אתה יכול לכתוב מכתב בקשה אם אתה צריך נותן חסות כדי לתמוך בפעילויות המתוכננות שלך או בצרכים אחרים. כתוב מכתב בקשה שיכול לשכנע את נותן החסות כי כדאי לתמוך בתוכנית שלך. בנוסף, הסבר גם במתווה, אילו הטבות הוא יקבל. על ידי לימוד כתיבת מכתב טוב, אתה יכול לראות את ההבדל בין בקשה שאושרה לבקשה שנדחתה.
שלב
חלק 1 מתוך 3: הכנת מכתב הבקשה
שלב 1. הגדר יעדים
מה בדיוק אתה רוצה להרוויח על ידי חיפוש נותני חסות? מה לעשות אם אתה מוכן להיות נותן חסות? מה אתה עושה ולמה אתה צריך נותני חסות? אתה אמור להיות מסוגל לענות על כל השאלות הללו לפני כתיבת מכתב בקשה.
- מכתב הבקשה חייב להיכתב במפורש ובעל מטרה ספציפית. אין טעם לכתוב מכתב שבו זה לא ברור או שאתה לא יודע מה אתה רוצה ולמה.
- מצא תשובות מדוע אתה צריך לתכנן. בדרך כלל קל יותר להצליח לקבל בקשות חסות מכיוון שהן רוצות להשיג מטרות או חלומות מסוימים. נסה להשרות אמונה מדוע מישהו צריך לתמוך במטרה שלך על ידי מתן זמן או כסף על ידי הסבר כיצד עזרתו תעזור לאדם או לקהילה.
שלב 2. ערוך רשימה של חברות
מי יועבר לתמוך בתוכנית שלך? האם יש לבעלי חברות סיבות אישיות לתמוך בתוכנית שלך? או, האם יש ארגון ללא מטרות רווח שרוצה להיות נותן חסות כי יש לו את אותה המשימה. מי קיבל חסות לאותה פעילות? נסה למצוא מידע נוסף.
- רשמו את שמות החברות או האנשים שאתם מכירים באופן אישי, כולל אנשים שאתם עובדים איתם. לעולם אל תזניח יחסים אישיים.
- אל תזלזלו בחברות קטנות או ביזמים שאין להם שקעים. אולי גם הם רוצים לתת. זכור כי אתה יכול גם לחקור חברות מקומיות. חברות בסביבה הקרובה יראו בדרך כלל את הקשר שנוצר עם הקהילה כמשהו שימושי.
- אם אתה עובד בצוות, חלק את החברה שרשמת לקבוצות, ולאחר מכן בקש מכל חבר ליצור קשר עם החברה כך שכל אחד יעשה את שלו.
שלב 3. קבע מה אתה מחפש
ישנן צורות רבות של מכתבי בקשת חסות. החליטו מה אתם מבקשים לפני כתיבת מכתב הבקשה.
- התרומות יכולות להיות בצורה של כסף או סחורה. מתן פריטים כתרומה פירושו מתן חומרים או מוצרים שניתן להשתמש בהם במהלך האירוע, במקום לתת כסף בלבד. לפעמים, תרומות ניתנות בצורה של שירותים ולא בצורה של סחורות.
- אולי אתה צריך מתנדבים, לא מוצרים. בכל מקרה, היה ספציפי לגבי מה שאתה צריך.
שלב 4. החליטו על האפשרויות שאתם רוצים להציע
במכתב בקשת חסות, תוכל להציע מספר צורות תמיכה שונות לבחירה. בכך אתה מספק אפשרויות לחברות קטנות וגדולות כאחד לספק תמיכה בכל יכולתן.
- קבע את כמות התמיכה וההטבות. עליך להסביר אילו הטבות הם יקבלו בהתאם לכמות התמיכה הניתנת. אנשים שנותנים יותר צריכים להרוויח יותר.
- אתה רשאי להציע פרסום, הודעות פומביות אודות החברה שלך או חסות ולוגו באתרים או בחומרים/תוכניות קידום מכירות.
שלב 5. קבע את שמו של האדם שיקבל את המכתב
לעולם אל תשלח מכתב המופנה אליו באופן כללי על ידי כתיבת "לאנשים הנוגעים בדבר" מכיוון שהוא נראה פחות אישי.
- בדרך כלל, מכתב זה צריך להיות מופנה אל האחראי על מחלקת כוח האדם או המנהל. נסה להתקשר לחברה או לחפש באתר מי אחראי על חסות. אל תנחש שני בנושא זה. כדי להצליח, יש לפנות לאדם הנכון מכתב בקשת חסות. כתוב את השם והכותרת בכתיב הנכון.
- גלה גם אם לחברה/ארגון זה יש מדיניות תרומות כדי שלא תבזבז זמן ותוכל להגיש בקשה בהתאם למדיניות החברה.
חלק 2 מתוך 3: הבנת תבניות אותיות
שלב 1. למד דוגמאות מכתבי בקשת נותן חסות
אתה יכול לראות דוגמאות למכתב זה באינטרנט, חלקן בתשלום, אך חלקן בחינם. קרא את הדוגמאות האלה כדי שתוכל להבין את הפורמט והתוכן.
- עם זאת, אין להעתיק את כל מכתב המדגם. נסה לסדר את המילים בעצמך כך שהמכתב שלך ייראה אישי וקל לקריאה.
- לדוגמה, אם אתה יודע שלדירקטור החברה יש רקע הקשור לתוכניות שלך, כתוב לו מכתב אישי. נסה לברר את הרקע של האדם או החברה שאליו אתה כותב ובנה את התוכן כך שייראה אישי יותר.
שלב 2. בחר את סגנון השפה הנכון בהתאם לקהל
עם זאת, עליך לכתוב מכתב יישום מקצועי ואל תשתמש במילים המשמשות בשיחה יומיומית.
- כתוב מכתב על נייר עם נייר מכתבים ובו הלוגו שלך ושם הארגון שלך. זה יגרום לבקשתך להיראות מקצועית יותר. אם אתה מגיש מועמדות לחסות לעצמך, צור נייר מכתבים עם שמך בגופן המתאים כדי שזה יישמע מקצועי.
- אם אתה כותב מכתב עבור חברה או ארגון, ככל שהוא רשמי יותר, כך ייטב. אם הוא פונה לבן משפחה או לחבר, כתוב מכתב לא רשמי מדי, אך לא מקרי מדי כדי להישמע גס רוח. יישומי חסות שנשלחים באמצעות כתובות דואר אלקטרוני לא פורמליות בדרך כלל פחות מוצלחות.
שלב 3. השתמש בפורמט הסטנדרטי של מכתבי עסקים
מכתב הבקשה לחסות חייב להשתמש בפורמט מכתב עסקי. השתמש באותיות מתאימות כדי שזה ייראה מקצועי.
- התחל לכתוב את המכתב על ידי הצגת התאריך, שם החסות וכתובתו.
- דלג על שורה ריקה, ולאחר מכן כתוב: יקר (שם) וסיים בפסיק.
- כתוב מכתב קצר. מספיק לכתוב מכתב בקשת נותני חסות לדף אחד כדי שלא יתפוס יותר מדי זמן מהקורא. אנשים זזים יתנו לך דקה לקרוא את המכתב שלך. לכן כתוב על דף אחד מכתב קצר וברור.
- שלח את המכתב דרך הדואר או השליח כי הבקשה שנשלחה בדוא"ל נראית חסרת חשיבות.
שלב 4. סיימו את המכתב עם פתק תודה
בסוף המכתב, תודה להם על תשומת הלב. דלג על שורה אחת בסוף הפסקה והשאיר מקום ריק לחתימה שלך.
- סיימו את המכתב במתן ברכה מקצועית ומכבדת, למשל: בכבוד רבכם/אני. כתוב את שמך ואת כותרתך ולאחר מכן חתום עליו.
- צרף חומרים אחרים. שלח גם עלונים יחד עם המכתב כדי לתת סקירה כללית של הפעילויות או החברה שלך. זה יכול להגביר את האמינות שלך ולגרום לנמען להרגיש יותר בנוח לתמוך בך.
- אם הארגון שלך מכוסה, כלול גם מאמרים או כתבות חדשותיות על מה שעשית.
חלק 3 מתוך 3: חידוד תוכן המכתב
שלב 1. כתוב הקדמה טובה
בפסקת הפתיחה של המכתב, עליך להציג את עצמך, את שם החברה, ולתאר את תוכניותיך באופן ספציפי. אל תכתוב דברים שאינם נחוצים, כך שהקורא ירגיש מיד עניין בתוכן המכתב שלך.
- אל תניח שאנשים כבר יודעים מי אתה או מה הארגון שלך עושה. ספק הסבר על החברה (אם פונה לחברה) או על עצמך (אם פונה למישהו). לדוגמה: _ הוא עמותה ללא מטרות רווח המחויבת לשקם _ וכו '.
- הדגישו את ההצלחות שהיו לכם להראות שאין סיכון להיות נותן חסות. הסבר גם כיצד תשתמש בכסף מהנותן החסות באופן ספציפי.
- בפסקה השנייה או הראשונה עליך לפנות מיד ולהסביר מדוע אתה שואל.
שלב 2. רשום את היתרונות בלהיות נותן חסות
על מנת להיות נותן חסות, עליך להיות מסוגל לשכנע את החברה או האדם מהיתרונות שהם יקבלו על ידי חסות. לכן, הסבר באמצע המכתב מה יהיו היתרונות עבורם, לא עבורך.
- דוגמה: הסבר שהיתרון בלהיות נותן חסות הוא קבלת פרסום טוב. היה ספציפי יותר: האם הפעילות הזו תהיה מכוסה בטלוויזיה? כמה אנשים יגיעו? האם יש אורחי VIP? אם יש חברות גדולות או מתחרים אחרים שמממנים אותם, האם הם יופיעו גם כן?
- תנו בחירה. חברות או אנשים שמחפשים להיות נותני חסות בדרך כלל מעדיפים אם יש אפשרות שמתאימה לצרכים או לתקציב שלהם.
שלב 3. ספק ראיות תומכות משכנעות
כלול מספרים מסוימים, כגון מספר הקהלים או הדמוגרפיה אליהם הם יכולים להגיע.
- כמו כן, אל תשכח לדבר על ההשפעה הרגשית של חסות. לדוגמא: סיפור קצר על מישהו שייעזר יכול להיות בעל השפעה רבה.
- הסבר כיצד אתה מזהה חסות. אולי נותן החסות יקבל דוכן חינם במהלך האירוע בתמורה לחסות.
- ספק להם את המידע החשוב להם כדי לקבל החלטה בנוגע לחסות זו. אל תשכח לכלול את פרטי ההתקשרות שלך ואת תאריך קבלת התשובה הרצויה. צרף גם מעטפה ריקה עם חותמת ועליה כתוב כתובת משלך כדי להקל על נותני החסות לשלוח תגובות.
- שאל את נותני החסות איזו הכרה הם רוצים. למשל, איך הם רוצים ששמם ייראה והאם הם רוצים שיזהה אותו? שאל, הציע הזדמנויות, ואל תניח.
שלב 4. הסבר את הרקע של פעילות זו
עליך לתאר את הפעילויות הקונקרטיות בפירוט כדי לתמוך בארגון ובפעילויות שאתה רוצה לבצע.
- לדוגמה, אם ברצונך לכתוב מכתב המבקש חסות לעמותה, הסבר את הרקע לגיוס התרומות, כגון מתי נוסד הארגון שלך, מי אחראי עליו, מי זכה בכספים וכל פרסים או הישגים ש הושגו.
- תראה, אל תדבר סתם. אל תדבר רק על קבוצות או פעילויות שטוב או כדאי לתמוך בהן. ספק הוכחות מפורטות תומכות המסוגלות לשכנע שהקבוצה או הפעילות הזו באמת טובה וראוי לתמוך בה. עדויות בדרך כלל משכנעות יותר מסופרלטיבים.
שלב 5. מעקב אישי
שליחת מכתבים היא לא הדרך הטובה ביותר לבנות מערכת יחסים אישית. אמנם רצוי לשלוח מכתב בקשת חסות, אך עליך לעקוב אחר מכתב זה באופן אישי.
- נסה להתקשר או לבוא באופן אישי, אם לא קיבלת תשובה תוך 10 ימים. עם זאת, יש לזכור כי במאים רבים עסוקים מאוד ויהיה להם מעצבן. אנו ממליצים לקבוע פגישה או להתקשר מראש.
- הראה שאתה מרוצה מאוד מתוכנית הפעילות הזו. הימנע משיחות שליליות. אל תיתן את הרושם שאתה מתחנן או מעורר אשמה כדי לגרום להם לתרום.
- אם התשובה היא "אולי", אל תהסס לעקוב. רק לא למהר או להגזים כי הם יכולים להסיח את הדעת.
- אל תצפה ליותר מדי. אל תניח שהם הולכים להזמין אותך לפגישה או לרצות להיות נותנת חסות. תודה להם על תשומת הלב.
- שלח כרטיס תודה אם הבקשה שלך מתקבלת.
שלב 6. בדוק את הדואר שלך
ההזדמנויות לקבל נותני חסות יאבדו אם לא תבדוק את המכתב שאתה עומד לשלוח. אות עם שגיאות כתיב רבות או שגיאות דקדוקיות אינה מכתב מקצועי. מדוע שתכלול את שמו של אדם/חברה בפעילות שלא הוכנה מקצועית?
- בדוק סימני פיסוק. אנשים רבים אינם יודעים כיצד להשתמש בפסיקים או בסימני פיסוק אחרים בצורה נכונה. דברים קטנים כאלה חשובים כאן מאוד.
- הדפס את מכתבך, עזוב אותו בשקט, ולאחר מכן קרא אותו כעבור מספר שעות. לפעמים העיניים שלנו כל כך בוטחות בכתיבה על מסך מחשב שקל להתעלם מהקלדות.
- שלח את המכתב במעטפה בעלת מראה מקצועי עם דואר מספיק או השתמש בשירות שליחים טוב.
שלב 7. מכתב לדוגמא:
נייר מכתבים (אם קיים) תאריך: _
כתובת: _
_
_
יָקָר. גבירותיי ורבותיי _
לאחרונה הוזמנתי להיכנס לתחרות מלכת היופי העולמית שתתקיים בארצות הברית בשנת 2016. נכון להיום, נבחרתי כפוטרי אינדונזיה ורוצה להיכנס לתחרות בינלאומית בשנה הבאה.
באמצעות מכתב זה, הרשה לי להגיש בקשה לחסות על מנת שאוכל להיכנס לתחרות עם יותר מ -100 מתמודדים ממדינות שונות. האירוע ישודר בטלוויזיה בינלאומית וצפוי למשוך 300 אלף איש. שמות נותני החסות יוצגו בתחרות זו ובאתר האינטרנט של מארגן התחרות.
ניתן לתת תמיכה במימון על פי האפשרויות הבאות:
Rp_ - שם, תיאור ולוגו
Rp_ - שם ותיאור
Rp_ - שם ולוגו
Rp_ - שם
אם אתה מוכן להיות נותן חסות, אני מחכה לחדשות לא יאוחר מ _.
תודה על תשומת הלב שהענקת ליישום זה.
שלך תמיד, חֲתִימָה
שם מלא
טיפים
- תגיש בקשות בנימוס, אל תדרוש.
- חפש מידע מי מקבל החלטות למי אתה יכול להתקשר, במקום מזכיר או אדם שלישי.
- הקלד את המכתב שלך, אלא אם כן כתב היד שלך יפה מאוד, כדי שייראה מקצועי יותר.
- הדפס אותיות על נייר באיכות גבוהה לתוצאות טובות יותר.
- חברות כמעט תמיד מתבקשות להיות נותנות חסות. לכן, הסבר מדוע חברה מסוימת היא הנכונה לתמוך בפעילויות שלך.
- צרף טופס חסות כדי שמישהו בחברה שאתה שולח לשלוח יוכל למלא.
מאמר קשור
- איך לכתוב מכתב
- כתוב כתוב מכתב קורא
