בהתחלה, כתיבת דוח עבודה עשויה להיראות קשה, אך למעשה היא קלה יותר משנדמה לך. בדרך כלל משתמשים בדוחות עבודה כדי להסביר את ההתקדמות של פרויקט מסוים או לספק מסקנות והמלצות בנושאים מסוימים במקום העבודה. על מנת לכתוב דוח עבודה יעיל בקלות, התחל בהתחשב במטרה שלך, בקהל, במחקר ובמסר שלך. ניסוח דוח באמצעות פורמט הדוח העסקי. בצע תיקונים כך שהדוח ייכנס לתוקף.
שלב
חלק 1 מתוך 3: תכנון דוח עבודה
שלב 1. זהה את מטרתו ואת נושא הדוח
לפעמים יתכן שתתבקש להגיש דו"ח. סביר להניח כי מטרתו או נושא הדו"ח יצוין בבקשה. אם אינך בטוח לגבי מטרה או נושא, שקול את המסר שאתה רוצה להעביר לקוראים שלך. תוכל גם להבהיר עם הממונה או הממונה עליך.
לדוגמה, המטרה שלך יכולה להיות לנתח סוגיה עסקית, להסביר את תוצאות הפרויקט שאתה עובד עליו או לספק למפקח מתווה של התקדמות העבודה שלך
שלב 2. בחר טון ושפה המתאימים לקורא
שקול את הידע של הקורא ואת הז'רגונים שהם מכירים. כשאתה כותב דוח, אתה יכול להשתמש בז'רגון ובשפה מקצועית יותר מאשר כשאתה כותב לציבור.
- מי יקרא את הדו"ח? שקול את כל הקוראים שעשויים להשתמש בדוח שלך.
- אם קהל הקוראים שלך הוא הטרוגני, רשום את כל המידע עבור הקורא שיש לו פחות ידע על מה שאתה כותב. עם זאת, השתמש בכותרות לכל חלק, כך שקוראים משכילים יותר יוכלו לדלג על מידע שהם לא חושבים שהוא נחוץ. תוכל גם לכתוב קטעים ספציפיים כדי להתייחס לקבוצות קוראים ספציפיות.
שלב 3. איסוף נתונים וחומרים תומכים אם קיימים
כלול את החומר שבו השתמשת כבסיס למסקנות או המלצות שלך. אתה מתייחס לחומרים אלה בעת הכנת הדוח. ייתכן שיהיה עליך לכלול חומרים אלה בנספח לדוח. להלן סוגי החומרים שאתה יכול לכלול בעת הכנת דוח:
- מידע פיננסי
- תרשים
- תרשים
- מידע סטטיסטי
- סֶקֶר
- שְׁאֵלוֹן
- תוצאות ראיונות עם מומחים, עמיתים לעבודה, לקוחות וכו '.
שלב 4. בדוק את ההתקדמות שלך אם אתה כותב דוח התקדמות
במקום זאת, תן מתאר של העבודה שעשית, העבודה שתעשה והאם העבודה הייתה בהתאם ליעד הראשוני. תחשוב על הדוח כתשובה לשאלות שיש לאנשים בנוגע לפרויקט שלך. להלן השאלות שעליהן עליך להשיב בדוח:
- האם היקף העבודה השתנה?
- איזו עבודה סיימת מאז הדוח האחרון?
- איזו עבודה תעשה?
- האם הפרויקט שלך יסתיים בזמן? אם לא, מדוע?
- עם איזו בעיה נתקלתם וכיצד פתרתם אותה?
- אילו לקחים למדת החודש?
שלב 5. מתאר את המידע שעליך לכלול בדוח
כתוב מתווה של הרעיון שלך כמדריך. בעת מתאר, פתח כותרות דוחות שיעזרו לך לארגן את מה שאתה עומד להגיד. מתווה זה לא צריך להיות מסודר או כתוב היטב מכיוון שרק אתה תשתמש בו.
- באופן כללי, הדוח מתחיל בהסבר על התוצאות, המסקנות או ההמלצות. לאחר מכן, הסבר כיצד הגעת למסקנה זו וצורת חשיבתך במידת האפשר.
- אם אתה עומד להסיק מסקנה או המלצה שנויה במחלוקת, הסבר את התהליך והנימוק שלך כך שהקורא יבין את הסיבות מאחורי המסקנות וההמלצות שלך.
חלק 2 מתוך 3: עריכת דוח עבודה
שלב 1. השתמש בעמוד כריכה או שער
השער צריך להכיל את שם הדוח ואחריו את תאריך ההגשה בשורה נפרדת. בשורה השלישית, כתוב את שמות כל כותבי הדו חות. לאחר מכן, כתוב את שם הארגון בשורה הרביעית.
- במקרים מסוימים, תוכל לכלול מכתב כיסוי המסביר מדוע אתה כותב את הדוח, מה יש בו ומה עליך לעשות הלאה. מכתב מסוג זה משמש בדרך כלל כאשר תהליך כתיבת הדו"ח אורך זמן רב או שהמחבר מרגיש שהקורא זקוק להסברים נוספים לפני שהוא חופר בדוח.
- לדוחות התקדמות, כתוב את שמך, שם הפרויקט, תאריך ותקופת הדיווח על דף השער. כתוב אותם בשורות שונות. תוכל לסמן כל שורה במילים, כגון 'שם', 'שם פרוייקט', 'תאריך' ו'תקופת דוח '. אתה יכול גם לכתוב מידע על דברים אלה ללא תוויות.
- שאל את הבוס שלך אם יש המלצות ספציפיות על דוח העבודה. המלצות אלה הן מקור החומר הטוב ביותר להכנת דוחות.
שלב 2. צור סיכום מנהלים המכיל מידע מפתח
כלול את המסקנות, ההצדקות וההמלצות שלך. הקורא יבין את נקודות המפתח של הדו ח מבלי שיהיה עליו לקרוא אותו בשלמותו. אינך צריך לפרט יותר מדי, אך הקורא צריך להבין את תיאור הדוח שלך. סיכום ההנהלה צריך להיות בין חצי לדף אחד.
- אין צורך לסכם את כל הדו"ח. התמקדו ברעיונות החשובים בדוח, כגון ההמלצה או המסקנה העיקרית שלכם.
- אם אתה כותב דוח התקדמות, דלג על פרק זה.
שלב 3. צור תוכן עניינים
רשום את כל כותרות המדור של הדוח ומספרי העמודים שלהם. רשימה זו תקל על הקוראים להשתמש בדוח שלך ולמצוא את המידע הדרוש להם.
- השתמש בכותרות ובכותרות לכל חלק, כך שהדוח יהיה קל לקריאה.
- אם אתה כותב דוח התקדמות, בדרך כלל אינך צריך ליצור תוכן עניינים אלא אם הבוס שלך מבקש ממך. עם זאת, כלול כותרת וכותרת לכל חלק כדי שהדוח יהיה קל לקריאה.
שלב 4. כתוב מבוא כדי לתת מושג על הדוח שלך
ספר לקורא מדוע כתבת את הדוח. סכם את ההקשר שמאחורי הדו ח והסבר את מטרתך. ציין את השאלות עליהן תענה בדוח או על הבעיות שתפתור. תאר את היקף וארגון הדוח.
- ההקדמה לא צריכה להיות ארוכה. כתוב בצורה ברורה ומפורטת כך שהקוראים יידעו את ההקשר והמטרה מבלי שתצטרך לקרוא הסבר ארוך מדי.
- כתוב 2-4 פסקאות למבוא.
- לקבלת דו"ח התקדמות, די במדור היכרות של 1-2 פסקאות. המבוא צריך לסכם את הפרויקט והיעדים שלך. תוכל גם לציין את העבודה שהשלמת ואת התוכניות הבאות שלך.
שלב 5. הסבר את התוצאות או המסקנות שהזכרת
מתאר כל מחקר או הערכה שהשלמת בנוגע לפרויקט. כתוב דיון ופרשנות של הממצאים והקשר שלהם לנושא הדו ח.
- באופן כללי, פרק זה מורכב מפסקת מבוא ורשימת מסקנותיך.
- ניתן לכתוב את המסקנה כך, "1. האוכלוסייה מזדקנת ולכן הסיכונים הבריאותיים של לקוחותינו גדלים ".
- אם אתה כותב דו"ח התקדמות, אין לך תוצאות או מסקנות. רשום הישגים או עבודות שהשלמת לאחר ההקדמה. אתה יכול לכתוב 2-4 פסקאות עבור סעיף זה. עם זאת, בדרך כלל רשימה תספיק. כתוב "גייס 200,000,000 IDR לשכירת אוהלי פסטיבלים", "חתם על חוזה עם חברת תכנון מפלגות לתכנון הפסטיבל" ו"ערכנו סקר של 1,500 תושבים לאסוף דעת קהל ".
שלב 6. ספק המלצות לצעדים עתידיים
ההמלצות צריכות להסביר מה יקרה בעתיד. תאר איזו בעיה ניתן לפתור באמצעות הפתרון שלך וכיצד היא מתייחסת למסקנה שהסקת. לאחר כתיבת ההסבר, רשום את ההמלצות לפי מספר. התחל כל משפט בפועל. ערכו רשימת המלצות והתחילו מהחשובים ביותר.
- לדוגמה, תוכל לכתוב "1. לספק הכשרת החייאה לב ריאה לעובדים”.
- אם אתה כותב דו"ח התקדמות, עליך לערוך רשימה של משרות או מטרות עליהן תעבוד/תשיג בתקופה הבאה. לדוגמה, תוכל לכתוב "מצא ספק לפסטיבל", "קבע את עיצוב הפסטיבל" ו"הזמין כרזת קידום מכירות ".
שלב 7. דן בתהליך ובמסגרת העומדים בבסיס המסקנה
תאר את הגישה שבה השתמשת לניתוח הנושא, הבעיה או הבעיה. סקור את הממצאים שלך ולאחר מכן הסבר כיצד הם שימשו בסיס להמלצות. חלק את הדיון לפרקים. כותרת החלקים לפי תוכנם.
- חלק זה מכיל גם דיון ארוך יותר במחקר והערכה.
- זה צריך להיות החלק הארוך ביותר בדוח שלך.
- אם אתה כותב דו"ח התקדמות, תוכל לדלג על סעיף זה. אתה יכול להחליף אותו בקטע על צווארי בקבוק בזמן עבודה על פרויקט וכיצד להתגבר עליהם. אתה יכול לכתוב, "תושבים רבים אינם מחזירים סקרים מכיוון שהם אינם מגיעים עם דמי משלוח מראש. לאחר מכן, נכלול דמי משלוח מראש או נספק אפשרות לסקר דיגיטלי."
שלב 8. ציין את הפניות בהן השתמשת בהכנת הדוח
הפניות יכולות להיות בצורה של מאמרים בכתב עת, חדשות, ראיונות, סקרים, שאלונים, ממצאים סטטיסטיים ומידע קשור אחר. ציין הפניות אלה בסוף הדוח. כותרתו "ביבליוגרפיה".
- אלא אם כן תתבקשו להשתמש בסגנון ציטוט ספציפי, השתמשו בפורמט APA בדוחות עסקיים.
- דלג על שלב זה אם אתה מכין דוח התקדמות.
שלב 9. צרף קבצים מצורפים לחומרים כגון סקרים, שאלונים או מיילים
לא כל דיווח דורש מצורף. עם זאת, תוכל לכלול אותם אם ברצונך לספק חומר שציינת או מידע נוסף שיכול לעזור להם להבין את הנושא או את הממצאים שלך ביתר קלות. תייגו כל קובץ מצורף בעזרת אות אחרת.
- לדוגמה, יכול להיות לך "נספח א '", "נספח ב" ו"נספח ג' ".
- אם אתה כותב דוח התקדמות, אינך צריך לכלול סעיף זה.
שלב 10. כתוב מסקנה קצרה המסכמת את כל הממצאים או ההתקדמות שלך
אולי לא צריך לכתוב מסקנה, אבל מסקנה יכולה להדגיש את המאמצים שעשית. סיים 3-4 משפטים לסיכום כל המידע שהצגת בדוח.
אתה יכול לכתוב, "פרויקט תכנון פסטיבל האמנות בוצע כמתוכנן. סיימנו 90% מפעולות התכנון ועברנו לתהליך רכישת החומרים. נכון לעכשיו, הפרויקט אינו עומד בפני מכשולים, אך אנו נטפל בבעיות שעלולות להתרחש בעתיד"
חלק 3 מתוך 3: כתיבת דוחות אפקטיביים
שלב 1. השתמש בכותרת ברורה כדי להפוך את הדוח לקל לשימוש
תבהיר את הכותרת בצורה לא ברורה. על ידי התבוננות בכותרת, הקורא צריך להבין מיד על מה הדוח שלך.
- הכותרות שתזדקק להן כוללות: מבוא, העבודה הושלמה, יעד התקופה הבאה, חסמים ופתרונות ומסקנה.
- צור כותרת שתואמת את המידע בדוח.
- עבור דוחות התקדמות, סביר להניח שהקוראים שלך יהיו מפקחים, צוותים או לקוחות.
שלב 2. השתמש בשפה פשוטה ופשוטה להעברת רעיונות
דוחות עבודה אינם דורשים מילים מסובכות ומשפטים פורחים. אתה רק צריך להעביר את הנקודות החשובות לקורא. העבירו רעיונות באמצעות המילים הפשוטות ביותר האפשריות והגיעו ללב הרעיון.
כתוב "ההכנסות עולות ב -50% ברבעון הרביעי", במקום "הכנסות זינקו ב -50% והפכו את הרווח לרבעון הרביעי למבריק"
שלב 3. השתמש בכתיבה תמציתית כדי לשמור על דוח קצר
כתיבה ארוכה מדי היא רק בזבוז זמן עבורך ועבור הקורא. סלק מילים מיותרות והגיע ישר לנקודת ההצהרה שלך.
- חלק מדוחות העבודה ארוכים באופן טבעי מכיוון שהם מכילים מידע רב. עם זאת, הדרך שבה אתה כותב אותה צריכה להישאר תמציתית.
- עדיף לכתוב, "המכירות עלו ברבעון האחרון לאחר שהצוות עשה שיווק טלפוני", במקום, "ההכנסות עלו בחדות ברבעון האחרון כאשר כוח המכירות המוכשר והמסור שלנו שיווק לקוחות פוטנציאליים בטלפון כדי לגרום להם לקנות. יותר מוצרים."
שלב 4. הצג רעיונות תוך שימוש בשפה אובייקטיבית ובלתי רגשית
רשום את העובדות ותן לקוראים לבנות מסקנות משלהם על סמך נקודת מבט אובייקטיבית. אתה עשוי להמליץ כיצד לטפל בנושא מסוים, אך אל תנסה לעורר את רגשות הקורא לשכנע אותם. תנו לקוראים לבנות רעיונות והחלטות המבוססים על נקודת מבט אובייקטיבית.
במקום לכתוב, "צוות אומלל בדרך כלל חסר מורל ולכן המשרד מרגיש כמו מכונה נטולת נשמה", אתה יכול לכתוב, "צוות עם פרודוקטיביות נמוכה יחסית אומר שהם מרגישים אומללים"
שלב 5. אל תשתמש בשפה לא רשמית ובמילים "אני" או "אני
”ייתכן שתוכל להשתמש במילה“אני”בדוח התקדמות אם אתה עובד על הפרויקט לבד. אחרת, אל תשתמש במילה "אני" או במילים מאוד לא פורמליות בדוחות עבודה. עם זאת, אתה יכול להשתמש במילה "אתה" בעת הפניית משפטים מסוימים לקהל היעד שלך.
השתמש בשפה מקצועית בדוחות
שלב 6. קרא שוב את הדוח כדי לוודא שאין טעויות
שגיאות דקדוק וכתיב יורידו את המוניטין של מקצועיות הדו"ח. קרא אותו שוב כדי לוודא שאין טעויות כתיב, ביטויים לא טובים או בחירות מילים לא נכונות. עדיף שתקרא שוב את הדו"ח פעמיים.
- במידת האפשר, בקש ממישהו אחר לקרוא את הדו"ח מכיוון שלפעמים יכול להיות שקשה למצוא תקלה בעצמך.
- אם יש לך זמן, השאר את הדוח למשך 24 שעות לפני שתקרא אותו מחדש.
טיפים
- לאחר כתיבת דוח העבודה הראשון, השתמש בו כתבנית לדוחות הבאים.
- מקום העבודה שלך עשוי לכלול תבנית דוח עבודה. שאל את המפקח שלך אם תוכל להשתמש בתבנית המשרד.
- אם אתה יכול לעשות זאת, השתמש בפורמט הקיים של דוח העבודה של הארגון שאתה עובד עבורו. בדוק קבצים במשרד או בקש ממפקח או עמית לעותק של הדוח.
