לפני שתכנס לתפקיד חדש בעבודה, המנהל או המפקח שלך בדרך כלל יבקשו ממך ללוות את העובד שימשיך בעבודתך. הנכונות שלך לעזור במהלך תקופת המעבר על ידי ביצוע הכנות והעברות מפורטות באופן יזום היא דרך להבטיח פעילות חלקה של החברה ולבנות מוניטין מצוין כאשר אתה משנה מקום עבודה או נכנס לתפקיד חדש.
שלב
חלק 1 מתוך 3: הכנה למסירת עבודה
שלב 1. הזמן את הבוס שלך לדון בתוכנית ההעברה
פגש עם הבוס שלך כדי לדון בפירוט במה שאתה צריך לעשות במהלך המעבר. בהתאם לעבודה שלך ולסגנון המנהיגות של הבוס שלך, הוא עשוי לבקש ממך לתרום רבות במהלך ההעברה, למשל, אם תתבקש ללמד או להכשיר עובד מחליף למספר ימים או מספר שבועות.
- בדרך כלל, עליך להכין מסמכים כהוכחה למסירה רשמית.
- שוחח על התוכנית הזו עם הבוס שלך. שאל כמה הוא רוצה לתרום ומה עליך לתת עדיפות במהלך המעבר.
שלב 2. שרטוט מסמך ההעברה
לאחר הכרת ציפיות הבוס בפירוט, הכינו טיוטת מסירת מסירה. בנוסף לעזרה בהכנות, מסמך זה מכיל משימות ומידע שיש להעביר במהלך המעבר. יש לכלול במסמך ההעברה את הדברים הבאים:
- מידע מפורט אודות פעילויות יומיומיות, עבודות וסדרי עדיפויות בעבודה.
- תיאור הדברים החשובים שיש לעשות והאחריות שיש למלא בתפקיד הנוכחי שלך.
- מה מצופה מהאדם שיחליף אותך.
- הרשימה מכילה קבצים חשובים שיש להגיש, כגון הסכם או תוכנית עבודה.
שלב 3. השלם משימות לא גמורות
אם עליך לשנות עבודות באופן מיידי, נסה להשלים כל עבודה שמתבצעת. בנוסף לספק סיפוק מהישג זה, אתה גם עוזר לאחרים להתחיל בעבודתם מאפס. בדרך זו תוכל להשאיר רושם חיובי ולבנות מוניטין טוב.
- כמה שזה קשה, עבדו יותר אם יש משימה שמתקרבת לתאריך היעד.
- השלמת משימה חדשה המתקרבת לתאריך יעד עשויה להיות קשה מאוד עבור אנשים שטרם מבינים את המורכבות.
שלב 4. שוחח עם עמיתים לעבודה
לפני תחילת תקופת המעבר, הקדש זמן לדיון עם עמיתיך על תוכנית ההעברה ושאל מה הם סדרי העדיפויות שלך. אם יש בעיה חדשה שאינך מודע לה, נצל הזדמנות זו לחפש מידע ולקבוע פתרון.
- סוגיות חדשות בדרך כלל אינן משפיעות רבות לקראת מעבר, אך הן יכולות להיות מועברות לאדם שיחליף אותך אם אתה כבר יודע על כך.
- נצל את ההזדמנות כדי לשתף את התוכניות והתאריכים המעניקים שלך עם עמיתים לעבודה. הודע להם גם על תקופת המעבר כדי שיוכלו להכין את עצמם.
- עליך לספר לעמיתים לעבודה על תוכניות המעבר שלך מכיוון שפריון העבודה נוטה לרדת במהלך תקופת המעבר.
שלב 5. הכינו מסמך מסור רשמי בכתב
השלב האחרון בהכנה לתקופת המעבר הוא הפקת מסמך מסור רשמי. בעת הכנת טיוטה, רשום והסבר את כל המידע החשוב ולאחר מכן דן בו עם הממונים וההנהלה אשר יושפעו מתוכנית זו. השלם את מסמכי ההעברה ושלח ליורשך מספר ימים לפני שהוא מתחיל לעבוד. התוכן עשוי להשתנות בהתאם למשרה, אך מסמך ההעברה צריך לכלול לפחות את הדברים הבאים:
- רשימת משימות ולוח זמנים לעבודה.
- מידע על עבודות מתבצעות.
- לוח השנה מכיל את הפעילויות והמועדים המתוכננים.
- מידע על מילות מפתח ונהלי התחברות.
- רשימת אנשי הקשר הקשורים לעבודה.
- מדריך לגישה לקבצים ולספריות במחשב.
חלק 2 מתוך 3: מעבר במעבר
שלב 1. קח כמה שיותר זמן
לאחר שהעובד שהחליף אותך מתחיל לעבוד, יתכן שלא זזת והתבקשת ללוות אותו עד שיבין את עבודתו. אורך תקופת המעבר אינו בטוח, זה עשוי להיות ימים או שבועות. עם זאת, ככל שאתה נותן לעצמך יותר זמן, כך תוכל להעביר מידע רב יותר.
כדי להבטיח שתספק מידע מלא ושלא יחמיץ דבר, כנס את המחליף שלך במגוון פעילויות יומיומיות
שלב 2. שלח מסמכים חשובים ישירות
במהלך תקופת המעבר, יהיה עליך למסור נתונים ומסמכים חשובים באופן אישי. בדרך זו, תוכל להבטיח שדברים חשובים נעשים כמו שצריך וסדרי עדיפויות מוגדרים בבירור. בנוסף, לשניכם עדיין יש זמן לדון במידע שצריך לדון בו עוד לפני שאתם עוברים דירה.
- נצל את ההזדמנות כדי להסביר לו מידע חשוב והוא יכול לבקש דברים שימושיים מאוד כדי לבצע מסירה טובה.
- בעת הדיון, קח את הזמן לספק סקירה כללית של מצב העבודה והסבר את הקשר השיחה כך שלא יחמיץ מידע.
שלב 3. השתדל לספק סיוע
אם שניכם עדיין עובדים באותו משרד, היו תומכים ויוזמים. אם יש בעיה, העניקו סיוע על ידי זיהוי הסיבה ומציאת פתרון יחד. עובדים חדשים בדרך כלל מרגישים לא בנוח או לא נוח בימים הראשונים ולא יפריעו לך לשאול שאלות.
- הבהיר שאתה זמין לספק תמיכה וסיוע במידת הצורך.
- כך, שניכם יכולים לתמוך זה בזה למילוי אחריות במהלך המעבר.
שלב 4. קיימו פגישה אחרונה לדיון בהעברה
לפני שתמשיך הלאה ותעביר מסירה מלאה, פגש עם האדם שיחליף אותך. בקשו ממנו להכין שאלות ולרשום הערות עם דברים שהתמודד איתם. פגישה זו היא הזדמנות טובה להבטיח שהוא יבין את תפקידו ואחריותו.
- ניתן לדון בישיבה בכל הנושאים הדורשים הבהרה נוספת.
- תלוי היכן אתה עובד, שקול אם להזמין את הבוס שלך לפגישה או לא.
- עליך לספר לבוס שלך מתי והיכן תתקיים הפגישה. שאל אותו אם יש לו הצעות או מידע שהוא רוצה לשתף.
חלק 3 מתוך 3: הכנת תכנית פיתוח לטווח ארוך
שלב 1. תאר את התמיכה וההדרכה הניתנת על ידי החברה
בעת מסירתו, הראה נכונות לתרום על ידי פתיחת הסיכוי הטוב ביותר להצלחה לאחרים. במקום לוותר רק על חובות ועבודה, תן את עצתך החלופית על מנת שיוכל לפתח את עצמו מבחינה מקצועית ולספק תמיכה לבוס שלו לשעבר כך שהוא תמיד יהיה בריא ומצליח בעבודה.
- ספק מידע על תכנית הכשרה רלוונטית.
- כאשר אתה מתחיל לעבוד, ייתכן שהשתתפת בהכשרה להתאמה ולהגברת הידע שלך.
- אל תשכח להעביר מידע זה לאדם הממשיך בעבודתך ולעודד אותו להפיק את המרב מההזדמנות.
שלב 2. אל תתעלם מתרבות העבודה
אם במשך זמן מה עדיין יש לך זמן לעבוד עם האדם שיתפוס את מקומך, אל תתמקד רק בהיבטים הטכניים של התפקיד. לכל משרד יש סביבת עבודה ותרבות ייחודיות שיכולות להציף או לבלבל את החדשים. קח זמן להסביר דברים ומצבים במשרד בפועל.
- קח אותו ברחבי המשרד והציג אותו בפני כל העובדים.
- הסבירו את תפקידיהם ואחריותם של עובדים חדשים וקיימים.
- אם כעובד חדש הוא מקבל משימות שונות או שאחריותו וסדרי העדיפויות בעבודה מתמקדים בדברים שונים, ודא שהעובד הזקן מבין זאת.
שלב 3. ספק פרטי יצירת קשר מפורטים
אם אתה רוצה לעזור לעובד חדש, ספר לו כיצד ליצור איתך קשר והודיע לו שהוא יכול לפנות אליך אם יש לו בעיה רצינית או זקוק למידע. עם זאת, לא כולם מוכנים לעזור לאחר שהם מחליפים עבודה או תופסים תפקיד חדש. הדבר מושפע בדרך כלל מיחסים עם הממונים לשעבר.
- פעמים רבות ניתן לפתור בעיות פשוט באמצעות תקשורת באמצעות דוא"ל.
- גם אם עברתם דירה, הנכונות לעזור תעשו רושם טוב ותשפר את המוניטין שלכם.
