חופשה היא הזמן לעזוב את העבודה או המכללה באופן רשמי. אתה יכול לבקש פסק זמן מסיבות שונות, כגון מחלה, בן משפחה חולה או חופשה ממושכת. במקרים מסוימים, לעובדים יש זכויות חופשה מסוימות, כגון חופשה שנתית, לידה, נישואין או מוות של בן משפחה קרוב. ההגדרה של "חופשה" משתנה בהתאם לשעות היום. במקרים מסוימים, חופשה קצרה, כגון פחות מחודש מהעבודה או מהמכללה, אינה נחשבת לחופשה, בעוד שבמקרים אחרים, חופשה של שבוע בלבד יכולה להיחשב כחופשה. הבנת ההגדרה של חופשה במשרד או באוניברסיטה שלך חשובה מאוד לפני כתיבת בקשת חופשה, זאת מכיוון שאורך החופשה שאתה מגיש לא יכול לעמוד בדרישות הבקשה הרשמית לחופשה.
שלב
חלק 1 מתוך 3: הגשת בקשה לחופשה מהעבודה
שלב 1. ספר לבוס שלך זמן רב מראש
לפני הגשת בקשה לחופשה מהעבודה, עליך להודיע על כך לבוס שלך מבעוד מועד. הודעות מסוג זה, כמובן, לא תמיד יכולות להיעשות בתנאים מסוימים, כגון מותו הפתאומי של בן משפחה. עם זאת, אם תוכל לספר להם מראש (כגון אם אתה מגיש בקשה לחופשה של מספר שבועות או חודשים) נסה לכתוב מכתב בקשת חופשה מבעוד מועד, כך שהבוס שלך ועמיתיך יכולים להתאים את תוכניות העבודה שלהם תתמודד עם זה. הדרך הטובה ביותר ליידע את הבוס שלך מבעוד מועד היא לדבר על תוכניות החופשה שלך לפני שתגיש רשמית את המכתב. כך, המשפט הראשון של המכתב ידוע מראש לבוס שלך ואינו מפתיע אותו.
שלב 2. ציין תאריכי יציאה
קבע את התאריך המדויק שאתה מתכוון לעזוב. נסה לא להסס בקביעת חופשך. למרות שקביעת תאריכי החופשה המדויקים חשובה לבוס שלך ולעמיתים לעבודה כדי לנהל את עבודתך במהלך חופשתך, אך במקרים מסוימים ייתכן שלא תוכל להיות בטוח. אז אם אפשר, נסו לרשום במכתב שאתם שולחים את מועדי החופשה המתוכננים שלכם כמה שיותר ספציפיים.
שלב 3. הסבר בכנות לבוס את הסיבה לחופשה
ספר לבוס שלך על הסיבות שלך לקחת חופש. זה לא אומר שאתה צריך להיכנס לכל הפרטים. אפילו במקרים רבים, לבוס שלך אין זכות להכיר היבטים מסוימים בחייך האישיים. עם זאת, אמירת הסיבה לחופשה שלך בכנות ובגלויות תפחית את הסיכויים שיהיו לך בעיות בניהול המשרד.
שלב 4. דן כיצד להשלים את עבודתך במהלך החופשה
במכתב החופשה עליך לציין כי אתה מבין את אחריותך בתפקיד, ולפני יציאה בתום לב לדון כיצד לסיים את עבודתך במהלך חופשתך. תוכל גם לכלול את שיקוליך בהשלמת העבודה (למשל על ידי רישום הערות מפורטות שיעזרו לפקודים שלך להשלים פרויקטים במהלך החופשה שלך, ולספק פרטי יצירת קשר עם הפקודים שלך אם הם זקוקים לעזרתך).
שלב 5. דע לאיזה סוג חופשה אתה זכאי
מבחינה חוקית, אתה זכאי לחופשה מסוימת. חשוב להבין את ההבדל בין חופשה כזו לחופשה הניתנת באישור המעסיק.
- לדוגמה, בארצות הברית ניתנת חופשת לידה או אימוץ לאחר אימוץ למשך 12 שבועות על פי חוק חופשה משפחתית ורפואית. קבע אם אתה עומד בדרישות כללי החופשה. הדרישה היא לעבוד לפחות 12 חודשים לפני תחילת החופשה, ולעבוד 1250 שעות במהלך אותה תקופה של 12 חודשים. בעל העסק שאתה עובד עבורו חייב להעסיק לפחות 50 אנשים במקום אחד, או במיקום הנמצא 120 ק"מ מאותו מקום. בעל העסק בו אתה עובד חייב להיכלל גם בקטגוריה הנדרשת למתן חופשה על פי כללים אלה.
- אם אתם מבקשים חופשת חופשה שאתם זכאים לקחת מבחינה חוקית, תוכלו לכתוב בקשה המתאימה לחופשה. לדוגמה, תוכל לכתוב "כידוע לכולנו, יש לי את הזכות לצאת לחופשת לידה. הלוואי ויכולתי לצאת לחופשת ביניים (הכנס את תאריך החופשה המתוכנן שלך). כיצד אוכל לקחת חופש מבלי לפגוע בפריון החברה?" לשאול כיצד לשמור על פרודוקטיביות העבודה תראה את דאגתך להמשכיות החברה ותגרום לך להיחשב כעובד טוב במשרד.
- אם אתה מגיש בקשה לחופשה שאינה זכאותך, שנה את תוכן מכתב הבקשה שלך כך שזה יישמע אשם בגין הפרעה בעבודה, והבטח לפצות כמה שיותר על חופשך.
- הודע לבוס שלך אם יש לך חופשה ללא תשלום.
- כלול מידע זה במכתב, כך שאנשי משאבי אנוש יוכלו לשקול להחיל מחדש את החופשה שלך אם המעסיק שלך ידחה את בקשתך לחופשה.
שלב 6. כלול הצעות לחלוקת עבודתך במהלך החופשה
למרות שבסופו של דבר הבוס שלך הוא זה שיחליט, נסה להציע עצות לגבי מי המתאים ביותר להשלים חלקים מסוימים בעבודתך בזמן החופשה. נסה לא לתת את כל העבודה שלך לאדם אחד בלבד, מכיוון שזה יוסיף לעומס העבודה.
שלב 7. כתוב מכתב בנימוס
לא משנה מה הנסיבות, כתוב מכתב בקשת חופשה מנומס. במילים אחרות, אתה צריך לבקש ולא לאלץ את חופשתך גם אם אתה זכאי לכך. הגשת בקשה לחופשה בנימוס תפחית את ההתנגשות שלך עם הנהלת החברה.
חלק 2 מתוך 3: הגשת בקשה לחופשת מכללה
שלב 1. מצא את טופס בקשת החופשה
סטודנטים המעוניינים להגיש בקשה לחופשת חופשה בדרך כלל צריכים למלא טפסים מסוימים. ייתכן שתוכל להוריד טופס זה באתר האוניברסיטה. טופס זה צריך להיות זמין גם במדורי האקדמיה והסטודנטים של הקמפוס.
שלב 2. מלא את טופס בקשת החופשה
בדרך כלל יש למלא טופס זה עם שמך, מספר התלמיד, שמך וכתובתו של הקמפוס, כמו גם מגמת הקורס שלך.
- ייתכן שיהיה צורך למלא טופס זה גם באזרחותך או במעמד האשרה שלך, שכן חופשת לימודים משפיעה על סטטוס אשרת סטודנטים בינלאומית. מכיוון שאם אתה סטודנט בינלאומי, הויזה שלך ניתנת בגלל מצב הסטודנט שלך. כתוצאה מכך, אם תפסיק ללמוד תקופה ארוכה, יתכן שתתבקש לחזור לארץ מולדתך וייתכן שתצטרך להגיש בקשה לויזה נוספת כדי לחזור. גלה כיצד חופש משפיע על אשרתך אם אתה סטודנט בינלאומי ויש לך אשרת סטודנט. מדיניות זו עשויה להיות שונה ממדינה למדינה, והיא נשלטת על ידי המשרד הרלוונטי.
- באוניברסיטאות בארה"ב, טופס זה ישאל אותך גם לגבי מעמדו כמקבל מלגת ממשל פדרלית. אם אתה לומד בארה"ב ומקבל מלגה מהממשל הפדרלי, בדרך כלל תצטרך להמשיך ללמוד כדי להרוויח זאת. חופשה עשויה להשפיע על מעמדך כמקבל מלגה זו, לכן עליך לפנות ללשכת המלגות ולדבר עם יועץ שם כדי לברר כיצד ניתן להגיש את הבקשה הטובה ביותר לחופשה.
שלב 3. צור מכתב חופשה בליווי מסמכים תומכים אחרים
מכתב הבקשה לחופשה מלווה בדרך כלל במסמכים התומכים שהאוניברסיטה תצטרך להעניק לו. אם אתה מבקש רשות למילוי הגיוס שלך, אנא צרף את הגיוס שקיבלת. אם אתה מבקש חופשה מטעמי בריאות, כלול מכתב רופא המאשר זאת. עם זאת, אם אתה מבקש חופשה מסיבות אישיות, אנא תאר במכתב את התנאים והסיבות לבקשתך לחופשה.
שלב 4. הסבר את הסיבות שלך בכנות
אם בקשתך לחופשה נובעת מסיבות אישיות, עליך להסביר את זה בפומבי לממ ד שלך. כך שהם יכולים לקבוע אם מצבך אכן זכאי לחופשה.
שלב 5. ציין את כל הדברים שאתה עדיין רוצה לעבוד עליהם במהלך החופשה שלך
לדוגמה, נניח שאתה רוצה להירשם כעוזר מחקר מחוץ לקמפוס. דוקטורנטים בשנה האחרונה זכאים בדרך כלל להגיש בקשה לחופשה מסיבה זו. עם זאת, לפני מתן החופשה, על התלמידים לדון בתכנית זו עם המנחה האקדמי שלהם. כך יכול המנחה האקדמי להבטיח שתעמוד ביעדי המחקר של המחלקה. ציין מה אתה רוצה לעשות בזמן החופשה.
חלק 3 מתוך 3: עיצוב אותיות להשאיר
שלב 1. הזן את כתובת ההחזרה
צירוף הכתובת שלך עשוי להיראות טריוויאלי אם המשרד שלך ובעל העסק שאתה עובד עבורו נמצאים באותו בניין. עם זאת, הדבר יבטיח כי הדואר שלך יוחזר לכתובת הנכונה אם הוא לא ימסר. גם מחלקת משאבי האנוש תתקשה להגיש את מכתבך אם כתוב שם כתובת.
שלב 2. כלול את התאריך בו נכתב המכתב
פעמים רבות כותבי מכתבים כוללים את התאריך שבו התחילה המכתב, אך אם לקח לך מספר ימים לכתוב אותו, זכור לשנות את תאריך המכתב לתאריך בו הושלם ונחתם.
שלב 3. כלול את כתובת היעד
כלול את שם וכתובת כתובת הדיוור וכן את התואר האקדמי (למשל ד ר רידוואן או פרופ 'סוזן).
שלב 4. השתמש בשם המופיע בכתובת הדיוור בברכה
גם אם אתה מכיר את הבוס שלך היטב, כתוב ברכה רשמית במכתב על ידי כתיבת שמו המקצועי או האקדמי ואחריו שם משפחתו.
שלב 5. החליטו באיזה תבנית אותיות תשתמשו בפסקאות האותיות
הפורמט הנפוץ הוא הפורמט הישר, העוקב אחר כללי הכתיבה:
- כל שורה של האות בפסקה מרווחת ברווח אחד.
- כל השורות באות חייבות להיות מיושרות.
- כל המשפטים מתחילים בשוליים השמאליים, ותחילת הפיסקה אינה חורה.
- השאירו שורה ריקה לציון סוף הפסקה.
- אתה יכול לראות דוגמה לאות בפורמט ישר כאן.
שלב 6. סיים את מכתבך בסגירה מנומסת כגון, "בכנות"
- תן שורה ריקה בין הפסקה האחרונה עם ברכת סיום.
- שים ארבע שורות ריקות בין "בכנות" לשמך.
שלב 7. חתמו על המכתב
לאחר הדפסת המכתב, שים את חתימתך על ארבע השורות הריקות שבין ברכת הסיום לשמך.
