הליך הפעלה רגיל (SOP) הוא מסמך המורכב ממידע על השלבים לביצוע משימה. ייתכן שיהיה עליך לשנות ולעדכן SOP קיים, או שאתה עשוי להיות בתרחיש שבו עליך לכתוב מאפס. זה אולי נראה כמו הרבה עבודה, אבל זו באמת רק רשימה מאוד מאוד מאוד "ממצה". ראה שלב 1 כדי להתחיל.
שלב
חלק 1 מתוך 3: יצירת פורמט SOP שלך
שלב 1. בחר את הפורמט שלך
אין נכון או לא נכון בכתיבת SOPs. עם זאת, ייתכן שלחברה שלך יש מספר SOPs אליהם תוכל להתייחס כמדריך לעיצוב, המתאר את הדרך המועדפת לביצוע משימה. אם זה המקרה שלך, השתמש ב- SOP קיים כתבנית. אם זה לא המצב, יש לך מספר אפשרויות:
- פורמט שלבים פשוטים. מדובר בהליך שגרתי קצר, בעל מספר תוצאות אפשריות וישר לעניין. מלבד התיעוד והנחיות הבטיחות הדרושים, מסמך זה הוא פשוט רשימה של משפטים פשוטים המכילים צווי ביצוע לקורא.
- פורמט שלב אחר שלב. בדרך כלל מדובר בהליכים ארוכים - הליכים שהם יותר מעשרה שלבים, הכוללים קבלת החלטות, הבהרות ומינוחים. רשימה זו היא בדרך כלל השלבים העיקריים עם שלבי משנה בסדר מסוים.
- פורמט תרשים זרימה. אם ההליך דומה יותר למפה עם אינסוף תוצאות אפשריות, תרשים זרימה עשוי להיות ההימור הטוב ביותר שלך. זהו הפורמט שעליך לבחור אם התוצאות לא תמיד ניתנות לחיזוי.
שלב 2. התייחס לקוראים שלך
ישנם שלושה גורמים עיקריים שיש לקחת בחשבון לפני כתיבת ה- SOP שלך:
- הידע הקודם של הקוראים שלך. האם הם מכירים את הארגון שלך ואת נהליו? האם הם מכירים את הטרמינולוגיה? השפה שלך צריכה להתאים לידע ולהשקעה של הקורא.
- כישורי השפה של הקורא שלך. האם יש סיכוי שאנשים שאינם מבינים את השפה שלך "יקראו" את ה- SOP שלך? אם זה אפשרי, כדאי לכלול תמונות ותרשימים עם כיתובים.
- קהל הקוראים שלך. אם אנשים רבים קוראים את ה- SOP שלך בבת אחת (כל אחד עם תפקיד אחר), עליך לעצב את המסמך כמו שיחה במחזה: משתמש 1 מבצע את הפעולה, ואחריו משתמש 2 וכן הלאה. בדרך זו כל קורא יכול לראות כיצד הם הופכים לחלק בלתי נפרד ממנוע עסקי המתנהל בצורה חלקה.
שלב 3. שקול את הידע שלך
השורה התחתונה היא: האם אתה האדם הנכון לכתוב את זה? האם אתה יודע מה כולל תהליך זה? האם יש אפשרות לטעות? איך להפוך את זה לבטוח? אם לא, אולי עדיף לתת למישהו אחר. SOPs כתובים בצורה גרועה - או אפילו לא מדויקים - לא רק יפחיתו את הפרודוקטיביות ויכולים להוביל לכישלון ארגוני, אלא שהם גם יכולים להיות לא בטוחים ולהשפיע לרעה על כל דבר, מהצוות שלכם ועד הסביבה. בקיצור, זה לא סיכון שכדאי לקחת.
אם זהו פרויקט שניתן לך ואתה מרגיש שאתה חייב (או מחויב) להשלים אותו, אל תתבייש לבקש עזרה ממי שמסיים את ההליכים השוטפים. עריכת ראיונות היא חלק נפוץ בתהליך היצירה של SOP
שלב 4. החליטו בין SOPs קצרים או ארוכים
אם אתה כותב או מעדכן SOP עבור קבוצה של אנשים המכירים פרוטוקולים, טרמינולוגיה וכו ', והייתם נהנים מ- SOP קצר ותמציתי שהוא יותר רשימת צ'ק, אתה יכול לכתוב אותו בצורה מקוצרת.
מלבד המטרות הבסיסיות והמידע הרלוונטי (תאריך, מחבר, מספר תעודת זהות וכו '), זוהי רק רשימה קצרה של שלבים. אם אין צורך בפרטים או הבהרות, כך עליך לעשות זאת
שלב 5. זכור את מטרת ה- SOP שלך
מה שברור הוא שיש לך נהלים בארגון שלך שחוזרים על עצמם שוב ושוב. אך האם יש סיבה ספציפית לכך ש- SOP זה שימושי? האם צריך לשים דגש על בטיחות? אמצעי תאימות? האם SOP זה משמש לאימונים או בפעילויות יומיומיות? להלן כמה סיבות לכך ש- SOPs שלך חשובים להצלחת הצוות שלך:
- כדי לוודא שהתקנים מתקיימים
- למקסם את דרישות הייצור
- כדי להבטיח שלתהליך אין השפעה רעה על הסביבה
- כדי להבטיח בטיחות
- כדי לוודא שהכל הולך לפי לוח הזמנים
- כדי למנוע כישלון בייצור
-
לשמש כמסמך הדרכה
אם אתה יודע מה SOP שלך צריך להדגיש, יהיה קל יותר לבנות את הכתיבה שלך סביב נקודות אלה. יהיה גם קל יותר לראות עד כמה ה- SOP שלך חשוב
חלק 2 מתוך 3: כתיבת ה- SOP שלך
שלב 1. כסו את החומר הדרוש
באופן כללי, SOPs טכניים מורכבים מארבעה אלמנטים שהם "נפרדים" מההליך עצמו:
- שַׁעַר. זה כולל 1) כותרת ההליך, 2) מספר הזיהוי של ה- SOP, 3) המועד שבו הוא הונפק או תוקן, 4) שם הסוכנות/חטיבה/סניף שבו הוחל SOP, ו- 5) ה- חתימת מי שהכין ואישר את ה- SOP. חלק זה יכול להשתמש בכל פורמט, כל עוד המידע המועבר ברור.
- רשימת תכנים. זה נחוץ רק אם ה- SOP שלך מספיק ארוך, לעיון קל. מה שתמצא כאן הוא מסגרת סטנדרטית פשוטה.
- אבטחת איכות/בקרת איכות. הליך אינו הליך טוב אם לא ניתן לבחון אותו. הכינו את החומרים והפרטים הדרושים כדי שהקוראים יוכלו להבטיח שהם מקבלים את התוצאות הרצויות להם. חומר זה עשוי לכלול מסמכים אחרים, כגון דוגמאות להערכת ביצועים.
-
התייחסות. הקפד לרשום את כל הפניות המשמשות או החשובות. אם אתה משתמש בהפניות אחרות ל- SOP, הקפד לצרף את המידע הנדרש בנספח.
לארגון שלך עשוי להיות פרוטוקול שונה מזה של SOP. אם יש SOP קודם שאתה יכול להשתמש בו, התעלם ממבנה זה ופעל לפי ההליך שבוצע
שלב 2. לצורך ההליך עצמו, הקפד לכלול את הדברים הבאים:
- היקף ויישום. במילים אחרות, הוא מתאר את מטרת התהליך, את מגבלותיו ואת אופן השימוש בתהליך. מכסה תקנים, דרישות רגולטוריות, תפקידים ואחריות, כמו גם תשומות ותפוקות.
-
מתודולוגיה ונהלים.
עיקר העניין - ציין בפירוט את השלבים החשובים, כולל הציוד הדרוש. כלול הליכים רציפים וגורמי קבלת החלטות. ציין את "הנחת היסוד" ושיקולי הפרעה או בטיחות אפשריים.
- בירור טרמינולוגיה. הסבר ראשי תיבות, קיצורים וכל הביטויים שאינם מונחים נפוצים.
- אזהרת בריאות ובטיחות. להיכתב במדור נפרד ויחד עם השלבים כאשר מתרחשת בעיה. אל תדלג על סעיף זה.
-
ציוד ואספקה.
רשימה מלאה של הדברים הדרושים ומתי והיכן ניתן למצוא ציוד, תקני ציוד וכו '.
-
אזהרות והפרעות. בעיקרון החלק לפתרון בעיות. ציין בעיות אפשריות שעלולות להתרחש, ממה צריך להיזהר ומה יכול להשפיע על המוצר הסופי האידיאלי.
- תן לכל אחד מהנושאים הללו את הסעיף שלו (המסומן בדרך כלל במספרים או באותיות) כך שה- SOP שלך לא יכיל משפטים ארוכים ומבלבלים ולהתייחסות קלה.
- זו אינה רשימה מלאה, אלא רק חלק קטן מהשלבים הפרוצדורליים. הארגון שלך יכול להזכיר היבטים אחרים הדורשים תשומת לב.
שלב 3. שמור על כתיבה תמציתית וקלה לקריאה
רוב הסיכויים שהקוראים שלך לא בחרו לקרוא את ה- SOP הזה בשביל הכיף. תרצה לשמור על מסמך זה קצר וברור - אחרת תשומת הלב שלהם תשתנה והם ימצאו את המסמך מפחיד וקשה להבנה. באופן כללי, שמור על המשפטים שלך קצרים ככל האפשר.
- הנה דוגמא רעה: הקפד לנקות את כל האבק משקע האוויר לפני תחילת השימוש בו.
- דוגמה טובה היא כדלקמן: הסר את כל האבק משקע האוויר לפני השימוש.
- באופן כללי, אל תשתמש במילה "אתה". יש לרמוז על מילה זו. דבר בקול פעיל והתחל את המשפטים שלך בפעלים פקודה.
שלב 4. במידת הצורך, ראיין קצינים המעורבים בתהליך השלמת המשימה
הדבר האחרון שאתה רוצה לעשות הוא לכתוב SOP לגמרי לא מדויק. אתה מסכן את בטיחות הצוות, האפקטיביות, הזמן שלהם ואתה מסביר את התהליך ללא התחשבות נאותה - דבר שחברי הצוות שלך עשויים להראות פוגעני. במידת הצורך, שאל שאלות! כמובן שתרצה לכתוב את ההליך המדויק.
אתה יכול לשאול מקורות שונים אם אינך יודע זאת, על מנת לכסות את כל התפקידים והאחריות. חבר צוות אחד אינו רשאי לפעול לפי נהלי הפעלה סטנדרטיים או שחבר אחר עשוי להיות מעורב רק בחלק מההליך
שלב 5. שוברים טקסט ארוך לדיאגרמות ותרשי זרימה
אם אתה כולל שלב או שניים ספציפיים שמפחידים אותך, צור תרשים או תרשים כדי להקל על הקוראים. זה יהפוך את המסמך לקל יותר לקריאה ויעניק למוח הפסקה לאחר שניסה להבין הכל. בנוסף, המסמכים שלך יהיו מלאים וכתובים יותר.
אל תכלול תרשימים או דיאגרמות רק כדי לחזק את ה- SOP שלך; לעשות זאת רק בעת הצורך או אם אתה מנסה לגשר על מחסום השפה
שלב 6. ודא שלכל עמוד יש סימון של מסמך בקרה
סביר להניח ש- SOP שלך הוא אחד מני רבים - לכן כנראה שלארגון שלך יש מסד נתונים גדול שמקטלג הכל עם מערכת הפניה ספציפית. ה- SOP שלך הוא חלק ממערכת הפניה זו, ולכן נדרש למצוא סוג קוד מסוים. כאן תמצא את הסימון שימושי.
כל עמוד צריך להיות בעל כותרת או מספר זיהוי קצר, מספר גרסה, תאריך ו"דף מספר # "בפינה השמאלית העליונה (ברוב הפורמטים). ייתכן שתזדקק להערת שוליים (או כתוב את הסימון לעיל בהערת שוליים), בהתאם להעדפות הארגון שלך
חלק 3 מתוך 3: הבטחת הצלחה ודיוק
שלב 1. בדוק את ההליך
אם אינך רוצה לבדוק את ההליך שלך, כנראה שלא כתבת אותו היטב. בקש מאדם בעל ידע מוגבל בתהליך (או נציג קורא כללי) להשתמש ב- SOP שלך כדי להדריך אותו. באילו בעיות הם נתקלו? אם כן, פתר את הבעיה ובצע את התיקונים הדרושים.
- עדיף שכמה אנשים יבדקו את ה- SOP שלך. אנשים שונים יחוו בעיות שונות ויאפשרו תגובות שונות (שצפויות להיות שימושיות)
- הקפד לבדוק את ההליך על מישהו שמעולם לא ביצע את ההליך לפני כן. כל מי שיש לו ידע קודם יסתמך על הידע שלו לביצוע שלבי המשימה ולא באמצעות ה- SOP שלך, כך שהמטרה שלך לא מושגת.
שלב 2. בדקו את SOP על ידי האנשים המבצעים את ההליך
בסופו של דבר, דעתו של הבוס שלך על ה- SOP לא ממש משנה. SOP זה חשוב למי שעושה את העבודה הקשורה בפועל. אז לפני שאתה שולח את ה- SOP לבוס, הראה את העבודה לאנשים שיבצעו (או עשו) את העבודה הקשורה. מה הם חושבים?
מעורבות בהם וגורם להם להרגיש חלק מהתהליך יגרום להם יותר לקבל את ה- SOP שלך. ואולי אפילו יש להם כמה רעיונות נהדרים
שלב 3. בקש מהיועץ שלך וצוות אבטחת האיכות לבדוק את ה- SOP
ברגע שהצוות נותן לך אור ירוק, שלח אותו ליועץ שלך. הקלט שהם נותנים לתוכן בפועל עשוי להיות פחות, אך הם יגידו לכם אם ה- SOP שלכם עומד בדרישות הפורמט, אם פספסתם משהו, כמו גם הפרוטוקול למסד את SOP והכנסתו למערכת.
- הפעל SOPs ישירים לאישור באמצעות מערכת לניהול מסמכים כדי להבטיח מסלול ביקורת של אישורים אלה. תהליך זה יכול להיות שונה מארגון אחד למשנהו. בעיקרון, אתה רוצה שהדברים יעמדו בהנחיות ובכללים.
- חתימות מורשות נדרשות למרות שרוב הארגונים לא מפריעים כעת לקבל חתימות אלקטרוניות.
שלב 4. לאחר אישור, התחל לבצע את ה- SOP שלך
זו יכולה להיות הכשרה רשמית לעובד המדובר (הדרכה בכיתה, הכשרה מבוססת מחשבים וכו ') או שזה יכול להיות שהנייר SOP שלך תלוי בחדר האמבטיה. מה שזה לא יהיה, הפיצו את העבודה שלכם! עבדת קשה כדי להצליח. הגיע הזמן לקבל מחמאות!
ודא ש- SOPs שלך נשאר מעודכן. אם SOP זה מיושן, עדכן אותו, קבל עדכונים מאושרים ומתועדים מחדש, ולאחר מכן הפץ מחדש את ה- SOP לפי הצורך. הבטיחות, הפרודוקטיביות וההצלחה של הצוות שלך תלויים ב- SOPs אלה
טיפים
- זכור לערב כל הזמן בעלי עניין, כך שהתהליך המתועד הוא התהליך בפועל.
- בדוק את הבהירות. וודא שאין פרשנויות כפולות. הציגו את ההליך למי שאינו מכיר את התהליך ובקשו ממנו לומר מה הם חושבים על ההליך; אתה עלול להיות מופתע.
- השתמש בתרשימי זרימה וייצוג תמונות כך שהקוראים יוכלו לראות בבירור את התהליך.
- השתמש באינדונזית פשוטה כדי להסביר את השלבים.
- בקש מאנשים לבדוק את המסמך שלך לפני קבלת אישור.
- ודא שההיסטוריה של המסמכים נרשמת עבור כל שינוי גרסה.
