דו"ח יכול להיות אחת הדרישות להעברת תהליך ההתמחות, אך זו גם ההזדמנות שלך לשתף בחוויות שלך. הארגון חשוב מאוד בעת כתיבת דו"ח יעיל. אתה צריך דף שער מקצועי ואחריו פרקים המספרים על תהליך ההתמחות. תייג את הפרקים בצורה מסודרת. לכתיבת דוחות מוצלחת, שתף את החוויות שלך בצורה ברורה ואובייקטיבית.
שלב
חלק 1 מתוך 3: יצירת דף הכותרת והגדרת פורמט המסמך
שלב 1. מספר את הדפים
הקפד לשים את מספר העמוד בפינה השמאלית העליונה של כל דף, למעט בדף הכותרת. הפעל את פונקציית מספר העמוד באמצעות אפשרויות התפריט בשורת המשימות של תוכנית עיבוד התמלילים שלך. פונקציה זו תיצור מספרי עמודים באופן אוטומטי.
- אם תיישם מספרי עמודים, הקוראים יוכלו להשתמש בתוכן העניינים.
- מספרי דפים עוזרים לך לארגן דוחות ולהחליף דפים חסרים.
שלב 2. צור דף כריכה באמצעות כותרת הדוח
עמוד השער הוא העמוד הראשון שהקורא רואה. הקלד את הכותרת שלך בראש הדף מודגש. כותרת אפקטיבית מתארת את מה שעשית במהלך ההתמחות. אל תוסיף בדיחות או הערות על החוויה שלך בקטע זה.
- לדוגמה, תוכל לכתוב "דיווח על התמחות בבנקאות השקעות בבנק גרינגוטס".
- כותרת כללית כמו "דוח התמחות" מקובלת בדרך כלל אם אינך יכול למצוא כותרת אחרת.
שלב 3. כתוב את השם והמידע של תוכנית ההתמחות בדף השער
תחת הכותרת, כתוב את תאריך תוכנית ההתמחות שלך. רשום את שמך, שם בית הספר ושם המפקח שלך אם יש לך. כלול גם את שם ופרטי ההתקשרות של הארגון בו מתקיימת ההתמחות.
- לדוגמה, כתוב "דוח תכנית התמחות. חברת השלטון המקומי, מאי-יוני 2018.”
- הקלד מידע בצורה מסודרת. כתוב באמצע ורווח בין השורות.
שלב 4. כתוב הערת תודה על הדף לאחר הכריכה
כותרת הדף אחרי הכריכה "אישור" או "הודאה". בדף זה אתה מודה לאנשים שעזרו לך במהלך תוכנית ההתמחות.
- אתה יכול להזכיר את החונכים שלך בבית הספר, בעבודה, ואת האנשים שאתה עובד איתם.
- לדוגמה, אמור, "אני רוצה להודות לדר. סוטריסנו שנתן לי את ההזדמנות לקחת חלק בתכנית ההתמחות”.
שלב 5. צור תוכן עניינים אם הדוח שלך ארוך
תוכן עניינים שימושי במיוחד אם הדוח כולל 8 פרקים או יותר. בתוכן העניינים, רשום את כותרות הפרקים ומספרי העמודים עבור כל כותרת. רשימה זו תעזור לקוראים למצוא את הקטעים הספציפיים שהם רוצים לקרוא.
- דף תודה צריך לכלול בתוכן העניינים. אין צורך לכלול את עמוד השער בתוכן העניינים.
- אם יש גרפיקה או תמונות בדוח שלך, צור תוכן עניינים נפרד כדי לספק מידע שבו הקוראים יכולים לראות גרפיקה או תמונות ספציפיות.
שלב 6. כתוב דף מופשט המסכם את חוויותיך במהלך ההתמחות
התקציר או הסיכום מספק סקירה קצרה של המטלה שלך. תאר בו היכן אתה עובד ומה אתה עושה. רשמו את עבודתכם וניסיונכם בקצרה בפסקה אחת.
לדוגמה, התחל עם, "דו"ח זה מתאר תוכנית התמחות בסטארק תעשיות בדרום טנגרנג, באנטן. אני עובד באגף הרובוטיקה”
חלק 2 מתוך 3: כתיבת גוף הדוח
שלב 1. כותר כל פרק בדוח
לאחר שסיימת לכתוב פרק אחד, התחל לכתוב את הפרק הבא על דף חדש. צור כותרת תיאורית לכל פרק. הקלד את החלק המרכזי העליון של הדף מודגש.
- לדוגמה, אחד הפרקים עשוי להיות שכותרתו "סקירת בנק גרינגוטס".
- כמה כותרות פרקים פשוטות כוללות "מבוא", "ניסיון התמחות" ו"סיכום ".
שלב 2. פתחו את המבוא בעובדות אודות מקום העבודה
השתמש בהקדמה כדי להרחיב את הסיכום. התחל בסיפור סיפור על אופן הפעולה של החברה. דון בארגון, במיקום שלהם בתעשייה, במה שהם עושים ובמספר העובדים.
לדוגמה, כתוב, "RamJack מספקת רובוטים של נותני שירות במדינות שונות בעולם. כחלוץ בתעשייה, רמג'ק מוסמך באופן ייחודי לנקות אזורים לאחר אסון"
שלב 3. תאר את החלק שבו אתה עובד
לכל חברה או ארגון יש בדרך כלל מספר סעיפים. היו ספציפיים לגבי המעורבות שלכם. השתמש בסעיף מבוא זה כדי להפנות את הקורא לחוויה האישית שלך.
- לדוגמה, כתוב, "ממאי עד יוני 2018, עבדתי באגף החשמל כמתמחה יחד עם 200 עובדים אחרים".
- זכור, זהו סיפור עליך, אז השתמש בסגנון האישי שלך כדי למשוך את תשומת ליבו של הקורא.
שלב 4. תאר את האחריות שלך
תאר מה עשית במהלך ההתמחות. ספק כמה שיותר פרטים. למרות שמשימות מסוימות עשויות להישמע מייגעות בהתחלה, כגון סידור או כתיבת תזכיר, הן יכולות להוסיף משמעות לדוח שלך.
אולי תכתוב, "אחת העבודות שלי ברמג'ק היא הלמה של קווי חשמל, אבל אני גם עושה תחזוקה של רכיבים."
שלב 5. רשום מה למדת במהלך ההתמחות
התחל לדון באחריות, ולאחר מכן המשך לתוצאות העבודה. תן דוגמאות למה שלמדת במהלך ההתמחות. ספק הסבר מעמיק כיצד התרחש שינוי זה.
- חשוב על השינויים שחווית כאדם, לא רק כעובד.
- לדוגמה, אתה יכול לומר, "למדתי הרבה כיצד לתקשר עם אנשים בקהילות השונות ממני מאוד".
שלב 6. העריך את החוויה שלך במהלך ההתמחות
אתה יכול לבקר את הארגון שאתה עובד עבורו, אך לספק אותו בהגינות וללא משוא פנים. השתמש בעובדות ודוגמאות קונקרטיות. התרכז במה שלמדת ובמה שאתה יכול ליישם בעתיד. אל תאשים אף אחד.
אתה יכול לכתוב, "זה יהיה מועיל אם RamJack תשפר את התקשורת. פעמים רבות המפקחים אינם ברורים מה הם מצפים ממני"
שלב 7. תחשוב על הביצועים שלך במהלך ההתמחות
כתוב את מסקנת הדו ח על ידי דיון בחוויה שלך. כתוב אובייקטיבי, שתף חוויות שליליות וחיוביות שחווית. תוכל גם לתאר את המשוב שקיבלת במהלך ההתמחות.
אולי תכתוב, "בהתחלה הייתי מאוד שקט, אבל למדתי להיות יותר אסרטיבי ובטוח בעצמי ולכן ההנהלה לקחה את הרעיונות שלי ברצינות."
שלב 8. השתמש בתוספת כדי לצרף מידע אחר
סעיף הנספח הוא מקום לכלול יומנים, מאמרים שפורסמו, תמונות, הקלטות וחומרים תומכים אחרים. כמות חומר התמיכה שיש לך תהיה תלויה בתיאור התפקיד שלך במהלך ההתמחות. במידת האפשר, כלול חומר המתאר את הישגי העבודה שלך במהלך ההתמחות.
- לדוגמה, אם אתה עובד בתקשורת, כלול הודעות לעיתונות, פרסומות, מכתבים או הקלטות שאתה מבצע.
- אם אין לך חומר נוסף, סביר להניח שכדאי לכתוב פסקה מדוע אין לך חומר נוסף.
חלק 3 מתוך 3: כתיבה בטכניקות טובות
שלב 1. ארגן את המידע באמצעות מתווה לפני הכתיבה
לפני כתיבת גוף הדוח, פרק את החוויה שלך למקטעים. מתאר על פיסת נייר ומפרט את הנקודות עליהן ברצונך לדבר בכל קטע.
שיטה זו תעזור לך לארגן את הכתיבה שלך. ודא שהקטעים בדוח זורמים באופן קוהרנטי מבלי שחוזר על עצמו כל מידע
שלב 2. כתוב לפחות 5 עד 10 עמודים
ודא שיש לך מספיק מקום לתאר את החוויה בפירוט, אך אל תרד מהנושא. דיווחים ארוכים מדי ירגישו פחות חדים ומלוטשים. בדרך כלל דיווחים לא ארוכים מדי.
- אם אין לך מספיק חומר, עדיף לכתוב דוח קצר.
- ייתכן שיהיה עליך לכתוב יותר מעשרה עמודים, במיוחד אם ההתמחות שלך נרחבת או שאתה לומד תואר גבוה יותר.
- דרישות ספירת הדפים עשויות להשתנות בהתאם לתכנית ההתמחות.
שלב 3. השתמש בטון אובייקטיבי לאורך כל הדוח
הדו ח שלך הוא חומר אקדמי, אז תן לו להיראות כמו חומר אקדמי. תאר את עצמך באופן חיובי על ידי היצמדות תמיד לעובדות ודוגמאות קונקרטיות בעת שיתוף בחוויותיך. היזהר בכתיבתך והימנע להישמע ביקורתי מדי.
- לדוגמה, אתה יכול לכתוב, "העבודה בחברת וויין הייתה קשה, אבל למדתי הרבה". אל תגיד, "החברה של וויין היא חברה גרועה".
- דוגמה לכתיבה מבוססת עובדות היא: "לחברת וויין יש נתח של 75% משוק הסמארטפונים".
שלב 4. השתמש בדוגמאות ספציפיות להמחשת החוויה שלך
הימנע מהכללה. הראה את החוויה שלך על ידי מתן דוגמאות לכל נושא שאתה מכסה. פרטים קונקרטיים יאפשרו לקורא לדמיין את החוויה שלכם.
- לדוגמה, כתוב, "חברת Acme הניחה דינמיט לא מאובטח. אני מרגיש לא בטוח לעבוד שם”.
- אתה יכול לכתוב, "המפקח שלי ביקש ממני לצלם דולפין נהר שנשטף לחוף ליד כפר בוליביה נידח."
שלב 5. כלול תצפיות שיש לך לגבי תובנות חיים
תובנה זו רחבה יותר מהיקף עבודת בית הספר. תובנות אלה יכולות להיות על הארגון שאתה עובד עבורו, על האנשים שעובדים שם ועל העולם בכלל. תובנות אלה ישתנו בהתאם להיקף העבודה שלך במהלך ההתמחות, אך אם יש לך אותן, הן יראו שגדלת כאדם.
- אתה יכול לעבוד במעבדה ולכתוב, "העובדים עובדים כל היום, אבל הם מודעים לכך שהם עוזרים להרבה אנשים, כך שהם תמיד מגיעים מלאים באנרגיה בבוקר."
- דוגמה נוספת, "אוסקורפ עסוקה מאוד והעובדים יגלו את זה מועיל אם החברה תספק משאבים נוספים. זו בעיה שיש לחברות רבות במדינה הזו”.
שלב 6. קרא שוב את הדוח לאחר שכתבת אותו
קח את הזמן לקרוא את הדו"ח לפחות פעם אחת. שימו לב למשפטים לא קוהרנטיים. שימו לב לחוויות שאתם מתארים בדוח, כמו גם לטון הדו"ח בכללותו. כל תוכן הדו"ח אמור להרגיש זורם, אובייקטיבי וברור לקורא.
קריאה בקול יכולה להועיל. אתה יכול גם לבקש מאנשים אחרים לקרוא את הכתיבה שלך
שלב 7. ערוך את הדוח לפני שליחתו
ייתכן שיהיה עליך לעיין בדוח פעמים רבות ולשנות אותו. שנה את הדוח שלך ככל הנדרש לתוצאות טובות. ברגע שאתה מרוצה, העביר אותו לממונה שלך כדי שיוכל לקרוא על החוויה שלך.
שימו לב למועדי הגשת הדיווח. הקדש מספיק זמן לערוך את הדוח לפני המועד האחרון להגשת הדוח
טיפים
- לקבלת דוח בעל מראה מקצועי, השתמש בנייר קורות חיים והכנס אותו ליומן עם מחברת עלים רופפים או קלסר תזה.
- הדפס את הדוח בצד אחד של הנייר באמצעות גופנים סטנדרטיים כאילו אתה עושה דו"ח בית ספר.
- רשום את חווית ההתמחות שלך בפירוט רב ככל האפשר.
- כתוב דוח משכנע, אך הישאר אובייקטיבי.
