ארכיון אלפביתי הוא דרך לארגן מסמכים החשובים בחיים האישיים והמקצועיים כאחד. ארכיון אלפביתי מאפשר לך למצוא ולשחזר קבצים בודדים במהירות. זה מבטיח שכל המסמכים מוגנים ותמיד בהישג יד. ישנם כללים רבים להגשת אלפביתית באינדונזית לשמירה על מערכת הגשה סבירה.
שלב
חלק 1 מתוך 2: ארכיון אלפביתי
שלב 1. החליטו באיזו מערכת אלפביתית להשתמש
למרות שזה נראה פשוט, למערכת התיוק האלפביתית ישנן מספר אפשרויות לבחירה. עליך לבחור מערכת אחת וליישם אותה באופן עקבי.
- הגשת אותיות אחר אות מבוססת על כל אות בכל מילה בסדר התרחשותה, ומתעלמת מרווחים בין מילים.
- ארכיון מילים אחר מילים מתבצע על ידי מיון כל קובץ על פי האות הראשונה של כל מילה ברציפות.
- הגשת יחידה ליחידה לוקחת בחשבון כל מילה, קיצור ותחילת ראש וממיינת אותם. זוהי המערכת שבדרך כלל מומלץ ליישם.
שלב 2. מקבצים את הקבצים
לאחר שיש לך את כל הקבצים שאתה צריך לארכיון, תחליט כיצד לקבץ את כולם יחד. אתה יכול להשתמש בפורמט מילון, שבו הכל ממוין בסדר אלפביתי, ללא קשר לסוג הקובץ או הקבצים בו. תוכל גם להשתמש בפורמט האנציקלופדיה, שבו אתה מקבץ קבצים לפי סוג או נושא, ולאחר מכן ממיין אותם באלפבית.
אם יש לך סוגים שונים של קבצים לאחסון (קבלות, תלושי מס, מכתבים וכו '), אנו ממליצים להשתמש בפורמט האנציקלופדיה. מקבץ קבצים לפי סוג תחילה, ולאחר מכן מיין אותם באלפבית. השתמש בגבול או בקוד צבע כדי להפריד מסמכים
שלב 3. אינדקס הקבצים שהועברו לארכיון
אינדקס הוא קיבוץ כל קטע בכותרת הקובץ ליחידות מתאימות. כדי להוסיף קבצים לאינדקס לפני שהם מאוחסנים בארכיון, עליך לפצל את האלמנטים של כל שם קובץ וליצור שם חדש שמותאם באלפבית, ושונה משם ברירת המחדל. לדוגמא:
- נגיד שאתה צריך לאנדקס ולשמור את הקבצים הבאים: מאמר בנושא אנואה שכותרתו "התנהגות אכילה של אנואה", ביוגרפיה של מומחה האנואה המוביל, יסמין א. דליה, וחוברת קידום מכירות לתערוכת אנואה בגן החיות בג'קרטה.
- הביוגרפיה של יסמין א. דליה מוצגת כ"דליה, יסמין א. "מכיוון שבתיוק, שם המשפחה חייב להיות ראשון. לפיכך, קבצים מאוחסנים בקבוצת האותיות" ד ".
- אם תבחר שיטת סיווג כגון מילון, יש לאנדקס את המאמר "התנהגות אכילה של אנואה" בהתאם. בהתאם לכך, העבר אותו לארכיון בקבוצת האותיות "P" (עבור "התנהגות").
- אחרת, תוכל לסמן את "התנהגות אכילת אנואה" כ"אנואה, התנהגויות אכילה "אם אתה משתמש בקיבוץ מעוצב באנציקלופדיה, במקום פשוט לאחסן קבצים הקשורים לאנואה. לאחר מכן קובץ זה מאוחסן בקבוצת האותיות "A".
- חוברת קידום מכירות יכולה להיות מאונדקס כ"אנואה, תערוכה (גן החיות בג'קרטה) "אם תחזה כי יהיה הרבה חומר בתערוכת האנואה. לדוגמה, תוכל להוסיף לאינדקס קובץ אחר כ"אנואה, תערוכה (גן החיות בנדונג).
- אחרת, חוברת הפרסום עשויה להופיע באינדקס כ"גן החיות של ג'קרטה, (תערוכת אנואה) "אם אתה מצפה לקבל מספר קבצים הקשורים לגן החיות של ג'קרטה, או אם ברצונך להשתמש בקיבוץ פורמט אנציקלופדיה על קבצים לפי מיקום גיאוגרפי.
שלב 4. מיין את הקבצים לפי האלף -בית לפי שם האינדקס שלהם
הכלל הכללי של הגשת אלפביתית הוא סידור קבצים מ- A (ראשון) עד Z (אחרון). השתמש במידע המיוחד כדי להגדיר את ההבחנה והסדר כך שתוכל להפריד בין הקבצים. לדוגמא:
- הסדר שנוסף לאינדקס בשלב הקודם עשוי להיות משהו כזה (תלוי במערכת המשמשת): "דליה, יסמין א.", "גן החיות של ג'קרטה (תערוכת אנואה)" ו"התנהגות אכילה של אנואה "או" אנואה, תערוכה (ג'קרטה גן חיות)) "," אנואה, התנהגות אכילה "ו-" דליה, יסמין א. ".
- הקבצים של "קנגורו" ממוינים אחרי הקבצים של "פיל". הקבצים של "ג'ירפה" יהיו בין לבין, והקבצים של "אנואה" מסודרים לפני "דוב" ו"כבשה ". לפיכך, הסדר הוא: "אנואה", "דוב", "כבשה", "פיל", "ג'ירפה", "קנגורו".
- אם מאוחר יותר תוסיף את קבצי "ארמדילו", הם יהיו אחרי "אנואה". מכיוון ששניהם מתחילים באות "A", יהיה עליך להסתכל על האות שאחריה A ("N" עבור anoa ו- "R" עבור "ארמדילו") כדי לקבוע את הסדר. לפיכך, הסדר החדש הוא: "אנואה", "ארמדילו", "דוב", "כבשה", "פיל", "ג'ירף", "קנגורו".
שלב 5. תייג את תיקיית הקבצים שלך
כדי שיהיה קל למצוא, תייג כל תיקיית ארכיון את שם האינדקס המתאים לקובץ שבו. שיטה זו גם מקלה על ארכיון קבצים חדשים לפי הסדר.
- שים את הארכיון בתיקייה שלו.
- יהיה קל יותר אם תקודד את התיקיה בצבע כדי להגדיל את השימושיות שלה. לדוגמה, אם אתה משתמש בקיבוץ פורמטים של אנציקלופדיה, לכל קבוצה מוקצה הצבע שלה, וכל קובץ בכל קבוצה מסומן על פי הצבע שלו.
שלב 6. תעד את מערכת האינדקס והתיוק
יש ליישם את מערכת האינדקס והתיוק שלך באופן עקבי. ודא שכל מי שיש לו גישה לקובץ מכיר את המערכת שבה היא פועלת. לדוגמה, תוכל ליצור או לשתף מסמך המכיל פרטים על חוקי מערכת התיוק שלך. זה יעזור לכולם להיות מסוגלים להשתמש ביעילות במערכת התיוק.
שלב 7. העבר את הקובץ החדש כראוי
הנח קבצים בארון לפי שם אינדקס וסדר אלפביתי, בהתאם למערכת שלך. במידת הצורך, העבר את הקובץ הנוכחי כך שיכלול את הקובץ החדש במקומו הנכון.
חלק 2 מתוך 2: טיפול במקרים מיוחדים
שלב 1. העבר קבצים על פי תנאים משמעותיים
לפעמים קל יותר לארכיון קבצים לפי מילת מפתח, במקום הכותרת או השם המפורטים שם. זה מבטיח שניתן לאנדקס ולחפש קבצים באמצעות המונחים ההגיוניים ביותר. לדוגמא:
"הבנק הראשון בג'קרטה" עשוי להיות מאונדקס וארכיון כ"ג'קרטה, הבנק הראשון ". "ג'קרטה" הוא מונח המפתח בערך זה, במקום "ראשון" או "בנק", במיוחד אם יש לך קבצים אחרים עם שם דומה, כגון "הבנק הראשון בבנדונג" או "הבנק הראשון במדן"
שלב 2. מיין שמות לפי שם משפחה
הארכיון הסטנדרטי ממליץ לאסוף תחילה את שמות המשפחה של אנשים מכיוון שהם נחשבים למונחים משמעותיים.
- לכן, "יסמין א 'דליה" מאונדקס וארכיון כ"דליה, יסמין א' ".
- כלול את הכותרת (ד"ר, עיר וכו ') בסוף. לדוגמה, "דר. Jasmin A. Dahlia "מאונדקס ונשמר בארכיון" Dahlia, Jasmin A., Dr. ".
- בדרך כלל שמות ממוינים לפי האיות שלהם באותיות באותיות. לדוגמה, "מקדונלד" יהיה לפני "מקדונלד". לכן, "D '", "L" "," Le "," de "וכו'. נחשב כחלק מהשם ולא כיחידה נפרדת. בדרך כלל זה מיושם על שמות לועזיים. לדוגמה, הקבצים "Heinlein", "Le Guin" "L'Engle" ו- "Wolfe" סווגו בצורה נכונה (לא "L'Engle," Le Guin "," Heinlein "," Wolfe ").
- חריג לכלל זה חל בדרך כלל כאשר שמו של אדם מהווה חלק משמו של עסק או ארגון. במקרה זה, התייחסו לשם האדם כיחידה בשם העסק. לדוגמה, "יסמין א. דליה שירותי הדברה" מוגשת תחת קבוצת האותיות "J", ואינה מתווספת כ"דליה, יסמין א. שירותי הדברה ".
שלב 3. התעלם ממאמרים, צירופים ומילות יחס
מאמרים (למשל "a", "an" ו- "the" באנגלית), צירופים (למשל "ו-", "אבל" ו- "או") ומילות יחס (למשל "עם", "מאת" ו- " אל ") בדרך כלל מדלגים על יצירת אינדקס וארכיון באלפבית מכיוון שזה לא נחשב למונח משמעותי. זה נכון גם אם מאמרים, צירופים או מילות יחס מרכיבים את שם הקובץ. לדוגמא:
- הקובץ שכותרתו "חקירה של שיטות האכלה של אמו" מאוחסן בארכיון האותיות "E", עבור "אמו" (מילה משמעותית בכותרת הקובץ), במקום האות "א" מ"א "מכיוון שמדובר ב מאמר באנגלית.
- "דליה וסוטונו, שירותי הדברה" מופיעים לאחר "דליה, יסמין א." שמות האינדקס מתחילים באותיות "דליה", כך שקביעת ההזמנה תועבר למונח המשמעותי הבא (במקרה זה, "Soetono" ו- "Jasmin") כדי לקבוע את צו ההגשה. התעלם מהמילה "ו" מכיוון שהיא לא משמעותית.
שלב 4. לטפל בקיצורים כאילו הם מבוטאים
בהגשה אתה עשוי להיתקל בקיצורים כגון "Tbk". (קיצור של "פתוח"). בדרך כלל, אתה מוסיף קובץ לאינדקס ושומר אותו בארכיון כמילה, ולא רק מחרוזת אותיות.
לדוגמה, "חברת כריית יסמין א. דליה" מאוחסנת בארכיון לאחר "יסמין א. דליה טב"ק"
שלב 5. כתוב את המספרים כרגיל
כשאתה מעביר קבצים לאלפבית, תראה קבצים שיש להם מספרים. בדרך כלל, קבצים אלה מאוחסנים כרגיל, ולא כאילו הם נכתבו. מספרים מאוחסנים גם לפני אותיות.
- לדוגמה, "3 ימים לנצח" יועבר לארכיון לפני "100 טיפים עסקיים" (כי "3" מגיע לפני "100").
- "טיפים למסחר" ו"טיפים למשחקים "יישמרו בארכיון לאחר" 100 טיפים עסקיים "מכיוון שמספרים מסודרים לפני אותיות.
- מספרים בכתיב מטופלים כמילים במקום מספרים. לדוגמה, הקבצים "100 מנהיגים גדולים בעולם העסקים", "מאתיים טיפים רבי עוצמה לביצוע עסקים" ו"טיפים לעשיית עסקים "תקינים.
- עם זאת, אם זה מקל על הגשתך, אל תהסס לעשות חריג ולמיין תמיד את המספרים כאילו הם כתיב.
שלב 6. לטפל בתווים מיוחדים
יש לקחת בחשבון את כל התווים הלא אלפביתיים או לא מספריים שנתקלים בהם במהלך האינדקס. עם זאת, הטיפול בתווים קשורים תלוי בסוג:
- בדרך כלל מתעלמים מסימני פיסוק (כגון אפוסטרופים, נקודות ופסיקים). לדוגמה, קבצי "הקפה הטוב ביותר של וושינגטון" ו"הוגן של מדינת וושינגטון "מאוחסנים לפי הסדר.
- בדרך כלל מתעלמים מהדיאקריטים ונחשבים לאותיות קשורות. לדוגמה, "clair" מאוחסן בארכיון "Eclair" ו- "ber" כ- "Uber". עם זאת, השיטה אינה חלה אם אתה מעביר את הקובץ לארכיון אלפביתי בשפה המשתמשת בדיאקריטים כך שיש לציית לסדר האלפביתי הרגיל של אותה שפה.
שלב 7. השתמש בכללי "דבר לפני משהו" במידת הצורך
בדרך כלל מתעלמים מרווחים (כולל סימני פיסוק ואלמנטים אחרים עליהם מדלגים) בעת ארכיון אלפביתי. עם זאת, אם אתה נתקל בקבצים המתחילים בצורה דומה, השתמש ברווח או כלל "דבר לפני משהו" כדי לציין את הסדר בארכיון.
- לדוגמה, קבצי "בנק ג'קרטה", "בנק בנדונג" ו- "בנק מדאן" מאוחסנים בסדר זה.
- כך, הקובץ "דליה, יסמין א." היה לפני "דליה, יסמין א., ד"ר".
שלב 8. הבדילו את הקובץ במידע מפורט יותר, במידת הצורך
במקרים נדירים, המידע האלפביתי אינו מספיק כדי לקבוע את סדר הקבצים. אם כך. השתמש במידע נוסף לאינדקס וקבצים בארכיון. סמנו מידע נוסף על כל קובץ כדי שניתן יהיה להבחין ביניהם. לדוגמא:
- אם יש לך קבצים לשני אנשים בשם ג'סמין א. דליה, מיין אותם לפי תאריך לידה. הקובץ "דליה, יסמין א '(נולד בשנת 1853)" בא לפני "דליה, יסמין א' (יליד 1967).
- ניתן גם למיין קבצים לפי מיקום גיאוגרפי. אם יש לך קבצים משלושה בנקים שונים משלושה מיקומים שונים, ולכל בנק יש את השם "בנק מנדירי", מיין אותו בדוגמה הבאה: "בנק מנדירי (בנדונג)", "בנק מנדירי (ג'קרטה)" ו"בנק " מנדירי (מדאן) ".
- לכן, אם יש לך שני קבצים על דובים או סוגי דובים, הבדל אותם עוד יותר לפי מינים, מיקום גיאוגרפי וכן הלאה. למשל הקבצים של "דוב, שוקולד" ו"דוב, פולאר "(לפי הסדר), או הקבצים של" דוב (אירופה) "ו"דוב (צפון אמריקה)" (לפי הסדר).
שלב 9. הודע לכל חריגים וכללים מיוחדים
ודא שכל מי שמשתמש בקבצים שלך מודע לחריגים מההנחיות הסטנדרטיות של מערכת התיוק. זה יעזור לוודא שכולם משתמשים במערכת התיוק בצורה נכונה ויעילה.
