נכון לעכשיו, לחץ העבודה הולך ומחמיר. כל מי שיש לו משרה מלאה יודע שיום העבודה הממוצע לא תמיד מספיק כדי לעשות הכל. עם זאת, ניתן להגדיל את הפרודוקטיביות שלך מאוד על ידי אימוץ הרגלים שנוצרו כדי לייעל את העבודה. העובד היעיל מנצל את כל הזמן הפנוי, ונותן קודם כל את מלוא תשומת לבו למשימות החשובות ביותר. להיות יעיל בעבודה לא רק יגדיל את הפרודוקטיביות שלך ויראה זאת לבוס שלך - הוא גם יגרום לך להיות מרוצה יותר מכיוון שהיה לך יום פורה.
שלב
שיטה 1 מתוך 3: יצירת מיקוד
שלב 1. שמור על מקום עבודה נקי ומסודר
השגת יעילות בעבודה יכולה לפעמים להיות קלה כמו ניקיון מקום העבודה שלך. מקום עבודה מסודר ונקי יפגע בפריון שלך. אם אתה מתקשה למצוא כלים או מסמכים עקב חוסר סידור זה, הזמן שלך היה בזבוז. שמור רק פריטים שאתה משתמש בהם מדי יום - יש להרחיק פריטים אחרים משולחן העבודה שלך אך עדיין ניתן לאחזר אותם במהירות.
-
אם אתה עובד במשרד, ארגן את שטח המשרד ושולחן העבודה שלך כך שתוכל למצוא במהירות ובקלות את כל מה שאתה צריך לעבודה. אם אתה לא עובד במשרד, אותם עקרונות עדיין חלים. לדוגמה, אם אתה עובד בחנות לתיקון אופניים, שמור על הכלים שלך נקיים ומאורגנים, כך שתוכל למצוא אותם בעת הצורך. כמעט כל מקום עבודה מרוויח משמירה על ניקיונו.
לאבד שומן בבטן מהר (נשים) שלב 11 - עובדי משרד ואחרים המטפלים בכמויות גדולות של ניירת חייבים להקים מערכת הגשה מסודרת והגיונית. שמור מסמכים שבהם אתה משתמש לעתים קרובות בהישג יד. שמור מסמכים אחרים בסדר אלפביתי או בסדר אחר.
שלב 2. וודא שמקום העבודה שלך מצויד היטב
ודא שיש לך את הפריטים והכלים הדרושים לעבודה שלך. במשרד, זה אומר שאתה חייב להיות בעל כלים כמו חור, מהדק, מחשבון וכו '. מחוץ למסגרת משרדית, הכלים שונים, אך העיקרון עדיין זהה - יש את הכלים הדרושים לך כדי לעבוד ביעילות לפני שתצא לעבודה.
- זה גם אומר לוודא שיש לך מלאי של כל הכלים שתפקידך דורש. מורים צריכים גיר, נגרים צריכים מסמרים וכו '.
- וודא שהציוד שלך מתוחזק היטב. כלי אחד חשוב שנשבר יכול לשבש את זרימת העבודה של כל היום אם אינך יכול לעבוד בלעדיו! חסוך זמן בטווח הארוך על ידי הקדש מעט זמן לניקוי ותחזוקה מדי פעם של הציוד שלך.
שלב 3. שמור על לוח הזמנים מאוחד
אם יש לך תוכנית, כמובן שאני חושב שהעבודה שלך תהיה יעילה יותר. כדי באמת לקבוע לוח זמנים יעיל, הגבל את עצמך לספר מתכנן אחד בלבד (ולוח שנה נוסף בעבודה לטווח הארוך). אל תסבך את העבודה שלך על ידי שמירה על יותר ממחברת אחת. אתה צריך להיות מסוגל לראות במקום אחד מה אתה צריך לעשות.
-
ארגן כל יום על ידי יצירת רשימת "לעשות". התחל בעדיפות הגבוהה ביותר כדי שניתן יהיה להשלים אותם קודם. הניחו משימות פחות חשובות בסוף. התחל בראש הרשימה. אם יום אחד לא תשלים את רשימת המטלות, סיים את המשימה הבלתי גמורה למחרת.
להיות יעיל יותר בעבודה שלב 03Bullet01 - קבע מועדים לפרויקטים החשובים ביותר והיה מציאותי עם מסגרות הזמן הדרושות. אתה לא רוצה להגדיר את עצמך לכישלון - עדיף לבקש זמן נוסף בתחילת הפרויקט מאשר לבקש זאת כשהמועד הקרוב קרוב.
שלב 4. סלק את הסחות הדעת האישיות שלך
למקומות עבודה שונים יהיו הסחות דעת שונות - חלק מהמשרות יתעסקו עם עמיתים רועשים. אחרים עשויים להיות שקטים מאוד, דבר שיסיח את דעתך מכל הצליל הקטן ביותר. עשה מה שאתה צריך לעשות כדי להישאר ממוקד. אם מותר לך להאזין למוזיקה בעבודה, קח איתך נגן mp3 לעבודה. אולי אפילו תשקול לפרסם פתקים במקום העבודה שלך כדי שהעמיתים לעבודה לא יפריעו לך. זה אולי נראה קשה אבל זה לא ככה. זוהי דרך סבירה ויעילה לגרום לאנשים לעזוב אותך בעבודה. זכור, אתה יכול להתרועע בהפסקות ובשעות הצהריים.
-
אחד הטרדות הנפוצות ביותר הוא אתרי אינטרנט. מחקרים מראים ששני שלישים מהעובדים מבלים בכל יום לפחות זמן מה באתרים שאינם קשורים לעבודה. למרבה המזל, רוב דפדפני האינטרנט מאפשרים לך להוריד עזרי פרודוקטיביות בחינם שיעזרו לך לחסום אתרים בעייתיים. חפש תוספות מחנות הדפדפן שלך בעזרת מילות המפתח "חוסם אתרים" או "סיוע לפרודוקטיביות". תקבל כמה תוצאות חינמיות ויעילות.
התייעל יותר בעבודה שלב 04Bullet01 -
עוד דרך מצוינת להימנע מהפרעה היא להגביל את שיחות הטלפון שלך (כדי להימנע משיחות טלפון מיותרות) ולמזער מפגשים פתאומיים.
להיות יעיל יותר בעבודה שלב 04Bullet02
שלב 5. השתמש בהפסקות כדי לטפל בעניינים אישיים
באופן מפתיע, ההפסקות האלה יכולות להגביר את היעילות של מקום העבודה שלך, במקום להפריע. קודם כל, מנוחה גורמת לך להיות יותר רענן ופחות עייף. שנית, מנוחה נותנת לך זמן להתמודד עם הפרעותיך. קח הפסקות כדי לעשות כל דבר שעלול להסיח את דעתך בעבודה. האם אתה חולם לעתים קרובות על אחיך בעבודה? התקשר אליהם בהפסקות וסלק את ההפרעה הזו!
שיטה 2 מתוך 3: לגרום לאסטרטגיות לפעול ביעילות
שלב 1. פרק את האחריות שלך לחתיכות ניתנות לניהול
פרויקטים גדולים יכולים להפחיד - אם הם גדולים מדי, קל מאוד להיפטר מהם תחילה, לבזבז זמן על עבודה פחות חשובה עד שבסופו של דבר תצטרך לעבוד עליהם כשהתאריך האחרון מתקרב. כעובד יעיל, אתה צריך קודם כל לעשות את מה שחשוב, גם כשזה אומר שאתה עושה חלק קטן בעבודה גדולה. זה לא מרגיש מספק לספק חלק קטן של עבודה גדולה, אבל זו דרך חכמה להפיק את המרב מהזמן שלך. בטווח הארוך, תסיים את המשימות החשובות ביותר מהר יותר אם תשלים אותן לאט לאט בכל יום.
לדוגמה, אם אתה צריך לעשות מצגת גדולה בחודש אחד, הקפד על מטרה להתוות היום. זה לא לוקח הרבה זמן, כך שזה לא יסיח את דעתך מהעבודה שלך, אך זהו שלב ראשון חשוב שהופך את שאר התהליך למהיר וקל יותר
שלב 2. להאיר את העבודה שלך עם משלחת
אלא אם כן אתה נמצא בתחתית העבודה שלך, יש לך הזדמנות לחלק כמה משימות שחוזרות על עצמן כפופים לך כדי לחסוך זמן. אל תיתן לפקודים שלך פרויקט אם רק תוכל להשלים אותו היטב. תן להם זמן רב וחדגוני, כך שתוכל להתמקד בדברים חשובים יותר. אם אתה מאציל עבודה, זכור לעקוב אחר מועד אחרון. תמיד תהיה אסיר תודה כאשר הכפופים שלך עוזרים לך - אם הם יראו שאתה מעריך אותך, סביר יותר שהם יעבדו על הפרויקט הבא שלהם.
-
אם אתה מתמחה, עובד ברמה נמוכה יותר, אתה עדיין יכול לשתף את העבודה המונוטונית הזו עם עובדים באותה רמה כמוך (באישורם ובאישור הממונה שלך, כמובן). אם אתה משתמש בעזרה של השותף שלך, היה מוכן להתגמל בפעם הבאה!
להיות יעיל יותר בעבודה שלב 07Bullet01 -
אם יש לך מערכת יחסים טובה עם הבוס שלך, ייתכן שתבחין בכך שהוא או היא מאצילים חלק מהעבודה למישהו אחר מטעמך!
להיות יעיל יותר בעבודה שלב 07 Bullet02
שלב 3. שמור על גרביונים רזים
יש סיבה שכולם שונאים פגישות - על פי סקר שנערך בשנת 2012, כמעט מחצית מהמשתתפים חשבו שפגישות הן בזבוז זמן עבודה - יותר מהזמן שהשקיעו באתרים אישיים ופנאי. פגישות יכולות להיות חיוניות לדיון ביעדים ולהגדרת חזון לעתיד. אך לעתים קרובות הדבר הופך לפגישה לא יעילה במשך שעות, אפילו ימים, מבלי לייצר דבר. להלן מספר טיפים להפיכת הישיבות שלך ליעילות יותר:
- צור סדר יום לפני כל פגישה כך שהזמן המוקצב יגיע למקסימום. הזן את פרק הזמן שכל נושא צריך להיות מכוסה. עקוב אחר סדר היום שלך ככל האפשר. אם עולה נושא אחר, המלץ עליו לדיון במועד מאוחר יותר.
- הזמן כמה שפחות אנשים. צמצום הנוכחות בפגישות שלך למינימום יוריד את הסיכוי שהשיחה תצא מהנושא. זה גם שומר על אנשים שאינם צריכים להיות שם כדי להמשיך לעבוד ליד שולחנותיהם.
- שמור את שקופיות המצגת למינימום. יש מעט ויכוח האם שקופיות מצגת (PowerPoint וכו ') מסייעות או מפריעות ליעילות הפגישה. זה די ברור: אם אתה משתמש בשקופיות מצגת, ודא שהן תמציתיות ואינפורמטיביות ככל האפשר. השתמש בשקופיות כדי להציג תמונות ונתונים שאינם ניתנים להעברה באמצעות מילותיך, ולא את כל תוכן המצגת שלך.
- לבסוף, העיקרון העיקרי, יודע מה אתה רוצה להחליט לפני שתתחיל בפגישה ותקבל את ההחלטה הזו מהר ככל האפשר.
שלב 4. עצור את הדרמה במשרד מלכתחילה
מקום העבודה יכול להיות מקום מלחיץ. אם יש עלייה מתמדת, התמודדי עם זה באופן מיידי. זה יכול להיות אתה, האדם שאיתו אתה מתמודד או ששני הצדדים צריכים להתנצל. עשה זאת במהירות האפשרית. אם תאפשר למאבק להימשך, היעילות שלך תיפגע וזה יעלה לך זמן בטווח הארוך מכיוון שאתה נוטה להימנע מאדם זה. חשוב מכך, אל תתנו לדרמה בעבודה להרוס את היעילות ואת מצב הרוח שלכם!
- אל תפחד לערב מתווך. כולנו יודעים שדרמה ותחושות פגועות עלולות להפריע לזרימת העבודה, ולכן רבים שוכרים אנשים שהוקצו במיוחד לפתרון קונפליקטים במקום העבודה. צור קשר עם אנשי משאבי האנוש במשרדך אם אתה מרגיש מתוסכל, עצוב או מפחד בגלל אנשים אחרים במקום העבודה שלך.
- כשהכל נגמר, אתה לא צריך להיות חבר עם הקולגה שאיתו היה לך ויכוח, אבל אתה אמור להיות מסוגל לעבוד איתו. היה מנומס ודיסקרטי במקום העבודה שלך, אפילו עם אנשים שאתה שונא.
שיטה 3 מתוך 3: ביצוע שינויים באורח החיים
שלב 1. נוח היטב
עייפות אף פעם לא משפרת את איכות העבודה של אף אחד. עייפות תאט את הביצועים שלך, ואם אתה נרדם בקלות, זה יכול להיות מביך בפגישה חשובה. יותר מזה, חוסר שינה ייצור בעיות בריאותיות רבות. אל תירדם בעבודה או אל תדלג על העבודה כי אתה חולה-ישן 7-8 שעות ביום לאיכות הטובה ביותר.
עייפות בעבודה יכולה להוות רק הפרעה קלה. אך במקרה הגרוע ביותר, ייתכן שמדובר בבעיית אבטחה רצינית. אם יש לך עבודה שבה חיי אנשים מונחים על כף המאזניים (למשל: פקיד שדה תעופה או נהג משאית), חשוב מאוד לנהל את לוח השינה שלך
שלב 2. תרגיל
המדע הראה שפעילות גופנית משפרת את מצב הרוח בעבודה ואת התפוקה. זה חשוב מאוד במיוחד עבור עובדי משרד שמבלים רק הרבה זמן מול המחשב. עם פעילות גופנית, זה לא רק גורם לך להיות בריא יותר, אלא גם מאושר יותר, ממוקד יותר ומוטיבציה.
אם אתה מתחיל בפעילות גופנית בפעם הראשונה, נסה שילוב של אימון אירובי ומשקל
שלב 3. שמור על מצב רוח טוב
אם אתה מנסה לשפר את יעילות העבודה שלך, עליך לעבוד ברצינות. לעתים קרובות, זה לא רעיון טוב - אתה עשוי להגביר את היעילות שלך בטווח הקצר, אך זה לא גורם לך אושר בעבודה, קל מאוד להימאס, מה שמוביל לשחיקה וחוסר מוטיבציה. נסה לשמור על מוטיבציה - אם אתה מרגיש שמח בעבודה, אתה תהיה מוטיבציה ואמביציוזי יותר. עשה דברים קטנים כדי להעלות את מצב הרוח שלך שלא מפריע לפריון כמו האזנה למוסיקה, מתיחות קצת או הובלת המחשב הנייד לחדר ההפסקה לאווירה שקטה ושלווה יותר.
- נצל את הזמן שלך מארוחת הצהריים - נצל את ההזדמנות ליהנות מארוחה טובה ולהתבדח עם החברים שלך.
- השתמש בקפה בזהירות. קפה יכול להיות מעורר פנטסטי אם אתה מרגיש מאוד אדיש, אבל אם אתה משתמש בו כל יום, אתה יכול להיות תלוי בו וזה לא יועיל לך בטווח הארוך.
שלב 4. הניע את עצמך
קל יותר לעבוד ביעילות רבה יותר אם יש לך סיבה טובה לעבוד. אם אתה מתקשה להישאר מוטיבציה לעיתים קרובות, חשוב על הסיבות שהובילו אותך לחפש עבודה זו - מטרותיך בחיים, חלומותיך או החזון שלך. נסה לחשוב שהעבודה שלך היא הדרך למטרה הסופית שלך. אם אתה נהנה מהעבודה שלך, תחשוב איך העבודה שלך משפיעה על ההרגשה שלך - האם אתה מרגיש שבע רצון אחרי שעשית את זה?
-
תחשוב על הדברים הטובים שיוצאים מהעבודה שלך. אולי תוכל להחזיק רכב או בית משלך, או לשלוח את ילדיך לבית הספר. חשוב גם על היתרונות שאתה מקבל מהעבודה שלך, כגון ביטוח בריאות ורופא שיניים עבורך ועבור משפחתך.
התייעל יותר בעבודה שלב 13Bullet01 - תחשוב על ההשלכות אם אתה לא עובד. על מה יש לך לוותר כי איבדת את מקור ההכנסה שלך? איך זה השפיע על המשפחה שלך ועל הקרובים לך?
שלב 5. גמל את עצמך
אם הגברת את יעילות העבודה בהצלחה, חגג אותה. לא פשוט לשבור הרגלים ישנים ולאמץ חדשים, אז תגמול על העבודה הקשה שלך. קח בירה אחרי העבודה ביום שישי, או מסיבה עם החברים שלך, או פשוט שוכב במיטה וקורא ספר - מה שעושה אותך מאושר אחרי שבוע ארוך. זה מאוד חשוב בכדי לשמור על מוטיבציה.
