כאשר יש לך כוונה טובה להתנצל על שאתה עושה משהו לא בסדר, כתיבת מכתב התנצלות היא דרך מצוינת לתקן, לשקם מערכת יחסים או לגרום למישהו להרגיש טוב יותר, גם אם טעית בטעות. עקוב אחר כמה מהוראות כיתוב ההתנצלות במאמר זה, כך שתוכל לכתוב מכתב שבאמת פוגע במקום ולא מחמיר את המצב. התחל לקרוא את השלב הראשון כדי שאפשר יהיה להעביר את התנצלותך כראוי.
שלב
חלק 1 מתוך 3: עריכת התנצלות
שלב 1. הסבר למה אתה מתכוון בכתיבת המכתב
התחל באומר להם שהמכתב שלך הוא מכתב התנצלות. בדרך זו, האדם שאתה מתנצל בפניו יכול להתנות כראוי את רגשותיו לפני שהוא ממשיך לקרוא את המכתב. כמובן שאתה לא רוצה לגרום למישהו לתהות מה קורה או בשביל מה אתה כותב.
אתה יכול לומר: "אני כותב את המכתב הזה כדי להתנצל"
שלב 2. תאר את הטעות שלך
לאחר שהודתה שאתה רוצה להתנצל, אמור מה עשית לא בסדר ולמה אתה מרגיש אשם. הסבר נכון ומפורט. אם תספר לו הכל מראש, הוא יידע שאתה באמת מבין מה אתה עושה.
אפשר לומר: “מה שעשיתי בסוף השבוע האחרון היה מאוד לא הולם, לא מכובד ומאוד אנוכי. מסיבת החתונה שלכם צריכה להיות רק לאושר ולחגוג את אהבתם של שניכם. בהצעה לג'סיקה, הפכתי את עצמי למרכז העניינים בכך שגנבתי רגעים חשובים בחתונה שלך והבנתי שמה שעשיתי הוא טעות גדולה"
שלב 3. תודו שפגעתם במישהו
תודו שפגעתם באדם השני ואתם מבינים כמה הוא כואב. בחלק זה תוכל גם להעביר שמעולם לא התכוונת לפגוע בה.
אתה יכול להגיד: “יעקב אמר לי שלא רק שקלקלתי את החתונה שלך, אלא גם בלבלתי את יופיו של ירח הדבש שלך כך שזה לא היה נעים במיוחד. בעצם אף פעם לא התכוונתי ככה. אני רוצה שתוכל לדמיין מחדש את החתונה שלך ולזכור רק את הרגעים המאושרים באותה תקופה, אבל הייתי כל כך אנוכי שהרסתי הכל על ידי גניבת הזיכרונות המאושרים שלך. למרות שאני לא באמת יודע מה אתה מרגיש בגלל התקרית הזו, אני יודע בוודאות שמה שעשיתי אז היה הדבר הגרוע ביותר שעשיתי לך אי פעם”
שלב 4. הביע הכרת תודה
אם אתה רוצה, למרות שאתה לא חייב, אתה יכול גם לשתף את כל העבודה הקשה והדברים הטובים שהוא עשה עבורך. זה יראה שאתה מעריך את זה ויכול לעזור לך להביע אשמה על מה שעשית.
אתה יכול לומר, "מה שעשיתי היה ממש שערורייתי כשאני חושב אחורה עד כמה המשפחה שלך קיבלה אותי בחום. לא רק שהפגנת אהבה עמוקה וכנה לאחי, אלא גם נתת לי כל כך הרבה תמיכה וחסד. פוגע בלבך כך כאילו אינני יכול להעריך את כל טוב ליבך ואני ממש שונא את עצמי על הטעות הזו"
שלב 5. תהיה אחראי
זהו החלק החשוב ביותר בהתנצלות, אך היא יכולה להיות הקשה ביותר להצביע. גם אם האדם שאתה רוצה להתנצל עליו עשה טעות, אל תזכיר זאת במכתבך. מה שאתה צריך לעשות הוא לקחת אחריות על הטעויות שלך בכנות ללא כל הסתרה. אולי יש סיבות טובות למעשים שלך, אבל אתה עדיין צריך לומר שהמעשים שלך פוגעים ברגשותיו של האדם האחר.
- אתה יכול לומר, "אני רוצה להסביר מה עשיתי, אבל זה לא תירוץ. הכוונות שלי, אם כי טובות, אינן חשובות מכיוון שכל זה קרה בגלל החלטה שגויה. אני לוקח אחריות מלאה על המעשים האנוכיים שלי והעצב העמוק שאתה מרגיש בגלל הטעות שלי ".
- אל תיתן סיבות למעשיך, אך תוכל להסביר אותן בזהירות רבה. אם אתה מרגיש שהנימוק הזה באמת נחוץ או יכול לשפר את המצב, תוכל להסביר מדוע קיבלת את ההחלטה הזו. אתה יכול לעשות זאת רק אם אתה יודע שהאדם שאתה מנסה להתנצל בפניו ירגיש יותר בנוח ברגע שיבין את הנימוק שלך.
שלב 6. הציעו פתרון שיכול לשפר את המצב
זה לא מספיק פשוט להגיד שאתה מצטער. מה שבאמת הופך התנצלות שימושית הוא למצוא פתרון לבעיה העומדת על הפרק. שיטה זו אפילו טובה יותר מאשר פשוט לומר כי בעיה זו לא תחזור על עצמה. על ידי הצעת תוכנית לשינוי וכיצד אתה עומד לעשות זאת, אתה מראה כוונה אמיתית לשפר את המצב.
אתה יכול לומר: “אבל זה לא מספיק אם אני רק מתנצל כי מגיע לך יותר טוב. כשאתה חוזר הביתה, ג'סיקה ואני נכין מסיבה שתקבל את פניך כמחווה. המסיבה הזו תהיה חגיגית מאוד ורק כדי לחגוג את אהבתכם העצומה לאחותי. אם אתה לא מסכים, זה בסדר. אני רק רוצה להציע דרך שתוכל להחזיר את הזיכרונות המאושרים היפים שחטפתי ממך."
שלב 7. הביע שאתה רוצה להיות מסוגל ליצור אינטראקציה טובה יותר בעתיד
לא רק להתנצל. אם עשית עוול למישהו אחר, עליך להגיש בקשה זו בין אם תרצה או לא. זה רעיון טוב להביע את מה שאתה באמת רוצה, וזה כדי ששניכם יוכלו ליצור אינטראקציה טובה יותר בעתיד.
אתה יכול לומר: “אני לא יכול לצפות שתסלח לי, למרות שאני בהחלט רוצה שיסלחו לי. אני יכול רק לומר שאני באמת רוצה שהדברים יהיו שוב טובים בינינו. אני גם רוצה שתרגיש טוב ומאושר בפעם הבאה שניפגש. אני רוצה לשקם את מערכת היחסים שלנו כך שנוכל לחזור להיות קרובים כמו בעבר. אני מקווה שבעתיד נוכל למצוא דרך לשכוח את התקרית הזו ולבלות יותר כיף יחד"
חלק 2 מתוך 3: התנצלות בדרך הנכונה
שלב 1. אל תבטיח לשנות אם אתה לא בטוח שאתה יכול לעמוד בזה
זה דבר מאוד חשוב. אל תבטיח הבטחות שתשתנה אם תעשה טעות שסביר שתחזור על עצמה או שטעות זו נגרמת כתוצאה מבעיית אישיות או השקפה. אם זה המצב, אתה תטעה שוב ותתנצל שוב, וזה חסר משמעות לחלוטין.
שלב 2. שימו לב למשפטים שאתם משתמשים בהם
ישנן מיומנויות מסוימות הנדרשות כדי להעביר התנצלות. מטבענו אנו שונאים התנצלויות ולעתים קרובות אנו מתנגדים לכך. זו הסיבה שאתה צריך להיזהר מהמשפטים שלך אם אתה רוצה להתנצל בדרך הנכונה. ישנם משפטים ומילים שנשמעים כמו התנצלויות, אך למעשה מחמירים את המצב מכיוון שהם אינם מראים שאתה לא מצטער באמת. היזהר בעת כתיבת אותיות מכיוון שמילים אלו יכולות להופיע בטעות. לדוגמה:
- "טעויות שנעשו …".
- המילה "אם" (או "אם" ומילים דומות בעלות משמעות דומה) כמו ב"אני מצטערת אם הרגשות שלך כואבים "או" אם אתה לא שמח כי … ".
- "אני מצטער אם יתברר שאתה מרגיש כך."
שלב 3. היו כנים וכנים
עליך להביע התנצלות כנה וכנה. אם אתה לא מוכן, עדיף לחכות עד שתתחרט באמת לפני שתתנצל. אל תשתמש במשפטים ובקלישאות סטנדרטיות באותיותיך או פשוט העתק אותיות הנמצאות באינטרנט. עליך להתנצל בהתאם למצב כך שאדם זה יידע שאתה באמת מבין מה קרה ולמה זה היה רע.
שלב 4. אל תכתוב על רצונות והנחות
מכתבך לא צריך להיות תובעני, גס רוח או מתנשא. אל תנסה או נראה כאילו אתה מאשים מישהו במכתב שלך. אל תניחו הנחות לגבי מה שהאדם האחר מרגיש או מדוע הוא מוטרד, כי זה יישמע כאילו אתם לא באמת מבינים מה קרה. עדיף להשתמש במשפטים המראים ענווה ונותנים תחושת נוחות. עם משפטים כאלה, אדם זה יסלח לך ביתר קלות.
שלב 5. עיכוב שליחת המכתב ביום או יומיים
אם אתה יכול, המתן יום או יומיים לפני שאתה שולח את המכתב. כך תוכל לקרוא אותו שוב כאשר רגשותיך אינם נסחפים על ידי מה שכתבת.
חלק 3 מתוך 3: קביעת פורמט המכתב
שלב 1. בחר את הדרך הטובה ביותר להתחיל את המכתב שלך
במכתב התנצלות אתה יכול להתחיל במילים "מר/גברת/חבריי היקר ….." עדיף לא להשתמש במשפטים פרחוניים בתחילת המכתב ולהשתמש בברכות הפשוטות ביותר.
שלב 2. סיימו את מכתבכם בפתק תודה
השתמש בברכת סיום רגילה כגון "בכבוד רב" או "ברכות" או "ברכות" אם אינך רגיל להשתמש בשיטות אחרות. אבל אתה יכול גם להיות קצת יצירתי כדי שהמכתב שלך לא ייראה רשמי מדי. נסה להשתמש במשפט "אני אסיר תודה שהקשבת להסבר שלי" או "שוב, אני מתנצל בכנות על מעשי שעוררו בעיות ואני אנסה לתקן שגיאה זו".
שלב 3. התנצל רשמית
אם אתה רוצה לכתוב מכתב מקצועי או רשמי יותר, עליך להשתמש בפורמט מכתב רשמי. בנוסף להקלדה בצורה מסודרת, עליך לכלול גם את התאריך, שמך, שם הארגון שלך, חתימתך ושאר נושאים הקשורים לפורמט המכתב הרשמי.
בחר את המילים הנכונות כדי שהמכתב שלך ייראה רשמי יותר ומתאים יותר למצב הנוכחי
טיפים
- ציין שזו אשמתך ואל תנסה להאשים אף אחד או כל דבר אחר. זוהי דרך להראות את האחריות והבגרות שלך.
- הפוך את המכתב קצר, קל לקריאה, פשוט, ומלא באחריות.
- אל תעשה את המכתב קצר מדי. אות עם שניים או שלושה משפטים בלבד לא תועיל, אבל אל תתחיל את האות גם במילים מקרטעות!
- אם אתה מתקשה להרכיב את המילים למכתב שלך, בקש עזרה מחבר או בן משפחה. הם יכולים להבין מה אתה רוצה וישמחו לעזור לך.
- אתה צריך לזרוק את הגאווה שלך כשאתה מתנצל. במקרה זה, כבוד עצמי לא יעשה דבר, אך מערכות יחסים טובות הן בדרך כלל בעלות ערך רב יותר.
- הסבר מדוע אתה עושה זאת כדי שיוכל להבין את הנושא מנקודת מבטך.
- הסבר למה אתה מתכוון וקיים את מה שאמרת על ידי ניסיון לוודא שטעותך לא תחזור על עצמה ותקיים את הבטחתך.
