קל יותר לרשום את פעילות חשבון הבדיקה באמצעות רשמי צ'קים שנוצרו מ- Microsoft Excel. אתה יכול להגדיר רשימות צ'קים לקטלוג הוצאות כך שתוכל לעקוב אחר כל הוצאות המזומנים. אתה יכול ליצור נוסחה כדי לברר את יתרת הכסף בחשבון. מלבד היותו שימושי, על ידי יצירת פנקס צ'קים ב- Excel תוכל גם לדעת את היסודות של Excel.
שלב
חלק 1 מתוך 5: יצירת עמודות ב- Excel
שלב 1. הכירו את Excel
Excel היא תוכנת גיליון אלקטרוני המשמשת לניהול נתונים וביצוע חישובים בעזרת נוסחאות. גיליונות אלקטרוניים של Excel מסודרים לפי עמודות ושורות.
- ניתן להתקין את גרסת שולחן העבודה של Excel במחשב PC או Mac. ישנן גם אפליקציות מקוונות בחינם למחשב, לטאבלט או לטלפון. הפונקציונליות של כל גרסה שונה במקצת.
- Excel קיים כבר הרבה זמן, ותמיד יש גרסה חדשה מדי שנה. אופן הפעולה של כל גרסה שונה במקצת.
- ב- Excel השורות אופקיות וממוינות לפי מספר. העמודות אנכיות וממוינות לפי אות. הריבועים שבהם שורות ועמודות נפגשות נקראות תאים. תאים נקראים על שם שורות ועמודות. התא בשורה החמישית בעמודה D נקרא D5 (עמודה D, שורה 5).
- דע את ההבדל בין דף עבודה לחוברת עבודה. גליון עבודה הוא קובץ Excel המכיל גיליון אלקטרוני אחד או יותר. כל גיליון אלקטרוני נמצא בכרטיסיות נפרדות בתוך חוברת העבודה. חוברות עבודה כוללות בדרך כלל שלוש כרטיסיות, אך ניתן להוסיף אותן במידת הצורך.
- אתה יכול פשוט להשתמש בכרטיסייה אחת כדי ליצור מרשם צ'קים בסיסי.
- תוכל להשתמש בשתי הכרטיסיות ליצירת פונקציה של קטגוריית עומס במרשם הצ'קים.
שלב 2. פתח גיליון אלקטרוני ריק
אופן פתיחת גיליון אלקטרוני תלוי במערכת ההפעלה ובסוג המחשב שבו אתה משתמש.
- עבור מחשבים הפועלים מערכת הפעלה תחת Windows 7, לחץ על תפריט התחל בפינה השמאלית התחתונה של שולחן העבודה. מהתפריט שמופיע, לחץ על תוכניות. מהתפריט שמופיע הבא, לחץ על Microsoft Office ולאחר מכן לחץ על Microsoft Office Excel. בשלב זה מופיע גיליון אלקטרוני ריק על שולחן העבודה שלך.
- עבור מחשבים אישיים ב- Windows 7 ואילך, לחץ על סמל Windows בפינה השמאלית התחתונה של המסך ולאחר מכן לחץ על אריח Microsoft Excel כדי לפתוח את Excel. בצד ימין יהיה דף המציג את הקבצים החדשים בצד ימין ואת אפשרויות תבנית המסמכים החדשות. לחץ על אפשרות התבנית הראשונה, חוברת עבודה ריקה כדי לפתוח גיליון אלקטרוני חדש.
- כדי לפתוח את Excel ב- Mac, לחץ על Excel במזח. לחץ על "קובץ" בשורת התפריטים. לחץ על "פתח" ולאחר מכן לחץ על "חדש". תועבר לגיליון אלקטרוני ריק חדש.
שלב 3. צור תוויות עמודות
השתמש בתווית המצויה בדרך כלל בפנקס הצ'קים של המרשם. צור עמודות לתאריך, לא. צ'ק, מקבל תשלום ותיאור או תזכיר. לאחר מכן צור עמודות לחיובים (כלומר תשלומים או משיכות), זיכויים (כלומר הפקדות) ויתרות קדימה.
- הזן "DATE" בתא B1 (עמודה B, שורה 1). תאריך העסקה מוזן כאן.
- העבר תא אחד ימינה, תא C1 (עמודה C, שורה 1). הקלד "פריט מספר". מספר הצ'ק או סוג העסקה מוזנים כאן, כגון "כספומט" או "הפקדה".
- העבר תא אחד ימינה, תא D1 (עמודה D, שורה 1). הקלד "PAYEE". זהו שמו של מקבל הצ'ק או מקבל התשלום.
- העבר תא אחד ימינה, תא E1 (עמודה E, שורה 1). הקלד "DESCRIPTION". פרטים אודות העסקה מוזנים כאן.
- העבר תא אחד ימינה, תא F1 (עמודה F, שורה 1). הקלד "DEBIT". הכסף שיוצא מהחשבון (יצוא) נרשם כאן.
- העבר תא אחד ימינה, תא G1 (עמודה G, שורה 1). הקלד "קטגוריית הוצאות". השאר את זה ריק קודם. אפשרויות עמודה אלה ייווצרו בשלב מאוחר יותר.
- העבר תא אחד ימינה, תא H1 (עמודה H, שורה 1). הקלד "קרדיט". הכסף שנכנס לחשבון (זרימה) נרשם כאן.
- העבר תא אחד ימינה, תא J1 (עמודה J, שורה 1). הקלד "קטגוריית הכנסה". אפשרויות עמודה אלה ייווצרו גם בשלב מאוחר יותר.
- העבר תא אחד ימינה, תא K1 (עמודה K, שורה 1). הקלד "איזון". זהו הסכום בחשבון לאחר רישום כל העסקאות.
שלב 4. עיצב את תוויות העמודות
הוסף עיצוב לעמודה של התווית בגופן מודגש והענק לשורות תוויות הרשומה צבע רקע אחר לקריאה קלה. ראשית, בחר את טווח התאים שברצונך לעצב ולאחר מכן בחר באפשרות עיצוב.
- חפש את אפשרויות הפורמט בכרטיסייה "HOME" של סרגל הכלים. הכרטיסייה "בית" כבר פתוחה כשאתה פותח חוברת עבודה חדשה.
- בחר תא B1 (DATE) ולאחר מכן גרור את הסמן על כל התוויות עד לתא K1 (איזון).
- בפינה השמאלית העליונה של סרגל הכלים, לחץ על "B" כדי לבחור פורמט מודגש.
- לחץ על סמל דלי הצביעה כדי להציג את לוח צבעי הרקע כדי לשנות את צבע הרקע.
שלב 5. שנה את גודל העמודות המרובות
בדרך כלל גודל העמודה קטן מכדי לאחסן את הנתונים שהזנת. לדוגמה, העמודות "PAYEE" ו- "DESCRIPTION" יכולות להכיל שמות ארוכים או תזכירים ארוכים. טור A משמש כמפריד בלבד, ולכן גודלו צר מאוד.
- לחץ על כותרת העמודה A כדי לבחור את העמודה כולה. בפינה השמאלית העליונה של סרגל הכלים ברצועת הכלים "HOME", לחץ על הלחצן "פורמט". מהתפריט הנפתח, לחץ על "רוחב העמודה", הזן 2 ולאחר מכן לחץ על אישור. טור A יהיה צר מאוד.
- הרחב את עמודה D, "PAYEE". לחץ על קטע הכותרת בעמודה D כדי לבחור את העמודה הזו. רחף מעל גבול העמודות D ו- E. הסמן ישתנה לסמן שינוי גודל, עם צורה כמו סימן פלוס עם חץ מצביע. לאחר שסמן זה גלוי, לחץ לחיצה שמאלית וגרור את העכבר ימינה כדי שהעמודה תהיה רחבה ככל שתרצה.
- חזור על אותו הליך כדי להרחיב עמודה E, "DESCRIPTION".
שלב 6. מרכז את תווית הרישום
בחר את כל השורה הראשונה. לחץ לחיצה ימנית על המספר הראשון בגבול השמאלי של הדף. בצד שמאל למעלה של סרגל הכלים ברצועת הכלים "HOME", לחץ על כפתור היישור המרכזי. כל הנתונים בתאים שנבחרו יהיו מרוכזים. תוויות העמודות בכל תא מרוכזות כעת.
חלק 2 מתוך 5: עיצוב תאים
שלב 1. הזן כמה נתונים
כדי לראות את שינויי הפורמט שבוצעו, הזן ארבע שורות נתונים לתאים. התחל עם יתרת ההתחלה ולאחר מכן הזן את שלוש העסקאות האחרות.
- הוסף את התאריך של יתרת הפתיחה לתא B2, למשל 9/27/15. בעמודה "PAYEE" בתא D2, הקלד "יתרת פתיחה". בעמודה "איזון" בתא K2, הזן את סכום הכסף בחשבונך בהתאם לתאריך בתא B2.
- הוסף שלוש עסקאות נוספות. שלב עסקאות חיוב (כגון תשלומי צ'קים או משיכות כספומט) ועסקאות אשראי (כגון הפקדות).
- שימו לב לעיצוב לא עקבי של כל מספר בתא. פורמט עמודת התאריכים עשוי להשתנות ל- "2015/09/27" או "27-ספטמבר". העמודה סכום דולר עשויה להציג את המספר הלא נכון של מקומות עשרוניים. פרמט אותו כך שהכל יהיה נקי.
שלב 2. עיצב את התאריך
ודא כי עמודה זו מציגה תאריכים עקביים. ישנן אפשרויות רבות לעיצוב תאריכים ב- Excel. בחר איזה אתה רוצה.
- לחץ על הכותרת בעמודה B, שהיא "DATE". העמודה כולה תיבחר.
- לחץ לחיצה ימנית על העמודה ובחר עיצוב תאים. חלון עיצוב התאים יופיע.
- בחר בכרטיסייה "מספרים". בחר "תאריך" ב"קטגוריה ". בחר את תבנית התאריך שאתה רוצה ולחץ על אישור בפינה השמאלית התחתונה של החלון.
- בעוד שהעמודה עדיין נבחרת, מרכז את הנתונים בתאים אלה על ידי לחיצה על סמל יישור המרכז בפינה השמאלית העליונה של סרגל הכלים, ברצועת הכלים "HOME".
שלב 3. עיצוב העמודה "פריט מספר"
הנתונים בעמודה זו חייבים להיות מרוכזים. סמן את כל העמודה של C על ידי לחיצה על כותרת העמודה. לחץ על סמל היישור המרכזי. שימו לב לנתונים שהוזנו בעמודה זו. הכתיבה חייבת להיות מרוכזת.
בדוק את פורמט העמודות D ו- E, "PAYEE" ו- "DESCRIPTION". Excel בדרך כלל מעצב תאים כך שהנתונים מיושרים. פורמט זה יתאים לטור זה. בדוק שוב את גודל העמודה. כעת יש כמה נתונים בתאים אלה, לכן התאם את רוחב העמודה כך שהעמודה תהיה רחבה או צרה יותר, לפי הצורך
שלב 4. עיצב את המטבע בעמודות F, H ו- K, או "DEBIT", "CREDIT" ו- "BALANCE FORWARD"
המטבע משתמש בעשרוני דו ספרתי. יש אפשרות להציג סימן דולר. ניתן גם להפוך את מספר החיוב לאדום אם תרצה.
- בחר עמודה F. לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני בעמודה F ובחר עיצוב תאים. חלון עיצוב התאים יופיע. בכרטיסייה "מספר", בחר "חשבונאות". בחר "2" באפשרות "מקומות עשרוניים". בחר את סימן הדולר ב"סמל ".
- חזור על השלבים לעיל עבור העמודות H ו- K.
- כדי לגרום למספר החיוב להיראות אדום, לחץ על הכותרת בעמודה F כדי לבחור את העמודה כולה. לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על העמודה ובחר עיצוב תאים. בחר בכרטיסיה גופן כאשר מופיע החלון עיצוב תאים. בכרטיסיה זו, לחץ על התפריט הנפתח לצד האפשרות צבע. מתוך לוח הצבעים לחץ על הצבע האדום.
חלק 3 מתוך 5: יצירת נוסחאות
שלב 1. צור נוסחה לחישוב היתרה הנוכחית
הזן את נוסחת הפעולה המתמטית כדי לחשב את המאזן הנוכחי בעמודה K. אינך צריך את הנוסחה בתא K2. יתרת ההתחלה שלך מוזנת כאן.
- לחץ על תא K3. לחץ על שורת הנוסחה בחלק העליון של הגיליון האלקטרוני. הקלד את הנוסחה לביצוע החישוב. Enter = SUM (K2-F3+H3). נוסחה זו אומרת לגיליון האלקטרוני לקחת את יתרת הפתיחה (תא K2), להפחית חיובים אם קיימים (תא F3) ולהוסיף נקודות זכות אם קיימות (תא H3).
- אם יתרת הפתיחה היא $ 200, והרישום הראשון שלך הוא המחאה של $ 35, רשום $ 35 כחיוב בתא F3. הנוסחה שהזנת בתא H3 לוקחת את היתרה הראשונית ומחסרת את החיוב כך שהיתרה תהיה 165 $.
שלב 2. העתק את הנוסחה
בחר תא K3. קליק ימני ובחר העתק. בחר את התאים K4 ו- K5, ולאחר מכן לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני ובחר הדבק. כעת הנוסחה מועתקת לתאים אלה. כעת החישוב הנוכחי חושב בעמודה K עבור כל שורות הנתונים שהוזנו.
שלב 3. צור נוסחה מותנית כדי לנקות את עמודת האיזון הנוכחית
אתה יכול להעתיק את הנוסחה לעיל לתא K6. עם זאת, מכיוון שלא הזנת נתונים, המאזן הנוכחי מתא K5 יופיע גם בתא K6. כדי לנקות זאת, צור נוסחה מותנית שתרוקן את התא אם לא יוזנו עסקאות, אך תציג את היתרה אם יש.
בתא K6, הזן את הנוסחה = IF (ISBLANK (B6), "", SUM (K5-F6+H6)). זה יגיד ל- Excel שאם תא B6 בעמודה "DATE" ריק, תא H6 חייב להיות ריק, אך אם תא B6 אינו ריק, יש לחשב את היתרה
שלב 4. הרחב את הנוסחה בעזרת מילוי אוטומטי
תכונת המילוי האוטומטי ממלאת את הנוסחה של תאים סמוכים כך שאין צורך להזין את הנוסחה "איזון" שוב ושוב.
- חפש את ידית המילוי האוטומטי בתא הפעיל. תסתכל על המלבן הכהה הקטן בפינה הימנית התחתונה של התא הפעיל. רחף מעל עד שהוא משתנה לסמן מילוי אוטומטי, שנראה כמו פלוס דק.
- לחץ על תא K6. העבר את העכבר מעל ידית המילוי האוטומטי והסמן ישתנה לסימן פלוס דק. לחץ לחיצה שמאלית והחזק את ידית המילוי האוטומטי. גרור את הסמן לתא K100 (עמודה K, שורה 100).
- הנוסחה מועתקת כעת לכל התאים בעמודה K עד שורה 100. מספרי השורות והעמודות בכל תא מותאמים אוטומטית כך שנוסחה תוכל לחשב נכון.
חלק 4 מתוך 5: הוספת קטגוריות
שלב 1. צור קטגוריית עסקאות
קטגוריות עסקה שימושיות למעקב אחר תזרימי מזומנים וסוגי הכנסה. קטגוריות יכולות להתייחס למס הכנסה, כגון ארנונה או תרומות צדקה. ניתן להשתמש בקטגוריות גם ליצירת תרשימים המציגים בקלות את הפעילות הפיננסית של החשבון.
שלב 2. צור את הכרטיסייה "קטגוריות"
כרטיסייה זו משמשת לאחסון כל הקטגוריות הפוטנציאליות של המחאות של רשום ההכנסות וההוצאות. שנה את שם אחת הכרטיסיות בחוברת העבודה "קטגוריות". לחץ פעמיים על כותרת כרטיסייה קיימת כך שתדגיש את השם. השם ישתנה ל- "Sheet2" או "Sheet3". כאשר שם הגיליון מסומן, הקלד שם חדש לכרטיסייה, כגון "קטגוריות".
בתא B4, הקלד "קטגוריות". פרמט את התאים כדי להיות מודגש ומרכז אותם
שלב 3. צור קטגוריות הכנסה
הקלד "*** הכנסה ***" בתא B5. כל קטגוריות ההכנסה שיש לך או שתוכל ליהנות מהן בעתיד נכללות כאן. הזן את כל קטגוריות ההכנסה שלך החל מתא B6 ועובד למטה.
- קטגוריית ההכנסה הנפוצה ביותר היא "שכר עבודה" (שכר עבודה). פרק את קטגוריות השכר השונות אם יש יותר מעבודה אחת.
- המצב הכלכלי שלך הוא גורם מכריע עבור קטגוריות הכנסה אחרות. צור קטגוריית "דיבידנד" אם אתה הבעלים של מניות. צור גם קטגוריות מזונות ילדים במידת הצורך. קטגוריות אחרות כגון "הכנסה מריבית", "מתנות" ו- "שונות".
שלב 4. צור קטגוריות עומס
נקה את התאים בקטגוריית ההכנסה האחרונה. הזז למטה תא אחד ולאחר מכן הקלד "*** הוצאות ***". כל קטגוריות העומס נמצאות בחלק זה.
מספר קטגוריות העומס מותאם לנסיבות שלך, כולל "משכנתא", "שכירות", "ביטוח", "תשלום לרכב", "דלק", "חשמל", "טלפון" או "בידור"
שלב 5. תן שם לטווח התאים המכילים את הקטגוריה
בחר תא B5, ולאחר מכן הדגש מתא B5 לכל קטגוריות ההכנסה וההוצאה. חפש את תיבת שם התא בפינה השמאלית העליונה של החלון, שמשמאל לתיבת הנוסחה. שם התא הראשון בטווח המודגש יציג "B5". לחץ על התיבה בשם התא והקלד "קטגוריות". זהו שם טווח התאים שניתן להשתמש בו במרשם הצ'קים.
שלב 6. השתמש בקטגוריות ההוצאות וההכנסות במרשם הצ'קים
חזור לכרטיסייה שיצרת את פנקס הצ'קים. כעת העמודות "קטגוריית הוצאות" ו"קטגוריית הכנסה "יתווספו לתפריט הנפתח.
- בחר תא G2 בבדיקת הכרטיסייה הרשמה. זהו התא הראשון בעמודה "קטגוריית הוצאות".
- בחר בסרגל "DATA" בסרגל הכלים. לחץ על הלחצן "אימות נתונים". בחר "אימות נתונים" מהתפריט הנפתח. חלון "אימות הנתונים" ייפתח.
- בכרטיסייה "הגדרות" בחלון "אימות נתונים", מצא את התיבה הנפתחת "אפשר". לחץ על החץ למטה ובחר "רשימה". הזן "= קטגוריות" תחת "מקור". לחץ על אישור.
- חץ קטן יופיע ליד תא G2. לחץ על חץ זה כדי להציג רשימה של קטגוריות. לחץ על הקטגוריה המתאימה לעסקת השורה.
- העתק את הנוסחה מתא G2 לתא G100 באמצעות מילוי אוטומטי.
- עבור לתא J2 כדי לחזור על התהליך בעמודה "קטגוריית הכנסה".
חלק 5 מתוך 5: הגנה על פנקס הצ'קים
שלב 1. נעל את תאי הנוסחה והגן על הגיליון האלקטרוני
הגנה על דף העבודה פירושה שאינך יכול להחליף נתונים בתאים נעולים, כך שלא תצטרך לדאוג שחישובי איזון בעתיד יהיו שגויים בגלל טעויות בנוסחה. אתה יכול גם להוסיף סיסמה כדי להפוך את הצ'ק שלך מוגן יותר מפני משתמשים אחרים. ודא שקל לזכור את הסיסמה, או רשום אותה במקום בטוח. גליון העבודה לא יהיה נגיש אם תשכח את הסיסמה שלך.
שלב 2. נעילת התא
לאחר גיליון העבודה מוגן, כל התאים יינעלו. לכן עליך לבטל את נעילת תאי הנתונים שיש להזין, גם אם גליון העבודה מוגן.
- בחר תאים B2 עד J100. כל אלה הם תאים של כל עמודות הרשומות, למעט העמודה האחרונה, K, שהיא העמודה "איזון". עדיין יש להזין נתונים בתאים אלה גם אם גליון העבודה מוגן.
- בטווח התאים שנבחר, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני. בחר עיצוב תאים.
- בחלון עיצוב תאים, בחר בכרטיסיה הגנה. בטל את הסימון בתיבה "נעול" ולאחר מכן לחץ על אישור.
שלב 3. אפשר הגנה בגליון העבודה
המשמעות היא שכל התאים יישארו נעולים, כולל התאים בעמודה K ("BALANCE") כך שלא ניתן יהיה להחליף אותם.
- פתח את סרט "סקירה" בסרגל הכלים. לחץ על "הגנת גיליון" כדי להציג את חלון "הגנה על גיליון".
- אם ברצונך להגן על דף העבודה, הוסף את הסיסמה כאן. אם לא, השאר אותו ריק.
- לחץ על אישור. רשימות הצ'קים אינם מוגנים כעת.
שלב 4. בטל את ההגנה על גליון העבודה על מנת לשנות את התאים הנעולים
תוכל להפוך תהליך זה מאוחר יותר אם ברצונך לשנות את הנוסחה בתא נעול. פתח את סרט "סקירה" בסרגל הכלים. לחץ על "ביטול הגנה של גיליון" עד להופעת חלון "ביטול הגנה של גיליון". לחץ על אישור.
