים קטנים. אם אי פעם יש לך ספק לגבי מה לכלול בהצהרת הבעיה שלך, רעיון חכם הוא לנסות לענות על חמשת הווס (מי/מי, מה/מה, היכן/היכן, מתי/מתי, ומדוע/מדוע), ועוד איך / איך. ההתייחסות לחמשת ה- Ws מעניקה לקוראים שלך ידע בסיסי טוב כדי להבין בעיות ופתרונות מבלי להכנס לרמות פירוט מיותרות.
לדוגמה, אם אתה כותב הצהרת בעיות להציע בניית בניין חדש למועצת העיר המקומית, תוכל לפנות לחמשת הווס על ידי הסבר מי ירוויח מהפיתוח, מה יהיה נחוץ לבנייה, היכן הבנייה צריך להיות, מתי צריך להתחיל את הבנייה, ומדוע בסופו של דבר הפיתוח היה רעיון מבריק לעיר
שלב 6. השתמש בשפה רשמית
כמעט תמיד משתמשים בניסוחי בעיות להצעות ופרויקטים רציניים. בגלל זה, תרצה להשתמש בסגנון כתיבה מכובד ורשמי (בדומה לסגנון שהיית מצפה להשתמש בו לגוף המסמך) בהצהרת הבעיה שלך. וודא כי כתיבתך ברורה, פשוטה וישירה. אל תנסה לנצח את הקוראים שלך על ידי נקיטת נימה ידידותית או נינוחה בהצהרת הבעיה שלך. אל תשתמש בהומור או בדיחות. אל תכלול שום דבר אחר או אנקדוטות שאינן חשובות. אל תשתמשו בסלנג או בשפת דיבור. דוח בעיות טוב יודע שיש עוד עבודה ואינו מבזבז זמן או דיו על תוכן מיותר.
הכי קרוב שאתה בדרך כלל יכול להגיע לכלול תוכן "משעשע" גרידא הוא בכתיבה אקדמית במדעי הרוח. כאן, לפעמים, אפשר להיתקל בדיווחי בעיות שמתחילים בציטוט או באפיגרף. אולם גם במקרה זה הציטוט קשור לנושא הנדון ושאר אמירת הבעיה כתובה בנימה רשמית
שלב 7. תמיד תקן טעויות
זהו חובה לכל צורות הכתיבה הרציניות - אין טיוטה ראשונה בהיסטוריה שלא תוכל להפיק תועלת מעין זהירה וממגיה טוב. לאחר השלמת הצהרת הבעיה, קרא אותה במהירות. האם ה"עלילה "נראית נכונה? האם הוא מציג את רעיונותיו באופן קוהרנטי? האם זה נראה מאורגן מבחינה לוגית? אם לא, בצע את השינויים האלה עכשיו. כאשר אתה סוף סוף מרוצה מהמבנה של אמירת הבעיה שלך, בדוק אם יש שגיאות כתיב, דקדוק ועיצוב.
