ארכיון וארכיון אוטומטי הם תכונות של Office 2007 המאפשרות לך להעביר קבצים ישנים למיקום ארכיון בתוך פרק זמן מוגדר. באופן כללי, Outlook 2007 שולח קבצים בארכיון באופן אוטומטי כל 14 ימים, אך תוכל לארגן קבצים באופן ידני או להגדיר את הארכיון האוטומטי לארכיון קבצים בלוח זמנים.
שלב
שיטה 1 מתוך 2: ארכיון ידני
שלב 1. לחץ על קובץ בחלק העליון של חלון Outlook 2007 ובחר בארכיון
תופיע תיבת דו -שיח בארכיון.
שלב 2. בחר את הלחצן ארכיון תיקיה זו וכל תיקיות המשנה.
שלב 3. לחץ על התפריט שליד ארכיון פריטים ישנים יותר, ולאחר מכן בחר את התאריך שאתה אוהב
שלב 4. לחץ על עיון ולאחר מכן בחר מיקום לשמירת קובץ הארכיון
שלב 5. לחץ על אישור
כל הקבצים ב- Outlook הישנים יותר מהתאריך שבחרת יישמרו בארכיון.
שיטה 2 מתוך 2: התאמה אישית של ארכיון אוטומטי
שלב 1. לחץ על כלים בחלק העליון של חלון Outlook 2007 ובחר באפשרויות
תיבת הדו -שיח אפשרויות תופיע.
שלב 2. לחץ על הכרטיסייה אחר ולאחר מכן לחץ על ארכיון אוטומטי.
שלב 3. סמן את תיבת הסימון הפעל כל ארכיון אוטומטי ולאחר מכן בחר את תדירות הסריקה מהתפריט הזמין
באופן כללי, Outlook 2007 יסרוק קבצים ישנים כל 14 ימים.
שלב 4. בדוק אחת או יותר מהאפשרויות שלהלן לפי הצורך:
- הנחיה לפני הפעלת הארכיון האוטומטי: תכונה זו תציג הודעת תזכורת לפני תהליך הארכיון, כך שתוכל לבטל את הפגישה בארכיון אוטומטי אם תרצה.
- מחיקת פריטים שפג תוקפם: תכונה זו מאפשרת ל- Outlook למחוק קבצים ברגע שהם מבוגרים מספיק.
- העבר או מחק פריטים ישנים: תכונה זו מאפשרת לך לאחסן או למחוק קבצים מסוימים ברגע שהם ישנים מספיק.
- הצג תיקיית ארכיון ברשימת התיקיות: כאשר תכונה זו מופעלת, ספריית הארכיון תופיע בחלונית הניווט של Outlook, כך שתוכל לגלוש בקלות בקבצים שהועברו לארכיון.
- ניקוי פריטים מבוגרים מ: הגדרה זו מאפשרת לך לציין את גיל הקבצים שיש לאחסן בארכיון, מיום אחד עד 60 חודשים.
- העבר פריטים ישנים אל: תכונה זו מאפשרת לך לבחור היכן לשמור את הקבצים שהועברו לארכיון.
- מחיקת פריטים לצמיתות: תכונה זו מאפשרת ל- Outlook למחוק ישירות קבצים ישנים מבלי לארגן אותם תחילה.
שלב 5. לחץ על אישור. הגדרות הארכיון האוטומטי שלך יישמרו ופעילות.
