דו"ח הוא סוג של נייר שנכתב כדי לדון בנושא או לנתח בעיה. בשלב כלשהו, ייתכן שתתבקש לכתוב דוח, הן לצורך לימודים או עבודה. לפעמים הדוחות דורשים דרישות מיוחדות, ופעמים אחרות מותר לך לכתוב מה שאתה רוצה. בין אם יש דרישות מיוחדות לדו"ח שלך ובין אם לאו, כל הדוחות הגדולים צריכים להיות מדויקים, תמציתיים, ברורים ומובנים היטב.
שלב
חלק 1 מתוך 4: הכנה לכתיבת דוח
שלב 1. קרא את הדרישות שיש לעקוב אחריהן בכתיבת דוח
אם אתה כותב דו"ח למשימה בבית ספר, ייתכן שתרצה לשאול את המורה שלך אם ישנן הנחיות מסוימות שיש לפעול עליהן בעת כתיבת דו"ח. אם אתה כותב דוח לעבודה, שוחח עם הבוס שלך על הציפיות שלו מהדוח שלך. ההחלטה מה לכלול בדוח לפני שמתחילים לעבוד עליו היא שלב ראשון חשוב בכתיבת דו"ח מצוין.
- ייתכן שיהיה עליך לשאול את המורה או הבוס לגבי דרישות המילה (או הדף) לדוח, האם לכלול טבלאות, דמויות, איורים ואפילו לדבר על פרטים ספציפיים, כגון סוג הגופן וגודל הגופן שיש להשתמש בו..
- רוב הדוחות יכללו שער, סיכום (או תקציר), קטע מבוא, סעיף שיטות (אם רלוונטי), סעיף תוצאות (אם רלוונטי), קטע דיון ומסקנה.
שלב 2. בחר נושא
לפעמים אתה מתבקש לכתוב דוח על נושא ספציפי, בעוד שבפעמים אחרות אתה רשאי לבחור נושא משלך. מומלץ לבחור נושא שמעניין אותך, במיוחד אם אתה עובד על פרויקט ארוך טווח. לחלופין, בחר נושא שאינו מוכר לך במיוחד. זה ייתן לך את ההזדמנות ללמוד משהו חדש.
- לפני שתתחיל לכתוב דוח, עליך להבין את הנושא ולוודא שאתה יודע את מטרת הדו"ח.
- קורסי מדעים והנדסה רבים דורשים דיווחים. לפעמים, ייתכן שתצטרך לכתוב דו"ח ספר או דו"ח מסוג אחר לנושא מדעי הרוח.
- אם אתה מתקשה לבחור נושא, נסה לקרוא עיתונים, מגזינים פופולריים או מקורות חדשות מקוונים להשראה. ייתכן שתרצה לכתוב על אירועים אקטואליים (כגון אירועים פוליטיים, אירועי ספורט או המצב הכלכלי) מכיוון שאתה יכול לקבל מידע רב בנושא "תרבות הפופ".
שלב 3. הבין היטב את הנושא
התחל לקרוא מידע על הנושא שבחרת. ייתכן שיהיה עליך להשתמש בספרים מספריית הקמפוס או מהספרייה הציבורית, או לבצע חיפוש בגוגל אחר מידע מהאינטרנט. כדי לכתוב דו"ח מצוין, עליך לשלוט בנושא שאתה כותב עליו. חשוב לכלול מידע עדכני בנושא שלך, ולכן עליך לבצע הרבה מחקר לפני כתיבת דו"ח.
- ראשית, בצע סקירה "כללית" של הנושא שלך (בניגוד לביקורת "מעמיקה"). המשמעות היא שעליך לקרוא במהירות מידע שונה על הנושא שבחרת, במקום להקדיש זמן רב להתמקד במספר קטן של מאמרים.
- אם אתה כותב על נושא שהוא רב פנים (למשל, על משהו שנוי במחלוקת, כמו האם אינדונזיה צריכה לבטל את עונש המוות), ייתכן שיהיה עליך להבין את שני הצדדים של הפרספקטיבה על מנת לדון ביתרונות ובחסרונות של שניהם.
- תוכל למצוא ספרן הפניות שיעזור לך למצוא ספרות שתעזור לך לכתוב את הדוח שלך. ספרן ההפניות יעזור לך למצוא מקורות אמינים שבהם תוכל להשתמש כדי לאסוף מידע על הנושא שבחרת. בנוסף, ספרני עזר רבים גם ידריכו אותך בתהליך המחקר ויכולים גם ללמד אותך כיצד להשתמש במאגרי מידע מקוונים.
שלב 4. השתמש במקורות אמינים
יתכן שיש מקורות רבים המספקים מידע על הנושא שלך, אך עליך לוודא שאתה מוצא את המקור האמין והאמין ביותר. מקורות אמינים יכללו את שם המחבר, ולעתים קרובות הם מקושרים למוסד בעל מוניטין (כגון אוניברסיטה, פרסום תקשורתי אמין או תוכנית ממשלתית או מחלקתית).
אם יש לך ספק לגבי מקור, דון בו עם המורה, הבוס או הספרן שלך. לפעמים מתפרסמים מקורות גרועים או מאמרים שנכתבו במקרה כדי להיראות כמו עבודה מדעית שנסקרה על ידי עמיתים, ואתה לא רוצה שיטעות אותך במאמרים כאלה
שלב 5. הגדר את קהל היעד שלך
האם אתה כותב דוח זה עבור קבוצת מומחים בנושא מסוים, או עבור מישהו שאין לו ידע בנושא הדו ח שלך? עליך לנסות לכתוב כמה שיותר למי שיקרא את הדוח שלך.
-
אם אתה כותב דוח למי שאינו בקיא בנושא בדוח, הקפד להציג את היסודות (למשל מידע רקע, מידע רלוונטי ומינוח נדרש). אל תקפוץ מיד לתיאור מורכב של הנושא מבלי לספק הקשר קודם.
כדי לבסס הקשר, וודא שמה שאתה כותב עונה על שאלות כגון: "מדוע נושא זה חשוב?", "מי עשה מחקר בנושא זה, איזה מחקר הם עשו ולמה עשו זאת?", ו" האם לנושא זה השפעה והשפעה רחבות יותר?"
- אם הדוח מיועד למומחים, אתה רשאי להשתמש בשפה ובז'רגון מורכבים יותר הספציפיים לנושא הנדון. עם זאת, אם אתה כותב למתחילים או לאנשים שאינם מכירים את הנושא שבחרת, אל תשתמש בשפה מבלבלת, ואם אתה כולל ז'רגון, הקפד לספק גם הגדרות.
חלק 2 מתוך 4: ארגון דוחות
שלב 1. התחל עם תקציר
התקציר מתאר בקצרה את תוכן הדו"ח ועונה על השאלה "מה עשית, למה עשית את זה ומה למדת?" אורך תקציר לא יעלה על חצי עמוד.
אולי יהיה לך קל יותר לכתוב תקציר לאחר שתשלים את גוף הנייר. עם זאת, התקציר יוצב בפני הגוף בדוח הסופי
שלב 2. כתוב מבוא
חלק זה יספק מידע רקע בנושא הדוח. אם עליך לכלול סקירת ספרות, היא תיכלל גם כאן.
- במבוא, תאר את הבעיה או הנושא שיש לחקור בדוח. זו יכולה להיות סוגיה מדעית, כגון קצב הגידול של זחל הונג קונג (תולעת), או נושא עכשווי, כגון הגברת האבטחה בשדות תעופה.
- סכם מחקר שרלוונטי לנושא, אך אל תציף את המבוא. רוב תוכן הדוח צריך להיות תוצאה של העבודה שלך, לא דיון שמישהו אחר מנהל.
- אם אתה מבצע ניסוי וכותב עליו דו"ח, תאר את הניסוי בהקדמה.
שלב 3. הצג את השיטה או המיקוד של הניתוח שלך
בכתיבה מדעית, זה מוצג לעתים קרובות בחלק שנקרא "שיטות". בחלק זה, תאר את ההליכים, החומרים וכדומה שבהם השתמשת.
- אתה יכול לסדר את השיטות באופן כרונולוגי, החל ממה שעשית קודם. לחלופין, תוכל לקבץ אותם לפי סוג. גישה זו עשויה להיות טובה יותר עבור מחקר מדעי הרוח.
- השתמש במשפטים נכונים דקדוקיים כדי לתאר את הפעולות שביצעת.
שלב 4. הצג את תוצאות הניסוי
בחלק זה, אתה מציג את התצפיות שנערכו, או את התוצאות של השיטות המיושמות. עליך לתאר בקצרה את הניסוי או ההליך (השתמש בפחות פירוט ממה שכתבת בסעיף שיטות) ודווח על התוצאות העיקריות.
- אתה יכול להציג תוצאות ניסיוניות במספר דרכים שונות. אתה יכול לארגן אותם מהחשוב ביותר לפחות חשוב, מהפשוט ביותר למורכב יותר או לפי סוג.
- אל תפרש את התוצאות שאתה מקבל כאן. אתה תעשה זאת בחלק הבא.
שלב 5. דון בנתונים שלך
זהו גוף הדו ח. כאן אתה מנתח את התוצאות שאתה מקבל ואומר לקורא את משמעותן. סכם את הממצאים החשובים ביותר בתחילת הדיון. אתה יכול לכתוב על זה בפירוט רב יותר בפסקה הבאה.
- הסבר את הקשר בין התוצאות שלך לספרות מדעית קודמת.
- ראה אילו מחקרים נוספים יכולים לעזור למלא פערים במחקר שלך או לפתור את כל הבעיות.
- תאר את הרלוונטיות הרחבה יותר של תוצאות הניסוי שלך. זה נחשב כתשובה לשאלה "אז איך?" מה משמעות הגילוי שלך? מדוע גילוי הוא שימושי וחשוב
- בחלק מהדיווחים יתכן שתתבקש לסיים במסקנה נפרדת המזכירה לקורא את הנקודות החשובות ביותר. לדוחות באופן כללי, ניתן לסיים את הדוח בסוף סעיף הדיון.
חלק 3 מתוך 4: שיפור איכות הכתיבה
שלב 1. שתף את מה שלמדת
דרך טובה לחשוב על כתיבת דו"ח היא לחשוב על זה כאמצעי להגיד לקוראים "זה מה שעשיתי, וזה מה שגיליתי" או "הנה מה שאני יודע על נושא מסוים זה." אל תכתוב כדי להרשים אחרים, במקום זאת לכתוב לכתוב כדי לתקשר. כך תוכלו להרשים אחרים גם אם לא תנסו.
שלב 2. השתמש בשפה מקצועית
הימנע משימוש במונח "סלנג". לדוגמה, במקום להגיד "התוצאות מדהימות", אמרו "התוצאות חשובות ומשמעותיות מאוד". אין להשתמש בשפה מזדמנת מדי (מזדמנת ושיחה). המשמעות היא שהקורא לא צריך ליצור רושם שאתה מדבר עם חבר, אלא שזה צריך להישמע מקצועי.
בדוק עם המורה (או מי שיקרא את הדו"ח שלך) האם ראוי להשתמש בכינוי הגוף הראשון (כלומר המשפט שאתה עומד להשתמש בו משתמש "אני" כנושא). לעתים קרובות כינויי גוף ראשון אינם מתאימים בכתיבה אקדמית או בדיווחים. עם זאת, לפעמים השימוש בכינויי גוף ראשון יעיל ומשכנע יותר. במקום לנחש אם ראוי להשתמש בכינויי גוף ראשון, עדיף לדון בכך עם המורה שלך
שלב 3. כתוב במשפטים ברורים ותמציתיים
המשפטים שאתה כותב לא צריכים להיות מורכבים מדי או מנוסחים מדי. נסה להשתמש במשפטים קצרים עם מבנה משפט ברור. במידת האפשר, הימנע משימוש בפסיקים, נקודה -פסיק ונקודתיים. השימוש במשפטים קצרים ומפורשים הוא מאפיין חשוב של דו ח טוב.
צרו משפטים ישירים ופעילים. מבנה המשפט שלך צריך להיראות בערך כמו: "חקרתי את הנושא הזה, מצאתי את הנתונים האלה וקבעתי את התוצאות הבאות". נסה להימנע משימוש בקול הפסיבי, במידת האפשר, מכיוון שהוא הופך את הדוח שלך לבלבל יותר עבור הקורא
שלב 4. הזן את הקטע והכותרת
כך יהיה קל למצוא את המידע בדוח שלך ויהפוך את הדוח שלך לאטרקטיבי יותר לקוראים או לסוקרים.
ייתכן שיהיה עליך ליצור כותרת אחרת כדי להפריד אותה משאר הטקסט על ידי הפיכתה מודגשת, נטויה או גודל גדול יותר. אם אתה עוקב אחר מדריך בסגנון ספציפי, כגון APA (American Psychological Association), הקפד לעקוב אחר המדריך שלהם לכותרות
שלב 5. השתמש במגוון מקורות מהימנים
שימוש במספר מקורות ירחיב את הידע שלך בנושא הספציפי שבחרת, ייתן לך מידע נוסף שיכלול בדוח, ויצמצם את הסיכוי שתתקבל בשוגג.
- השתמש בספרי לימוד וספרי לימוד, עיתונים, כתבי עת אקדמיים ומסחריים, ודוחות ממשלתיים ומסמכים משפטיים כמקורות אמינים. משאבים אלה זמינים בהדפסה ובאינטרנט.
- אם אתה מתקשה למצוא מידע בנושא הדוח שלך, בקש עזרה מהספרן! ספרנים מאומנים לסייע במשימות מסוג זה.
- מומלץ להימנע מחומרים ממקורות בעלי דעת. במילים אחרות, חפשו חומרים ממקורות שהם עובדתיים, ואם הם זמינים, כוללים נתונים לתמיכה בהצהרות.
שלב 6. הכן זמן רב מראש
כתיבת דוחות לוקחת זמן. כתיבת דוח טוב לוקחת יותר זמן. קח מספיק זמן להכין, לכתוב ולשנות את הדוח שלך. המשמעות היא שאולי תצטרך להתחיל מספר שבועות לפני המועד האחרון לדוח, בהתאם למהירות העבודה שלך ואורך הדוח ודרישות אחרות.
הקדש פרק זמן מסוים פשוט לחקור את הנושא שלך מבלי לכתוב. קח את הזמן להפוך למומחה בנושא שבחרת על ידי לימוד חומר כתוב בנושא רב ככל האפשר. כשתהיה מוכן לעבור לשלב הכתיבה, יהיה לך בסיס ידע מוצק לדון בדוח שלך
חלק 4 מתוך 4: תיקון הדוח
שלב 1. הקצה את הזמן הדרוש לשינוי או לשכתוב הדוח
הטיוטה הראשונה (טיוטה) של הדוח שלך אמורה לשמש כטיוטה ראשונה בלבד. עליך להעריך את הצורך לתקן ולכתוב מחדש את הדוח מספר פעמים לפני שתשלח אותו למורה להערכה או לממונה להערכה. חשוב להקצות מספיק זמן לביצוע העריכות והשינויים המתאימים וההכרחיים אם ברצונך לכתוב דוחות מעולים באמת.
שלב 2. בדוק איות ודקדוק
עליך לקרוא את הדוח לעומק כדי לבדוק את האיות והדקדוק. זכור שבדיקת איות במחשב שלך לא תזהה כל שגיאה. לדוגמה, אתה עלול לבלבל בין השימוש במילה "להיכנס" לבין "קלט", אז אל תסתמך על פונקציה זו בלבד. תשומת לב לפרטים קטנים בדוח (כגון איות ודקדוק) תשפר את האיכות הכוללת של הדו"ח.
שלב 3. בדוק את פורמט הדוח
ודא שאתה עומד בכל הדרישות הספציפיות במשימה או בתיאור הפרויקט שלך. ייתכן שיהיה עליך דף כותרת, סוג וגודל ספציפיים או גודל שולי מותאם אישית.
שלב 4. בחן את עבודתך באופן ביקורתי
תיקונים צריכים להיות יותר מאשר הגהה. במקום זאת, תיקון צריך להיות בחינה ביקורתית של העבודה. בסופו של דבר, יהיה עליך לחפש שגיאות המפחיתות את האיכות הכוללת של הדוח שלך, והדבר עשוי להיות מחיקה או שכתוב של חלק גדול מהדוח שלך.
שאלו את עצמכם: האם הדוח שלי שירת את מטרתו? אם לא, ייתכן שתצטרך לשקול תיקון משמעותי
שלב 5. בקש ממישהו לבדוק את הדוח שלך
במידת האפשר, בקש מחבר, עמית או עמית מהימן לקרוא את הדוח שלך. בנוסף לבדיקת התווים לאיתור שגיאות כתיב ודקדוק, ייתכן שהוא יוכל לספק קלט ביקורתי ופרודוקטיבי. זה יכול לעזור בהעברת הדוח שלך מטוב לגדול.
