לעתים קרובות אנו שומעים אנשים מתלוננים על כך שאין להם מספיק זמן להשלים משימות. אם אתה חווה אותו דבר, אל תדאג! אתה יכול להפיק את המרב מהזמן הפנוי שלך על ידי שליטה בכמה מיומנויות ארגון וניהול זמן בסיסיות. ככל שתנהל את זמנך בצורה חכמה יותר, כך יושלמו יותר משימות.
שלב
שיטה 1 מתוך 3: זיהוי אופן השימוש שלך בזמן
שלב 1. רשום את כל הפעילויות היומיות
צפה באילו פעילויות אתה עושה מדי יום וציין כמה זמן לוקח לך להשלים אותן. אולי אינך חושב שהזמן המבוזבז מסתבר בהרבה יותר מהזמן המשמש בפועל להשלמת משימות יומיומיות.
אל תשכח לרשום את הפעילויות השגרתיות שלך בבית, כגון הכנת ארוחת בוקר, טאטוא הבית, מקלחת וכו '
שלב 2. רשום את כל הפעילויות במחברת
ברגע שאתה יודע את הפעילויות שאתה עושה במהלך היום ואת הזמן שלוקח לך לרשום אותן במחברת. אם כל המידע משולב ומוצג בעמוד אחד, תראה דפוסים ופעילויות שיש להם פוטנציאל לעורר בזבוז זמן.
- שמור הערות מלאות וברורות. אל תקליט מספר פעילויות בערך אחד, אל תתעלם ממשימות שלכאורה טריוויאליות, ועקוב אחר הזמן במדויק בעת מעקב אחר יישום הפעילויות היומיומיות.
- פעילות קבוצתית לקטגוריות. לדוגמה, שימו לב למשימות משק הבית בכחול, עבודה משרדית באדום ופעילויות פנאי בשחור. שיטה זו עוזרת לך להעריך כמה זמן ייקח לכל קבוצה.
שלב 3. גלה כיצד אתה מנצל את הזמן שלך
האם אתה מבלה: שעה אחת ביום בהקיץ? שעתיים להחליט היכן לאכול? 8 שעות גישה לאינטרנט? מצא דפוסים המתארים כיצד אתה משתמש בזמן שלך ולאחר מכן קבע אילו פעילויות שימושיות ואילו לא.
- האם אתה מבזבז זמן כי אתה חסר שליטה עצמית? האם אתה רגיל לדחות את העבודה? האם אתה נושא באחריות עצומה? שאל את עצמך את השאלות הללו בעת הערכת אופן השימוש שלך בזמנך.
- אולי אתה מתזמן את הפעילות היומיומית שלך בצורה לא הגיונית. לדוגמה, לא ניהלת את זמנך בחוכמה אם אתה עובד במשך 30 דקות, קח הפסקה של 10 דקות כדי לטפל בדברים טריוויאליים, ולאחר מכן חזור לעבודה למשך 30 דקות. אתה תהיה ממוקד ופרודוקטיבי יותר אם תעבוד במשך שעה אחת ואז תטפל בדברים טריוויאליים.
- השלימו משימות על ידי קביעת מועדים. זה נעשה על ידי ציון משך הזמן לביצוע משימות מסוימות מבלי להסיח את הדעת.
שלב 4. בצע התאמות לוח זמנים
ברגע שאתה יודע בדיוק אילו פעילויות עליך לעשות ועל מה אתה מבלה את זמנך, התאם את לוח הזמנים היומי שלך. וודא שאתה יודע אילו פעילויות אתה לא יכול או לא יכול לבטל בגלל חוסר זמן. פעילויות שלוקחות הרבה זמן לא תמיד מבזבזות זמן.
שלב 5. אם ייקח לך 3 שעות ביום לשלוח הודעות דוא"ל הקשורות לעבודה, אין זה סביר לצמצם את הזמן המוקצב לפעילות זו
עם זאת, אם אתה משיב על 4-5 הודעות אימייל אישיות בזמן שליחת הודעות דוא ל מהעבודה, צמצם את הזמן המוקצב.
שלב 6. שנה את ההרגלים והפרספקטיבה שלך
גם אם אתה מתקשה לנהל את הזמן שלך, תמיד יש פתרון. עכשיו שאתה יודע מדוע אתה מבזבז את זמנך או כיצד עליך לנצל את זמנך, השלב הבא הוא לשנות את אופן ניהול הזמן שלך כדי ליצור הרגלים חדשים.
- אם אתם מבלים זמן רב בניקיון הבית או בבישול, כדאי לשכור עוזרת בית או להירשם לשירות קייטרינג. עבור אנשים מסוימים, זמן יקר יותר מכסף.
- אולי אתה מנצל מעט זמן לגשת לאינטרנט ללא מטרה ספציפית. הגבל את הזמן שבו אתה ניגש לאתרים מסוימים או לרשתות חברתיות אם יש לך משימות חשובות יותר לבצע.
שיטה 2 מתוך 3: הימנעות מהסטות
שלב 1. קבע את הדברים שמסיחים את דעתך במהלך הפעילות היומיומית שלך
הסחת דעת עקבית היא מכשול מרכזי בניהול הזמן בחוכמה. גלה אילו פעילויות או אנשים תופסים הרבה מזמנך, כגון חברים שאוהבים לשוחח או רוצים להירגע כך שתזניח את העבודה. נסו להימנע מדברים שגורמים לכם לבזבז זמן.
- אם אתה מבזבז הרבה זמן, אך אינך מקבל את התוצאות שקיווית להן, ייתכן שיש הסחות דעת שיש להימנע מהן.
- בעת העבודה במשרד, אתה עלול להיתקל בכמה עמיתים מסיחים את דעתך. אל תדבר על שיחות חולין או תשוחח ללא מטרה במהלך שעות העבודה. עם זאת, היו מנומסים כלפיהם מכיוון שהתנהגות במשרד חשובה לא פחות מהיכולת לנהל זמן להצלחה בקריירה.
שלב 2. אל תישאר בטלפון יותר מדי זמן
אם אתה מבלה חלק מזמנך בשיחות טלפון ארוכות, שנה את ההרגל הזה. לעתים קרובות דיבור פנים אל פנים יעיל יותר מאשר בטלפון. אז, היפטר מההרגל של שיחה ארוכה בטלפון.
כאשר דנים בטלפון, תחילת השיחה או סיומה בדרך כלל עוסקים רק בדברים טריוויאליים. אנשים רבים אינם מסוגלים להתמקד ולחלום בהקיץ בטלפון. לכן, נסה להיות מודע לכך. לקבלת התוצאות הטובות ביותר, קיימו פגישה פנים אל פנים אם אתם צריכים לדון בנושאים הקשורים לעבודה כפי ששני הצדדים יכולים לדון מבלי להסיח את דעתם במהלך הפגישה
שלב 3. אל תיכנס לאתר לעתים קרובות מדי
אנשים רבים זקוקים לאינטרנט כאמצעי העיקרי להשלמת משימות. עם זאת, רבים גם מבזבזים זמן ללא תועלת פשוט בחיפוש אחר מאמרים, חדשות ספורט, תמונות אמן, תמונות של חתלתולים או גורים. התמקד בשימוש באינטרנט. ישנן תוכניות שונות לחסימת אפליקציות, אתרים ומדיה מסוימים להפחתת כתובות אתרים שמקורן באינטרנט.
- כבה את פייסבוק, טוויטר ומדיה חברתית אחרת כשאתה צריך להתמקד בדברים חשובים יותר.
- גם חיפוש נושאים באמצעות גוגל דורש זמן רב. בהתחלה אתה רק רוצה למצוא קצת מידע, אבל לפני שאתה יודע את זה, אתה גולש באתרים שונים במשך 3 שעות.
שלב 4. שים שלט "אנא הרגע"
אולי ראית את השלט תלוי על דלת חדר המלון. פרסם שלט זה במשרד או בסביבת העבודה שלך. במקום לבקש זאת במלון, הדפס אותו בעצמך ולאחר מכן תלה אותו על דלת סביבת העבודה במידת הצורך. כך אף אחד לא מזמין אותך לשוחח כדי שתוכל להתמקד בעבודה.
אם אתה עובד מהבית, הקים חדר מיוחד לעבודה. אל תעבוד במקום המשמש בדרך כלל לפעילויות עם בני משפחה. קל להסיח את הדעת כאשר אתה שומע את הצליל מהטלוויזיה, צלצול הטלפון או צליל של משחק וידאו
שלב 5. היו מוכנים להסטות בלתי צפויות
לפעמים, הסחות מגיעות באופן בלתי נמנע, למשל מכיוון שהבוס שלך מזמין אותך לשוחח באמצעות WA או שההורים שלך מבקשים עזרה להשלמת משימות קלות. אם נקבעת, הדברים האלה לא גורמים לך לקצר זמן להשלים משימות ולבצע פעילויות עדיפות.
שיטה 3 מתוך 3: שימוש יעיל בזמן
שלב 1. רשום את כל הדברים שצריך לעשות
אל תסמכו על זיכרון למשימות יומיומיות. ערכו רשימה של פעילויות שיש לבצע וקראו אותה לעתים קרובות ככל האפשר, כך שכל מטרות העבודה יושגו.
- גם אם משימות מסוימות נראות טריוויאליות או קלות, פשוט רשום אותן. לוח הזמנים שעל סדר היום יכיל משהו כמו "התקשר לסטיב", "חשב את שולי הרווח" או "שלח מייל לבוס".
- הקפידו להרגל לקחת אתכם פתקים במהלך הפעולות היומיומיות שלכם, כך שתהיו מוכנים לרשום הערות על פעילויות או משימות חדשות. למרות שאתה יכול לרשום את זה מאוחר יותר, עדיף לא לדחות את זה כדי שלא תשכח את זה.
שלב 2. השתמש בלוח שנה
שימוש בלוח שנה או סדר יום כאמצעי לתזמון פעילויות יומיומיות עוזר לך לנהל את הזמן ביעילות. רשום כל דבר חדש שצריך לכלול בלוח הזמנים שלך, כגון מועד אחרון, משימה או פגישה. הקדש זמן בכל בוקר כדי לקרוא את סדר היום שלך כדי לברר אילו פעילויות עליך לעשות במהלך היום.
שלב 3. אל תקבע פגישות עם אותו לוח זמנים
על מנת שתוכל לנהל את הזמן בתבונה, קבע לוח זמנים של פעילויות לא צפופות מדי. אל תעמוד בלוחות זמנים או קבע פגישות עם אותו לוח זמנים. קרא קודם את סדר היום לפני שתסכים ללוח זמנים חדש כדי להבטיח זמינות בזמן. בדרך זו תוכל לנהל את זמנך היטב ולהישאר בלוח זמנים יומי עקבי.
שלב 4. הימנע מהפרעות
נצל את הזמן שלך באופן פרודוקטיבי על ידי ביטול דברים שמסיחים את דעתך או מונעים ממך לסטות מלוח הזמנים ולעכב פעילויות אחרות. כבה את הטלוויזיה ומשחקי הווידאו כך שתוכל להתמקד במשימות העדיפות שלך וליהנות מאוחר יותר.
שלב 5. העדיף את המשימות שיש להשלים
ארגן את הזמן שלך כמיטב יכולתך על ידי תזמון המשימות החשובות ביותר או שחייב לבוא קודם. רשום משימה זו על לוח זמנים באמצעות צבעים בהירים או מדבקות קטנות. תזמן קודם כל משימות בעדיפות עליונה כך שיהיה מספיק זמן להשלים אותן ולאחר מכן רשום פעילויות אחרות שניתן לבצע מאוחר יותר.
- היו מוכנים לשנות סדרי עדיפויות בכל עת. יש דברים שעולים בפתאומיות ויש להתייחס אליהם באופן מיידי, כך שתאלץ להפסיק לעבוד כדי להפנות את תשומת הלב ולהקדיש זמן לעמידה בלוחות זמנים דחופים מאוד עם תוצאות מקסימליות. וודא שאירועים מסוג זה הם נדירים.
- אם אתה משנה את סדרי העדיפויות היומיומיים שלך לעתים קרובות, נראה שצריך לתקן משהו. אמנם זה נורמלי לבצע התאמות קטנות בלוח הזמנים שלך, אך שינוי לוח הזמנים לעתים קרובות מדי מעיד על חוסר יכולת לקבוע סדרי עדיפויות כראוי.
שלב 6. היו מציאותיים
קבעו הקצאת זמן מציאותית כך שכל משימה תושלם כראוי. אם לוקח לך 30-60 דקות להשלים משימה, תזמן 60 דקות. על ידי ביצוע הערכות זמן מציאותיות, אינך מרגיש המום או שאתה צריך לשנות את לוח הזמנים של העבודה.
עדיף להיזהר ולתת יותר זמן מהצורך. אם משימה מסתיימת מוקדם, עבדו על המשימה הבאה ואין לזה שום השפעה על התפוקה
שלב 7. קבע פעילויות שגרתיות יומיות
אל תשכח לתזמן את שגרת היומיום שלך, כמו לאכול ולרחוץ. סביר להניח שזה יסתדר מעצמו, אך יהיה עליך להקצות זמן בין משימות מתוזמנות, כך שלא תחמיץ או תדחה פעילויות מתוזמנות אחרות.
שלב 8. השתמש בתזכורות
בנוסף לסדר היום שלך, השתמש בכלים אחרים כדי להזכיר לך משימות או מועדים חשובים, כגון דפי Post-it או הגדרת תזכורת בטלפון שתצלצל או תופיע הודעה בזמן מסוים כדי להזכיר לך לעשות משהו או להתכונן ללוח הזמנים הבא. כך לא תשכחו את הפעילויות המתוכננות.
- אל תסמוך על אנשים אחרים שיזכירו לך כי יש סיכוי טוב שהם ישכחו כמוך.
- אם מתוכננת פעילות חשובה מאוד, הגדר כמה תזכורות למקרה שתתעלם מפתק קטן או אזעקת טלפון סלולרי.
שלב 9. בקש עזרה
תוכל לבקש עזרה מאחרים או להאציל עבודות קלות במידת הצורך. אתה יכול לקבוע לוח זמנים טוב אם אתה לא מהסס לבקש ממישהו אחר לעזור בניקוי הבית או להכין ארוחת ערב אם אתה עדיין עסוק בעבודה עד שעות הלילה המאוחרות.
- האציל את האחריות למישהו שאתה יכול לסמוך עליו. במקום לבקש עזרה מאנשים המסוגלים לבצע את המשימה, בחר מישהו שמוכן לעבוד היטב עד לסיום.
- אל תתרגל להעביר משימות לאנשים אחרים. בנוסף להראות חוסר יכולת לנהל זמן, אתה עשוי להיראות עצלן וחסר מוטיבציה.
שלב 10. גלה את הפרודוקטיביות שלך
מעת לעת, עליך להקדיש זמן לנתח את מה שהשגת, כמה טוב אתה מבצע וכמה זמן זה לוקח. על ידי הערכת היבטים שונים בחייך האישיים והמקצועיים, תוכל להתאים את לוח הזמנים של העבודה ואת אורח החיים היומיומי שלך כך שתוכל להשיג תוצאות החורגות מהיעדים שלך.
שלב 11. תן לעצמך מתנה
עבודה קשה מדי או ארוכה מדי נוטה להוביל לשעמום, מה שמקשה עליך להתמקד אפילו במשימות הקלות ביותר. לכן, קח זמן לחגוג את ההישגים שלך ותן לעצמך מתנה שאתה אוהב.
- קח את הזמן לנוח כדי להירגע. כבה את הטלפון ואל תשיב להודעות דוא"ל. אם עבודה ופנאי משולבים, זו לא דרך לתגמל את עצמך או למנוע שחיקה.
- אם אתה עובד בימים שני עד שישי, קח את סוף השבוע לנוח. לדוגמה, אם אתה מסיים פרויקט שארך 3 חודשים ברציפות, הקדש זמן לחופשה קצרה לאחר השלמת הפרויקט.
