מכתבי הקדמה משמשים לרוב בתקשורת עסקית, ליצירת קשר, לבקש מידע או ליצירת סקירה כללית של מוצר או שירות חדש. באופן כללי, אתה כותב מכתב היכרות למישהו שאינך מכיר אישית, מה שמקשה מעט מבחינת התחושה או הסגנון. עם זאת, תוכל ללמוד כמה טיפים מהירים שיעזרו להפוך את המכתב שלך לתמציתי, קריא ויעיל כמבוא הרצוי.
שלב
חלק 1 מתוך 3: כתיבת ההקדמה
שלב 1. הפנה את מכתבך לאדם ספציפי, בכל הזדמנות אפשרית
מכתב היכרות צריך להיות מופנה הכי טוב שאפשר למי שיקרא אותו. אם אתה שולח לחשבון כללי או לחברת גיוס ואינך בטוח, אז זה בסדר לפנות למכתב ל"כל הנוגעים בדבר "או למנהל העסקת או בעל הכותרת הספציפית.
התחל את מכתבך בהצגת עמדתך, כותרתך או תפקידך והסיבה לכתיבת המכתב. בדרך כלל אינך צריך לכלול את שמך באות מכיוון ששמך יופיע בחתימה
שלב 2. ציין בבירור את המטרות שלך
עליך להעביר את הסיבה לכתיבת המכתב מוקדם ככל האפשר. מה אתה רוצה? למה כתבת את המכתב? אם שאלות מסוג זה אי פעם צצות במוחו של בוס או חברה, רוב הסיכויים שהמכתב שלך הגיע לאשפה במקום לקבל שיחת ראיון.
עצור את הציד: "אני כותב כדי לברר לגבי מקום פנוי למפקח פיננסי" או "אני כותב כדי לתאר תכונת מוצר חדשה שהחברה שלי פרסמה לאחרונה" הם הצהרות מטרה יעילות באמת להיות אחד המשפטים הראשונים. מִכְתָב
שלב 3. צור תחושה או סגנון מתאים לאות
כשאתה כותב מכתב היכרות, עדיף שיהיה סגנון עקבי ומוכשר שנשמע מוזר או נשמע יותר מדי מסודר או טכני. עבור מכתב היכרות, המכתב שלך צריך להיות מקצועי, אך לא קר או נוקשה. יש לכלול אלמנט של חמימות אנושית במכתב תוך שמירה על התוכן הכולל מקצועי.
- טעות נפוצה שעושים כותבים לא מנוסים היא לנסות בכל כוחם להימנע מקיצורים המובילים לרושם שהאות היא תרגום, ולא אות כתובה. השתמש בקיצורים/התכווצויות, תן לזה להישמע זורם כמו שיחה, אבל עדיין מקצועי. תן למכתב לייצג אותך.
- אל תנסה להישמע חכם על ידי החלפת מילים נפוצות במילות מילון. זוהי לא עבודת גמר, אלא מכתב היכרות. השתמש במילים מדויקות ותמציתיות.
שלב 4. צור חיבור אישי
הסבר כיצד גילית על התפקיד, המשרה הפנויה או החברה שאתה מחפש, וצור קשר. בעת קריאת מכתב היכרות, המעסיק או רכז ההעסקה צריכים לקבל תמונה ברורה של מי אתה, מדוע אתה רוצה את התפקיד והאם אתה מתאים לתפקיד או לא. אם הקשר הזה חזק מספיק, תקראו אתכם לראיון וזה נותן לכם את ההזדמנות לנחות את התפקיד.
אם יש לך קשרים עם כל מי שעובד בחברה או שאפילו הופנית אליך להגיש בקשה, או אפילו אם אתה מכיר מישהו שקיבל סיוע מהסוכנות שלך בעבודתו, מומלץ להציג את עצמך מתוך המכתב. זה יכול לעורר זיכרון של מישהו ("הו, זה האדם שג'וקו דיבר עליו!"), או לגרום לו להיזכר מההתחלה
חלק 2 מתוך 3: כתיבת תוכן המכתב
שלב 1. חבר את הכישורים שלך עם המשרה שהוגשה
אם אתה מנסה לתאר את הכישורים, הכישורים או היכולת שלך להתמודד עם עבודה או פרויקט, כדאי ליצור קישור ברור בכמה משפטים ולהסביר כיצד החוויה שלך קשורה ליכולת שלך לעשות זאת, בין אם זה חדש תפקיד, העברה או עבודה חדשה. חדש לגמרי.
- תאר את הניסיון שלך בתחום או בתעשייה כפי שמצוין בהתייחסות במכתב. אם כיוונת את מכתב ההקדמה שלך כפי שהוזכר קודם לכן, הוא יתמקד באיזשהו תחום מקצועי או תעשייתי. כדאי לכלול כישורים וניסיון ספציפיים כדי להפוך את המכתב ליעיל יותר.
- לרצות עבודה זה לא אותו דבר כמו להיות בעל הכישורים לתפקיד. אם בהקדמה שלך אתה מסביר שאתה רוצה להתקשר לראיון עבודה כי אתה מרגיש שאתה ממש מתאים, אתה לא צריך לחזור על זה חמישים פעמים. הכתיבה שאתה "באמת צריך את העבודה הזאת" לא הופכת אותך למועמד שמושך תשומת לב.
שלב 2. היו כמה שיותר ספציפיים
קבעו זמן בו תוכלו לפגוש באופן אישי, או הביעו את מה שאתם מקווים לראות בהמשך התשובה למכתבכם. אם אתה רוצה לדבר יותר על הכישורים שלך בראיון, פשוט אמר זאת. אם אתה באמת רוצה את התפקיד, פשוט תגיד את זה. למד הכל על תהליך הגיוס, או על תהליך הבקשה שכתבת, ולאחר מכן שאל על השלב הבא בתהליך.
למקד את מכתב הכיסוי שלך לרמת תפקיד מסוימת. אין צורך לציין במפורש את סוג התפקיד או התפקיד, אך זכור אילו תוצאות אתה מחפש כדי שהמכתב יהיה רלוונטי
שלב 3. אל תכלול מידע שכבר נמצא בקורות החיים שלך
זה רעיון רע לרשום כותרות, הוקרה ושמות מפורסמים במכתב. חזרה על מידע שניתן לראות בקלות על קורות חיים היא בזבוז מקום במכתב. אל תרשום מידע שניתן לאסוף במהירות ובקלות במקומות אחרים. אתה כותב כדי למכור את עצמך וליצור הזדמנויות.
שלב 4. כתוב במטרה לקבל שיחת ראיון
אולי לא תקבל עבודה או משהו רק מכוחו של מכתב בלבד. כתיבת מכתב תביא אותך אל סף דלתך, הזדמנות להוכיח את עצמך ואת היכולות שלך להיות האדם או העובד הדרוש לקורא המכתבים. מסיבה זו, מומלץ להגיע ישר לעניין, להתמקד בכישורים שלך כמו גם בחיבור שלך לתפקיד ולהתקדם לשלב הבא בתהליך, בין אם זה הראיון או שלב גיוס אחר.
חזור על המידע החשוב ביותר בסעיף הסגירה. לפני שאתה סוגר את המכתב בברכה, כדאי לחזור בקצרה על מה שאתה רוצה ישירות
חלק 3 מתוך 3: תיקון וחידוד אותיות
שלב 1. שנה ותקן את המכתב שלך
לאחר כתיבת טיוטת מכתבים, יש צורך לחזור ולבקר במכתבך ולשפר אותו ממבנה המשפט וכן הלאה. כל הסופרים הטובים יודעים כי לא ניתן לקרוא ליצירה גמורה עד שתעודכן. לאחר שסיימת לכתוב את המכתב, החלק הקשה ביותר הסתיים, אך עדיין יש זמן לחדד ולחדד אותו.
- תיקון הוא יותר מסתם מחיקת שגיאות הקלדה או תיקון שגיאות כתיב. תסתכל שוב על האות שלך וודא שיש התאמה בין הנושא לפועל, המשמעות ברורה והמכתב שלך משיג את מטרתו.
- ברגע שאתה חושב שהכתיבה שלך הסתיימה, תוכל להתחיל לבדוק ולחפש את "הדברים החשובים האחרונים", הדברים ברגע האחרון הכוללים תיקון שגיאות כתיב, שגיאות כתיב ועיצוב האות שלך.
שלב 2. צור מכתב פשוט ותמציתי
באופן כללי, מכתב הקדמה לא יעלה על חזית הדף, או בין 300 ל -400 מילים. לא משנה מה הסיבה, יש סיכוי טוב שאתה כותב למישהו שצריך להתמודד עם הרבה נייר ביום נתון, והוא לא רוצה לראות מכתב היכרות ממושך ומיותר. חבל שהעבודה הקשה שלך מסתיימת בפח, אז הקצר. התמקד רק בניסיון להעביר את המידע החשוב ביותר במכתבך.
שלב 3. עיצב את האות כפי שהיא צריכה להיות
האותיות צריכות להיות מכוונות כראוי על הדף, וכוללות מבוא ספציפי, פסקה בגוף וסגירה תמציתית. אם תכתוב פסקה קצרה ללא פרטי יצירת קשר או ברכות, לא תקבל את העבודה, או שלא תגיע למבוא.
- כלול קורות חיים או קורות חיים מתאימים, כקובץ מצורף למכתב ההקדמה. מכתב ההקדמה צריך להיות הראשון בחבילת היישום.
- כלול פרטי יצירת קשר טובים. בצע את העריכות האחרונות של מכתב ההקדמה, וודא שכללת מידע חשוב ליצירת קשר, הממוקם בדרך כלל בפינה הימנית העליונה של נייר המכתבים. כלול כתובת דוא"ל, מספר טלפון ופרטי יצירת קשר בסיסיים אחרים.
שלב 4. שקול לכלול הערות
חלק מהמורים כותבים מכתבים עסקיים ומומחי תקשורת מציעים להוסיף את המידע הרלוונטי או הדחוף ביותר בפתק או פתק במכתב. הסיבה היא שלעיתים קרובות זה עובד היטב מבחינת האופן שבו אנשים מעבדים תקשורת בצורה של מכתב. במקום לשים מידע חשוב בסוף, פתק או פתק חשוב יכול להיות יעיל יותר. למרות שזה עשוי להישמע לא פורמלי עבור חלק, זה עשוי להיות דרך יעילה להדגיש מידע חשוב ולגרום למכתב שלך להתבלט.
