מזכר הוא סוג של מסמך המשמש לתקשורת פנימית בין עובדי החברה. תזכורות הן היבט שנבדק זמן רב של עולם העסקים שכאשר הוא כתוב נכון יכול לעזור לדברים לזרום.
שלב
חלק 1 מתוך 3: בחירת שפה ופורמט
שלב 1. הימנע משפה מקרית מדי
באופן כללי, שפת התזכיר צריכה להיות ברורה ופשוטה, אך מקצועית. עליך להימנע מטון השיחה המזדמן בתזכיר.
- לדוגמה, אל תכתוב, "שלום לכולם! תודה לאל שזה יום שישי הא? אני רוצה לדבר על עניין עסקי חשוב ".
- במקום זאת, יש להגיע לנקודה, "אני רוצה לשתף דו"ח התקדמות של פרוייקט Z".
שלב 2. הימנע משפה רגשית
כדאי גם לנסות להשתמש בנימה ניטראלית ולהימנע משפה רגשית. נסה לציין עובדות וראיות לתמיכה בטענות.
- לדוגמה, הימנע מטענות כמו, "אני חושב שכולנו היינו הרבה יותר מאושרים אם היו נותנים לנו להתלבש כלאחר יד בימי שישי".
- במקום זאת, חפש מידע על האם המורל עולה כאשר עובדים רשאים לבחור בגדים, והזכיר את המידע הזה בתזכיר.
שלב 3. השתמשו בביטויי אות
אם אתה רוצה להביא הוכחות או מקורות, הקפד להשתמש בשפה המאפשרת לקורא לדעת מה אתה עושה.
לדוגמה, נסה את המשפט "על פי הממצאים שלנו, …" או "מחקר שהושלם על ידי ה- EPA מצביע על כך ש …"
שלב 4. בחר את הדגם והגודל המתאים
תזכורות צריכות להיות קלות לקריאה. לכן, הימנע משימוש בפונטים קטנים, גודל ברירת המחדל הוא 11 או 12.
עליך לבחור גם גופן פשוט, כגון Times New Roman. זה לא הזמן לנסות גופנים "מצחיקים" כמו Comic Sans (אתה עלול לצחוק על בחירת הגופן הזה)
שלב 5. השתמש בשוליים סטנדרטיים
השוליים האופייניים לתזכיר עסקי הם 1 אינץ 'או 2.54 ס"מ, אם כי בכמה תוכניות לעיבוד תמלילים הכינו תבניות תזכיר עם שוליים מעט רחבים יותר (למשל 1.25 אינץ' או 3.18 ס"מ).
שלב 6. בחר שטח אחד
תזכירים עסקיים בדרך כלל אינם משתמשים ברווחים כפולים. כדי לשמור על דף אלבום הקטן, שקול ריווח יחיד, אך הוסף רווח בין פסקאות או חלקים.
בדרך כלל אין צורך בכניסות לפסקאות
חלק 2 מתוך 3: הכנה לכתיבת תזכיר עסקי
שלב 1. החליטו אם יש לשלוח את התזכיר
אם אתה צריך לשתף נושאים עסקיים חשובים עם כמה אנשים בצוות שלך, כדאי לשלוח תזכיר. ניתן לשלוח תזכורות גם אם אתה מתקשר רק עם אדם אחד, למשל, או שאתה רוצה לנהל רישום של התכתבות.
- עם זאת, במקרים מסוימים, יעיל יותר לדבר ישירות עם האדם הנוגע בדבר.
- בנוסף, מידע מסוים עשוי להיות רגיש מכדי להישלח במזכר.
שלב 2. קבע את מטרת כתיבת התזכיר
התוכן וההגדרות של התזכירים משתנים בהתאם למטרה. רוב סוגי התזכירים נכתבים מהסיבות הבאות:
- להציע רעיון או פתרון. לדוגמה, אם אתה יודע כיצד לפתור בעיה בלוחות זמנים לשעות נוספות, ניתן לרשום את הרעיון בתזכיר ולשלוח אותו לבוס שלך.
- לתת פקודות. למשל שליחת תזכירים היא גם דרך יעילה להאציל אחריות על כנס שהמחלקה מארחת.
- לדוחות. תוכל גם לשלוח תזכורות להודיע לעמיתים על אירועים אחרונים, לדווח על עדכונים על פרויקט, לספק דוחות התקדמות או לדווח על ממצאי חקירה.
שלב 3. צמצם את הנושא
יתכן שאתה מתמודד עם מספר פרויקטים ותתפתה לשלוח תזכורות לעמיתים, לבוסים או ללקוחות בנוגע להתקדמות הדברים. עם זאת, זכור כי תזכירים עסקיים צריכים להתמקד רק בנושא אחד.
תזכירים צריכים להיות תמציתיים, ברורים וקלים לאנשים עסוקים לקרוא במהירות. לכן, אל תתנו למידע חשוב להתעלם. תזכורות ממוקדות עוזרות להבטיח שהמסר שלך יתקבל ויובן
שלב 4. התייחס לקהל
התוכן, הסגנון והטון של התזכיר העסקי נקבעים על ידי הקהל המיועד. לכן, חשוב היטב מי יקבל את התזכיר.
לדוגמה, תזכיר לעמית אודות תכנון מסיבת הפתעה למישהו במשרד שונה מתזכיר לממונה על תוצאות חקירה שעשית במשך חודשים
חלק 3 מתוך 3: כתיבת תזכיר עסקי
שלב 1. תייג אותו
ישנם סוגים רבים של התכתבות עסקית. הדרך הסטנדרטית לתזכירים היא לתייג את המסמך במפורש.
- לדוגמה, כתוב "תזכיר" או "תזכיר" בראש הדף.
- המיקום יכול להיות מרוכז או מיושר לשמאל. להשראה, עיין בתזכירים עסקיים שקיבלת, והעתק את הפורמט.
שלב 2. כתוב כותרת
החלק הראשון של התזכיר צריך לכלול את הנקודות החשובות. מידע מפורט על כל רכיב יתואר בשלב הבא.
- TO: כתוב את השמות והכותרות של האנשים שקיבלו את התזכיר.
- מתוך: כתוב שם מלא וכותרת.
- DATE: כתוב את התאריך המלא והמדויק, אל תשכח את השנה.
- נושא: כתוב תיאור קצר וספציפי של תוכן התזכיר.
- שים לב שהנושא מסומן בדרך כלל על ידי "Re:" או "RE:" (שניהם מייצגים לגבי).
שלב 3. בחר בקפידה את רשימת הנמענים
הקפד לכלול את כל מי שזקוק למידע או להתפתחויות. הגבל את חלוקת התזכורות לאנשים שצריכים לדעת.
- מבחינה עסקית, לא כדאי לשלוח תזכורות לכולם במשרד אם רק מעטים מודאגים או מעורבים.
- אנשים יהיו המומים מהרבה תזכורות, ואולי נוטים להתעלם או פשוט לדפדף על תזכורות לא רלוונטיות.
שלב 4. השתמש בשמות ובכותרות והכותרות הנכונים עבור האנשים ברשימת הנמענים
למרות שאתה והבוס שלך מכירים באופן יומיומי, עדיף לשמור על התכתבות רשמית. לדוגמה, אולי אתה מברך את הבוס בשמו רק כאשר אתה נפגש במסדרון המשרד, אך לתזכירים, בירך אותו עם "גברת ריאנה" או "ד"ר. ריאנה ".
זכור כי המידע שאתה כותב מיועד לכל מי שנמצא ברשימת הנמענים. אז רשום את השם המלא והכותרת
שלב 5. גלה את כותרת האדם שאליו אתה פונה בתזכיר החיצוני
אם אתה שולח תזכיר למישהו מחוץ למשרד, חשוב להגדיר את הברכה הנכונה. קח את הזמן לחפש את הפרופיל המדובר, מידע אישי מתואר בדרך כלל באתר החברה שלהם.
- לדוגמה, אתה מטיל ספק אם התואר הוא דוקטורט. אם כן, בדרך כלל הברכה הנכונה היא Dr. איקס
- מה עמדתו? האם זה סגן המנהל או הדיקן? אם כן, הקפד לציין זאת בתזכיר.
שלב 6. כתוב את הנושא בעיון
וודא שהנושא קצר, ברור ולא כללי מדי.
- לדוגמה, נושא "עסק חדש" נראה מעורפל, ואם מישהו מחפש את הקובץ שבועות או ימים קדימה, יתכן שהוא יתקשה להחליט מהו התזכיר שלך.
- נושא טוב יותר יהיה משהו כזה, "דו"ח התקדמות חקירת הרחבת בסיס לקוחות".
שלב 7. שקול לדלג על הברכה
אתה חופשי לבחור אם ברצונך להתחיל את ההודעה בברכה, כגון "יקר. גברת וורדאני "או" יקרה. עמיתים ". עם זאת, זכור כי ברכות לא צפויות תזכיר עסקי.
תזכירים מהווים אמצעי מהיר ויעיל להעברת מידע חשוב, והקהל יודע בבירור מי קיבל ותשלח את התזכיר
שלב 8. חיבור ההקדמה
הסבר את מטרתך לכתוב ולשלוח את התזכיר.
לדוגמה, "אני מודיע לך בזאת ש …". המבוא צריך לספק סיכום של תוכן התזכיר
שלב 9. שמור על ההקדמה בקצרה
אין צורך למסור את כל הפרטים ו/או הראיות בחלק הראשון.
כמה משפטים או פסקה קצרה יספיקו
שלב 10. הגדר את הגדרות גוף התזכיר
לאחר ההקדמה, תזכיר עסקי כולל בדרך כלל שתיים עד ארבע פסקאות נוספות לפני המסקנה. התוכן וההגדרות תלויים בנושא.
לדוגמה, אתה יכול לארגן מידע לפי חשיבותו. או, אם אתה מתאר תהליך, חלק את גוף התזכיר כך שיתאים לשלבי התהליך
שלב 11. החליט אם ברצונך לכלול כתוביות
תזכירים עסקיים צריכים להיות מורכבים מקטעים ברורים. בדרך כלל תזכירים עסקיים נחלקים בבירור כך שהנמען יכול לקרוא ולעכל את המידע בקלות. אתה יכול לעזור להם להבין את נקודות הכדור על ידי תיוג סעיפי המשנה.
שלב 12. כתוב כותרת ספציפית
ודא שהמוקד של כל סעיף קטן ברור לנמען.
לדוגמה, כלול את סעיפי המשנה הבאים בעת כתיבת תזכיר על מעבר משרדי מתוכנן: "מיקום חדש למשרד הראשי שלנו", "הוראות הגעה חשובות לציוד משרדי" ו"תוכנית השלמה להובלת משרד"
שלב 13. כלול את משפט הנושא בפסקה הראשית
המשפט הראשון של כל סעיף קטן או פסקה צריך להעביר את עיקר הסעיף.
כל פסקה או קטע בתזכיר צריכים להתמקד ברעיון אחד בלבד
שלב 14. שקול להשתמש בנקודות קליע
אם אתה רוצה להדגיש נקודות חשובות, נקודות או רשימות יכולות להועיל מאוד. פורמט זה מעודד את הקוראים לשים לב לנקודות חשובות ועוזר להם לקרוא תזכורות בצורה מהירה ויעילה יותר.
שלב 15. שמור על התזכיר קצר
באופן כללי תזכורות עסקיות אינן ארוכות מדף עד שניים.
מגבלת עמודים סטנדרטיים זו היא בדרך כלל עבור מסמכים חד-מרווחים ללא שורות נוספות בין חלקים
שלב 16. החליטו אם אתם זקוקים לפסקת סיכום
באופן כללי, תזכירים אינם דורשים סיכום, במיוחד אם הם באורך של פחות מדף אחד.
עם זאת, אם המידע המתואר מורכב, או אם התזכיר ארוך מהרגיל, כדאי לקבל סיכום של נקודות המפתח
שלב 17. הזן קטע או פסקה לסיום
גם אם אינך צריך תזכיר סיכום, עדיין עליך לסיים אותו במשפט סיום. חשוב על הדברים הבאים:
- מהו המסר המרכזי של התזכיר? האם אתה רוצה שהנמען יעשה משהו? האם עליהם להגיב לא יאוחר מכל יום נתון? אם כן, ציין בבירור.
- אם אין צורך בפעולה, כלול משפט סיום פשוט, כגון "אשמח לדון בהמשך" או "אנא צור איתי קשר בכל בעיה או שאלה".
שלב 18. חתום אם אתה רוצה
באופן כללי אין צורך להוסיף שם או חתימה בסוף התזכיר. עם זאת, זכור כי הכי בטוח לעקוב אחר דוגמאות אחרות של תזכורות בתחום שלך.
- אם השני מסתיים רשמית (למשל, "בכנות, ד"ר סארי), עקוב אחר הדוגמה.
- למרות שזה לא דורש חתימה, ייתכן שיהיה עליך לכלול את ראשי התיבות שלך בסוף המסמך.
שלב 19. ציין אם יש קבצים מצורפים
אם התזכיר כולל גם קבצים מצורפים, כגון טבלאות, גרפים או דוחות, הקפד לציין את הקבצים המצורפים בסוף התזכיר. לדוגמה, "מצורף: טבלה 1".
- עליך גם להתייחס לקובץ המצורף בגוף התזכיר.
- לדוגמה, כדי לזכור הודעה לעובדים על מהלך משרד קרוב, אתה יכול לכתוב מידע כגון: "אנו מתכוונים להשלים את תהליך ההובלה עד סוף הרבעון הזה. עיין בלוח 1 המצורף ללוח זמנים מפורט יותר."
שלב 20. קרא שוב את התזכיר שנכתב בקפידה
לפני השליחה תקרא שוב ותקן. וודא כי דקדוק המשפט נכון, אין שגיאות כתיב או שימוש בסימני פיסוק וקל להבין את התוכן.
- שקול לדחות את הלידה לאחר התיקון הראשון אם העיתוי אינו מהווה בעיה. אם תקרא שוב את התזכיר כעבור שעה או שעתיים, ייתכן שתמצא שגיאות שהתעלמו בהתחלה.
- אם התזכיר מכיל מידע רגיש, בדוק את מדיניות החברה כדי לראות מי יכול לבדוק עבורך את התזכיר ולתת אישור סופי לתוכנו.
