כולנו יודעים להתארגן בעבודה זה חשוב, אבל לרוב האנשים קשה לעשות זאת. תאמינו או לא, ההתארגנות היא לא קשה כמו שזה נראה. כמה תיקונים ופתרונות יקלו עליך להפוך לאדם מאורגן משאתה חושב.
שלב
שיטה 1 מתוך 4: הגדרת המקום והשעה
שלב 1. עקוב אחר הפעילויות שלך
הקדישו מספר ימים לכתב יומן או עקבו אחר הפעילויות היומיומיות שלכם. על ידי ניהול יומן, אתה יכול לראות אילו דברים שעשית שלא הבנת קודם. בנוסף, כתב העת יכול גם לתת לך מושג קטן אודות החסרונות שלך בארגון דברים ופרודוקטיביות. תרגיל זה צריך להיעשות מתוך מטרה גדולה בראש. באמצעות יומני פעילויות אתה יכול לראות אילו פעילויות הן בזבוז זמן ואילו פעילויות יכולות לתמוך בך בהשגת מטרותיך.
שלב 2. קבע את הזמן הפורה שלך
חלקנו קמים, וחלקם לא. אתה בטח כבר יודע מתי הזמן הפורה שלך. בין אם אתם מעדיפים ערבים, בוקר, צהריים, אפילו לפני או אחרי שעות השיא של יום העבודה, נצלו את השעות הללו כדי למקסם את הפרודוקטיביות שלכם.
שלב 3. העדיף את העבודה שלך
כולנו יודעים שחלק מהמשימות חשובות יותר מאחרים, אך לא תמיד אנו מתעדפים אותן נכון. אז פיתחו מערכת דירוג על ידי סימון המשימות כחשובות, והיו כנים וגמישים. השתמש בתזכורות, באמצעות לוח שנה דיגיטלי או פתקים דביקים במחשב או בשולחן העבודה שלך. הקדישו יותר זמן ואנרגיה לדברים שהם בראש סדר העדיפויות ברשימה שלכם. דוגמאות לכך הן משימות רגישות לזמן כגון משימות שחייבים להסתיים היום או מחר. עליך גם לתת עדיפות להגיב ללקוחות, לבוסים או לכל אחד אחר שמשלם את המשכורת שלך. אם אינך בטוח לגבי הרגישות והחשיבות של משימה, עדיף לשאול מישהו.
שלב 4. השלם משימות קטנות באופן מיידי
לא כל סדר המשימות צריך להיות מתוכנן ומתוכנן להסתיים בתוך פרק זמן מסוים. חלק מהמשימות אינן דורשות תכנון או תזמון מכיוון שניתן להשלים אותן מיד. אם זה המצב, תוכל להשלים את המשימה במהירות באופן מיידי. אז תעשו את זה עכשיו! על ידי ביצוע משימות קלות לא תתמהמה.
שלב 5. ארגן כלים וכלי עבודה
שולחנות העבודה שלנו יכולים לעבור בקלות מסירות מבולגנות לשבורות, וזה יכול למנוע ממך להיות אדם מאורגן. יש אנשים שאפילו יש להם מדיניות של "שולחן נקי". גם אם זה לא ממש נחוץ, עדיף לנקות את אזור העבודה.
- לסדר את השולחן. הוצא את כל האשפה וארגן את הדברים שאתה צריך באופן שיטתי. נקה את שולחן הכתיבה במידת האפשר: כאשר אין עבודה במשרד, בהפסקות או בין משימות.
- נקו מיד את האשפה. כך תמיד תזכור לנקות את השולחן שלך. בנוסף, תוכלו להימנע מלהתעצבן מהזבל שהצטבר.
- אחסן את הדברים שאתה צריך באזור נגיש. כמובן שלא הכל מסביבך הוא זבל. שמירה על הכלים הדרושים לך בקרבת מקום יכולה גם לחסוך לך זמן יקר וסביבת עבודה.
שלב 6. קבע פעילויות ופגישות
יש אנשים שמתזמנים רק פגישות, אך לא עם הפעילויות ברשימת המטלות שלהם. קביעת משימות ופגישות חשובות יכולה לעזור מאוד. לדוגמה, תוכל לקבץ את ימיך על ידי קיום פגישות רק בימי שלישי וחמישי. פנו מקום בלוח הזמנים שלכם ל"זמן יצירתי "או לבלתי צפוי.
- השתמש בלוח זמנים ולוח שנה. אתה יכול ליצור מנהל לוח זמנים משלך באמצעות נייר ועט, או שזה יכול להיות תוכנה ואפליקציות, כגון iCalendar או Google Now.
- סווג את הפעילויות שלך. סיווג או קידוד הצבעים של הפעילויות שלך יכול להוות תזכורת חזותית למה שחשוב. לדוגמה, הקטגוריות שאתה יוצר יכולות להיות: התכתבות, פרויקטים, אירועים, פגישות, סיעור מוחות, הפסקות וזמן אימון.
- השתמש בטכנולוגיה כדי לנהל את לוח הזמנים שלך. מנהלי לוח זמנים מקוונים ופלטפורמות דוא"ל, כגון Outlook, יכולים לשלב רשימות מטלות, לוחות שנה ורשימות כתובות. מנהל לוח הזמנים הזה לא רק משפר את היעילות שלך, אלא גם יכול לפשט את החשיבה שלך.
- הכנסו לעבודה במידת האפשר. ביום עבודה עמוס אתה נוטה לשכוח שאתה לא צריך לעשות הכל לבד. השאר את העבודה שלך לעוזר, או אם אתה באמת עמוס בעבודה, בקש מעמיתיך לעזור לך במשימה מסוימת. תוכל להחזיר טובה לעזרת עמיתך כאשר העבודה מתחילה להירגע.
שיטה 2 מתוך 4: ארגון מיילים באופן שיטתי
שלב 1. בדוק את הדוא"ל שלך בזמן המתוכנן
לא תמיד אתה צריך לבדוק את תיבת הדואר הנכנס שלך מכיוון שרוב ההודעות אינן חשובות כמו שאתה עשוי לחשוב. אם אתה עובד על עבודה שאינה דורשת מעקב מהיר, בדוק את הדוא ל שלך במרווחי זמן קבועים, בערך 3 עד 4 פעמים ביום.
שלב 2. ארגן דוא"ל
נצל את תכונת התיקיות והדגלים במקום לתת להודעות שלך להצטבר בתיבת הדואר הנכנס שלך. לדוגמה, התכונה תיקיות ותיקיות משנה ב- Outlook או התוויות ותכונות הדואר הנכנס המרובות ב- Gmail יכולות להיות רווחיות. אם אתה עיתונאי, הקבצים שלך עשויים להיקרא "חדשות אחרונות", "חדשות עתידיות", "חדשות ישנות", "ראיונות ומשאבים" ו"רעיונות ".
מחק והעביר את הודעות האימייל שלך לארכיון. העבר לארכיון אותיות חשובות וישנות ולאחר מכן מחק את השאר. כמו הדוגמה למעלה, "חדשות ישנות" הוא ארכיון של עיתונאי. כאשר תתחיל למחוק הודעות דוא"ל ישנות, תראה כמה מיילים כדאי לזרוק ולא להגיש. יש אנשים שאפילו מחליטים שתהיה להם "תיבת דואר נכנס אפס", כלומר, אין מיילים שלא נקראו או אין מיילים בתיבת הדואר הנכנס שלך. בנוסף לשימוש בקבצים ותוויות, באפשרותך לרוקן את תיבת הדואר הנכנס שלך באמצעות כלי הארכיון, מחיקת הודעות דוא"ל ישנות ושימוש ביישום ניקוי דוא"ל
שלב 3. השתמש בצורות תקשורת אחרות ויעילות יותר
לפעמים שיחת טלפון מהירה שווה ערך ל -10 שליחה וקבלה של מיילים. אם כן, התקשר! אם אתה יודע שהחלפת הודעות דואר אלקטרוני יכולה לעכב דיון וצריך להיעשות הלוך ושוב, עדיף לתקשר באמצעות הטלפון. תקבל פרטים נוספים על ידי התקשרות במקום לנהל דיוני דואר אלקטרוני ארוכים, מרוכבים, זמן רב. תוכל לשלוח דוא"ל לעמיתיך ולומר, "יש לי הרבה שאלות בנושא. אולי יהיה קל יותר לדבר בטלפון? אני יכול להתקשר אליך בחמש?"
שלב 4. הגבל את ההפרעות
הפסקות אסטרטגיות אכן יכולות לעזור, אך הפרעות בזמן העבודה הן הפוכות. הפרעות יכולות להאט את העבודה שלך, לשבור את הקצב שלך ולגרום לך לאבד את המיקוד. לכן, נסה להשתמש בתא הקולי כשאתה עסוק. כלים אלה אינם מיועדים רק כאשר אינך במשרד; ניתן להשתמש בכלים אלה גם כאשר אתה עסוק מאוד. לאנשים רבים יש מדיניות של "דלת פתוחה", אך אינך צריך לשמור על דלתך פתוחה כל הזמן. אתה יכול להשאיר הודעה על הדלת שאומרת "בשיחה" או "נעשה שימוש בחדר. אנא חזור שוב או שלח דוא"ל."
שלב 5. נצל את הענן
כדאי לשקול מחשוב ענן מכיוון שהוא זול יותר, מדרגי, יעיל יותר וקל יותר לעדכן. התוכן הכלול בענן הוא שימושי מאוד מכיוון שניתן לגשת אליו במכשירים שונים: מחשבים, טאבלטים, סמארטפונים ואחרים. אחסון בענן משמש גם כצורה ראשונית ומשנית של גיבוי דיגיטלי. שוחח עם מנהל התקשוב או עם ספק התוכנה מכיוון שכבר יש לך מקום אחסון פנוי בענן או שהוא זמין בתשלום שנתי נמוך.
שלב 6. השתמש בסימניות מקוונות
לרוב הדפדפנים יש תכונת סימניות לשמירה וארגון של כתובות האינטרנט המועדפות עליך, או כאלה שאתה מבקר בהן לעתים קרובות, כך שניתן יהיה לגשת אליהם בקלות ובמהירות. נצל את התכונה הזו כדי שלא תשכח אתרים חשובים כדי לבדוק את החדשות האחרונות.
שיטה 3 מתוך 4: הפקת הזמן המרבי
שלב 1. הימנע מלעשות מספר דברים במקביל (ריבוי משימות)
כל המומחים מאמינים בכך. למרות שזה עשוי להיראות מהיר ומגניב בטלוויזיה, עשיית דברים רבים בו זמנית אינה יעילה ועלולה להפריע ליעילות המאמצים שלך להתארגן. במקום זאת, מוטב שתקדיש את מלוא תשומת הלב למשימה אחת תחילה, תתמודד עם זה ותמשיך לדברים אחרים ברשימה שלך.
שלב 2. ערוך לעצמך לוח זמנים
למרבה המזל, רוב העבודות אינן מחייבות אותך ליצור לוח זמנים יומי המבוסס על הדקות. עם זאת, סימון לוח הזמנים היומי שלך והמשימות או האירועים החשובים של היום יכולים להשאיר אותך ממוקד במשימות שלך.
- קבע מגבלות זמן לפעילויות מסוימות. חלק מהמשימות אינן דורשות הגדרת זמן, אך יש להגדיר פרמטרים אחרים לצורך הגדלת הפרודוקטיביות שלך. חשוב על כמה משימות שאורכות יותר זמן מהנדרש, וקבע להן מגבלת זמן במועד מאוחר יותר.
- הקצה זמן נוסף לפעילויות אחרות. חלק מהמשימות, כפי שתלמד מניסיון, בדרך כלל נמשכות זמן רב מהצורך, אך זה לא דבר רע. לפעילות מסוג זה, ולאירועים ומפגשים חשובים במיוחד, הקצו זמן נוסף לפני ואחרי.
שלב 3. השתמש באפליקציית טיימר, שעון עצר או שעון מעורר
אובייקטים אלה יכולים להיות יעילים בשימוש נכון. יש אנשים שבוחרים להגדיר את האזעקה 10, 15 או 30 דקות לפני הזמן הנדרש כדי לתת להם אזהרה מספקת לפני תחילת פעילות. ניתן גם להגדיר כלי תזכורת (תזכורת).
שלב 4. אל תתמהמה
שאל את עצמך אם אתה באמת צריך לדחות פעילות או שאתה רק רוצה להתעצל. אם בא לך לרפות, אל תתמהמה - עשה זאת! עם זאת, אם בלתי נמנע עיכוב פעילות, הקפד לרשום הערות ולתזמן מחדש את הפעילות באמצעות תוכנית קונקרטית. או שאתה יכול לחשוב על תוכנית מאולתרת. לדוגמה, אם עליך לבטל פגישה אישית, ייתכן שתרצה לבצע שיחת ועידה או ועידת אינטרנט במקום.
שיטה 4 מתוך 4: שמירה על בריאות הגוף והנפש
שלב 1. קח הפסקה
מנוחת המוח חיונית לשמירה על הפרודוקטיביות ובריאות הנפש שלך. בדרך כלל אנו עסוקים מדי בעבודה מכדי שלא יהיה לנו זמן לנוח. הפסקה נותנת לנו הפסקה נחוצה כדי להגדיל את התפוקה שלנו. עם זאת, הפסקות גם מספקות הזדמנות לעצור ולשאול אם אנחנו מנצלים את הזמן שלנו או לא.
שלב 2. לישון טוב יותר
בלי שנת לילה טובה, תחוש סחרחורת, עייפות או עייפות למחרת. זה יכול להפריע ללוח הזמנים שלך וליעילות בעבודה. שים לך למטרה לקבל 7 עד 8 שעות שינה רצופות כל לילה.
שלב 3. אל תשווה את עצמך לעמיתיך
רוב עבודות העמיתים שלך שונות מהעבודה שאתה צריך לעשות, ולכל אחד יש את השיטה שלו לארגן את העבודה שלו. שיטה הגיונית ויעילה עבור עמיתיך לעבודה עשויה שלא לפעול עבורך, ולהיפך.
שלב 4. קבל שהתארגנות היא תהליך מתמשך
אל תצפה להיות מושלם. סדר הוא תהליך ארוך הדורש תשומת לב מתמדת. לא תהיה מאורגן באופן מיטבי כל יום, אבל הניסיון להיות אדם רגיל יכול להגביר את היעילות שלך.
