תזכירים משמשים בדרך כלל להעברת מידע מסוים לקבוצת אנשים, למשל על פעילויות, מדיניות או משאבים זמינים, ולבקש מהם לפעול. המילה "תזכיר" פירושה משהו שחייבים לזכור או לשים לב אליו. אתה יכול לכתוב תזכיר טוב וקל להבנה על ידי לימוד הטיפים האלה.
שלב
חלק 1 מתוך 4: כתיבת ראשי תזכורות
שלב 1. הקלד "MEMORRANDUM" בראש הנייר כדי לכתוב תזכיר
ראשית, הסבר שמסמך זה הינו תזכיר. כתוב את המילה "MEMORDUM" 3 ס"מ מהקצה העליון של הנייר באותיות מודגשות כשורה הראשונה. מילה זו יכולה להיות ממוקמת במרכז או משמאל לאות הגדולה יותר.
דלג על שתי שורות ריקות לפני כתיבת השורה הבאה
שלב 2. רשום נכון את שם מקבל התזכיר
מאחר שהתזכיר הוא אמצעי תקשורתי רשמי, יש לרשום את הנמען גם רשמית. רשום את השם המלא והכותרת של מקבל התזכיר.
אם תזכיר זה מופנה לכל הצוות, כתוב: "אל: כל העובדים"
שלב 3. רשום גם את הנמענים האחרים בשורה "CC"
השורה "CC" (המייצגת העתקת אדיבות) משמשת לכתיבת שם האדם או האנשים שיקבלו עותק של התזכיר, לא זה שאליו יישלח התזכיר. השם המופיע בשורת "CC" הוא הצד שצריך להודיע לו על המדיניות או הנושא המתוארים בתזכיר.
שלב 4. כתוב את שמך בשורה "מאת"
שם המחבר ושולח התזכיר חייב להיות בכותרת התזכיר. כתוב את שמך המלא והכותרת בשורה זו.
שלב 5. הזן את התאריך
רשום את תאריך הכנת התזכיר במלואו עם תאריך הפורמט, חודש, שנה. לדוגמה: "תאריך: 9 בדצמבר 2015" או "9/12/2015".
שלב 6. קבע את נושא התזכיר וכתוב אותו כשורה נפרדת עם הכותרת "אודות"
נושא התזכיר ייתן לך מושג על מה שנדון בתזכיר. בחר נושא ספציפי אך קצר.
לדוגמה, במקום לכתוב "נמלים" כנושא, בחר משהו ספציפי יותר, למשל: "בעיית הנמלים במשרד"
שלב 7. דע היטב את הפורמט של כותרת התזכיר
כותרת התזכיר צריכה להיות בחלק העליון של הצד השמאלי. אתה יכול להשתמש באותיות גדולות או קטנות עבור המילים "אל:", "מאת:", "תאריך:" ו- "אודות:".
-
כותרת התזכיר תיראה כמו הדוגמה הבאה:
אל: שם והכותר של הנמען
מתוך: שמך וכותרתך
תאריך: תאריך כתיבת תזכיר
נושא: נושאים המכוסים בתזכיר (השתמשו מודגש או בצבע מסוים לדברים שלדעתכם חשובים).
- בעת כתיבת כותרת תזכיר, שים רווח אחרי המעי הגס כדי שייראה מסודר יותר.
- כשתסיים לכתוב את כותרת התזכיר, דלג על שורה לפני שתמשיך לכתוב את התזכיר כדי להפריד בין כותרת התזכיר לגוף התזכיר.
חלק 2 מתוך 4: כתיבת גוף התזכיר
שלב 1. שקול את הקהל שיקבל את התזכיר
על מנת לכתוב תזכיר שמעניין אנשים לקרוא ולהגיב, עליך לקבוע את הסגנון, האורך והפורמליות של ההסבר שלך בגוף התזכיר על סמך הקהל שיקרא אותו. לשם כך עליך לדעת מי יקבל ויקרא תזכיר זה.
- גלה מה סדרי העדיפויות והחששות של מקבל התזכיר.
- נסה לצפות את השאלות שקוראי התזכיר ישאלו. תמכו בהסבר שלכם על ידי מתן דוגמאות, הוכחות או מידע אחר שיכול להשפיע על הקורא.
- בהתחשב בקהל שיקרא את התזכיר, תוכל להעביר את המידע או הדעות הנכונות בתזכיר.
שלב 2. אל תמסור ברכה רשמית
התזכיר אינו צריך להתחיל בברכה כמו "מר אנואר היקר". במקום זאת, פשוט כתוב משפט פתיחה כדי להסביר את הנושא שברצונך לכסות.
שלב 3. ציין את הבעיה או הנושא בפסקה הראשונה
תאר בקצרה את הרקע של הפעולה שאתה רוצה לבצע. כמו בהגשת הצהרת תזה, הסבר את הנושא והסבר מדוע פעולה זו חשובה. אתה יכול להשתמש במשפט מבוא זה כסיכום מופשט או תזכיר.
כמדריך כללי, יש לכתוב את סעיף הפתיחה בפסקה אחת
שלב 4. לדוגמה, בתחילת התזכיר תוכל לכתוב:
"החל מה -1 בינואר 2016, PT XYZ תיישם מדיניות חדשה בנושא הגנת הבריאות. כל העובדים ובני משפחתם יקבלו כל חודש הטבות בריאות מסוג BPJS ".
שלב 5. תאר את ההקשר של הנושא שהעלת בתזכיר
הקוראים עשויים להזדקק למידע על הרקע לנושא שאתה מציג. הסבר בקצרה את ההקשר ורק אמור את מה שחשוב.
אם רלוונטי, המשך לכתוב את התזכיר המסביר מדוע ברצונך להחיל מדיניות זו. לדוגמה, כתוב: "הממשלה פרסמה תקנה לפיה כל חברה נדרשת לרשום עובדים ובני משפחתם כמשתתפי BPJS Kesehatan"
שלב 6. תמכו בתכנית שלכם על ידי מתן הסבר בחלק הדיון
תאר בקצרה את הפעולה שתבצע. ספק הוכחות וטעמים הגיוניים לתמיכה בהצעתך. התחל בהעברת המידע החשוב ביותר, ולאחר מכן ספק עובדות ספציפיות או תומכות. ציין אילו יתרונות יקבל הקורא מהפעולה המוצעת שלך או מה הנזק שייגרם אם פעולה זו לא תיעשה.
- אם ברצונך ליצור תזכיר ארוך יותר, הציג גם גרפים, רשימות או תרשימים רלוונטיים ומשכנעים.
- לתזכירים ארוכים יותר, תוכל לספק כותרת קצרה המתארת את התוכן של כל קטע. לדוגמה, במקום ליצור את הכותרת "מדיניות", כתוב "מדיניות חדשה לכל העובדים". הפוך את הכותרת לספציפית וקצרה כך שהקורא יכול לדעת את הדברים החשובים בתזכיר מיד.
שלב 7. הצע פעולות שיש לבצע על ידי הקורא
באמצעות תזכיר, אתה מבקש מאחרים לפעול בנושא ספציפי, בין אם מדובר בהודעה על מוצר חדש, מדיניות חדשה בנושא דיווח הוצאות או הצהרה כיצד החברה פותרת בעיה. הסבירו אילו פעולות יש לנקוט בפסקה או משפט מסכם.
- לדוגמה, כתוב: "כל העובדים חייבים להשתמש במערכת הנהלת החשבונות החדשה החל מה -1 במרץ 2016".
- ספק גם הוכחות תומכות להצעה שלך.
שלב 8. סגור את התזכיר על ידי מתן סיכום חיובי ותומך
הפסקה האחרונה צריכה לתאר את השלב הבא שיכול לפתור את הבעיה. העבירו גם מסר של תמיכה בנוגע לסולידריות ארגונית.
- אתה יכול לומר, "אני מוכן לדון עוד בהצעה זו וליישם את ההחלטה עליה הסכמנו הדדית".
- לחלופין, תוכל לסגור את התזכיר בכתיבה, "אנו מאוד נרגשים מהתוכנית להוספת פס ייצור. אנו מאמינים שתכנית זו תפתח את החברה ותבטיח את המשכיות העסק שלנו ".
- סגור את התזכיר רק עם משפט אחד או שניים.
חלק 3 מתוך 4: סיום התזכיר
שלב 1. דע היטב את פורמט התזכיר
השתמש בפורמט התזכיר הסטנדרטי לקריאה קלה יותר. הקלד את התזכיר בגופן Times New Roman או Arial, גודל 12 עם 3 סנטימטרים משמאל, ימינה ותחתית שוליים.
השתמש בפורמט פסקה מיושר לשמאל. דלג על שתי השורות הריקות בסוף הפיסקה ואין צורך להשאיר רווח בתחילת הפיסקה
שלב 2. בדוק את התזכיר שלך
קרא שוב וערוך את התזכיר כדי לוודא שהוא נכון, ברור, תמציתי ומשכנע. ודא שאתה משתמש בסגנון הכתיבה הנכון. סלק מונחים מדעיים או ז'רגון מיותרים.
- בדוק שוב אם עדיין יש שגיאות כתיב, דקדוק ודיון. שימו לב לכתיבת שמות, תאריכים ומספרים.
- וודא שהתזכיר שלך קצר מספיק וחסל מידע מיותר.
שלב 3. אתחל ליד שמך
התזכיר אינו צריך להיות חתום, אך עליך לאתחל אותו בעזרת עט כדורי בראש התזכיר ממש ליד שמך. ראשי תיבות מצביעים על כך שאישרת תזכיר זה.
שלב 4. השתמש בנייר עם נייר מכתבים
ישנם ניירות מכתבים המודפסים עם נייר מכתבים שתוכננו במיוחד לתזכירים או פשוט משתמשים בנייר מכתבים רגיל.
אם יצרת את התזכיר במחשב (ושלחת אותו בדוא"ל), צור נייר מכתבים משלך באמצעות תוכנית Word עם לוגו החברה ופרטי יצירת הקשר המוצגים. השתמש בתבנית תזכיר זו להגשת תזכורות עתידיות
שלב 5. החליטו כיצד לשלוח את התזכיר
בחר את הדרך הטובה ביותר להפיץ את התזכיר. אתה יכול להדפיס ולשתף אותו או לשלוח אותו בדוא ל.
לשליחת תזכירים באמצעות דוא"ל, באפשרותך להמיר את התזכיר ממסמך Word ל- HTML או ל- PDF ולשלוח אותו כקובץ מצורף בדוא"ל
חלק 4 מתוך 4: שימוש בתבניות תזכיר
שלב 1. חפש תבנית תזכיר
ניתן ליצור תזכורות באמצעות תבניות, במקום לבנות אותן מאפס. לשם כך, חפש תבניות תזכורות טובות באינטרנט, למשל ב- Microsoft Word. הפורמטים בהם משתמשים בדרך כלל כמעט זהים, אך גודל הגופן, האורך והעיצוב עשויים להשתנות.
- הורד את התבנית המתאימה ביותר לצרכים שלך.
- הקפד לקרוא את הכללים לפני השימוש בתבניות מכל אתר אינטרנט.
שלב 2. פתח את התבנית שהורדת למחשב שלך
לאחר לחיצה על כפתור ההורדה, התבנית תורד ישירות למחשב שלך או שיש לבצע מספר שלבים. אם התוצאה היא קובץ מכווץ, תחילה עליך לפתוח קובץ זה ולאחר מכן לפתוח אותו ב- Microsoft Word.
אנו ממליצים לך להשתמש בגרסה העדכנית ביותר של תוכנית Microsoft Word כך שלא תיתקל בבעיות ותבנית זו תעבוד טוב עבורך. אם אתה עדיין משתמש בגירסה קודמת של תוכנית Microsoft Word, עדכן אותה לפני הורדת קבצים כלשהם
שלב 3. הגדר נייר מכתבים משלך
ניתן לשנות את כל התבניות. כל חלק בתבנית התזכיר תוכל להתאים אישית לצרכיך. לדוגמה, הוסף לוגו וסימן רישום סימני מסחר לתבנית בחלק נייר המכתבים. לחץ על סעיף נייר המכתבים כדי להקליד את פרטי החברה.
שלב 4. מלא את שדות התבנית בכותרת התזכיר
עליך למלא את השדות "אל", "מאת", "CC" ו- "אודות". היזהר בעת מילוי כל שדה כדי שלא תתבלבל, תפספס או תקלדת בקטע זה.
שלב 5. הקלד את ההודעה שלך
כתוב את המבוא, ההקשר, הדיון והסיכום בגוף התזכיר. אתה יכול לכתוב תזכירים בצורת רשימה כדי להעביר מידע נקודתי.
- השתמש באותו פורמט תבנית כדי לשמור על כל הפסקאות בתזכיר מאורגנות בצורה מסודרת עם השוליים והגדלים הנכונים.
- תוכל להשתמש בתבנית התזכיר כדי להציג את הטבלה, במידת הצורך. זה עשוי להיות מועיל יותר, במיוחד אם התזכיר שהוכן ברשימה או בפורמט אחר נראה מרושל או קשה לקריאה.
- אל תשכח למחוק את המילים שכבר נמצאו בתבנית. בדוק שוב היטב לפני השליחה.
שלב 6. בדוק גם את כפות הרגליים
כף הרגל של התזכיר נמצאת בתחתית התזכיר המשמש בדרך כלל למסירת מידע נוסף, למשל בכתיבת פרטי החברה או מספר הטלפון שלך. בדוק היטב שכל המידע הזה הוקלד כהלכה. כמובן, אתה רוצה לשלוח תזכיר טוב ללא פרטי יצירת קשר שגויים או מידע חסר.
שלב 7. התאם את התצוגה
אחד היתרונות שתוכל לקבל מהתבנית היא ההזדמנות לשנות את צבע המסמך. ניתן להתאים את תצוגת התזכיר לאישיות ולגרום לו להיראות אטרקטיבי יותר. בנוסף, אתה יכול לבחור את הצבע המתאים ביותר למצב הנוכחי כדי להפוך אותו ליותר מושך תשומת לב, אך עדיין מקצועי.
שלב 8. שמור את התזכיר כמסמך חדש
הקפד לשמור עותק של קובץ תזכיר זה כך שיהיה גיבוי דיגיטלי כעדות לכל תקשורת עסקית שהייתה לך.
שלב 9. שמור תבנית זו כדי שתוכל להשתמש בה שוב
בכל פעם שאתה צריך ליצור תזכיר עם נושא קצת שונה, החלף את המידע שבו בנושא התזכיר שברצונך לשלוח. בנוסף לחיסכון בזמן, תוכל ליצור תזכורות בפורמט עקבי כך שייראו מקצועיים. כך, הקוראים יתייחסו יותר ויקראו בעיון את התזכיר שאתה שולח.
טיפים
- אל תיתן יותר מדי סיבות. אתה אכן צריך להסביר מדוע יש לנקוט בפעולות מסוימות, אך אל תגזים בכך.
- יש להציג בקצרה את ההסבר/המידע הכתוב בתזכיר.
מאמר קשור
- כיצד לכתוב תזכיר עסקי
- איך לכתוב מכתב
- כיצד לתקשר ביעילות
- כיצד לכתוב מכתב קורא
