כנסים הם המקום הנכון לאנשים בעלי אותם תחומי עניין להיפגש זה עם זה ולהחליף את הרעיונות האחרונים בתחומם. כנסים מתקיימים בדרך כלל באופן קבוע על ידי מוסדות חינוך, חברות, קבוצות שיווק מדורגות, קהילות דתיות ואחרות. אם ברצונך לערוך כנס, התחל בהכנת תוכנית עבודה יסודית יחד עם סדרת פעילויות שיש לבצע, למשל קביעת מיקום הכנס, עריכת רשימת משתתפים, עריכת חומרים, הכנת ציוד למצגות., מתן ארוחות, וצרכים שונים אחרים שחייבים לחשוב ולתכנן הכי טוב שאפשר. אם אתה נתקל בבעיות תוך כדי יישום התוכניות שלך, הירגע ובטוח שאתה יכול להרשות לעצמך את הכנס. היבט חשוב הקובע את הצלחת קיום הוועידה הוא יישום פעילויות אחת אחת תוך עריכת רשימת משימות שהושלמו ואלו שטרם נדרשו לבצע.
שלב
חלק 1 מתוך 4: תכנון הכנס: שלב מוקדם
שלב 1. בצע הכנות מבעוד מועד
תכנון הכנס צריך להתחיל לפחות שמונה חודשים מראש, אפילו מוקדם יותר אם הכנס יהיה גדול או גדול.
- זכור כי יש להזמין אולמות כנסים רבים ומוסדות קייטרינג מספר חודשים מראש. בנוסף, משתתפים המתגוררים מחוץ לעיר צריכים לתאם לוחות זמנים של טיולים על מנת שיוכלו להשתתף בכנס.
- בנוסף, נותני חסות ותאגידים גדולים עשויים גם הם לתכנן את התקציב השנתי שלהם מספר חודשים מראש. לכן, יש לתאם מראש תמיכה כספית ולא כלכלית מהם לאירוע שלכם.
שלב 2. הקמת ועדה
יש להכריע בנושאים חשובים רבים בעת הכנה לכנס. על ידי הקמת ועדה תקבל תשומת לב מכמה אנשים לפני שתקבל החלטה. הם גם יעזרו לך לחשוב על הפרטים.
- לשכור רכזי עובדים, כלומר אנשי מפתח שיקבלו החלטות חשובות ויקדישו זמן רב לתיאום. אם יש לך מספיק כסף, הזמין רכז כדי שהוא יוכל לעזור לך לתכנן ולשתף משימות.
- בררו האם התקיימו כנסים בנושא זהה. אם כן, הזמין את הרכז שערך את הכנס להצטרף לוועדה. אם הוא לא יכול להשתתף, שאל אם תוכל לבקש חומר שכבר סוקר כדי להקל על הכנת הכנס.
שלב 3. הגדר יעדים וצור סדר יום עבודה
רשום לשם מה אתה מקיים את הכנס שיהווה בסיס לכל החלטה. לדעת מה אתה רוצה לתת ולמי לפני ההכנה לכנס יקל עליך להוציא את התוכניות שלך לפועל.
אם מעולם לא קיימת כנס, התחל בתכנון ועידה קטנה וקצרה. שקול לערוך כנס של 1-2 יום עם קיבולת של 250-300 משתתפים
שלב 4. קבע את המיקום והתאריך של הכנס
למרות שניתן לקבוע תאריכים ומיקומים חדשים לאחר שתכנן תוכנית מפורטת, יהיה עליך להעריך כמה זמן יהיה לך פנוי להכנה.
- לפני שקובעים תאריך, חפשו מידע מראש על איזה חודש ויום הכנס מתקיים בדרך כלל כך שהיישום לא יפגע. לדוגמה, באירופה, בדרך כלל מתקיימים כנסים בין מרץ ליוני או ספטמבר ונובמבר בימים שני-שלישי או חמישי-שישי מכיוון שהמשתתפים פחות מעוניינים להשתתף בכנסים בשעות אחרות. גלה את לוח הזמנים המדויק במיקום שלך לפני שתחליט על מועד כנס.
- משך הכנס תלוי במספר המשתתפים המשוער ובכל הדרישות שיש לספק במהלך הכנס. עבור 250-300 איש, קבעו כנס שיימשך יומיים שלמים.
- שקול את האפשרות לקיים כנס בתוך העיר, אך וודא שיש גישה לשדה התעופה הקרוב ביותר, לינה ומתקנים נאותים. אנו ממליצים לערוך כנס בעיר גדולה או ביעד תיירותי כדי למשוך עוד אנשים שרוצים להצטרף לכנס.
שלב 5. קבע את שם הכנס
לאחר קביעת הכותרת, תוכל לפרסם ולתכנן תוכניות מכיוון שכבר קיימת ודאות לגבי החומר כבסיס להפצת מידע באמצעות מדיה חברתית.
בחר כותרת המרמזת על המטרה ו/או הרקע של משתתפי הכנס. חפש השראה באמצעות כותרות הכנסים שהתקיימו, אך הקפד להחליט בעצמך
חלק 2 מתוך 4: הכנה לכנס
שלב 1. קבע תקציב פיננסי
לא ניתן לבצע שום פעילות ללא חישוב סכום הכספים שיש להוציא בפירוט, למשל השכרת בניין, הכנת חומרים ותשלום דמי רמקולים. כל ההוצאות חייבות להתייחס לתקציב הכספי. אם אתה מאציל אחריות, ודא שהעוזר שלך עומד במגבלת התקציב שהגדרת.
סכום התקציב מושפע מנוכחות או היעדרות של נותני חסות. אתה יכול לבקש מהנותן החסות לספק כספים למימון הכנס. עם זאת, נותנת החסות זכות לקבוע כמה דברים בכנס. לדוגמא: קביעת מי שיעביר מצגת או יציע דובר כאחד מחברי הפאנל, למשל: איש עסקים מצליח בחברה נותנת חסות והצגת מותג על ידי הנחת לוגו על כל חומרי הכנס. היתרון, נותן החסות יספק כספים מראש, כך שתוכל להשתמש בו מייד למימוש התוכנית
שלב 2. קבע את המחיר ואת שיטת מכירת הכרטיסים
חלק מהכנסים הם בחינם, חלקם יקרים מאוד. לפני קביעת מחירי הכרטיסים וכיצד למכור אותם, שקול את ההיבטים הבאים:
- מה העלויות הכרוכות בהכנה לכנס? אם אתה רוצה לקיים כנס בקנה מידה קטן שלא עולה הרבה כסף, אנו ממליצים שלא לחייב משתתפים. לחלופין, המשתתפים נדרשים לשלם עבור כרטיסים לכיסוי עלויות הכנה לכנס.
- קבע את דמי ההרשמה אם אתה רוצה לקיים כנס במשך מספר ימים או לספק ארוחות. דמי הרשמה לועידות בערים הגדולות באינדונזיה נעות בין כמה מאות אלפים למיליוני רופי.
- כנסים רבים גובים עמלות מדורגות בהתאם למיקום או למעמד המשתתף. לדוגמא: כנסים אקדמיים גובים בדרך כלל תלמידים פחות ממורים. עובדי נותני החסות מחויבים גם פחות ממשתתפים רגילים.
שלב 3. החליטו על מיקום הכנס
בעת בחירת מיקום, שקול את מספר המשתתפים, קלות ההגעה למיקום, זמינות מקום החניה, המרחק לתחבורה ציבורית וממנה, שדות תעופה ובתי מלון. בנוסף למציאת מקום מתאים לכנס, וודא שכל המשתתפים יכולים להגיע אליו בקלות.
חפש מידע על בניינים או מלונות המספקים חדרי ישיבות בתוך העיר. לכנסים קטנים, שכרו חדר בכנסייה או בית ישיבות אחר
שלב 4. נצל את הסיוע של כוח אדם שעובד כצוות ניהול בתי ישיבות
אם יש משאבים זמינים בבניין שאתה בוחר לכנס, הפק את המרב מהם. הצוות מכיר את תפקידיו השוטפים ומוכן לענות על שאלות, לפתור בעיות או לייעץ בעת הצורך.
אתה יכול להיעזר בשירותיהם של אנשי צוות האחראים על ניהול הפעילויות באולם הישיבות, למשל לטיפול בסידורי כנסים מפורטים. למרות שיש תשלום, אתה לא צריך לבצע את כל הפעילויות האלה בעצמך מכיוון שזה ייקח הרבה זמן במשך מספר שבועות
שלב 5. קבע את תפריט הצריכה
זכור כי על המשתתפים למצוא מזון במהלך הכנס וסביר כי משתתפים רבים אינם יודעים מה האוכל הזמין ברחבי מקום הכנס. שקול האם עליך להשתמש בשירות קייטרינג לארוחת בוקר, צהריים וחטיפים, או לברר אם מנהל אולם הכנסים יכול להכין ארוחות לכל המשתתפים.
בעת בחירת תפריט, זכור כי אנשים רבים לא צריכים לאכול מזונות מסוימים בגלל אלרגיות או העדפות. יזמי שירות קייטרינג מנוסים יכולים לספק מספר אפשרויות, למשל: תפריט צמחוני, ללא אגוזים, ללא גלוטן, אוכל חלאל או אפשרויות תפריט אחרות
שלב 6. קח את הזמן לעשות בדיקת אתר
לאחר שדאגת לכל הדברים שצריך להכין, קח את הזמן לביקור במקום הכנס יום אחד מראש. אל תחכו עד שיום ה- D החדש שלכם יגיע עם המשתתפים שיצטרפו לכנס.
יום אחד מראש, בוא למקום הכנס וקיים פגישה עם כל הצוותים המעורבים בכדי להבטיח שהכל מוכן היטב עד הפרטים הקטנים ביותר
חלק 3 מתוך 4: הכנת לוח הזמנים לכנס
שלב 1. תזמן את הכנס
לאחר שקיבלת תמונה גדולה של הנושאים לדיון וקביעת שם הכנס, הכינו לוח זמנים החל מפתיחת הכנס ועד לסגירה. ניתן לקיים כנסים בדרכים שונות בהתאם לתחום העסקי בו נדון. כדי להקל על התזמון, בדרך כלל מתקיימים כנסים בסדר הבא:
- התחל את הכנס בנאום מבוא או פתיחה שנשא בדרך כלל אדם ידוע בתחום עסקי מסוים והפך לדובר ידוע. תוכלו לערוך את האירוע בערב ולאחר מכן לסיים בארוחת ערב או כמפגש ראשון בבוקר להתחלת הכנס.
- חלקו את שאר לוח הזמנים למפגשים קצרים יותר. אם הכנס מתקיים לבקשת המשתתפים בהתאם להצעותיהם, התאם את החומר לצרכי המשתתפים. עם זאת, תוכל גם לכלול לוחות זמנים של סדנאות, קטעי סרטים או חומרים אחרים בלוח הזמנים של הכנס. בהתאם למספר המשתתפים הנוכחים, קבעו האם כל מפגש יכול להשתתף על ידי כל המשתתפים (הנקראים "מליאה") או שיש לחלק את המשתתפים למספר קבוצות וכל קבוצה תשתתף במפגשים שונים במקביל על פי בחירתם (הנקראת "קבוצות"”).
- סגור את הכנס על ידי הזמנת דוברים להציג חומר המניע או מאתגר את המשתתפים.
שלב 2. החליטו כיצד לנהל את ההפעלה
אתה יכול לבחור כיצד לנהל את המפגש בהתאם לצרכי החברה, למשל על ידי הוראה, דיון במקרים, קיום סמינרים, הצגת המדיניות העדכנית או תוצאות המחקר, שאלת שאלות או הצגת שימוש בשקופיות.
- הבחירה כיצד להעביר את החומר תשפיע על אסטרטגיית הפרסום. לכן, הכינו מוקדם ככל האפשר חומר שימושי מאוד למשתתפים.
- משך כל מפגש יכול להתחיל מ 45 דקות עד 3 שעות בהתאם למספר המצגות והתכנים המועברים.
שלב 3. שקול אם ברצונך לכלול פעילויות אחרות
חשוב על פעילויות שימושיות שיכולות להיכלל בלוח הזמנים ולמלא תפקיד חשוב בתמיכה בהצלחת הכנס, למשל:
- תזמן פעילויות לטובת הארגון המשתתף בכנס, כגון פגישה עסקית או הצגת פרס.
- ספק מזון אם המשתתפים מחויבים בדמי רישום. אם אין תשלום, בקשו מהמשתתפים להביא ארוחת צהריים (כאופציה אחרונה). המשתתפים בדרך כלל מצפים לאכול ארוחה אחת לפחות. אם מיקום הכנס בעיר, ספק הפסקה כדי שהמשתתפים יוכלו לאכול ארוחת צהריים במסעדה סמוכה.
- שאל אם המשתתפים רוצים לקבוע אירוע בידור, למשל: צא לסיור בעיר, צפה במופע קומדיה בלילה, צפה בסרט, או צפה בהצגה בתיאטרון. האירוע עשוי להתאים יותר לכנס שנערך בעיר גדולה או לחברה, אך לא תמיד.
חלק 4 מתוך 4: הוצאה לאור
שלב 1. קבע את המשתתפים שישתתפו
הכנסים מגוונים מאוד, למשל כנסים אקדמיים, דתיים ועסקיים עם משתתפים שונים. לפני התכנון, ודא כי מספיק משתתפים מעוניינים להשתתף בכנס.
אתה לא צריך לעשות הרבה פרסום אם אתה רוצה לקיים כנסים לקבוצות קטנות, כגון עובדי חברה או קהילות כנסיות. תוכל להודיע על תוכניות הכנס על ידי שליחת מייל, הכרזה בעלון החברה ו/או הודעה בפגישה מנהלית
שלב 2. בקש ממנהיגי החברה להשתתף
כדי לשכנע אנשים בחברה שלך, עליך לבוא עם כותרת קליטה או להזמין דובר מצוין.
לאחר קבלת אישור מרמקולים ידועים, כלול את המידע בחומרי הכנס והודיע למשתתפים פוטנציאליים
שלב 3. צור אתר
כיום, מדיה דיגיטלית היא כלי חשוב מאוד להצלחת הכנסים. צור שם אתר עם קישורים שקל למצוא אם אתה מחפש את מילת המפתח של הכנס או מילים אחרות הקשורות לכנס. כתוב מידע מפורט אודות הכנס באתר וכלול קישור על כל חומרי המודפס והפרסום הקשורים לכנס.
- כלול את התאריך, השעה והכתובת של מיקום הכנס באתר, כולל שמות הדוברים המפורסמים. הודע גם על תחבורה, לינה, מיקומים מעניינים ולוחות זמנים לכנסים אם יש כאלה.
- כלול קישור לאתר אם המשתתפים יכולים להירשם.
שלב 4. הצב מודעה
התחל לפרסם הרבה זמן מראש (שנה מראש) כדי שהדוברים יוכלו להגיש הצעות המכילות חומר שיוצג בכנס. בחר את דרך הפרסום הנכונה לפי גודל הכנס ורקע המשתתפים. שקול מהיכן משתתפים פוטנציאליים מקבלים את המידע שלהם, אולי מ:
- מדיה חברתית, למשל מחשבונות הפייסבוק והטוויטר של ארגון החסות
- רשימת אנשי הקשר ב- Listservs וכתובות דוא"ל
- בלוג, מגזין, עיתון או כתב עת עסקי
- כרזות, פליירים או הודעות אחרות הנשלחות לקבוצות, ארגונים או חברות רלוונטיות
שלב 5. בקש הצעות
בעת הכנת טיוטת מודעה, ציין כי אתה פתוח להרשמה או ממתין להגשת הצעות בודדות או קבוצתיות בצורה של ניירות, הצעות פאנל או חומרי סדנה.
ניתן לקבוע את אורך ההצעה בהתאם לתחום העיסוק. בתחום החינוך, כנסים בקנה מידה קטן דורשים בדרך כלל תקצירים של כמה מאות מילים, ואילו כנסים בהיקפים גדולים דורשים כתבי יד שלמים
שלב 6. התחל לקבל הרשמות
הכינו מתקנים כך שהמשתתפים יוכלו להירשם לפני הכנס, למרות שזה עדיין כמה חודשים מראש. כך תוכלו להעריך את מספר המשתתפים שישתתפו.
- צור אתר המקשר לאתר הכנס לרישום. אם אין לך את הכישורים הטכניים ליצירת אתר אינטרנט, השתמש בשירות קיים. לדוגמה, השתמש בשירותים בתשלום של RegOnline, שהיא חברה שדואגת לרישום מקוון לאירועים שונים, מעבדת את הנתונים ושולחת לך אותם על ידי כך שקל למשתמשים לגשת אליהם.
- המשתתפים רשאים גם להירשם באמצעות טלפון או פקס אם יש לך את האפשרות לעבד קבלות תשלום באמצעות כרטיס אשראי.
- אם אינך מקבל הרשמה באינטרנט או טלפונית, צור טופס בקשה ל- PDF והעלה אותו לאתר. הודע למשתתפים כי הם רשאים להדפיס את הטופס, למלא אותו ולשלוח אותו עם המחאה או הוכחת העברה לכתובת הדוא"ל של החברה שלך.
- על מנת שהמשתתפים ירשמו מוקדם, הציעו הנחות למשתתפים המבצעים תשלומים לפחות חודש מראש. מחירי הכרטיסים מעט יקרים יותר אם המשתתפים משלמים במקום הכנס.
טיפים
- שאל את הדובר אם הוא זקוק לציוד נוסף להצגה, כגון במה, טלוויזיה, מסך גדול או מחשב.
- בעת בחירת תפריט אוכל, וודא האם יש משתתפים שצריכים לעשות דיאטה של מזונות מסוימים.
- בעת השוואת עלויות השכירות, בקשו מחירי מזון, מים, שתייה קלה וכו '. כי זה עלול להיות יקר מאוד.
- בעת בחירת חדר, שקול את מטרת הכנס והחליט אם ברצונך להשתמש באולם או בכסאות ושולחנות לרישום הערות.
