בשנת 2013 נמצאו כ -78 אלף עובדים בארה ב שגנבו כ -55 מיליון דולר ממעסיקיהם. הנתונים מביאים בחשבון רק את עובדי המגזר הקמעונאי. מגמה זו של גניבת משרדים אינה נטולת קורבנותיה. עסקים וקהילות המנוהלים על ידי עסקים אלה יפסידו מכיוון שעם הפחתת רווחים, עסקים ייאלצו להעלות מחירים כך שהצרכנים ייפגעו. למרבה המזל, ישנן דרכים בהן כל החברות, החל מהעובדים הנמוכים ביותר ועד בעלי עסקים, יכולות לתפוס עובדים לא ישרים ולסיים גניבה במקום העבודה.
שלב
שיטה 1 מתוך 3: לכידת עובדים לא ישרים כמפקחים
שלב 1. אסוף בזהירות כל עדות לגניבה
כדי לתפוס גנב בעבודה, עליך לקבל מידע. ברגע שמתרחש חיפוש, אסוף מידע שיכול לעזור לך להבין מתי, היכן ואם אפשר, סביב מי התרחשה הגניבה.
-
הנתונים שתרצה לאסוף כוללים:
- התאריך והשעה המדויקים של אובדן הכסף/הסחורה;
- יתרת התחלה וסיום של כל קופה (במקרה של גניבת כסף);
- סך המלאי והמכירות (במקרה של גניבת סחורות);
- שם העובד שהיה בעבודה כאשר אירעה הגניבה;
- גישה לנתוני החלקה של כרטיסי גישה, בכל הזדמנות אפשרית;
- דוחות הוצאות עובדים; ו
- הערות לשימוש בציוד.
- אם אין ברשותך המידע, התחל להקליט כאשר אתה חושד בגניבה. בדרך כלל די בהקלטה כדי למנוע גניבות עתידיות, אך אם הגניבה תימשך, תהיה מוכן יותר לתפוס גנב.
שלב 2. מצא את הליקויים בהערות
תסתכל על ההערות שלך ותמצא משהו שנראה לא הגיוני, או כל פערים שבהם כסף או פריטים עלולים ללכת לאיבוד. ככל שהנהלת החשבונות שלך טובה יותר, כך גדל הסיכוי שתמצא עדויות לגניבה.
לדוגמה, כאשר אתה בודק את רשומות המניות, ייתכן שתבחין כי 20 הסמארטפונים בתחילת היום ירדו ל -10, אך רק 9 נמכרו. התוצאות של חישובים אלה הן בהחלט סימן שאלה, וכדאי שתבדוק
שלב 3. שימו לב לתפקוד הקופה
עובדים שגונבים מקופות בדרך כלל משתמשים בטקטיקות שונות כדי לכסות את עקבותיהם, בדרך כלל בעזרת פונקציות מסוימות כדי לקבל הזדמנות לגנוב. לדוגמה, עובד לא ישר יכול להשתמש בפונקציית אי המכירה של הקופה כדי לגנוב. כאשר קונה נותן כסף, הזנת מכירה בקופה נרשמת כך שהמכונה תיפתח. העובדים יתנו שינוי ללקוחות וייקחו כסף מהקופה. ללקוח לא תהיה שום דרך לדעת את הערמומיות הזו, וגם המכירה לא תירשם.
-
תפקודי הקופה שעליכם להיות מודעים אליהם כוללים:
- לא למכירה
- הֶחזֵר
- מכירה 0 $
- דיווחים (עובדים לא ישרים עלולים להכניס לכיסם את הכנסות המכירות המתרחשות כאשר הקופה מדפיסה את הדוח).
- ל- O'Dell Restaurant Consulting יש מדריך מקיף המכיל טריקים נפוצים של גניבת עובדים, וחלקם מנצלים את הפונקציות המיוחדות של הקופה. קרא את המדריך בקישור הזה. בעוד שהקישור מתמקד במסעדות, הרבה מהטריקים המוזכרים במדריך חלים גם על תחומים רבים אחרים, כולל קמעונאות.
שלב 4. במקרה של גניבת כסף, בצע את חישוב הכסף בקופה
אחת הדרכים הנפוצות ביותר להתמודד עם גניבת כסף היא לגרום לעובדים לספור את הכסף בקופה בתחילת המשמרת, ולספור אותם בחזרה בסוף המשמרת. תוצאות החישוב יושוו לדוח המכירות. המערכת קלה יחסית ליישום, ולמרות שלא מובטחת לעצור את גניבת הכסף מהקופה, ניתן לגבות בקלות גניבה בוטה.
-
שימוש בטבלאות סטנדרטיות יקל על הבעלים והמפקחים ליישם מערכת זו. כלול את השורות הבאות בטבלה:
- מאזן התחלתי
- מכירת מזומן
- מכירת כרטיס אשראי/צ'ק
- סך המכירות
- סיום האיזון
שלב 5. במידת האפשר, השתמש בנתונים מהקלטות וידאו
אם לחברה שלך יש מערכת אבטחה במעגל סגור, בדוק את הסרטונים כדי למצוא עדויות לגניבה, במיוחד אם המצלמה מצביעה על מיקום גניבה כגון קופה. השתמש במידע זה כדי לצמצם את הזמן והמקום של האירוע, ולאחר מכן המתן לסימני גניבה סמויה, כגון:
- ידיים של עובדים מעבירות כסף מהקופה לכיס.
- כסף עובר מהקופה למחזיק התשר.
- הרגלים מוזרים באזור הקופה (למשל, עובד לא ישר עשוי לסמן את הקופה בזהירות כדי לזכור כמה הוא גנב מהקופה כדי שיוכל להתאים את הדוחות הכספיים).
- מכירת מוצרים שעוברים לכיסים, ארנקים, תיקים וכו '.
- פריטים שניתן עדיין למכור מועברים לפח האשפה.
- גישה לא מורשית לכספות כסף, כספות וכו '.
- ביקורים במשרד מחוץ לשעות העבודה,
שלב 6. שאל את העובדים אחד אחד
גנב אמנם לא יודה בחקירה, אך עובד ישר יכול אולי לתת לך מושג. שקול לקרוא לעובדים למשרד שלך לדיון כנה ופתוח על גניבה במשרד. אתה יכול לשאול אם הם יודעים על עובדים שגונבים, או לבקש מהם לעזור לעצור את הגניבה. תוכל גם להזכיר לעובדים שלך את הכללים הקשורים לגניבה במשרד שלך.
- הזמן עובדים לדבר אחד אחד בחדר שלך. העובדים שלך עשויים להרגיש בטוחים יותר אם הם לא מתמודדים עם עובדים אחרים.
- ייתכן שתרצה גם לדבר עם כמה שיותר עובדים, אפילו עם כל העובדים במידת האפשר. כך, אם העובד שגנב פוטר, יהיה לו קשה לדעת מי הדליף מידע על התנהגותו.
שלב 7. שקול לערוך ביקורת פנימית בעזרת חוקר צד שלישי
הבעלים והמפקחים אינם לבד להתמודד עם בעיית הגניבה במשרד. יועצים וחוקרים עצמאיים רבים בנושא אבטחה משרדית ומניעת גניבות יכולים לסייע לך. למרות שהעלות גבוהה מדי לאירוע קטן, אם הגניבה תימשך ותהפוך לבעיה גדולה, שירותיו של יועץ זה יהיו בעלי משמעות רבה.
ביקורת פנימית שימושית מאוד כאשר מתרחשת הונאה ברמה החשבונאית. עובדי הנהלת חשבונות יכולים לגנוב לא מעט מחברה מבלי להיתפס, כך שמבקרי חוץ יכולים לעזור מאוד
שלב 8. התעמת עם הגנב רק אם יש לך הוכחות משכנעות
אין להאשים או לפטר ללא ראיות מכיוון שזה רק יגרום לדורליזציה של עובדים ויוכיח כי ניתן לפטר באופן שרירותי, במיוחד אם מאוחר יותר יוכח כי העובד שפיטרת לא גנב. כדי להימנע מכך, המתן עד שתוכל להוכיח גניבה לפני הירי.
בנוסף, אם תפטר עובד תמים, וחוזה העובד מכיל סעיף אבטחת עמדות, פעולותיך יכללו פיטורים בלתי מוצדקים, דבר שעלול לגרום להעמדה לדין. עם זאת, רוב חוזי העבודה בארה"ב מאפשרים לך לפטר עובד בכל עת, ללא סיבה או מסיבה
שיטה 2 מתוך 3: הגנה על עסקים מפני גניבה
שלב 1. הקמת מערכת משוב אנונימית
אם אתה רוצה לשחרר את משרד העובדים הרעים, עזור לעובדים טובים לעשות זאת. מערכת משוב אנונימית הופכת את זה בטוח יותר עבור העובדים שלך לדווח על גניבה או התנהגות בלתי הולמת אחרת בעבודה. בנוסף, העובדים שלך יכולים גם להעלות חששות, ביקורת והצעות לשיפור מקום העבודה שלהם.
-
ניתן ליישם מערכות משוב אנונימיות בדרכים שונות, למשל:
- תיבת הצעות בחלל לא בולט (למשל בחדר ההפסקות) כך שהעובדים יוכלו לכתוב פתקים מבלי שישימו לב אליהם.
- חשבון דוא"ל שמצנזר אוטומטית את שם העובד ששולח דוא"ל לכתובת זו.
- תוכניות משוב אנונימיות של צד שלישי, כגון 3sixty, Suggestionox וכו '.
שלב 2. התקן תוכנת טיפול חריגים במערכת הקופות שלך
הסיכוי של עובדים שיגנבו מהקופה יהיה קטן יותר אם הם יודעים שהשימוש בפונקציית החריגה בקופה ידווח לבוס. שקול תוכנה המדווחת באופן אוטומטי על חריגים, או דורשת אישור מנהל לפני שניתן לבצע חריגים, כדי לשמור על הקופה שלך.
- פונקציות טיפול בחריגה הינן בדרך כלל חלק מתוכנות הקופה המודרניות. אם הקופה בחברה שלך ישנה, שקול לשדרג את הקופה מטעמי בטיחות.
-
תוכניות הקופה המומלצות כוללות:
- AmberPOS
- ספקי קופה
- קמעונאות Lightspeed
- iVend קמעונאות
- קופה נגדית של קנטר וניהול קמעונאי
שלב 3. התקן מערכת אבטחת וידאו אם למשרד שלך אין עדיין
עבור עובדים לא ישרים, הפיקוח יהיה המוטיבציה הגבוהה ביותר להפסיק לגנוב. הצב מצלמות במקומות פגיעים (כגון קופות רושמות, אזורי מוצרים יקרים וכו ') כדי לצמצם את הגניבה ולספק הוכחות חזקות כאשר מתרחשת גניבה.
כמו כן הוכח כי מצלמות מזויפות יכולות להפחית את שיעור הגניבה במשרד. כמובן שזה תלוי אם העובדים שלך יודעים שהמצלמה שאתה מתקין היא מזויפת. עם זאת, מצלמות מזויפות מומלצות רק כדי "לחזק" את טווח הצפייה, לא להחליף לגמרי את המצלמה המקורית
שלב 4. שקול אפשרויות ניטור משפטיות אחרות
הקלטת וידאו אינה הדרך החוקית היחידה של חברות לפקח על ביצועי העובדים. מגוון אפשרויות ניטור אחרות זמינות גם הן, והשימוש בהן יהיה תלוי עד כמה חמורה בעיית הגניבה במשרד שלך. עם זאת, וודא שהניטור שבו אתה משתמש אינו מפר חוקים באזור שלך או את החוזים שאתה ועובדיכם כרתים. כמו כן, ודא שהעובדים שלך מודעים לניטור שתבצע לפני תחילת הניטור.
-
ניטור נוסף שתוכל לבצע יכול להיות בצורה:
- בדיקת היסטוריית גלישה באינטרנט;
- סריקת תקשורת לאיתור מילות מפתח חשודות;
- ניטור הודעות, מיילים, חיבורי Wi-Fi במכשירים אישיים וכו ';
- הוספת כוחות הביטחון; ו
- החלק רישום גישת כרטיסים באזורים רגישים.
- עם זאת, מעקב צמוד מדי לעובדים עלול להיות מסוכן. פיקוח מופרז מהבוס יכול לגרום לעובדים להרגיש מאוימים כך שהמורל שלהם נשחק, במיוחד אם הפיקוח שלכם מחמיר בהרבה מהסטנדרטים בקבוצה העסקית שלכם.
שלב 5. נסה ליצור קשר אישי עם כל עובד
רוב החברות מכירות את שלוש הסיבות העיקריות לגניבת עובדים: לעובד יש מספר רב של צרכים דחופים, העובד מרגיש שהוזנחה על ידי החברה, והעובד גונב בגלל הזדמנות. אמנם אינך יכול לשלוט בסיבה הראשונה, ובשלישית ניתן לטפל בהנהלת חשבונות ובפיקוח הדוק יותר, אך השנייה היא עניין של תחושה. בקיצור, עובדים לא יגנבו אם יעריכו אותם בעבודה ויאהבו את הבוס שלהם.
-
אתה יכול לפתח מערכות יחסים טובות עם עובדים בדרכים הבאות:
- שוחח באופן בלתי פורמלי עם עובדים, על חיים, תקוות וכו '.
- מציע בונוסים ותגמולים על ביצועים טובים.
- נסה לשוחח, אפילו אם מעט, עם כל אחד מהעובדים.
- שקול אירועים חברתיים מחוץ לעבודה (חופשות, טיולים משפחתיים וכו ').
- הזדהות עם תלונות ותסכולים של עובדים.
- חשבו על זה: בסקר משנת 1976, כמעט מחצית מהנשאלים השיבו כי גנבו ממשרדיהם מבלי לחוש אשמה. אל תהיה בוס מעצבן כדי שהאנשים שלך יוכלו לגנוב ללא אשמה, אבל היו חברים לעובדים שלכם כדי שלא יגנבו.
שלב 6. לאחר הפיטורים, ארגן מחדש את האבטחה במשרד
למרות שזה נדיר, עובדים שפוטרו יכולים לגנוב מהמשרד הישן שלהם, במיוחד אם עדיין יש להם מפתחות, כניסות וכו '. כדי למנוע זאת, אפס את מערכת האבטחה במשרד לאחר פיטורי עובדים מסוימים. בצע את הפעולות הבאות, בהתאם לסוג העסק שלך:
- שנה את מנעול הבניין.
- שנה את קוד הנעילה האלקטרוני.
- שנה את הסיסמה של חשבון הדוא"ל של החברה שלך, סיסמת Wi-Fi וכו '.
- אחזר את המפתח, קוד המפתח או אישורי התחברות אחרים של העובד המפוטר.
שלב 7. נסה פתרונות לא שגרתיים אחרים
הבעיה הגוברת של הגניבה גרמה לרעיונות יצירתיים של חברות שונות לפתור אותה. אמנם לא כל הרעיונות הבאים יתאימו למצבך, אך הם הוכיחו את יעילותם למניעת גניבה במקרים מסוימים.
- השתמש בפסולת פלסטיק שקופה. עובדים עשויים להסתיר פריטים גנובים לפח, ואז לאבטח אותם בעת השלכת האשפה. עם פסולת פלסטיק שקופה, זה יהיה קשה יותר לביצוע.
- הקפידו על הכלל לוודא שכל קופסה מפולסת לפני המיחזור, כדי להקל על הגניבה באמצעות שיטת פח האשפה שנדונה קודם לכן.
- סדר מחדש רהיטים, או ארגן מחדש את המשרד כדי למנוע מקום בלתי נראה. אם אין חדר חשוך, לעובדים יהיה עוד יותר קשה לגנוב.
- בצע בדיקה או ביקורת פתאומית בקופה. למרות שהעובדים לא אוהבים את זה, השיטה הזו די יעילה מכיוון שאם הם יודעים שאפשר לבצע ביקורת על הקופה בכל עת, הסיכוי שהם גונבים פחות.
- תנו מתנות באופן קבוע. מתן פריטים שאינם נמכרים היטב לעובדים בחינם היא דרך להפחית גניבה. לדוגמה, אם עובדים במסעדה שלך גונבים לעתים קרובות מזון, אפשר להם לקחת כל מזון שאינו נמכר היטב.
שיטה 3 מתוך 3: עזור לעצור גניבה כשכיר
שלב 1. אם אתה מבחין במשהו חשוד, צור קשר עם הבוס שלך
כעובד אין לך כוח לשנות מערכות ולעצור גניבה, אבל זה לא אומר שאתה לא יכול לעזור. אם אתה רואה, שומע או יודע על משהו שעלול לגרום לגניבה, פנה מיד למפקח שלך. אל תשתוק מכיוון שבכללים של חברות רבות ניסיונות שקט לגנוב יכולים לגרום לך להיגרר.
בחברות רבות, במיוחד אלה עם רמות שביעות רצון עובדים נמוכות או חברות עם מרחק רב בין ההנהלה הבכירה לעובדים, עשויה להיות תרבות של שתיקה. עובדים שגונבים מצפים שהגניבה שלהם לא תדווח, ועלולים להציק לעובדים שמעזים לעשות זאת. במקרה זה, אל תהרוס את מערכת היחסים שלך עם עובדים אחרים על ידי דיווח על התנהגותך לבוס שלך בעבודה. צור קשר עם הבוס שלך בדוא"ל, בטלפון או בעילום שם למטה
שלב 2. השתמש במערכת משוב אנונימית
למרבה הצער, בחלק מהחברות, זה דבר רע שיש לו מוניטין של "דלי דולף" על דיווח על גניבה. אם אתה נקלע למצב זה, מומלץ לדווח על הגניבה בעילום שם. על ידי דיווח אנונימי, ההנהלה יכולה לטפל בבעיית הגניבה, אך הגנב אינו יכול להאשים אותך בכך שאתה מושיע.
-
דברים שאתה יכול לנסות לדווח על גניבה באופן אנונימי כוללים:
- הכניסו פתק אנונימי מתחת לדלת המשרד של הבוס;
- כתוב מידע במערכת המשוב האנונימית;
- כתוב מייל לבוס עם כתובת חד פעמית;
- שוחח עם הבוס מחוץ לשעות העבודה כדי לדון בנושא הגניבה.
שלב 3. אסוף מידע בזהירות, אך אל תגזים
אם אתה רואה הזדמנות להקליט את הגניבה באמצעות הערות, תמונות או וידאו, עשה זאת, אך היזהר בעת הקלטה. אם הגנב יבחין שהוא מוקלט, הוא עלול להימנע ממך ולהקשות עליך להוכיח שכן. במקרה הגרוע ביותר, אתה עשוי להיות מסומן כ"דלי דולף ", והיחסים שלך עם חברים אחרים בעבודה יתדרדרו.
זכור כי ברוב המקרים, זכור מקום האירוע ושעת האירוע והאנשים המעורבים יספיק. אם הבוס סומך עליך והתיאור שלך תואם את הרשומה שלו, ייתכן שלבוס שלך יש מספיק מידע לפעול, גם ללא כל הוכחה נוספת
שלב 4. הימנע מהאשמה באימפולסיביות
העובדים אכן נדרשים לדווח לבוס על גניבה, אולם בהחלט אסור להאשים עובדים אחרים ללא ראיות. בנוסף, גם אם יש ראיות לכך שהגניבה בוצעה על ידי עובד מסוים, אין להשפיל את העובד מול עובדים או לקוחות אחרים.
בנוסף לכך שהם מביכים כאשר הם טועים, האשמות ללא ראיות יכולות גם להפיל את המורל. טענות ללא ראיות גורמות לעובדים להרגיש שההנהלה יכולה להאשים אותם בכל עת
טיפים
שקול לעיין במאגרי מידע אקדמיים כדי למצוא מחקרים מדעיים וסקרים על גניבה במקום העבודה כדי למצוא אסטרטגיות חדשות למניעת גניבה. לדוגמה, ל- Google Scholar יש מאות מאמרים בכתב עת בנושא, שאפשר לגשת אליהם בכתובת
אַזהָרָה
- אל תנסה לפקח על אנשים שאתה חושד מחוץ לעבודה כיוון שתראה אותך כעוקב ותוכל לעמוד לדין.
- אל תנסה לשפוט גנב במקום העבודה ללא אישור מהמפקח שלך כיוון שאם לא תצליח, הגנב ירגיש שצופים בו, או שאתה עלול להסתבך בגלל זה. בנוסף, עובדים שנתפסו בגניבה עלולים לפעול באימפולסיביות או לכעוס ולגרום לעימותים במשרד. סכסוך זה יכול להפחית את המורל.
