הבנת הכתיבה של מכתב טוב היא אחת המיומנויות הבסיסיות שניתן ליישם בתחומים שונים, הן בתחומי עסקים, אקדמאים ויחסים אישיים. כפי שאתה כבר יודע, אותיות הן שיטת תקשורת נפוצה המשמשת להעברת מידע, רצון טוב, או פשוט חיבתו של השולח למקבל המכתב. כדי לברר כיצד לכתוב מכתב טוב ונכון, נסה לקרוא מאמר זה!
שלב
שיטה 1 מתוך 2: כתיבת מכתב רשמי
שלב 1. להבין את הזמן הנכון לכתיבת אות טון רשמית או אות רשמית
באופן כללי, מכתבים רשמיים מופנים לאנשים שיש לך רק יחסים מקצועיים איתם, כגון שותפים עסקיים או מחלקות ממשלתיות מסוימות, ולא לאנשים שיש לך איתם יחסים אישיים.
- לאחר מכן, ניתן להקליד את המכתב הרשמי באמצעות תוכנת עיבוד תמלילים, כגון Microsoft Word, OpenOffice או עריכת טקסט, ולאחר מכן להדפיס לפני שליחה. אם צריך לקבל את המכתב באופן מיידי או אם הנמען מעדיף לקבל את המייל, אנו ממליצים לשלוח את המכתב בדוא"ל.
- אם הנמען הוא הבוס או עמית לעבודה הנוכחי שלך, ייתכן שתרצה להשתמש בפורמט פחות נוקשה. באופן כללי, ניתן לשלוח מכתבים כאלה באמצעות דואר אלקטרוני ואין צורך ללוות אותם בכתובת בראש המכתב.
שלב 2. כתוב את כתובתך ואת התאריך בו נכתבה המכתב בראש המכתב
במיוחד, כלול את שמך וכתובתך בפינה השמאלית של המכתב. אם מדובר במכתב עסקי רשמי, כלול את שם החברה וכתובתה, או פשוט הדבק את נייר המכתבים של החברה באותו מקום. לאחר מכן, תן פער של שתי שורות לפני כתיבת תאריך כתיבת המכתב.
- כלול את התאריך המלא בפורמט הנכון, כגון 19 בספטמבר 2021. עדיף להימנע מתבנית פחות רשמית כמו 19 ספטמבר 2021 או 19/9/21.
- אין צורך לכלול את התאריך במכתב שנשלח בדואר אלקטרוני.
שלב 3. הזן את שמו וכתובתו של מקבל המכתב
אם המכתב לא נשלח בדוא ל, השאירו הפסקה בת שתי שורות וכללו את פרטי ההתקשרות של הנמען בשטח הריק. בפרט, רשום כל אחד מהמידע הזה בשורה נפרדת:
- שם מלא וכותרת מקבל המכתב
- שם הארגון והחברה, אם יש
- כתובת מלאה של מקבל המכתב (הוסף שתי שורות נוספות או יותר, לפי הצורך)
שלב 4. כלול ברכה
השהה שורה אחת, ולאחר מכן צרף ברכה כגון "יקר", ואחריך שמך כמקבל המכתב. אם תרצה, תוכל לכלול את שמך המלא, שם המשפחה או רק שם פרטי. במידת הצורך, כלול גם את הכתובת או הכותרת הרשמית של האדם.
- אם אתה יודע רק את מיקומו של האדם במשרד, אך אינך יודע את שמו, אתה מוזמן לכתוב "יקר, מנהל בריאות:" או משפט דומה. עם זאת, באופן כללי שמו של האדם שמילא את התפקיד יכול להיות חיפשת באינטרנט, כך שתוכל לנסות זאת.
- אם אתה באמת לא מכיר את מקבל המכתב, וגם אינך יודע את עמדתו, פשוט רשום "אדוני היקר/גבירתי:" או פשוט "יקר:" אולם ברכות כאלה נשמעות מעוותות ומיושנות. וכדאי להימנע, אם אפשר בכלל.
שלב 5. כתוב את מכתבך
אותיות רשמיות צריכות להיפתח בהצהרת מטרה ברורה (SOP). בפרט, הימנע מקיצורים והשתמש בשאלות רשמיות, כגון "האם אתה מתעניין ב …" במקום "האם אתה מתעניין ב …?" לאחר מכן, קרא שוב את גוף המכתב, בעזרת או בלי עזרת אדם אחר, כדי לוודא שאין בו שגיאות כתיב או דקדוק.
אם אתה כותב מכתב עסקי רשמי, ודא שגוף המכתב תמיד קצר וענייני. בינתיים, אם המכתב מופנה לקרוב משפחה או לחבר קרוב מסיבות של החלפת חדשות, אנא השתמש במשפט רגוע ו/או זורם יותר. עם זאת, כדאי לוודא שהמכתב שלך לא יעלה על עמוד אחד
שלב 6. כלול ברכת סיום
ברכת סיום כלולה בדרך כלל כדי לסיים את המכתב בצורה חיובית ולבנות קשר עמוק יותר עם מקבל המכתב. לכן, לאחר כתיבת הפסקה האחרונה, כלול ברכת סיום המתאימה לסוג האות. למכתב רשמי, נסה לכלול ברכת סיום כגון "בכנות", "ברכה" או "בהצלחה". לאחר מכן הנח את שמך המלא מתחתיו, כפי שמתואר בהנחיות הבאות:
- לאותיות שהוקלדו רשמית, השאירו כארבעה רווחים בין הצדעת הסיום לשמכם המלא. לאחר מכן, הדפס את המכתב והדבק את החתימה שלך בדיו כחולה או שחורה על החלל הריק.
- בדוא"ל רשמי, כלול את שמך המלא ממש מתחת לברכת הסיום.
- אם תרצה, תוכל לכלול את הברכה מול שמך, במיוחד במכתב רשמי. לדוגמה, אם אתה נשוי, אנא צרף את השם "Bu Amanda Surya" תחת ברכת הסיום.
שלב 7. מקפלים את האות (אופציונלי)
אם המכתב מופיע בדואר, נסה לקפל אותו לשליש. הטריק הוא לקפל את החצי התחתון לאמצע עד שהוא מכסה 2/3 משטח האותיות, ואז לקפל את החצי העליון לאמצע עד שאין עוד אזור אותיות פתוח. כך גודל האות יתאים לרוב המעטפות הקיימות בשוק.
שלב 8. כתוב את כתובת הנמען בחזית המעטפה (אופציונלי)
מצא את מרכז המעטפה ולאחר מכן כתוב שם את כתובתו המלאה של הנמען, כך:
- מר ג'וקו סוסילו
- Jl. מס 'ABC. 123
- ג'קרטה, 12345
שלב 9. כתוב את כתובת הדואר החוזר בגב המעטפה (אופציונלי)
באמצעות שיטה זו, הדואר יכול להחזיר דואר שאינו יכול לשלוח, מכל סיבה שהיא, לכתובת שלך ללא עלות נוספת. השתמש באותה שיטה כמו כשכתבת את כתובת מקבל המכתב, אך כלול שם כינוי במקום שמך המלא.
שיטה 2 מתוך 2: כתיבת מכתבים בלתי פורמליים
שלב 1. זהה את הרמה הרשמית של המכתב
בעיקרון, הטון של המכתב יהיה תלוי ברמת הקרבה של מערכת היחסים שלך עם מקבל המכתב. כדי לזהות את רשמיות המכתב שלך, נסה לעקוב אחר ההנחיות הבאות:
- אם המכתב מופנה לקרוב משפחה, קרוב משפחה מבוגר או שותף חברתי רחוק, נסה להשתמש בטון חצי פורמלי. אם האדם כבר שלח לך מייל, אנא שלח לו דוא"ל. אם לא, כתיבת אותיות ידנית היא האפשרות הבטוחה ביותר לעשות.
- אם המכתב מופנה לחבר קרוב או קרוב, אנא כתוב אותו באופן ידני או שלח אותו בדוא"ל.
שלב 2. התחל את המכתב בברכה
הברכה המשמשת תלויה מאוד ביחסים ההדוקים בינך לבין מקבל המכתב, כמו גם ברמת הפורמליות של המכתב. כמה אפשרויות שאתה יכול לשקול:
- אם המכתב הוא חצי רשמי, אתה מוזמן להשתמש בברכה כגון "שלום". לאחר מכן, עקוב אחר הברכה עם כינוי הנמען אם שניכם אינם רחוקים מדי מגילם, או את שם הנמען המתחיל בברכה כגון "אדוני" או "גברת" אם הנמען מבוגר ממך בהרבה.
- אם המכתב אינו פורמלי, תוכל גם להשתמש בברכה כגון "שלום", או בברכה מזדמנת יותר כגון "היי" או "היי". עקוב אחר הברכה עם שם הנמען.
שלב 3. התחל לכתוב את גוף המכתב
עברו לשורה הבאה והתחילו לכתוב. אם המכתב מיועד כאמצעי תקשורת אישי, נסה להתחיל באישור פרטי הנמען. לדוגמה, אתה יכול להשתמש במשפטים רשמיים כגון "אני מקווה שטוב לך" או משפטים לא פורמליים כגון "מה שלומך?" בפרט השתמש במילים שהיית אומר אם מקבל המכתב היה מול אתה.
שלב 4. רשום את הדברים שצריך לתקשר
מכיוון שתפקידו העיקרי של המכתב הוא אמצעי תקשורת, אנא כלול דברים שלדעתך מקבל המכתב צריך לדעת, כגון פרטים על אירועים שהתרחשו בחייך. לדוגמה, אם המכתב הוא לסבתא שלך, אל תכתוב רק, "תודה על המתנה!" במקום זאת, הראה כמה המשמעות של המתנה עבורך, כמו למשל, "אמש אני וחבריי לא יכולנו לישון כי שיחקנו את המשחק שסבתא שלחה. תודה!" לא משנה מה נושא המכתב, המיקוד העיקרי צריך להיות ברצון לשתף מידע.
להבין מידע שאסור לכלול. בעצם אין לשלוח מכתב שנכתב כהבעת כעס או ניסיון להתחנן לרחמים. אם כבר כתבת מכתב כזה אך אינך בטוח אם לשלוח אותו, תן לו לשבת כמה ימים. אולי הימים האלה יכולים לשנות את ההחלטה שלך
שלב 5. סיים את המכתב
לסיום מכתב לא פורמלי, השתמש בברכת סיום המשקפת את קרבת הקשר שלך עם הנמען. אם המכתב מופנה לבן / בת זוג, חבר או קרוב משפחה, אנא השתמש בברכת סיום כגון "ברכות", "ברכות אהבה" או פשוט "יקר". בינתיים, למכתב חצי רשמי, אתה מוזמן להשתמש בברכה חמה, אך עדיין רשמית למדי, כגון "ברכות" או "ברכות".
- שמעת פעם על המונח "הערכה"? למעשה, valediction הוא ביטוי רשמי באנגלית, שהיה נפוץ בימי קדם כברכת סגירת מכתבים. אם אתה כותב מכתב באנגלית לחבר ורוצה לסגור אותו בסגנון מטופש, אל תהסס להשתמש בשיטה זו. לדוגמה, שים ברכת סיום בצורה של הערכה כגון "אני נשאר, כתמיד, עבדך המסור", ומסתיים בשם שלך.
- אם ברצונך להוסיף מידע לאחר כתיבת המכתב, השתמש בכיתוב P. S, שפירושו באנגלית Postscript ("לאחר כתיבה").
שלב 6. שלח את המכתב
הכניסו את המכתב למעטפה, שימו חותמת, הכניסו את כתובת הנמען ואז שלחו אותו מיד באמצעות הדואר.
טיפים
- נסה למקד את גוף המכתב בנושא שיעניין את הנמען.
- באופן כללי, ברכות תמיד מופיעות בפסיק. עם זאת, באותיות רשמיות, הניקוד המשמש הוא בדרך כלל נקודתיים במקום פסיק.
- השתמש תמיד בשפה מנומסת ובטיעונים תקינים בעת כתיבת מכתב תלונה. פעולה זו תגדיל את הסיכויים שלך לקבל תגובה חיובית.
- אם ברצונך להדפיס מכתב רשמי ביותר, אנו ממליצים להשתמש בנייר הכבד מעט מנייר עותק רגיל.
- אם ברצונך לשלוח מייל רשמי או חצי רשמי, השתמש תמיד בכתובת דוא"ל שנשמעת מקצועית. הודעות שנשלחו על ידי "sweetstar189" בהחלט לא יתייחסו ברצינות כמו מיילים שנשלחו על ידי "jeni.sandra", נכון?
- כתוב תמיד אותיות בעזרת עט דיו כחול או שחור.
- וודא שהכתובת הרשומה נכונה.
- התחל תמיד פסקה במשפט כתוב או מוקלד בחריץ.
- בדוק שוב את תוכן המכתב שלך, לפחות פעמיים.
- אם המכתב נכתב ידנית, הקפד להשתמש תמיד בעט כדורי שאינו דולף דיו.
