האם אתה צריך לכתוב מכתב מקצועי טוב ללא רבב? רוב מכתבי העסקים פועלים לפי פורמט קבוע וקל ללמידה שתוכל ליישם על כל סוג של תוכן. מכתבי עסקים תמיד צריכים להכיל את התאריך, מידע השולח והנמען, וכמה פסקאות בגוף. בצע את השלבים שלהלן ובצע שינויים בהתאם לסטנדרטים של החברה שלך.
שלב
חלק 1 מתוך 4: התחלת מכתב
שלב 1. דע את הפורמט
לא משנה מה תוכן המכתב שלך, יש לעקוב אחר כמה מצגות סטנדרטיות של מכתבי עסקים. יש להקליד ולכתוב אותיות עסקיות בגופן נפוץ, כגון Arial או Times New Roman. השתמש בפסקאות בלוק. כלומר, אתה מתחיל פסקה חדשה בלחיצה על Enter פעמיים. בפסקאות בלוק, אל תעשה את הכניסה לשורה הראשונה.
- השתמש בשוליים של 2.54 ס"מ מכל הצדדים.
- מכתבים עסקיים שנשלחו בדוא"ל צריכים להיות גם מוקלדים בגופן נפוץ. אין להשתמש בסקריפטים או בצבעים מלבד שחור ולבן בהודעות דוא"ל עסקיות.
שלב 2. בחר את סוג הנייר הנכון
יש להדפיס אותיות על נייר A4 בגודל 21 x 29.7 ס"מ או A4s בגודל 21.5 x 29.7 ס"מ. ניתן להדפיס מספר אותיות או חוזים ארוכים על נייר F4 או פוליו בגודל 21X33 ס"מ.
אם המכתב יישלח בדואר, שקול להדפיס אותו על נייר מכתבים של החברה. השימוש בנייר מכתבים יחזק את הרושם המקצועי ויספק את הלוגו של החברה ופרטי יצירת קשר
שלב 3. כלול מידע על החברה שלך
הקלד את שם וכתובת החברה והשתמש בשורה חדשה לסימון כל חלק בכתובת. אם אתה עצמאי או קבלן עצמאי, שים את שמך במקום שם החברה, או מעל שם החברה שלך
- אם לחברה שלך כבר יש נייר מכתבים, תוכל להשתמש בו במקום להזין את שם החברה וכתובתה.
- אם אכן יש להקליד את הכתובת, היא צריכה להיות מיושרת מימין או משמאל לחלק העליון של הדף, בהתאם להעדפתך ושל החברה.
- אם המכתב נשלח לחו"ל, הקלד את שם המדינה שלך באותיות גדולות.
שלב 4. הזן את התאריך
כתיבת התאריך המלא היא האפשרות המקצועית ביותר. לדוגמה, כתוב "1 באפריל 2012". יש להשאיר את התאריך מיושר, כמה שורות מעל פרטי הנמען.
אם אתה כותב את המכתב במשך מספר ימים, השתמש בתאריך בו סיימת אותו
שלב 5. הוסף פרטי נמען
כתוב את פרטי הנמען בסדר הבא: שם מלא, כותרת (אם קיימת), שם החברה וכתובת. השתמש בשורה חדשה לכל פיסת מידע. במידת הצורך, כלול מספר סימוכין. יש להשאיר את פרטי הנמענים מיושרים, כמה שורות מתחת לתאריך.
אנו ממליצים שתפנה את המכתב לאדם ספציפי. כך, הנוגע בדבר יוכל להגיב למכתבך. אם אינך יודע את שמו של האדם שאתה פונה אליו, בצע מעט מחקר. התקשרו למספר הטלפון של חברת הנמען לקבלת השם והכותרת שלהם
שלב 6. בחר ברכה
ברכה היא אינדיקטור חשוב לכבוד, והברכה שבה אתה משתמש תהיה תלויה במי שמקבל אותה, אם אתה מכיר היטב את הנמען, וגם עד כמה היחסים שלך איתם רשמיים. שקול את האפשרויות הבאות:
- השתמש ב"מי זה עשוי להדאיג ", רק אם אינך יודע בדיוק למי אתה פונה.
- אם אינך מכיר את הנמען, "אדוני/גבירתי היקרים" הוא אופציה בטוחה.
- תוכל גם להשתמש בשם המלא ובכותר של הנמען, למשל, "ד"ר דווי סארי היקר".
- אם אתה מכיר היטב את הנמען ויש לך קשר בלתי פורמלי עם הנמען, תוכל לשקול להשתמש בשם פרטי, למשל, "סוזן היקרה".
- אם אינך בטוח מה מין הנמען, פשוט רשום את השם המלא, למשל, "קריס דמאניק היקר"
- אל תשכח לשים פסיק אחרי הברכה או פסיק אם אתה משתמש ב"מי זה עשוי להדאיג ".
חלק 2 מתוך 4: חיבור גוף המכתב
שלב 1. השתמש בסגנון הכתיבה הנכון
לפי הפתגם, זמן הוא כסף, ורוב אנשי העסקים לא אוהבים לבזבז זמן. לכן, סגנון כתיבת המכתבים שלך צריך להיות תמציתי ומקצועי. סדר את מכתבך כך שיהיה ניתן לקרוא אותו במהירות, ישר לעניין ולכלול רק הערות אישיות קצרות בפסקה הראשונה. לדוגמה, תוכל להתחיל עם "ביחס ל …" ולהמשיך משם.
- אל תחשוב יותר מדי על מעברים יפים, מילים קשות או משפטים ארוכים ומפותלים. מטרת מכתבך היא להעביר את מה שצריך לומר במהירות ובבהירות ככל האפשר.
- השתמש בטון שכנוע. סביר להניח שמטרת המכתב שלך היא לשכנע את הקורא לעשות משהו, כגון לשנות את דעתו, לתקן בעיה, לשלוח כסף או לפעול. לכן, העבירו את בקשתכם והנימוקים שלכם בנימה הנכונה.
שלב 2. השתמש בכינויים אישיים
השימוש בכינויים "אני", "אנחנו" ו"אתה "באותיות עסקיות מקובל בהחלט. הביע את עצמך כ"אני "והקורא כ"אתה".
היזהר אם אתה כותב מכתב בשם ארגון. אם אתה מנסה להעביר את דעות החברה, עליך להשתמש ב"אנחנו "כדי שהקוראים יידעו שהחברה עומדת מאחורי אמירתך. אם אתה מביע דעה אישית, השתמש ב"אני"
שלב 3. כתוב בצורה ברורה ותמציתית
וודא שהקורא באמת מבין מה אתה כותב. הקוראים יגיבו במהירות רק אם הכוונה במכתבך ברורה. בפרט, אם יש תוצאה או פעולה שהיית רוצה שהקורא יבצע עם קבלת המכתב, הבהיר זאת. תאר את עמדתך בכמה שפחות מילים.
שלב 4. השתמש במשפטים פעילים
בעת תיאור מצב או בקשת בקשה, הקפד לבחור את הקול הפעיל, לא את הקול הפסיבי. הקול הפסיבי יהפוך את הכתיבה שלך לעמיתית או כללית. בנוסף, משפטים פעילים יעילים יותר וישרים ללב הבעיה. לדוגמה:
- פסיבי: משקפי השמש אינם מעוצבים או מיוצרים מתוך מחשבה על עמידות.
- פעיל: החברה שלך מתכננת ומייצרת משקפי שמש ללא קשר לעמידותם,
שלב 5. השתמש בשפת שיחה אם זה מרגיש לך מתאים
מכתבים נכתבים על ידי ובני אדם. הימנע העתקת אותיות בכל עת שניתן. אינך יכול לבנות מערכות יחסים על ידי העתקת אותיות סטנדרטיות. עם זאת, אל תשתמש בשפה או בסלנג לא סטנדרטיים, כגון "אתה יודע", "זאת אומרת" או "רוצה". השתמשו בסגנון הכתיבה של מכתב עסקי, אך כתבו מילים ידידותיות ומנומסות.
- אם אתה מכיר היטב את הנמען, תוכל להוסיף ברכה בתור אחד.
- השתמש באינטואיציה שלך כדי לשפוט כמה אישיות יביא המכתב. לפעמים קצת הומור יכול לעזור ברמה העסקית, אבל חשוב היטב לפני השימוש בו.
שלב 6. הישאר מנומס
גם אם תשלח מכתב תלונה או תלונה, אתה עדיין יכול להיות מנומס. שקול את עמדת הנמען והציע עזרה רבה ככל שתוכל להתאים את המצב.
דוגמה לתלונה לא מנומסת: "אני חושב שמשקפי השמש שלך מבאסים ולעולם לא אקנה את המוצר שלך שוב". דוגמה לתלונה מנומסת תהיה: "אני מאוכזב מבניית משקפי השמש שלך, בעתיד אני מתכוון לרכוש מותג אחר של משקפי שמש"
שלב 7. השתמש בדף "שני" לדפים נוספים
רוב המכתבים העסקיים מספיק תמציתיים בכדי להתאים לדף אחד. עם זאת, אם עליך לכתוב מכתב ארוך יותר, כגון חוזה או החלטה משפטית, ייתכן שיהיה צורך בדפים נוספים. השתמש בנייר מכתבים "שני", המכיל בדרך כלל כתובת קצרה ועשוי מאותו סוג נייר כמו נייר המכתבים הראשי.
כלול את מספר העמוד בעמוד השני ובעקבותיו, בראש הדף. יהיה עליך לכלול גם את שם הנמען ותאריך
שלב 8. סיים את מכתבך
בפסקה האחרונה, סכם את הנקודות שלך והדגש את הפעולה שתבצע או מה שאתה מצפה מהנמען. זכור כי הנמען עשוי ליצור עמך קשר בנוגע לשאלות או חששות בנוגע למכתב, ולאחר מכן להודות לו על תשומת לבו למכתב ששלחת.
חלק 3 מתוך 4: סגירת המכתב
שלב 1. בחר ברכת סיום
ברכת סיום, כמו ברכת פתיחה, היא אינדיקטור לכבוד ולפורמליות. "בכנות" או "בכנות" הן ברכות הסיום הבטוחות ביותר. תוכל לשקול גם "בברכה" או "ברכות". ברכות לא רשמיות מדי אך עדיין בעלות נימה מקצועית הן "ברכות להצלחה", "ברכות" ו"תודה ". השתמש בפסיק לאחר ברכת הסיום.
שלב 2. שים את החתימה שלך
השאר ארבע שורות ריקות לחתימה שלך. חתמו לאחר הדפסת המכתב, או אם שלחתם אותו בדוא ל, סרקו את תמונת החתימה שלכם והדביקו אותה בקטע החתימה. בחירת הדיו לחתימה היא כחול או שחור.
אם אתה חותם על מכתב בשם מישהו, כתוב "pp:" לפני החתימה שלך. "pp" מייצג per procurationem, שפירושו "מייצג" או "מטעם"
שלב 3. הזן את שמך ופרטי יצירת הקשר שלך על ידי הקלדה
מתחת לחתימה שלך, כלול את המידע שלך כולל שמך, כותרתך, מספר הטלפון, כתובת הדוא ל שלך ואמצעי קשר מתאימים אחרים. השתמש בשורה חדשה לכל סוג מידע.
שלב 4. הוסף את ראשי התיבות של הקלדן
אם האדם שמקלד את האות והמחבר הוא אדם אחר, עליך להוסיף את ראשי התיבות של הקלדן מתחת לחסימת החתימה. לפעמים כלולים גם ראשי התיבות של כותב המכתב. לפיכך, מי שעבד על המכתב יהיה ברור.
- אם אתה כולל רק את ראשי התיבות של הקלדן, כתוב אותם באותיות קטנות, למשל, mj.
- אם אתה כולל גם את ראשי התיבות של המחבר, כתוב אותם באותיות גדולות כאשר ראשי התיבות של הקלדן באותיות קטנות, לדוגמה, RW: mj. סגנונות אחרים מוסיפים קו רוחב בין ראשי התיבות, כגון, RW/mj.
שלב 5. כלול מידע מצורף
אם אתה מצרף מסמכים נוספים לבדיקת נמענים, רשום מספר שורות מתחת לפרטי יצירת הקשר המציינים את מספר וסוג המסמכים המצורפים. לדוגמה, כתוב: "נספח (2): קורות חיים, חוברת". או, בסגנון המסורתי, כתוב את תיאור הקובץ המצורף בראש המכתב, מתחת לתאריך.
אתה יכול גם לקצר את "מצורף" עם "מנורה"
שלב 6. כלול עותק של המידע
אם אתה שולח עותק של המכתב למישהו אחר, עליך לכלול זאת במכתב. זה נאמר על ידי הקלדת "עותק:" או "העתק" מתחת לשורה "קובץ מצורף", יחד עם השם והכותר של מקבל העותק ("עותק" מייצג העתק אדיב, אך בעבר זה התכוון להעתיק פחמן כאשר אותיות עדיין הוקלדו על מכונת כתיבה והועתקו עם נייר פחמן).
- לדוגמה, כתוב: "cc: Mari Santi, סגן מנהל השיווק"
- אם אתה מוסיף יותר משם אחד, יישר את השם השני תחת השם הראשון, אך ללא "cc:"
חלק 4 מתוך 4: השלמת מכתבים
שלב 1. ערוך
מצגת היא מרכיב מרכזי במקצועיות. וודא שהנמען יכול לראות אותך בקלות כאדם בעל יכולת ואחראיות על ידי עריכת המכתב שלך ובדיקת שגיאות. השתמש בבודק האיות במעבד התמלילים שלך, אך אל תשכח לקרוא אותו בעיון לפני שליחתו.
- שאלו את עצמכם, האם המכתב ברור ותמציתי? האם יש פסקאות ארוכות מ- 3-4 משפטים? אם כן, קבע אם תוכל להסיר הצהרות מיותרות.
- אם המכתב חשוב מאוד, ייתכן שיהיה עליך לחבר או לעמית לעבודה לקרוא אותו. לפעמים אנשים אחרים יכולים לעזור לאתר שגיאות שפה או מגושמות שאולי אינך מודע להן.
שלב 2. אין לאחוז בדפים יחד עם מהדק
אם המכתב שלך מורכב מכמה עמודים, אין להשתמש במדבק. אם ברצונך לוודא שהדפים תקינים, מהדק אותם יחד עם מהדק בפינה השמאלית העליונה.
שלב 3. שלח
אם אתה שולח את המכתב בדואר, השתמש במעטפה עסקית. אם זמין, השתמש במעטפה עם לוגו החברה שלך. כתוב את כתובת ההחזרה וכתובת הנמען בצורה מסודרת. מקפלים את האות לשלישים כך שהנמען יפתח את החלק העליון קודם לפני פתיחת החלק התחתון. הקפד להדביק מספיק בולים ולאחר מכן שלח אותם.
- אם אתה מרגיש שכתב היד שלך אינו נהדר ואינו תואם את הפרסונה המקצועית שלך, הקלד את הכתובת במעבד התמלילים שלך והדפס אותה על המעטפה.
- אם המכתב דחוף ו/או מיהר, שקול לשלוח אותו באמצעות שליח.
- אם ברצונך לשלוח אותו בדוא"ל, תחילה המיר אותו ל- HTML או שמור אותו כקובץ PDF כך שהפורמט לא ישתנה. עם זאת, יהיה נחמד אם המכתב יישלח פיזית.
טיפים
- השתמש בעט איכותי כדי לחתום אותיות.
- להגיב על מכתבים במהירות. אם אינך יכול להשיב תוך שבוע, העבר אותו לנמען וספר לו מתי הוא יכול לחכות לתשובתך.
- הדגישו את הצד החיובי. דבר על מה שאתה יכול לעשות, לא על מה שאתה לא יכול. לדוגמה, אם המוצר אינו קיים במלאי, אל תגיד ללקוח כי אינך יכול לממש את הזמנתו. במקום זאת, אמרו שהמוצר מאוד פופולרי ונמכר. אז ספר להם מתי תוכל למלא את ההזמנה שלהם.
-
אם אתה כותב מכתב מורכב, כתוב תחילה את המתאר.
- רשמו כל נושא שתרצו לכסות, אין צורך לחשוב על ההזמנה.
- עבור כל נושא, ערוך רשימה של מילות מפתח, דוגמאות, טיעונים ועובדות.
- שימו לב לרלוונטיות של כל נושא ברשימה למטרה ולמקבל המכתב.
- זרוק את החלקים שאינם נחוצים.
- מיין את המידע לפי הסדר המתאים ביותר לקורא.
אַזהָרָה
- אל תשתמש בשפה מחמיאה. שבחים כנים מקובלים, אבל יותר מדי שבחים פירושו שבעבודה אתה תלוי בשבחים, לא ביכולת.
- אל תשתמש בשפה בוטה או דוחפת. זכור, אתה מנסה לתקן או לפתוח מערכת יחסים עסקית באמצעות מכתב זה.
