היכולת להיות מקצועי ממלאת תפקיד חשוב בהשגת הצלחה בקריירה. כמעט כל העובדים צריכים לענות לשיחות טלפון, ללא קשר למיקום שלהם בחברה. כדי לגרום למתקשרים להרגיש בנוח, למד כיצד לבצע שיחות טובות כדי ליצור רושם חיובי ולהיות מוכן לענות על שאלות שנשאלו.
שלב
חלק 1 מתוך 2: קבלת שיחות טלפון
שלב 1. הרם את הטלפון בהקדם האפשרי
כאשר הטלפון במשרד מצלצל, אין זה מנומס להשאיר את המתקשר מחכה. לפני הצלצול השלישי, הרם מיד את הטלפון ואמר שלום למי שמתקשר.
שלב 2. החזק את המכשיר מול הפנים שלך
ייתכן שתרצה לדבר מיד, אך תחילה ודא שהמקלט בטלפון נמצא מול פנייך. דבר כאשר המקלט נמצא במיקום הנכון כך שהמתקשר יקבל מידע מלא.
שלב 3. קח נשימה עמוקה לפני הדיבור
לאחר הצבת הטלפון מול הפנים שלך, קח נשימות עמוקות כדי להרגיע את עצמך ולמקד את דעתך לפני שאתה אומר שלום. כך תוכלו לדבר ברוגע תוך ריכוז.
שלב 4. ציין את שם החברה ושםך
שיטה זו אומרת למתקשר שהוא כבר מחובר לחברה שאליה הוא רוצה להתקשר. אז וודא שהוא יודע את שם החברה שלך ואת שמך. ציין קודם כל את שם החברה. אתה יכול לרשום את המילים שאתה רוצה להגיד כשאתה מקבל שיחת טלפון, כך שאתה לא צריך לחשוב מה להגיד כשהטלפון מצלצל. ניתן להתאים את הניסוח למצב ולתנאים בהם אתה עובד.
- אם אתה עובד כפקיד קבלה, ספק מידע מלא על החברה, כי עבור המתקשר אתה מהווה הכניסה לקבל את מה שהוא צריך. לדוגמה, בירך את המתקשר באומר, "בוקר טוב/אחר הצהריים/ערב. המטה של WikiHow נמצא כאן. אני ניקיטה כאן כדי לעזור." באמצעות מידע זה, המתקשר יודע את שם החברה שלך ואת שמך כך שהוא מרגיש יותר בנוח להמשיך את השיחה. אם אתה מזכיר פרטי, ספק את שם המעסיק שלך (למשל, "המשרד של מר מילר נמצא כאן. אני ניקיטה") מכיוון שהמתקשר רוצה ליצור קשר עם הבוס שלך.
- אם אתה חבר במחלקה מסוימת, הודע על עמדתך על מנת שיוכל לשאול שאלות רלוונטיות, למשל, "בוקר טוב. אני יסיקה במחלקת הנהלת חשבונות". בדרך זו, המתקשר יודע אם הוא מחובר למחלקה ולאדם שאליו הוא צריך להתקשר או שהוא צריך לדבר עם מישהו אחר.
שלב 5. הכינו נייר מכתבים ומחברת ליד הטלפון
כך תוכל מיד לרשום הערות אם המתקשר רוצה להשאיר הודעה או לספק מידע. אל תשאיר אותו מחכה כי תצטרך למצוא נייר ועט לכתוב עליו.
חלק 2 מתוך 2: דיבור בטלפון
שלב 1. תחייך כשאתה מדבר
גם אם אתה עצבני, זיוף חיוך גורם לקול שלך להישמע נעים יותר למתקשר. למרות שהיא מאולצת, שיטה זו יכולה לשפר את מצב הרוח.
שלב 2. דבר בצורה ברורה ומקצועית
בעת עבודה בסביבה מקצועית, ודא שאתה והמתקשר מסוגלים לתקשר בצורה ברורה ופשוטה. דבר בקצב איטי ואמור כל מילה בביטוי ברור כך שהמידע שאתה מעביר יבין את המתקשר.
- אל תגיד מילים לא סטנדרטיות, כגון "לא", "לגימה" או "לא". אמור כל מילה בצורה ברורה, כגון "כן" או "לא" כדי ששני הצדדים יבינו היטב את הנאמר. היו מנומסים באמירת "תודה" ו"אתם מוזמנים "לפי הצורך.
- אם אתה צריך לשתף מספרים או אותיות, כגון מתן שמות או מספרי טלפון, למד את האלפבית הפונטי (הגייה של צלילי דיבור). בדרך זו, המתקשרים לא מתבלבלים כאשר אתה מבטא אותיות שנשמעות זהות, כגון האותיות B ו- P. בעת איות שמו של בודי, הגה את האות B על ידי הסבר "B של המילה הבאלינית".
שלב 3. קבלו את פני המתקשרים בצורה מקצועית
במקום לברך את המתקשר בשם הפרטי, הקפד לומר "אבא" או "אמא" לפני שתגיד את שמם, כגון "מר ג'ון", במיוחד אם אינך מכיר את המתקשר באופן אישי. נסו לזכור את השם ולומר אותו לאורך כל השיחה.
רשמו את שמו של המתקשר ברגע שהוא יגיד לכם את שמו כדי שלא תשכחו
שלב 4. חבר את המתקשרים לאנשים אחרים במידת הצורך
מי שמתקשר לחברה או למשרד בדרך כלל זקוק לעזרה מכיוון שהוא רוצה למצוא מידע או נתקל בבעיה. אם אינך יכול לענות על שאלה או למצוא פתרון, שאל אם הוא מעוניין לדבר עם מישהו שיכול לעזור. שלב זה מראה שאכפת לך מהמתקשר ורוצה לעזור לפתור את הבעיה במהירות.
- טלפונים משרדיים בדרך כלל משתמשים במערכת להעברת שיחות. גלה אם הטלפונים במשרד שלך ניתנים להעברה ולמד כיצד הם פועלים. אם לא, ברר את מספר הטלפון של האדם שאליו אתה צריך להתקשר ושתף אותו עם המתקשר.
- שאל את המתקשר בנימוס אם אתה יכול לחבר אותו למישהו אחר. לדוגמה, "מצטער, אני לא יכול לענות על שאלתך. מה דעתך להעביר את קו הטלפון כדי שתוכל לדבר ישירות עם פאק במבנג? הוא יכול לתת פתרון." וודא שהמתקשר מסכים לפני שתעביר את קו הטלפון.
- אם האדם שיכול לעזור אינו במשרד, שאל אם המתקשר ירצה להשאיר הודעה. אל תשכח להעביר את המסר לאנשים מוכשרים.
שלב 5. סיימו את השיחה בצורה מקצועית
אמירת "תודה" או "בוקר טוב/אחר הצהריים/ערב" היא דרך ליידע את המתקשר שהשיחה הסתיימה והוא יכול לנתק. אל תתבלבלו אם השיחה עדיין נמשכת או לא.
חכה שהמתקשר ינתק. אם אתה זה שמקבל את שיחת הטלפון, תן למתקשר לומר כל מה שהוא רוצה להגיד עד שיסיימו. אתה עלול להיראות גס רוח או שתאבד מידע אם תנתק כשהוא לא יסיים לדבר
טיפים
- אל תקבל שיחות טלפון אישיות בעבודה. אתה במשרד לעבודה, לא כדי לשוחח עם חברים. אם אתה רוצה לשוחח בצ'אט או לשלוח הודעה לחבר, דחה אותו עד שתסתיים הפסקת הצהריים או זמן העבודה.
- הימנע מהפרעות. כדי לגרום למתקשר להרגיש שמטפלים בו, דחו את העבודה המתבצעת והתמקדו במתקשר. אל תסיח את דעתך או נראה עסוק מדי בכדי לענות על שאלות או לספק עזרה.
- אל תדבר בזמן אכילה, שתייה או לעיסת מסטיק בטלפון כי קשה יהיה להבין את הדיבור שלך ולגרום למתקשר להרגיש לא מוערך.
- גם אם המתקשר מגיש תלונה או גס רוח, הפגין אמפתיה, היה רגוע, ותן מענה מקצועי.
