האם עשית לאחרונה טעות קטלנית או שפגעת ברגשות של מישהו? אם כן, אל תהסס להתנצל בצורה כנה ויעילה, כגון בכתיבת מכתב. למעשה, כתיבת מכתב התנצלות - בין אם זה אישי או מקצועי - מועילה למדי לתיקון הטעויות שלך, כמו גם ליחסים שלך עם האדם הנוגע בדבר. עם זאת, הקפד ליישם את השיטות השונות להלן כדי לגרום לאותך להישמע כנה ועניינית.
שלב
שיטה 1 מתוך 3: יצירת מכתב התנצלות אישי
שלב 1. שאל מה אתה יכול לעשות כדי לשפר את המצב
רוב הסיכויים שהאדם המדובר יודע בדיוק מה עליך לעשות כדי לתקן את השגיאה. לשאול את דעתם מראה את הנכונות שלך לעשות כל מה שצריך כדי לקבל את התנצלותם ולשפר את המצב.
לדוגמה, אתה יכול לומר, "אני מבין שבלבלתי את המסיבה שלך כי לא באתי למרות שקבעתי תור. אתה רוצה שאני אפנק אותך למשקה בבית קפה או שאכין ארוחת ערב בבית שלי, אז אתה לא כועס יותר? אתה יודע, החברות שלנו מאוד חשובה לי."
שלב 2. הציע את האפשרות להיפגש להתנצל באופן אישי
גם אם זה באמת תלוי בבעיה, נסה לשאול אותו כדי שתוכל להתנצל באופן אישי. לפני סיום המכתב, הביע את רצונך לפגוש אותו במיקום ניטרלי, כך שתוכל להתנצל באופן אישי. למרות שההצעה עלולה להידחות על ידו, עדיין הצעה.
לדוגמה, אתה יכול לומר, "באמת רציתי לפגוש אותך כדי שאוכל להתנצל באופן אישי. אנא ספר את הזמן המתאים לך, בסדר?"
שלב 3. השתמש בברכת סיום המסוגלת לייצג את רגשותיך
אם המכתב הוא אישי, הקפד להשתמש גם בברכת סיום לא רשמית ורגשית. לדוגמה, אתה יכול לשים "ברכות", "מצטער" או "שלום" בסוף המכתב.
שיטה 2 מתוך 3: יצירת סוראת התנצלות מקצועית
שלב 1. הציעו פתרון לבעיה הקשורה
אם ההתנצלות מופנית ללקוחות העסק שלך, ודא שהם יודעים שאתה רציני לגבי תיקון השגיאה. לדוגמה, נסה להציע פתרונות רלוונטיים וניתנים לעבודה, במקום פשוט לרצות לשמוע את הלקוחות.
אם המכתב מופנה ללקוח של העסק שלך, נסה לומר, "כדי לתקן שגיאת משלוח בעבר, נחזיר את אותו המוצר ללא משלוח ונציע 30% הנחה על ההזמנה הבאה שלך."
שלב 2. הבהיר כי מצב דומה לא יקרה שוב
בפסקה האחרונה, תאר את צעדי המניעה השונים שנקטת כדי למנוע שאותן טעויות יקרו שוב בעתיד. היו ספציפיים לגבי כל שיטות המניעה שנקטתם ועד כמה הן היו יעילות בהתמודדות עם אותה בעיה.
לדוגמה, אתה יכול לומר, "עד כה יישמתי מגוון שיטות למניעת עיכובים בפרויקטים בעתיד. אחת מהן היא הקמת לוח שנה מקוון להזכיר לי שבוע, יום אחד ושמונה שעות לפני הפרויקט. מועדי ההשלמה., הכנתי גם רשימה מפורטת יותר של אחריות התפקיד, כך שכל פרויקט שאני עובד עליו יכול להסתיים בזמן"
שלב 3. שים ברכת סיום ראויה
אם המכתב נועד למטרות עסקיות, הקפד להשתמש בברכה רשמית כגון "בכבוד רב" או "ברכות" כדי לסגור את המכתב.
שיטה 3 מתוך 3: קביעת גוון האות
שלב 1. השתמש בנימת קול מנומסת ומקצועית למכתב התנצלות אל מקורב עסקי
אם ההתנצלות מופנית לבוס שלך או לשותף עסקי אחר, שמור על הטון שלך מנומס, רשמי ומקצועי. הסבר את המצב והתנצל בצורה מדויקת, פשוטה וברורה. אל תשתמש בסגנון דיבור מוכר מדי בתקווה שהאדם השני יוכל לסלוח לך ביתר קלות לאחר מכן.
- לדוגמה, תוכל לומר, "שוב, אני מתנצל בכנות על הטעות שאירעה. בעתיד, אני מבטיח לנקוט צעדים מונעים שונים על מנת להבטיח שטעות כזו לא תחזור על עצמה".
- אל תגיד, "אני ממש מצטער! אני מקווה שתסלח לי",. המשפט נשמע לא פורמלי מדי למכתב התנצלות מקצועי.
שלב 2. השתמש בנימה כנה וכנה של קול
אם ההתנצלות מופנית למישהו חשוב בחייך האישיים, וודא שהנימה של המכתב היא אישית כדי לגרום למכתבך להרגיש יותר כנה ופחות מאולץ.
לדוגמה, נסה לומר, "אני ממש מצטער שפגעתי ברגשות שלך כשהלכתי רחוק מדי כשצחקת. לא חשבתי לפני שדיברתי, אבל עכשיו אני מבין למה אתה כועס. אני מצטער."
שלב 3. אל תמציא תירוצים
כל טעות תונע על ידי מצב. עם זאת, אל תשתמש בסיטואציה כתירוץ כדי להצדיק את הטעות שלך! תאמין לי, פעולה זו תגרום להתנצלותך להישמע לא כנה. הישאר מרוכז בטעות שעשית ובהתנצלותך!
לדוגמה, במקום לומר, "אני מצטער שהפרויקט הזה הוזנח. אבל באותה תקופה, הבן שלי היה חולה ואחרי זה הזמן שלי נלקח לחופשות משפחתיות, "נסה לומר," אני מצטער שהפרויקט הזה הוזנח. על סמך ניסיון זה, גיבשתי תכנית ספציפית למניעת אותו מצב לחזור על עצמו בעתיד"
שלב 4. אל תאשים אחרים
לא משנה כמה מפתה זה יהיה להאשים מישהו אחר במכתב ההתנצלות שלך, אל תעשה את זה! תאמין לי, כל המילים שלך בגוף האות יהיו חסרות משמעות אם תעשה זאת. כתוצאה מכך, יהיה קשה לאדם הנוגע בדבר לקבל את התנצלותך לאחר מכן.
שלב 5. חתום על המכתב
קח את הזמן להוסיף את הטאץ 'האישי שלך (כגון חתימה) למכתב; הראה שהמכתב באמת חשוב לך. עליך להדפיס ולחתום על מכתבים אישיים ומקצועיים כאחד לפני שתמסור אותם לאדם הנוגע בדבר.
- מכתב התנצלות מקצועי צריך להישלח בערוץ רשמי יותר (כגון דואר דואר). בינתיים, תוכל להגיש בעצמך מכתב התנצלות מקצועי לאדם הנוגע בדבר.
- אם אתה מתקשה לחתום על המכתב באופן אישי, לכלול לפחות חתימה דיגיטלית. חלק מתוכנות המחשב מספקות אפשרויות מיוחדות ליצירת חתימות דיגיטליות והדבקתן על מסמכים שונים. אם תרצה, תוכל גם לשים את החתימה שלך על פיסת נייר, לסרוק אותה, לשמור אותה במחשב בפורמט תמונה ולאחר מכן להכניס אותה למסמך הנדרש.
