לא משנה באיזה עסק אתה נמצא, להודות ללקוחות שלך היא דרך בטוחה לחזק מערכות יחסים ולשמור עליהם לחזור. כל מכתב תודה שאתה כותב צריך להיות ייחודי, אין דוגמאות מדויקות, אבל יש הנחיות שיכולות לעזור לך להגיע לנקודה. אם אתה רוצה לדעת איך לכתוב מכתב תודה כהבעת הערכה ללקוח, המשך לקרוא מאמר זה.
שלב
חלק 1 מתוך 3: חיבור אותיות
שלב 1. כתוב נכון את שם הלקוח בחלק הפתיחה
מחקרים רבים מגלים שרוב ההודעות ללקוחות אינן יעילות אם שם הלקוח אינו מאוית כהלכה. הקפד לרשום את שם הלקוח בראש מכתב התודה על פי האיות שהלקוח כתב על שמו.
שלב 2. קבע את הסיבה לביצוע פתק התודה
תבהיר את זה כמה שיותר ברור. זה בסדר להגיד משהו כללי כמו "תודה על הקניות" אבל עדיף לציין מה הלקוח קנה וכיצד נמסר. זה מזכיר ללקוחות את מערכת היחסים הייחודית שלהם עם החנות שלך.
- זו ההזדמנות שלך להודות לך מקרב לב. הוספת כמה הצעות מחיר לגבי השיחות שלך עם לקוחות היא בסדר.
- נסה ככל האפשר לא לחזור על אותו הדבר בכל מכתב או שזה יגרום לך להיראות כמו תודה שנשלחה לכולם.
שלב 3. כלול שאלות משוב
מכתבי תודה הם דרך מצוינת לשאול שאלות משוב כדי לוודא שלקוחות מרגישים שקיבלו שירות טוב. טיפול מעקב טוב בדרך כלל גורם ללקוחות לחזור וזה טוב לעסק שלך. אינך צריך להגיב יתר על המידה לכך, אך תשומת לב לצרכי הלקוח היא חלק חשוב בשירות.
- הביע את הציפייה שלך שהלקוחות יאהבו את הסחורה שנרכשה, ואתה מוכן לשרת אם יש להם שאלות או תלונות.
- שאל אם יש משהו שאתה יכול לעשות כדי לגרום ללקוח להרגיש מרוצה יותר.
שלב 4. כלול את מותג המוצר שלך
עדיף אם שם החברה שלך, הלוגו או מידע אחר הקשור למותג שלך מודפס על נייר מכתבים. זה שימושי לתת תמונה טובה של העסק שלך.
- אם אתה כותב פתק תודה על כרטיס, הקפד לציין את שם החנות שלך.
- אם אתה משתמש בכלי כתיבה של החברה עם לוגו החברה מודפס בצורה ברורה, אין צורך לציין את שם החנות שלך במכתב.
- אם תודה נשלחת בדוא"ל, שם החברה והלוגו חייבים להיות כלולים בחתימתך.
שלב 5. בחר את ברכת הסיום הנכונה
פרק זה צריך ליישר קו עם מערכת היחסים שיש לך עם הלקוחות שלך והרושם שאתה רוצה ליצור עבור העסק שלך. לדוגמה, "בכנות" הוא לפעמים רשמי מכדי שניתן יהיה להחליף אותו ב"ברכות "או ביטויים לא פורמליים מתאימים אחרים. ברכות סגירה אחרות שהן בסגנון אישי אך נפוצות בעולם העסקים משמשות גם הן לעתים קרובות.
שלב 6. חתום על המכתב ביד
נסה תמיד לשים חתימה על כל אות. חברות גדולות בדרך כלל מתקשות להציג אותיות שנראות אישיות. אפילו חתימה שנוצרה על ידי מחשב עדיין עדיפה על שם מוקלד, כי זה נראה כאילו המכתב נשלח באופן אישי.
חלק 2 מתוך 3: שימוש בסגנון הנכון
שלב 1. אל תתפתה להדגיש את המוצר שלך שוב
אתה כותב כדי להודות ללקוח שעשה איתך קניות, כך שאין צורך לקדם יותר. נניח שהצלחת בכך. לגרום ללקוחות להרגיש חלק מהחברה.
- משפטים כמו "אנו מקווים שתקנה שוב בעתיד הקרוב" נפוצים מדי; עדיף להיפטר מהביטוי הזה. אל תגיד משהו שלא היית אומר לחברים שלך.
- אל תזכיר את היתרונות של סחורות, לוחות זמנים לקידום מכירות או דברים אחרים הדומים לפרסומות.
שלב 2. שלח את המכתב באמצעות חותמת דואר
גם אם אתה שולח מאות מכתבים, עדיף לא להשתמש בחותמות מנוי. זה יידע את הלקוח ששלחת הרבה מכתבי תודה ותגרום להם להרגיש פחות מיוחדים. המציאות היא שמכתב התודה שלך יכול להסתיים בערימה של מכתבים מבלי לשים לב.
שלב 3. כתוב את הכתובת בכתב יד בכל פעם שניתן
שוב, ככל שאתה אישי יותר עם מכתב התודה שלך, כך ייווצר רושם טוב יותר. אם אינך יכול לכתוב זאת בעצמך, דאג שמישהו אחר יכתוב זאת. גם אם לא תרשום את הכתובת, הלקוחות יתרשמו מכתב היד.
שלב 4. כלול את פרטי יצירת הקשר שלך והיה פתוח לתקשורת
ודא שמספר הטלפון והכתובת שלך מופיע בדואר, והזמין לקוחות להתקשר אם יש להם שאלות. אם הם מתקשרים אליך, היה מוכן לענות להם מיד.
חלק 3 מתוך 3: שימוש בפורמט הנכון
שלב 1. כתוב את המכתב ביד
הדפסת מכתב בפורמט סטנדרטי מרגישה כמו שליחת חוברת ללקוח. במקום לגרום ללקוחות להרגיש מיוחדים ומוערכים, זה עושה את ההפך וגורם לאנשים להרגיש עצבניים. שקול להכין פתק תודה אישי בכתב יד.
- אם יש לך הרבה הערות תודה לכתוב, בקש מהצוות לעזור. זה באמת עוזר לחסוך זמן.
- אם אינך יכול להכין ברכה בכתב יד, יהיה עליך למצוא דרך להפוך את המכתב לאישי יותר. לכל הפחות יש לכלול את שם הלקוח ואת החתימה האמיתית שלך בכל אות.
- במקרים מסוימים זה בסדר לשלוח מכתב תודה בדוא"ל במקום לשלוח מכתב. זה יכול להיעשות אם יש לך מערכת יחסים טובה עם הלקוח. המפתח הוא לוודא שהאימייל נכתב באופן אישי וכנה. אם יש סיכוי שהדוא"ל שלך יתפרש כפרסומת, עדיף לשלוח אותו ביד.
שלב 2. בחר נייר כיתוב טוב לכתוב עליו הערת תודה
ניתן להשתמש הן בכרטיסי ברכה והן בנייר מכתבים בכתיבת פתקי תודה במסגרת עסקית. אם אין לך על מה לכתוב, כרטיס ברכה נהדר הזמין בחנויות כלי כתיבה יכול לגרום ללקוחות שלך להרגיש מיוחדים. אחרת, השתמש בנייר עבה יפה עם לוגו החברה שלך על נייר המכתבים.
- הימנע מסוגי הנייר הרגילים לכתיבת פתקי תודה.
- בחר כרטיס ברכה מתאים לכל אירוע עסקי. אם העסק שלך ייחודי ומזדמן, זה בסדר להשתמש בכרטיסים צבעוניים המשקפים את הנשמה של החברה שלך. אל תבחר כרטיסים עם תמונות או הודעות אישיות מדי.
שלב 3. שקול לשלוח מתנה
אם אתה רוצה לתת יותר הערכה, אתה יכול לשלוח מתנה עם ברכה קטנה. זה לא תמיד חייב להיעשות, אך ניתן לספק ללקוחות מיוחדים. מתנות צריכות להיות קטנות ושימושיות. ספק פריט המייצג את החברה שלך או משהו שאינו קשור לחלוטין אך מתאים.
- מתנות קטנות כמו סימניות, מגנטים, ממתקים, חולצות או תעודות שי.
- הפרסים נעים בין 250,000 עד 500,000 IDR. שימו לב כי לחלק מהחברות יש כיום חוק ללא מתנה.
