דואר אלקטרוני הוא אחת מצורות התקשורת הנפוצות ביותר בעולם המודרני. לדעת כיצד להציג את עצמך בפני אחרים באמצעות דוא"ל יכול לשפר את הקריירה והרשת שלך. כתיבת מייל היכרות תמציתי וברור תגדיל את הסיכויים שיקראו את המייל ויתקשר איתך הקורא. הימנע מכמה מהטעויות הנפוצות יותר כדי לוודא שהדוא"ל שלך בולט מהשאר.
שלב
שיטה 1 מתוך 3: התחלת הדוא"ל בחוזקה
שלב 1. ודא שנושא הדוא"ל ברור
הנמענים צריכים לדעת את קווי המתאר של הדוא"ל עוד לפני שהם פותחים אותו. ודא שזה קצר; כי דברים ארוכים יכולים להסתבך. למייל היכרות אתה יכול לכתוב "מבוא - שמך".
- הקפד לרשום קודם כל את הנושא! הטעות שקורה לעתים קרובות היא שכחה לכתוב על המייל.
- מכשירים ניידים בדרך כלל מציגים רק כ-25-30 תווים בנושא, לכן הקפד לשמור אותו קצר.
שלב 2. נפתח עם ברכה עסקית
אל תתחיל עם "שלום" או "היי". ברכות כאלה רק אם אתה כבר מכיר את האדם. התחל עם ברכות עסקיות נכונות. הימנע משימוש בשם הפרטי של הנמען.
- "להתגעגע/אדוני/גברת" - אם אינך בטוח בכלל לגבי מצבה המשפחתי של הנמען, השתמש תמיד במיס כדי להיות מנומס יותר.
- "לגורמים מעוניינים" - יש להשתמש בברכה זו רק אם אינך בטוח מי יקבל את ההודעה.
שלב 3. הציגו את עצמכם
המשפט הראשון צריך להציג את עצמך בפני הנמען. זה מאפשר להם לשייך את השם לשאר הודעת הדוא ל.
- "אני…"
- תן כותרת אם יש. אם יש לך מספר תארים, פשוט בחר את התואר החשוב או הרלוונטי ביותר.
שיטה 2 מתוך 3: שמירה על תמצית הודעות דוא"ל
שלב 1. הסבר כיצד תוכל להשיג את כתובת הדוא"ל של הנמען
ספר לנמענים כיצד מצאת את פרטי הקשר שלהם. זה עוזר להראות שאתה עוקב אחר הדרך הנכונה להגיע אליהם.
- "מנהל המשרד שלך נתן לי את כתובת הדוא"ל הזו"
- "מצאתי את כתובת הדוא"ל הזו באתר שלך"
- "כך וכך וכך וכך אמר שאני צריך להתקשר אליך"
שלב 2. שוחחו על הפעם האחרונה בה התראיתם (אם בכלל)
התעוררות הזיכרון של מישהו תיצור יותר מעורבות.
- "דיברנו בקצרה בכנס בשבוע שעבר"
- "דיברנו אתמול בטלפון"
- "ראיתי את המצגת שלך על …"
שלב 3. שיתוף אינטרסים משותפים
זה עוזר לך ליצור קשר עם הנמענים שלך, והופך את הדוא"ל העסקי שלך פחות מעוות. כדי לקבוע תחומי עניין משותפים, אתה יכול לעשות קצת מחקר על מקבל הדוא"ל. עיין גם בפייסבוק, טוויטר ולינקדאין.
- הקפד לספר היכן מצאת את האינטרס המשותף הזה, אחרת אתה יכול להיראות כעוקב.
- במידת האפשר, שמור את תוכן המייל הקשור לעסק המתייחס לאינטרס משותף, כגון משהו בתחום שלך או תשוקה מקצועית משותפת שאתה רוצה לשתף.
שלב 4. תן סיבות שאתה רוצה להתחבר
אל תחכה יותר מדי זמן כדי להגיע לגרעין הדוא"ל. אף אחד לא יקרא הודעת דוא"ל עוד כמה פסקאות לפני שיגיע לנקודה של הדוא"ל שלך. הסבר בצורה ברורה ותמציתית מה אתה רוצה ומדוע אתה יוצר קשר עם האדם. אם אתה מבקש עצה או מבקש בקשה אחרת, וודא שהבקשה מנוהלת היטב, במיוחד אם זהו איש הקשר הראשון שלך.
- "אני מעוניין ללמוד עוד על …"
- "הייתי רוצה להיפגש איתך כדי לדון …"
- "אני רוצה את דעתך על …"
שלב 5. ודא שהדוא"ל שלך מתמקד בנושא אחד
הודעת דואר אלקטרוני עקומה תגרום לנמען לאבד עניין או לשכוח מדוע שלחת את הדוא"ל. שמור על כתובת הדוא"ל המבוא שלך ופשוט שאל את הנמען דבר אחד.
שיטה 3 מתוך 3: סיום הדוא"ל
שלב 1. הודו לנמען על זמנו
קריאת מייל שלם דורשת רצינות מסוימת, לכן הקפד להודות לנמען שהקדיש את הזמן לקרוא אותו. נימוס פשוט זה ישפר באופן דרסטי את מצב הרוח של הנמען ויגדיל את הסיכויים שלך לקבל תגובה.
- "אני מעריך שהקדשת מזמנך לקרוא את המייל הזה."
- "תודה שהקדשת זמן מלוח הזמנים שלך כדי לקרוא את זה."
שלב 2. הכינו קריאה לפעולה
בקש מהנמען להשיב להודעת דוא ל, להתקשר, לחשוב על ההצעה שלך או כל דבר אחר כדי לגרום לו להיות מעורב. דרך נוספת להגדיל את הקשר היא לשאול שאלות.
- "תתקשר אלי כשיהיה לך זמן פנוי"
- "ניפגש בקרוב לארוחת צהריים"
- "מה אתה חושב על…?"
- "אני מצפה לתגובתך"
שלב 3. סיים את הדוא"ל
בסיום מייל מקצועי, הקפידו להגיד תודה בצורה תמציתית. ברכה אחרונה פשוטה תשאיר את האימייל מקצועי אך עדיין יביע את הכרת התודה שלך.
- "בברכה",
- "תודה",
- "בכבוד רב",
- הימנע מלומר "ברכות וברכות", "בכנות", "לחיים!", "ברכות לשלום", "תודה על ההתייחסות".
שלב 4. כלול חתימה
אם לא הגדרת את שירות הדוא"ל שלך כך שיכלול חתימה, הקפד לסיים את הודעת הדוא"ל עם שמך, כותרת ופרטי יצירת קשר. אל תציפו את החלק הזה עם חמישה מספרי טלפון, שתי כתובות דוא"ל ושלושה אתרים. הקפד על כך שהנמען ידע את הדרך הטובה ביותר ליצור איתך קשר מחדש. הימנע מלכלול ציטוטים בחתימה שלך.
-
-
- ג'ו סמית '
- [email protected]
- (555)555-1234
- www.joesmithswebsite.com
-
שלב 5. בדוק את האיות של הדוא"ל
לפני לחיצה על כפתור "שלח", הקדש רגע לקרוא את הודעת הדוא"ל שלך מספר פעמים ולתקן את השגיאות שתמצא. סביר להניח שדוא"ל זה יהיה איש הקשר הראשון שלך עם הנמען, לכן הקפד להשאיר את הרושם הטוב ביותר. טעויות כתיב ודקדוק יגרמו מיידית למיילים שלכם להיראות הרבה פחות מקצועיים.
