היכולת לנהל זמן היא אחת המיומנויות השימושיות ביותר. תזמון טוב עוזר לך לנצל את הזמן שלך להצלחה בעבודה ובחינוך. מאמר זה מסביר כיצד להשתמש בזמן באופן פרודוקטיבי, למשל על ידי בחירת סביבת העבודה הנכונה וביצוע משימות בהתאם לסדרי עדיפויות. במידת הצורך, כבה את הטלפון ואת המדיה החברתית כדי שלא תסיח את דעתך. הרגלו לבצע פעילויות על פי לוח זמנים קבוע, כך שתוכלו להשיג את המיטב כאשר אתם חיים את חיי היומיום שלכם.
שלב
שיטה 1 מתוך 3: שימוש בזמן באופן פרודוקטיבי
שלב 1. צור סביבת עבודה תורמת
תנאי הסביבה במשרד משפיעים על פריון העבודה. בחר או צור את הסביבה המתאימה ביותר מכיוון שאין תקן הקובע את סביבת העבודה המתאימה ביותר עבורך. ארגן את סביבת העבודה שלך באמצעות קישוטים המעודדים התלהבות ותשוקה לעבודה מכיוון שהתחושה הזו הופכת אותך לממוקד יותר ופרודוקטיבי יותר.
- לדוגמה: קנה כמה ציורים של אמנים המעניקים לך השראה, ולאחר מכן הציג אותם בסביבת העבודה שלך.
- אם אתה יכול לבחור אזור עבודה, בחר אזור ללא הפרעות. עבודה בזמן צפייה בטלוויזיה אינה דרך שימושית. הקם שולחן עבודה בפינת חדר השינה, כך שתוכל לעבוד בשקט.
שלב 2. ערוך רשימת משימות לפי עדיפות
לפני תחילת העבודה, תחילה קבע את המשימות שיש לתת עדיפות. במקום רק להכין רשימה, רשום את המשימות היומיות שצריך להשלים לפי סדר עדיפויות וחלק אותן לקטגוריות.
- לפני ביצוע רשימה, רשום מספר קטגוריות בהתאם לדחיפותן. לדוגמא: הקטגוריה "דחוף" (משימות שחייבים להסתיים היום), הקטגוריה "חשובה, אך לא דחופה" (יש להשלים, אך עדיין ניתן להשלים אותה מחר או כמה ימים לאחר מכן), ו"לא דחוף " קטגוריה (עשויה להתעכב).
- כתוב מטלות לפי קטגוריות. לדוגמה: אם עליך להשלים דוח עבודה באופן מיידי, משימה זו שייכת לקטגוריה "דחופה". משימות אחרות שחייבות להסתיים תוך יומיים נכללות בקטגוריה "חשובה אך לא דחופה". אם אתה רוצה להתאמן לאחר העבודה, אך רק כתרגיל רגיל, פעילות זו נכללת בקטגוריה "לא דחופה".
שלב 3. תעדוף משימות חשובות
אתה תרגיש הקלה אם ביצעת משימה דחופה מאוד בבוקר. ההצלחה לעשות את מה שחשוב הופכת את חיי היומיום למהנים יותר, כך שאתה נקי מלחץ. התחל את היום על ידי השלמת המשימות המופיעות ברשימה אחת אחת, החל מהחשובות ביותר.
- לדוגמא: אם עליך להשיב על 5 מיילים ולבדוק דוח, בצע זאת ברגע שאתה מגיע למשרד.
- אל תדבר ללא צורך עד שתסיים משימת עדיפות.
שלב 4. עשה משהו בזמן שאתה ממתין
נצל את הזמן שלך כמיטב יכולתך על ידי עבודה תמיד כשאתה צריך לחכות. בזמן שאתה יושב באוטובוס בדרך לעבודה או למכללה, קרא דוח או ספר לימוד. השתמש בזמן בתור בקופה בסופרמרקט כדי לקרוא הודעות דוא ל בטלפון הנייד שלך. אתה יכול להפיק את המרב מזמנך על ידי עבודה תמיד על משהו.
אם אתה עדיין במכללה, שקול לקנות ספרי שמע או להקליט אותם בזמן שהמורה שלך מלמד, כך שתוכל להאזין להם שוב בזמן ההמתנה בתור או בדרך לקמפוס
שלב 5. אין לבצע מספר משימות בבת אחת
אנשים רבים חושבים ששיטה זו יעילה מספיק להשלמת משימות יומיומיות וניצול טוב של הזמן. למעשה, שיטה זו תפחית את פריון העבודה מכיוון שהשלמת משימות לוקחת זמן רב יותר מכיוון שאתה מתקשה להתמקד. על מנת להשלים משימות מהר יותר, הפק את המרב מזמנך על ידי השלמת משימות אחת אחת.
לדוגמא: לאחר שתענה על כל הודעות הדוא"ל, צא מהחשבון שלך ולאחר מכן בצע את המשימה הבאה. בינתיים אל תחשוב על דוא"ל. אם יש לך הודעת דוא"ל לענות עליה, בצע זאת מאוחר יותר לאחר שתסיים משימה שיש לתת עדיפות לה
שיטה 2 מתוך 3: הפחתת הסחות דעת
שלב 1. כבה את הטלפון
ככל האפשר, כבה את הטלפון הסלולרי שלך כאשר אתה עובד או לומד. לפעמים, טלפונים סלולריים לוקחים הרבה זמן שניתן להשתמש בהם ביעילות רבה יותר. כאשר יש לך הזדמנות לגשת לפייסבוק או לקרוא דואר אלקטרוני, אתה עלול להרגיש מתפתה לגשת אליה. עם זאת, עשה לעצמך טובה על ידי כיבוי הטלפון אם עדיין יש לך מה לעשות. אם אתה מגיע בטעות לטלפון, רק המסך השחור נראה.
אם אתה צריך להדליק את הטלפון בעבודה, הניח אותו במרחק מה משולחן העבודה שלך כדי שתוכל להישאר ממוקד מכיוון שאתה לא צריך להתפתות להשתמש בו. כמו כן, כבה את צלצול ההודעות שאינן קשורות לעבודה
שלב 2. סגור דפדפנים חסרי תועלת
בימים אלה אנשים רבים מסתמכים מאוד על מחשבים ואינטרנט כדי לבצע משימות. עם זאת, תתקשה לנהל את הזמן אם אתה משתמש בפייסבוק, בטוויטר או באתרים אחרים המושכים תשומת לב כרקע למסך שלך. אתרים שעדיין פתוחים או תוצאות של חיפוש מידע דרך האינטרנט שכבר אין בהם צורך נוטים לגרום לך להסיח את הדעת בקלות. הרגל לסגור במהירות דפדפנים שאינם בשימוש ולהתמקד רק באתרים שאתה צריך בזמן העבודה.
אתגר את עצמך לפתוח 1-2 אתרים בלבד בכל זמן נתון
שלב 3. חסום מדיה חברתית
לפעמים קשה להתגבר על הפיתוי לגשת לפייסבוק או לטוויטר. עם זאת, יש הרבה אפליקציות ואתרי אינטרנט החוסמים מדיה חברתית שיכולים למשוך את תשומת ליבך לזמן מה.
- SelfControl היא אחת האפליקציות החינמיות למשתמשי Mac כאמצעי לחסימה זמנית של אתרים מסוימים.
- אם אתה מעדיף לא להשתמש באינטרנט כלל, השתמש באפליקציית Freedom כדי לחסום גישה דרך האינטרנט למשך 8 שעות.
- השתמש בתוסף Leechblock מ- Firefox כדי להגביל את הגישה לאתרים מסוימים לכמה שעות ביום.
שלב 4. הימנע ככל האפשר מהפרעות
הפרעות יפריעו לזרימת העבודה. אם מתרחשת הפרעה בזמן העבודה כדי שתצטרך להפסיק לעשות משהו אחר, חידוש תהליך העבודה המופרע אינו קל. השלם את המשימה הנוכחית לפני שתמשיך למשימה אחרת. כל עוד אתה מסיים משימה, תן למשימות האחרות לחכות.
- לדוגמה: כאשר אתה חושב שאתה צריך להשיב להודעת דוא"ל בזמן שאתה עובד על משהו אחר, אל תפסיק לעבוד מיד כדי לקרוא את הודעת הדוא"ל שלך. במקום זאת, רשום הערה קטנה כתזכורת ולאחר מכן השב להודעת הדוא"ל לאחר שסיימת את המשימה שעומדת על הפרק.
- זכור כי לפעמים קשה להימנע מהפרעות. למשל: אם מישהו מתקשר אליך בזמן שאתה עסוק, כמובן שאתה צריך לענות. עשה כמיטב יכולתך כדי להימנע מהפרעות, אך אל תכה את עצמך אם הפרעות ממשיכות לצוץ בזמן שאתה עובד.
שיטה 3 מתוך 3: יישום לוח הזמנים היומי הטוב ביותר
שלב 1. השתמש בלוח שנה דיגיטלי
הטכנולוגיה שימושית מאוד ככלי לניהול זמן ומעקב אחר מועדים, פגישות וכו '. השתמש באפליקציית לוח השנה בטלפון ובמחשב שלך. עקוב אחר משימות יומיות, פגישות ולוחות זמנים לעבודה או ללמוד. הגדר תזכורת על ידי הגדרת אזעקה. לדוגמה: הגדר אזעקת טלפון סלולרי כך שתשמע שבוע לפני המועד האחרון להגשת הנייר. ערוך לוח זמנים יומי כך שניתן יהיה לבצע עבודות ולימודים בבית הספר בזמן.
בנוסף ללוח השנה הדיגיטלי, השתמש בלוח שנה רגיל כגיבוי. שים את לוח השנה על שולחנך או השתמש בלוח השנה בסדר היום. יהיה לך קל יותר לזכור את לוח הזמנים או המועד האחרון שלך על ידי רישום על הנייר
שלב 2. גלה מתי אתה הכי פרודוקטיבי בעבודה או בלימודים
כל אחד משיג פרודוקטיביות גבוהה בזמנים שונים. בכך שתדע זאת, תוכל לקבוע מתי תוכל לנצל את זמנך בצורה אופטימלית ולאחר מכן להשתמש בו לעבודה או ללימודים. לדוגמה: אם אתה מרגיש הכי אנרגטי בבוקר, נסה להשלים את המשימה בבוקר. קח את הזמן בלילה להירגע בזמן שאתה עושה את הדברים שאתה אוהב.
לא קל לברר את רמת האנרגיה. לכן, התחל לפקח כאשר אתה מרגיש הכי אנרגטי ונסה לעקוב אחריו במשך כל היום במשך שבוע אחד או יותר. עשו זאת כדי לקבוע מתי אתם היצריים ביותר במהלך חיי היומיום שלכם
שלב 3. הקדישו 30 דקות מהקמה בבוקר לקביעת לוח זמנים של פעילויות
ברגע שאתה מתעורר בבוקר, התחל לתכנן פעילויות שיבוצעו לאורך כל היום. ברגע שאתה מתעורר, תחשוב על דברים שאתה צריך לעשות וקבע לוח זמנים לעבודה. מילא את אחריותך בעבודה ובחיי החברה כמיטב יכולתך ואל תשכח למלא את חובותיך הביתיות.
- לדוגמה: אתה עובד משעה 8 עד 16 אחר הצהריים. היום אתה רוצה להתקשר לסבתא לאחל לה יום הולדת שמח ולאסוף בגדים במכבסה לאחר העבודה. בבוקר, קבעו מראש את סדר הפעילויות שאתם רוצים לבצע לאורך כל היום.
- אם אתה גר באזור זמן איטי יותר, תזמן שיחה לאחר שתסיים את העבודה. אם אתה מתקשר בבוקר, סבתא כנראה ישנה כי עדיין שם חצות. לאחר מכן, תכנן לעצור לאסוף בגדים במכבסה.
שלב 4. קבע לוח זמנים למנוחה והתמודדות עם הפרעות
באופן כללי, אנשים אינם יכולים לעבוד ברציפות ללא מנוחה או ללא הפרעות. הקדש זמן להתמודדות עם הפרעות והסחות דעת בחייך היומיומיים על ידי שילובם בלוח הזמנים שלך בין משימות שצריך לבצע. כך, הפרעות לא ישתלטו ויבלבלו את שגרת יומכם.
- קבעו הפסקות ארוכות או הפרעות מלבד הסחות דעת שעלולות להתרחש בחיי היומיום שלכם.
- לדוגמא: קבעו הפסקת צהריים של שעה כל יום וצפו 30 דקות טלוויזיה להירגע אחרי העבודה.
- תזמן גם הפרעות קטנות במהלך העבודה שלך, למשל: כתיבת נייר תוך בדיקת פייסבוק בכל פעם שאתה מסיים לכתוב 500 מילים.
שלב 5. השלימו את המשימות בסוף השבוע
נצל את סוף השבוע לנוח, להירגע וליהנות. אז אל תעבדו יותר מדי. עם זאת, לביצוע משימות קלות בסופי שבוע יש יתרונות, למשל: ביצוע משימות קטנות שהצטברו וחייבות להסתיים ביום שני.
לדוגמה: קח את הזמן לבדוק ולקרוא דוא"ל בסופי שבוע ולאחר מכן שלח כמה תשובות דוא"ל כך שעד יום שני בבוקר, ערימת הדוא"ל תצטמצם. בנוסף, סמן מיילים שיש לעקוב אחריהם ביום שני בבוקר
שלב 6. יישום לוח השינה הלילי מדי יום
לוח זמנים לישון טוב מאוד חשוב על מנת שתוכל לנהל את זמנך היטב. שנת לילה טובה בלוח זמנים מבטיחה שתוכל להתעורר מוקדם ולהיות מוכן לפעילות היום. היצמד ללוח הזמנים לפני השינה על ידי ללכת לישון באותה שעה בכל לילה ולקום באותה שעה בכל יום, כולל בסופי שבוע. יישום לוח זמנים עקבי מאפשר לגוף שלך להתרגל למחזור שינה/התעוררות, כך שתהיה מנומנם בלילה ותתמריץ כאשר תתעורר בבוקר.
