אם אתה בעל עסק, ייתכן שיהיה עליך לכתוב מכתבים ללקוחות. אולי תכתוב משהו שיודיע ללקוחות על אירועים או מבצעים חדשים, או שתגיב על תלונות לקוחות מטעם החברה. ללא קשר לסיבת המכתב, עליך תמיד לשמור על סגנון מקצועי.
שלב
חלק 1 מתוך 2: עיצוב מכתב עסקי
שלב 1. השתמש במכתבי מכתבים מקצועיים
המכתב העסקי יהיה ייצוג של החברה שלך. אז זה חייב להיראות שונה ואיכותי. המכתב העסקי צריך להכיל גם את הלוגו או המיתוג של החברה שלך.
באפשרותך ליצור נייר מכתבים באמצעות דוגמאות צבע ניירות מכתבים המיועדים מראש ב- Microsoft Word. הקפד להשתמש בלוגו או במיתוג המופיעים על נייר המכתבים
שלב 2. פתח תוכנית לעיבוד תמלילים
עליך תמיד להקליד אותיות עסקיות במחשב.
- צור מסמך חדש והגדר מסגרת של 2.5 ס"מ על המסמך.
- השתמש בגופן serif כגון Times New Roman, Georgia או Ariel. הקפד תמיד להשתמש בגודל גופן שלא יעלה על 12 נקודות, ולא יעלה על 10 נקודות. מכתב עסקי צריך להיות קל לקריאה בגלל בחירת הגופן או גודל הגופן.
- ודא שהמסמך מוגדר כמרווח אחד.
שלב 3. התאם את צורת הבלוקים
טופס בלוק הוא הפורמט הנפוץ ביותר המשמש באותיות עסקיות. טופס זה הוא גם הקל ביותר להתקנה ומעקב. כל כותרת חייבת להיות מיושרת וחייב להיות רווח אחד בין כל כותרת. החל בתחתית המסמך, המכתב העסקי שלך צריך להכיל את הכותרות הבאות:
- התאריך של היום, או התאריך ששלחת את המכתב. התאריך חשוב מכיוון שהוא יכול לשמש גם כפתק שלך וגם כפתק הנמען. בנוסף, לתאריכים יכולים להיות שימושים חוקיים. אז וודאו שהתאריך מדויק.
- כתובת החזרה. חלק זה מכיל את כתובתך המעוצבת בסגנון כתובת סטנדרטי. אם כתובתך כבר נמצאת על נייר המכתבים, תוכל לדלג על סעיף זה.
- כתובת מבפנים. חלק זה מכיל את שמו וכתובתו של מי שקיבל את המכתב. השימוש במילה מר / גברת הוא אופציונלי. כך, למשל, אם כתבת מכתב לנינה מרלינה, תוכל לכתוב את גברת. על שמו אם אינך בטוח מה מצבו המשפחתי.
- בברכה. ברכות יכולות להשתמש במילים "גב 'מרלינה היקרה" או "נינה מרלינה היקרה". אם אינך בטוח מי יקרא את המכתב, השתמש במילה "בכנות". תוכל גם להשתמש ב "לצדדים מעוניינים", אך רק כמוצא אחרון אם אינך יודע מיהו הקהל שלך.
- גוף אותיות. נדון בכך יותר בפרק הבא של המאמר.
- מכתב כריכה, עם חתימה. אתה יכול להשתמש במילים "בכנות", או "ברכות".
חלק 2 מתוך 2: כתיבת מכתב עסקי
שלב 1. זהה את הקהל שלך
סגנון המכתב תמיד צריך להישאר מקצועי, ללא קשר למיהו הקהל. עם זאת, תוכל לשנות את שפתך או בחירת המילים שלך על סמך האדם שיקבל את מכתבך. אם אתה כותב במחלקת משאבי אנוש בחברה אחרת, ייתכן שיהיה עליך להשתמש בשפה רשמית יותר. אבל אם אתה כותב עבור לקוח ספציפי, תוכל להשתמש בשפה לא פורמלית או מזדמנת יותר.
- זיהוי הקהל שלך פירושו גם שתמנע בלבול בקהל שלך. הימנע משימוש במונחים שהקוראים שלך לא יבינו. לקוחות כנראה לא יכירו את ראשי התיבות המשמשים לתוכנית החלל של החברה שלך, למשל, אז הימנע משימוש בהם באותיות.
- הכלל מספר אחת בכתיבת מכתב עסקי טוב הוא שצריך להיות ברור, תמציתי ומנומס.
שלב 2. הסבר את מטרת האות בשורה הראשונה
שקול את מטרת המכתב. האם זה ליידע את הלקוחות על המיקום החדש שלך בחלק חדש של העיר? האם זה להזכיר ללקוחות חשבונות או יתרות שלא שולמו? או לתת מענה לתלונות של לקוחות? מתוך מטרה זו בראש, כתוב שורה ראשונה המאפשרת לקורא לדעת מיד על מה האות. אל תכתוב את מטרת המכתב שאינו ברור. תגיע ישר לעניין.
- התחל להשתמש ב"אני "אם אתה מביע את דעתך כבעל עסק. השתמש ב"אנחנו "אם אתה כותב בשם חברה או ארגון.
- התמקדו בהצהרות ישירות כגון: "בעזרת מכתב זה אנו מודיעים לכם" או "בעזרת מכתב זה אנו שואלים". תוכל גם להשתמש בהצהרת "אני" אם אתה כותב מכתב כבעל עסק. לדוגמה: "יצרתי איתך קשר כי" או "שמעתי לאחרונה על … ורוצה לדעת עוד על …"
- לדוגמה, אם כתבת (בעל העסק) לנינה מרלינה על חשבון שטרם שולמה מאז החודש שעבר, התחל את המכתב ב: "יצרתי איתך קשר כיוון שיש לך בחשבון יתרה שטרם שולמה מאז מרץ 2015".
- לחלופין, אם אתה עובד בחברה ואתה כותב להגיב לתלונת לקוחות על תוכנית החלל של החברה, התחל את המכתב עם: "קיבלנו את התלונה שלך על תוכנית החלל שלנו במאדים".
- אם אתה כותב מכתב להודיע לקוראים שהם זכו בתחרות, או שיש להם מקום בתכנית לתארים מתקדמים, התחל במשפט כמו: "אני שמח להגיד לך ש …" או "אנחנו אשמח לספר לך ש … ".
- אם אתה מספר חדשות רעות, התחל במשפט כמו: "בלב כבד אנו מספרים לך ש …". או, "לאחר בחינה מדוקדקת, החלטתי שלא …".
שלב 3. השתמש במשפטים פעילים, לא במשפטים פסיביים
אנו משתמשים בקול הפסיבי כל הזמן בדיבור רגיל. אבל הקול הפסיבי יכול לגרום לכתיבה שלך להיראות משעממת או מבלבלת. משפטים פעילים הרבה יותר יעילים באותיות עסקיות מכיוון שהם מראים סגנון אסרטיבי יותר של שפה.
- דוגמה למשפט פסיבי היא: "באיזו תלונה אוכל לטפל עבורך?" נושא המשפט, כלומר הלקוח ("אתה"), מופיע בסוף המשפט, לא בתחילת המשפט.
- דוגמה למשפט פעיל תהיה: "מה אני יכול לעשות כדי לטפל בתלונך?" גרסה זו של המשפט, בקול הפעיל, הרבה יותר ברורה וקלה להבנה עבור הקורא.
- שימוש בקול הפסיבי עשוי להיות דרך טובה להעביר את המסר שלך מבלי למשוך תשומת לב לנקודות הלא נכונות או הלא נעימות. אך השתמש בקול הפסיבי רק במקרה זה. באופן כללי, הקול הפעיל הרבה יותר יעיל במכתב עסקי.
שלב 4. עיין באירועים קודמים או בתקשורת קודמת עם הקוראים, אם יש כאלה
אולי יצרת קשר עם נינה מרלינה מוקדם יותר בחודש האחרון עם אזהרה בנוגע לחשבון שלה שלא שולם. או שאולי הלקוחות הביעו את אכזבתם מתוכנית החלל בחודש שעבר בכנס. אם היה לך קשר עם הקוראים בעבר, ציין זאת. זה יזכיר לקורא את אנשי הקשר הקודמים שלך ויהפוך את המכתב העסקי לדחוף וחשוב יותר.
השתמש במשפטים כמו: "על פי המכתב הקודם שלי על החשבון שלך שלא שולם …" או "תודה על התשלום במרץ". או "לשמוע על הבעיות שלך עם תוכנית החלל בכנס במאי היה מאוד שימושי."
שלב 5. שלח בקשה או הצעה לעזרה
הראה לקורא סגנון חיובי של שפה על ידי בקשה מנומסת או הצעת סיוע בצורה של יחסי עבודה.
- נניח שאתה בעל עסק המנסה לגרום ללקוחות לשלם חשבונות. השתמש במשפטים כגון: "אני מעריך את תשומת ליבך המהירה לחשבון שלא שולמת לך."
- נניח שאתה כותב בשם החברה שלך. השתמש במשפטים כמו: "ברצוננו לקבוע פגישה פנים אל פנים איתך ועם ראש משאבי אנוש שלנו".
- כמו כן, עליך להציע לענות על שאלות או חששות שיש לקוראים. השתמש במשפטים כמו: "אשמח לענות על כל שאלה או חשש שיש לך בנוגע לחיוב שלך" או "האם תרצה שנספק לך פרטים נוספים אודות תוכנית זו?"
שלב 6. סיכם את המכתב
הוסף קריאה לפעולה, מצידך או מצד הקורא. בקשה זו יכולה להיות בקשה לתשלום עד לתאריך ספציפי, או הערה בנוגע לקביעת פגישה רשמית עם הקורא.
- הוסף משפט ליצירת קשר עם מקבל המכתב בעתיד. "אני מצפה לראות אותך בישיבת התקציב בשבוע הבא". או "אני מצפה לדון בזה עוד איתך במהלך ביקורך במטהנו."
- רשום את המסמכים הכלולים במכתבך. הוסף משפטים כמו "מצורפות שטרות ללא תשלום" או "מצורף עותק של תוכנית הרחבת החלל שלנו".
- סיימו את האות במשפט סיום. השתמש "בכנות" או "בכנות" עבור לקוח או לקוח.
- השתמש ב"ברכה "למכתבים רשמיים לאנשים שאתה לא מכיר כלל.
- פשוט השתמש ב"ברכות "או" בכנות "אם אתה כותב למישהו שאתה מכיר טוב או מקיים איתו יחסי עבודה.
שלב 7. תקן את האות
כל העיצוב והכתיבה הקפדניים הולכים לבזבוז אם האות מלאה טעויות כתיב!
- חפש כל משפט שמשתמש בקול הפסיבי, ונסה לשנות את המשפט למשפט פעיל.
- שימו לב למשפטים ארוכים מדי או לא ברורים וישירים. באותיות עסקיות בדרך כלל פחות עדיף, אז הקטן את משך המשפט אם אפשר.
