שטר תשלום, או המכונה לעתים קרובות גם חשבונית, הוא מסמך המכיל פירוט השירותים הניתנים וכן בקשת תשלום, המוגשת לאדם שביצע את הרכישה. לדוגמה, אם אתה גנן והוספת צמחים לדף הבית של הלקוח, כלול את פרטי השירות שלך בחשבונית כדי לקבל תשלום.
שלב
חלק 1 מתוך 3: בחירת פורמט
שלב 1. צור חשבונית מקצועית
אם אתה כותב חשבוניות בתדירות גבוהה, מומלץ ליצור תבנית חשבונית שתוכל לשנות בכל פעם שאתה שולח חשבונית חדשה ללקוח. תבנית זו שימושית במיוחד עבור קבלנים או אחרים המספקים שירותים באופן שוטף. אתה יכול ליצור תבניות חשבונית באמצעות תוכנת עיבוד הטקסט האהובה עליך או לחפש אותן באינטרנט.
- חשבונית כוללת בדרך כלל כותרת עם שמך או העסק שלך, כתובת ומספר טלפון שלך, כמו גם לוגו החברה, יחד עם פרטי השירותים הניתנים, הסכום שיש לשלם והוראות תשלום.
- חשבוניות בדרך כלל נוצרות באופן אלקטרוני, ממוספרות ונשמרות במחשב. כך, תמיד יש לך עותק של החשבונית שלך ואין לך מה לדאוג לאובדן נייר החיוב שלך. עם זאת, וודא שאתה תמיד מגבה את קובץ החשבונית שלך באמצעות שירות אחסון קבצים מקוון, כגון Google Drive או Dropbox. כך, אם הכונן הקשיח של המחשב שלך נכשל, עדיין יהיה לך עותק של החשבוניות שלך.
- בחר מערכת מספור שתקל עליך לארגן את המסמכים שלך. אפשרות אחת היא להשתמש בתאריך היצירה. לכן, "FTR311216" הוא חשבונית שנוצרה ב -31 בדצמבר 2016. אם תיצור יותר מחשבונית אחת ביום, הזן את ראשי התיבות של הספק.
שלב 2. בחר את ספר החשבוניות
ניתן לרכוש ספרי חשבוניות בחנויות ספרים או בחנויות נייחות. ספר זה כלל רווחים לרשימת השירותים הניתנים ופרטי תשלום שונים. בכל פעם שאתה כותב שטר תשלום, אתה רק צריך למלא את החלל הריק המסופק.
- ספרי חשבוניות מועילים לאנשים שכותבים חשבוניות עבור הסחורה שהם מוכרים. לדוגמה, אם אתה מוכר עוגות תוצרת בית, ייתכן שיהיה קל יותר לכתוב שטר תשלום במקום ליצור חשבונית במחשב שלך בכל פעם שאתה מבצע מכירה.
- בחר ספר חשבוניות הכולל שכבת נייר זהה מאחורי כל חשבונית ריקה, כך שאתה והלקוח שלך יכולים לקבל כל עותק אחד.
- עם זאת, אתה עדיין צריך אזור אחסון מאובטח. הקפד לשמור עותק של החשבונית בכספת נגד אש.
שלב 3. השתמש במערכת תשלום מקוונת
PayPal או Square מאפשרים לך לשלוח חשבוניות. עם זאת, השירות כרוך בתשלום (2.9% + 30 $ סנט לכל חשבונית החל מינואר 2017), אך הנוחות של תשלום אלקטרוני הופכת את השיטה לאמינה יותר.
- מתוך חשבון PayPal שלך, בחר באפשרות התפריט "שלח ובקש" בחלק העליון. לאחר מכן, בחר "צור ונהל חשבוניות" (צור ונהל חשבוניות). לבסוף, לחץ על כפתור "צור" ליצירת חשבון חדש.
- יהיה עליך לדעת את כתובת הדוא"ל של הלקוח כדי למלא את הקטע "חיוב אל:" בחשבונית. PayPal או Square יחייבו את החשבון באמצעות כתובת הדוא"ל הזו.
שלב 4. קבל אפליקציית חשבונית מותאמת אישית
יישום חשבוניות כמו Invoice2go מאפשר לך לשלוח ולעקוב אחר חשבונות מהטלפון שלך, ולהגדיר תזכורות תשלום אוטומטיות. לקוחות יכולים לשלם באינטרנט באמצעות כרטיס אשראי או כרטיס חיוב.
שלב 5. צור חשבוניות עם תוכנת הנהלת חשבונות
אם אתה משתמש בתוכנת הנהלת חשבונות לניהול העסק שלך, יש לכלול מערכת חשבונית. לדוגמה, QuickBooks כולל כפתור "חשבונית" ידידותי למשתמש בלוח המחוונים המנחה אותך בתהליך. ללקוחות שלך לא יהיו אפשרויות תשלום מיידיות, אך תוכל לעקוב אחר מצב החיוב יחד עם רשומות עסקיות אחרות.
חלק 2 מתוך 3: כולל מידע בסיסי
שלב 1. כלול מידע על החברה
בין אם אתה מחייב מחשב או משתמש בפנקס חשבוניות, כתוב בראש שם החברה. כלול את המידע הבא ממש מתחת לשם החברה שלך:
- כתובת החברה המלאה
- מספר טלפון של החברה
- כתובת דוא"ל או כל פרטי התקשרות
שלב 2. רשום את התאריך
אתה והלקוח חייבים לדעת את תאריך החשבונית. הסיבה לכך היא שתאריך התשלום מבוסס בדרך כלל על תאריך יצירת החשבונית.
שלב 3. מספר חשבונית, במידת הצורך
תזדקק למספרי חשבוניות ברצף בהתאם למספר העסקאות שבוצעו מול הלקוח. לדוגמה, אם מכרת עוגה לאותו לקוח בשלושה אירועים שונים, החשבונית עבור המכירה השלישית תהיה ממוספרת מספר 3.
- אם אתה משתמש בתלוש חשבונית נייח שנקנה בחנות, החשבון כבר צריך להיות ממוספר.
- אם אתה משתמש בתוכנת הנהלת חשבונות או PayPal, החשבון ימוספר גם באופן אוטומטי.
שלב 4. רשום את פרטי הלקוח
כלול את שם הלקוח או הלקוח או החברה. אם אתה מספק שירותי קבלן ללקוחות, עליך לכלול גם את כתובת החברה ואת מספר הטלפון שלה.
חלק 3 מתוך 3: כתיבת דברים ספציפיים
שלב 1. כתוב תיאור של השירותים הניתנים
כלול כל עבודה, שירותים או מוצרים שהלקוח מספק. אם אתה מספק יותר משירות אחד, רשום כל אחד ברשימה. כלול את המידע הבא בנוגע לשירות או למוצר ברשימה הקשורה:
- שירותים או מוצרים הניתנים. לדוגמה, "עוגת יום הולדת אחת עם קישוטי תומאס".
- מועד אספקת שירות
- עמלת שירות
- לאחר פירוט כל מוצר או שירות, חשב את הסכום הכולל וכלל את הסכום הסופי המחויב.
שלב 2. ציין את תנאי התשלום הספציפיים
אם אתה רוצה שהחשבון ישולם לפני מועד מסוים, כלול את המידע הזה. הזן פרטים לגבי סוג התשלום המקובל, בין אם במזומן, צ'ק או כרטיס אשראי.
חשב גם את המס שיתווסף לעלות. חפש את שיעורי המס החלים במדינה שלך, כך שתוכל לקבוע את סכום החיוב במדויק
שלב 3. ספק מידע נוסף
בתחתית החשבונית, כתוב תיאור של מדיניות ההחזרה. תוכל גם לנצל הזדמנות זו להודות ללקוח ולרשום מוצרים או שירותים אחרים שאתה מציע.
