דיווחים עסקיים הם אחד מאמצעי התקשורת היעילים ביותר בעולם העסקים של היום. היתרונות של דוחות עסקיים רבים. חברות או אנשים יכולים להשתמש בדוחות עסקיים כדי לקבל החלטות חשובות. אם אתה רוצה לכתוב דוח עסקי טוב, למד כיצד והבין את מטרת כתיבת הדו ח.
שלב
חלק 1 מתוך 2: החליט איזה סוג של דוח עסקי אתה רוצה לכתוב
שלב 1. השתמש בדוחות עסקיים כדי להעביר רעיונות
דו"ח זה נקרא "דו"ח הצדקה/המלצה". תוכל להשתמש בדוח זה כדי לשתף רעיונות עם המנהל או הבמאי שלך. בדרך כלל, יהיה עליך להכין סיכום וגוף הדוח. סיכום הוא אמצעי להעברת רעיונות. הגוף מכיל מידע על היתרונות, העלויות, הסיכונים ומידע אחר הקשור לרעיון שלך.
לדוגמה, אתה רוצה לקנות מדפסת לחטיבה שלך. כדי לשכנע את המנהל שבאמת יש צורך במדפסת, הכינו דוח נימוק/המלצה להגשה רשמית של בקשת רכישת מדפסת להנהלה
שלב 2. הצג את הסיכונים הנלווים להזדמנות העסקית
"דוחות חקירה" מסייעים למקבלי ההחלטות לשקול את הסיכונים שעליהם להתמודד כאשר הם רוצים לנקוט בפעולות מסוימות, כך שההנהלה תוכל לצפות השפעות לא מכוונות. דו"ח זה כולל מבוא, גוף ומסקנה. ההקדמה מכילה מידע חשוב אודות הנושא הנחקר. הגוף מכיל הסבר לעובדות ולתוצאות החקירה. המסקנה מכילה סיכום של הדו"ח.
לדוגמה, חברת התרופות X רוצה לעבוד עם חברת התרופות Y המתמודדת עם בעיה. חברת X אינה רוצה לעבוד עם חברות שנמצאות כיום או שחוו בעיות כלכליות. לכן, חברת X מבקשת מידע מלא אודות חברת Y ולאחר מכן מכינה דו"ח תחקיר לדון בנתונים הפיננסיים של חברת Y מול מנהל הכספים
שלב 3. הצג מידע תאימות לסוכנויות ממשלתיות
דו"ח זה, המכונה בדרך כלל "דוח תאימות", שימושי בהדגמת אחריות תאגידית על ידי הוכחת גורמי ממשל (עיר, מחוז, מרכז וכו ') כי ההנהלה פועלת על פי חוקים/תקנות חלים וניהול כספים על פי נהלים. דו"ח זה כולל מבוא, גוף ומסקנה. ההקדמה מכילה הסבר על הנושאים העיקריים שעוסקים בדוח. תא המטען מכיל נתונים, עובדות ומידע אחר שסוכנויות ממשלתיות צריכות לדעת. המסקנה מכילה סיכום של הדו"ח.
לדוגמא, דירקטוריון חברת הביטוח הממשלתית חייב להציג בפני שר האוצר כי ניהול החברה מתבצע בהתאם לחוקים והתקנות החלים בשנת 2019. לשם כך, הדירקטוריון מכין שנה שנתית דו"ח תאימות להצגת פעילות החברה במהלך 2019
שלב 4. הצג את כדאיות הרעיון או הפרויקט המוצע
דו"ח המכיל הסבר לקביעה אם רעיון מתקבל או נדחה נקרא "דו"ח היתכנות". דו"ח זה כולל סיכום וגוף. הסיכום מכיל רעיונות, בעוד שהגוף מתאר את היתרונות, הבעיות האפשריות, העלויות וסוגיות אחרות הקשורות לרעיון המוצע. ההנהלה יכולה להשתמש בדוח ההיתכנות כדי לענות על השאלות הבאות:
- האם ניתן לסיים את הפרויקט במסגרת התקציב הכספי?
- האם הפרויקט הזה רווחי?
- האם ניתן לסיים את הפרויקט על פי לוח זמנים שנקבע מראש?
שלב 5. הצג את תוצאות המחקר שהושגו באמצעות המחקר
"דוח מחקר" מציג את תוצאות מחקר מפורט בנושא או בעיה ספציפית מאוד. דו"ח זה כולל תקציר (סיכום), הקדמה, שיטות בשימוש, תוצאות מחקר, מסקנות והצעות. בעת ביצוע דו"ח, עליך ליידע את תוצאות המחקרים המשמשים הפניות.
לדוגמה, ההנהלה רוצה לערוך מחקר שכלל כל העובדים כדי להחליט אם יש צורך לאסור על העובדים לעשן במזנון החברה. מי שמבצע את המחקר יכתוב דו"ח על תוצאות המחקר
שלב 6. עזור לחברה לשפר את המדיניות, המוצרים או הנהלים שלה באמצעות פיקוח עקבי
לאחר מכן, הכינו "דוח תקופתי" שנכתב בכל מסגרת זמן מסוימת, למשל שבועי, חודשי, רבעוני וכו '. דוח זה מציג את רמת היעילות של החברה, רווח/הפסד ונתונים אחרים לתקופה מסוימת.
לדוגמה, בעל בית מרקחת יבקש מאיש המכירות שלו להציג דו"ח מכירות חודשי כל 3 בחודש שלאחר מכן
שלב 7. ספק דו"ח במקרה של מצבים מסוימים
בניגוד לדיווחים תקופתיים, "דוחות מצבים" נכתבים לצרכים ספציפיים, כמו למשל מתן מידע בפגישות או דיווח על מאמצים להתמודד עם אסונות טבע. דו"ח זה כולל מבוא, גוף ומסקנה. המבוא מכיל הסבר על האירועים המדווחים ומספק סקירה קצרה של הנושאים הנדונים בגוף הדו"ח. לסיכום, הסבר את הפתרונות שהיו ויתבצעו.
לדוגמה, המושל מבקש מראש העירייה לספק דו"ח מצב לאחר הוריקן באזור באזור שבאחריותו
שלב 8. הציג כמה פתרונות לפתרון הבעיה
"דוח המדד" מציג מספר אפשרויות פתרון לקבלת החלטות. על פי מטרתו, המחבר ממליץ על מספר פעולות שצריך לבצע. דו"ח זה כולל מבוא, גוף ומסקנה. ההקדמה מסבירה את מטרת כתיבת הדוח. פלג גוף עליון מבטא את המצב או הבעיה הקיימת יחד עם מספר אפשרויות פתרון. המסקנה מעבירה את הפתרון הטוב ביותר.
לדוגמה, חברת רכב רוצה לבנות מפעל באסיה. בעת כתיבת דוח המדד, ציין עד שלוש מדינות לכל היותר בהתאם לצרכי החברה והציע את המיקום הטוב ביותר במסקנה
חלק 2 מתוך 2: כתיבת דוח עסקי
שלב 1. קבע את מטרת הכתיבה והעיצוב של הדוח
שאל את עצמך מדוע אתה רוצה לכתוב דוח עסקי. בחר את סוג הדוח ברשימה למעלה בהתאם ליעדים שיש להשיג.
- לא משנה מה הסיבה, הקפד להגדיר מטרות קצרות וברורות. קוראי הדו"חות מתבלבלים אם ניסוח היעדים הוא ארוך, כך שאמינות הדו"ח מוטלת בספק.
- לדוגמה, המחלקה שלך זקוקה לכספי קידום מכירות נוספים. בעת כתיבת הדו"ח, התמקד בתקציב תקציב המבצע הזמין כיום והציג תוכנית עבודה אפקטיבית להפיק את המרב מהכספים הנוספים.
שלב 2. שקול את הקהל שיקרא את הדוח
קוראי דוחות עשויים להגיע מחוץ לחברה (לא עובדים) או מתוך החברה. בעת כתיבת דוח, שקול עד כמה הקורא מבין או מכיל מידע על הנושא הנדון. כמו כן, חשוב על כמה שימושי המידע המוצג בדוח יהיה לקורא.
- מי שיקרא את הדו"ח, ההיבט הפיננסי הוא תמיד בראש סדר העדיפויות של ההנהלה או הלקוחות.
- לדוגמה, אתה רוצה ליישם תוכנית לשיתוף עבודה בחטיבה שלך. לשם כך תצטרך לכתוב דוח עסקי שיקרא מנכ"ל כוח האדם, מנהל התפעול והמנכ"ל. שקול את האפשרות שהם כבר יודעים על התוכנית, כך שתוכל לספק מידע רלוונטי בדוח. אם ההנהלה מעולם לא דנה בתוכנית שיתוף עבודה, הדוח שלך אינפורמטיבי ושימושי. אם החברה כבר תכננה תוכנית זו, הדוח שלך יהיה לא יעיל ופחות משכנע.
שלב 3. קבע מה צריך ללמוד
השלב הקשה ביותר בעת הכנת דוח עסקי הוא לא כתיבה. הסקת מסקנות ואיסוף נתונים תומכים היא הקשה ביותר. יהיה עליך לקבל מגוון רחב של מיומנויות, למשל איסוף נתונים וניתוח השוק. מה אתה וההנהלה צריכים לדעת על מנת שתוכל לקבל החלטות מושכלות לגבי הנושאים המכוסים בדוח שלך?
שלב 4. אסוף נתונים רלוונטיים לכתיבת דוח
וודא שהנתונים התומכים שאתה מספק הם תוצאה של מחקר. אחרת, אתה עלול לאבד את האמינות. איסוף הנתונים נקבע גם על פי סוג הדוח שייכתב. הקפד להשתמש בנתונים מדויקים ורלוונטיים למטרת כתיבת הדוח.
- בדרך כלל איסוף נתונים ממקורות פנימיים מהיר יותר. לדוגמה, ניתן לבקש נתוני מכירת מוצרים ממחלקת המכירות בטלפון. לפיכך, הנתונים מתקבלים באופן מיידי ונכללים בדוח.
- ניתן להשיג נתונים חיצוניים מהחברה. אם מחלקות אחרות אספו ונתחו נתוני צרכנים, בקש זאת כך שלא תצטרך לבצע מחקר משלך. יש להתאים את הנתונים הדרושים לתחום העסקים, אך כותבי דוחות עסקיים בדרך כלל לא צריכים לעשות מחקר קודם.
- לדוגמה, אם אתה רוצה לכתוב דו"ח הצדקה/המלצה, בצע מחקר כדי לברר את היתרונות של הרעיונות המוצגים ולאחר מכן כלול את תוצאות המחקר בדוח.
שלב 5. החליטו כיצד לבנות את הדוח לפני הכתיבה
החלטה זו מושפעת ממטרת כתיבת הדו"ח. לדוגמה, אופן ההכנה של דו"ח תאימות ודוח היתכנות הם שונים. התחל לכתוב כאשר תוכל להבין כיצד להרכיב את הדוח.
- מיין את הנתונים התומכים למספר קבוצות. דוחות עסקיים מכילים בדרך כלל שפע של נתונים ומידע. חלוקת נתונים לקבוצות היא המפתח לכתיבה מוצלחת של דוח עסקי טוב. לדוגמה, הצג נתוני מכירות בנפרד מנתוני הלקוח וכלול כותרת לכל סיכום נתונים.
- ערוך דוחות על ידי מיון נתוני סיכום לפי כותרת כדי שיהיה קל לקרוא ולהבין אותם. לפיכך, הנתונים המוצגים יכולים לתמוך במטרה העיקרית של כתיבת הדו"ח.
- לפעמים אתה צריך לחכות שמישהו אחר ינתח או יזין נתונים. בזמן ההמתנה, אתה יכול לעבד את מערך הנתונים המלא.
שלב 6. הסק מסקנות ותן הצעות ספציפיות
הקפד להסיק מסקנות הגיוניות באמצעות הנתונים הכלולים בדוח. הסבר את הפעולות שצריך לבצע על סמך מסקנות אלה.
כל פתרון שאתה מציע חייב להיות בעקבות פעולות ספציפיות למדידות. תאר את השינויים בתיאור התפקיד, בלוח הזמנים או בהקצאת הכספים הדרושים ליישום תוכנית העבודה החדשה. וודא שהצעותיך נתמכות בנתונים המוכיחים כי ההנהלה מסוגלת להשיג את המטרות על ידי יישום הפתרונות המוצגים בדוח
שלב 7. הכינו סיכום מנהלים
סיכום זה יהיה העמוד הראשון בדו"ח העסקי, אך הוא כתוב ממש בסוף. סיכום ההנהלה הוא אמצעי להצגת תוצאות המחקר ומסקנות על מנת לתת הצצה לתוכן הדו"ח אם למישהו אין זמן לקרוא אותו עד הסוף. כמחשה, סיכום מנהלים הוא כמו טריילר לקולנוע או תקציר תזה.
דוח זה נקרא סיכום מנהלים מכיוון שמנהלים עסוקים רשאים לקרוא סיכום זה בלבד. העברת מידע חשוב לממונים ב-200-300 מילים בצורה של סיכום מנהלים. הוא יכול לקרוא עוד אם ירצה לדעת את הפרטים
שלב 8. השתמש באינפוגרפיקה להעברת נתונים ספציפיים
לפעמים, עליך לספק נתונים כמותיים באמצעות גרפים או תרשימים. הצג נתונים בצבעים שונים כדי להפוך אותם ליותר אטרקטיביים וקלים להבנה. השתמש בנקודות תבליטים, מספרים עוקבים או טבלאות כדי להפוך את הנתונים לקלים יותר לקריאה. שלב זה גורם להצגת הנתונים להיראות אחרת כדי להראות את משמעותם.
- בדרך כלל, תמונות גורמות לדוחות העסקיים להיראות אטרקטיביים יותר. דיווחים נראים מונוטוניים אם הם מכילים רק טקסט ומספרים. הציגו אינפוגרפיקה רלוונטית ושימושית, אך אל תגזימו.
- כתוב את המידע בתיבות בדף שהוא כמעט כולו טקסט, ללא טבלאות או מספרים. דפי טקסט מלא נוטים להיות משעממים. סיכום של מידע חשוב עשוי להיות מוצג בתיבה.
שלב 9. רשום את מקורות המידע
בהתאם לסוג המחקר שאתה עושה, ייתכן שיהיה עליך לרשום את ספק המידע. בדוח עסקי, ביבליוגרפיה או דף מקור נועדו לספק מידע לקורא אם הוא רוצה לבדוק או לחפש נתונים אחרים.
השתמש בפורמט הנכון כאשר אתה כולל ציטוטים בדוחות לפי סוג העסק
שלב 10. בדוק את הדוח פעמיים
אתה לא נראה רציני כשאתה מדווח על שגיאות כתיב או דקדוק. טעויות אלה מעמידות את אמינות המחקר שלך בספק. בנוסף, הציגו מידע ברור וחד משמעי.
- לדוגמה, אל תשתמש במילים קשות להבנה או במשפטים ארוכים מדי.
- הימנע ממגוון שיחות.
- אם קורא הדוחות נמצא באותו עסק, תוכל להשתמש בעגה או במונחים טכניים, אך אל תגזים.
- בדרך כלל, דוחות עסקיים נכתבים באמצעות הקול הפסיבי. דו"ח זה הוא דוגמה אחת המראה שכתיבה באמצעות משפטים פסיביים עדיפה על משפטים פעילים.
- בעת בדיקת דוחות ניתן להתעלם משגיאות מכיוון שהקלדת בעצמך. בקש מחבר תומך לקרוא את הדוח שלך ולאחר מכן בקש משוב. הרבה יותר טוב לדעת טעויות של עמיתים לעבודה מאשר מממונים. נצל קלט עמיתים לשיפור הדוחות תוך התחשבות בהצעות.
שלב 11. צור תוכן עניינים
כתוב דוח עסקי לפי הפורמט הרשמי על ידי יצירת תוכן עניינים שימושי כהפניה בעת חיפוש דף ספציפי. כלול את מספרי העמודים של כל חלק בדוח בתוכן העניינים, במיוחד סיכום ההנהלה והמסקנה.
שלב 12. הגיע הזמן לאגד את הדוח
הדרך הטובה ביותר לשפר דוח המספק סקירה מלאה שימושית היא לאגד אותו בצורה הטובה ביותר האפשרית, למשל באמצעות חוט ספיראלי, קלסרים או מכסי קרטון. לפיכך, הדוח נראה מסודר ומושך כך שאחרים ירצו לקרוא אותו עד הסוף.
