חברות רבות משתמשות ב- Microsoft Excel כדי לעקוב אחר עלויות מחלקתיות או חברות. כיום Excel הפכה לתוכנית ברירת המחדל במחשבים עם מערכות הפעלה של Windows. אז אתה יכול להשתמש בתוכנית זו כדי לעקוב אחר החשבונות שלך. ישנן מספר תבניות (הדפסים) ממיקרוסופט ואתרים אחרים בהם תוכל להשתמש כדי לעקוב אחר הוצאות. אפילו בגרסאות האחרונות של Excel, תבניות אלה כבר זמינות בתוכנית. תוכל גם ליצור גליונות עבודה משלך לניטור חשבוניות ב- Excel. מאמר זה ידון בשתי הדרכים.
שלב
שיטה 1 מתוך 2: שימוש בתבנית אקסל
שלב 1. בחר את תבנית ברירת המחדל של Excel
בגרסה האחרונה של Excel יש תבניות לניטור הוצאות אישיות ותבניות לפעילות עסקית כללית. אתה יכול לגשת ולהשתמש בתבנית זו כדי לעקוב אחר הוצאות ב- Excel.
- ב- Excel 2003, בחר "חדש" מהתפריט "קובץ". בחר "במחשב שלי" מחלונית המשימות "חוברת עבודה חדשה" כדי להציג את תיבת הדו -שיח "תבניות".
- ב- Excel 2007, בחר "חדש" מתפריט "קובץ" כדי להציג את תיבת הדו -שיח "חוברת עבודה חדשה". בחר באפשרות "תבניות מותקנות" מתפריט "תבניות" בחלונית השמאלית. בחר "תקציב חודשי אישי" מתוך "תבניות מותקנות" בחלונית האמצעית ולחץ על "צור".
- ב- Excel 2010, לחץ על התווית "קובץ" ולאחר מכן בחר "חדש" מהתפריט "קובץ". בחר "תבניות דוגמה" בחלק העליון של החלונית "תבניות זמינות", ולאחר מכן בחר "תקציב חודשי אישי" מתצוגת התבניות לדוגמה ולחץ על "צור".
שלב 2. בחר תבנית מקוונת
אם תבנית התקציב האישית המובנית של Microsoft Excel לא יכולה לעקוב אחר ההוצאות שלך, נסה להשתמש בתבניות הזמינות באינטרנט. ניתן להוריד תבניות מאתרי צד שלישי, או להשתמש ב- Excel כדי להתחבר עם Microsoft Office Online.
- ב- Excel 2003, תוכל לבחור את התבנית המתאימה מספריית Microsoft Office Online בכתובת https://office.microsoft.com/en-us/templates/. (כאן תוכל למצוא גם תבניות לגירסאות קודמות של Excel.)
- ב- Excel 2007, בחר "תקציבים" מהקטע Microsoft Office Online בתיבת הדו -שיח "חוברת עבודה חדשה". עליך להתחבר לאינטרנט כדי להתחבר לספריית התבניות המקוונות של Office.
- ב- Excel 2010, בחר "תקציבים" מהקטע Office.com בחלונית התבניות הזמינות. עליך להתחבר לאינטרנט כדי להתחבר לספריית התבניות המקוונות של Office.
שלב 3. הזן את המידע לתאים המתאימים
המידע שהוזן תלוי בתבנית גליון העבודה שבה נעשה שימוש.
שלב 4. שמור את גליון העבודה שלך
תוכל להשתמש בשם גליון העבודה המסופק על ידי התבנית או להזין שם כרצונך. או שאתה יכול פשוט לרשום את שם ושנת הייצור של נייר העבודה.
שיטה 2 מתוך 2: צור גליון עבודה משלך למעקב אחר הוצאות
שלב 1. פתח את Excel
שלב 2. הזן שם עבור גליון העבודה בתא A1
השתמש בשם ברור, כגון "תקציב אישי", "ניטור הוצאות אישיות", או משהו דומה. (אין להשתמש במרכאות בעת כתיבת שמות. כאן משתמשים במרכאות לציון דוגמאות).
שלב 3. הזן כותרות עמודה בשורה 2
להלן כמה שמות ורצפים בהם תוכל להשתמש, "תאריך", "בתשלום", "תזכיר", "הוצאה", "הכנסה" (או "הרווח" או "הפקדה") ו"יתרה ". הזן כותרות אלה לתאים A2 עד G2, והתאם את רוחב העמודה כך שכל הטקסט יהיה גלוי.
לאחר הגדרת כותרות העמודות והכותרות, השתמש בתכונה "הקפאת חלוניות" כך שכותרות העמודות יהיו למעלה כאשר אתה גולל למטה בעמוד. האפשרות Freeze Panes נמצאת בתפריט "תצוגה" עבור Excel 2003 ואילך, ובקבוצה "חלון" ברצועת התפריט "תצוגה" עבור Excel 2007 ו- 2010
שלב 4. הזן את ההוצאה הראשונה בשורת התא 3
שלב 5. הזן את נוסחת האיזון בתא G3
היתרה תיקבע לפי ההפרש בין הכנסה להוצאות מכיוון שזוהי ערך האיזון הראשון. אופן ההגדרה תלוי ברצון שלך לראות את התקציב מצד ההוצאות או מהמזומן שיש לך.
- אם אתה רוצה שגיליון עבודה מותאם אישית יציג הוצאות, נוסחת היתרה שלך היא = E3-F3, כאשר E3 הוא התא המכיל את יתרת ההוצאות, ו- F3 הוא תא יתרת ההכנסה. בדרך זו, אם ההוצאות שלך גדולות מההכנסה שלך, סך ההוצאות שלך יהיה בעל מספר חיובי, מה שיקל עליך להבין.
- אם אתה רוצה שגיליון עבודה מותאם אישית יציג את הכסף שיש לך, נוסחת היתרה היא = F3-E3. לפיכך, נייר העבודה יציג תזרים מזומנים חיובי אם מזומנים בהישג יד הם יותר מהוצאות ושלילי אם ההוצאות גדולות מההכנסה.
שלב 6. הזן את ערך העלות השני בשורת התא 4
שלב 7. הזן את נוסחת האיזון בתא G4
מכיוון שיתרת הערכים השניים וההמשך עתידים לרשום את היתרה הנוכחית, עליך להוסיף את ההפרש שנוצר בהוצאות ובהכנסה ליתרה בערך הקודם.
- אם אתה רוצה שגיליון העבודה יציג הוצאות באופן ספציפי, נוסחת האיזון היא = G3+(E4-F4), כלומר G3 הוא התא המכיל את היתרה הקודמת, E4 הוא התא המכיל הוצאות ו- F4 הוא התא המכיל הכנסות.
- אם ברצונך שגיליון העבודה יציג את כמות המזומנים בהישג יד, נוסחת היתרה היא = G3+(F4-E4).
- הסוגריים בנוסחה המראים את ההבדל בין עלויות להכנסות אינן נדרשות בפועל. כתבנו אותה כך שהתפיסה של הנוסחה התבהרה.
- אם תוכל להשאיר את תא ערך האיזון ריק עד להשלמת כל הערכים, אנא השתמש במילת ה- IF בנוסחה כך שכאשר תזין את התאריך, תא האיזון לא יציג את הערך. הנוסחה לשיטה זו עבור הערך השני היא = IF (A4 = "", "", G3+(E4-F4)) אם ברצונך שגיליון העבודה יפקח על העומס ו = IF (A4 = "", "", G3+(F4-E4)) אם אתה רוצה נייר עבודה שיפקח על תזרים המזומנים בהישג יד. (אפשר להשאיר את הסוגריים סביב ההוצאות וההכנסות בחוץ, אך אסור להשמיט את הסוגריים החיצוניים).
שלב 8. העתק את נוסחת האיזון לתא אחר בעמודה G (טור איזון)
לחץ לחיצה ימנית על תא G3 ובחר "העתק" מהתפריט המוקפץ. לאחר מכן גלול למטה לתא שמתחתיו. לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על התא הנבחר ובחר "הדבק" מהתפריט המוקפץ כדי להדביק את הנוסחה בתא הנבחר.. (ב- Excel 2010, בחר באפשרות "הדבק" או "הדבק נוסחאות" בתפריט המוקפץ.) הנוסחה תעדכן את הפניות התא אוטומטית כדי לציין את המחיר, ההכנסות והתאריכים התאריך (אם נעשה שימוש) של השורה הנוכחית ו מאזן הייחוס של השורה שמעל השורה הנוכחית.
שלב 9. שמור את דף העבודה
תן לגליון העבודה שלך שם ברור, למשל "Cost Monitoring.xls" או "Personal Budget.xls". באפשרותך להזין את שם ושנת הקובץ, זהה לשיטה ליצירת דף עבודה עם. (שוב, אינך צריך להשתמש במרכאות כפי שכתבנו אותן רק כדי להבהיר את שמות הקבצים לדוגמה. אינך צריך להקליד את סוג סיומת הקבצים מכיוון ש- Excel יכתוב אותו אוטומטית.)
Excel 2003 וגירסאות קודמות שומרות גליונות עבודה בפורמט ".xls", ואילו Excel 2007 ו- 2010 שומרות גליונות עבודה בפורמט המבוסס על XML אחר ".xlsx". עם זאת, ל- Excel האחרונה יש גם אפשרות לשמור קבצים בפורמט ".xls". אם יש לך מספר מחשבים ומתכנן לשמור את גליון העבודה על כולם, השתמש בפורמט הישן אם במחשב שלך יש Excel 2003 ואילך. השתמש בפורמט העדכני ביותר אם לכל המחשבים שלך יש לפחות Excel 2007
טיפים
- השתמש ב"השלמה אוטומטית "בקטגוריות הוצאות והכנסות, כך שהכתיב שהוזן יהיה נכון.
- תוכל להשתמש בצבע מודגש, בצבע טקסט או בהצללת תאים כדי להבחין בין עלויות ללא תשלום, בתשלום ועתיד.
- כדי למנוע נוסחאות או כותרות עמודות משתנות בטעות, כדאי להגן על התאים מפני שינוי. בחר את התאים שברצונך להחליף (תאריך, קטגוריית מקבל תשלום, הוצאה, הכנסה ותזכיר), ופתח את התאים ולאחר מכן החל הגנה על כל גליון העבודה.
