סדר היום היומי עוזר לך לבצע פעילויות בלוח הזמנים, למשל, למלא פגישות חשובות, להשלים משימות, לבצע פעילויות מהנות ולעבוד בזמנים. עם זאת, להרכיב להשתמש באג'נדה כל יום אינו קל כיוון שאתה צריך לרשום באופן קבוע ולסחוב אותו לכל מקום. קרא את ההוראות הבאות כדי להתרגל לשימוש בסדר היום כחלק משגרת יומך בצורה קלה ויעילה.
שלב
חלק 1 מתוך 2: בחירת סדר היום הנכון
שלב 1. שקול למה אתה משתמש בסדר היום
ישנן אג'נדות שונות על פי מקצועו ואישיות המשתמש. בעת בחירת סדר יום, ניתן להשתמש במחברת מרופדת או בסדר יום מודפס המספק טבלאות להקלטת משימות שונות. תחשוב מראש למה אתה רוצה להשתמש בסדר היום ולשם מה. אם סדר היום יהיה האמצעי היחיד לתכנון פעילויות יומיומיות, השתמש רק באג'נדה אחת. שימוש ביותר מסדר יום אחד נוטה להיות מבלבל ופחות שימושי. כדי לקבוע את סדר היום המתאים ביותר, שקול את הדברים הבאים:
- האם אני צריך לשים מספר טלפון על סדר היום?
- האם אני הולך להשתמש בסדר היום רק כדי להקליט את לוח הזמנים של הפגישות?
- האם אני צריך סדר יום שנמשך יותר משנה?
- האם סדר היום יכול להחליף את ההערות בהן אני משתמש בדרך כלל, למשל: לוח זמנים של משימות יומיות?
- האם אשתמש במחברת רגילה או באג'נדה מרובת טבלאות?
- האם אני צריך סדר יום קטן שמתאים לכיס שלי או סדר יום מספיק גדול כדי לעקוב אחר דקות הישיבות?
- האם אני הולך לרשום את לוח הזמנים כל יום או שזה רק לפעילויות בסוף השבוע?
שלב 2. בחר את סדר היום לפי הצורך
חפש סדר יום בחנות שמוכרת ציוד משרדי, כלי כתיבה, לוחות שנה או באינטרנט. מחיר סדר היום מגוון מאוד. בנוסף לבחינת ההיבט האסתטי, העדיפו את הפצת הספרים ותבניות הטבלה בסדר היום. בחר סדר יום שאתה אוהב בהתאם לסגנון החיים שלך ופעילויות היומיום שלך.
שלב 3. שקול את ההיבט האסתטי
בנוסף לתעדוף פונקציות, סדר יום אטרקטיבי ונעים גורם לך לשמוח יותר להשתמש בסדר היום. אתה יכול לבחור סדר יום פשוט עם כריכה שחורה פשוטה או כריכה צבעונית עם תמונות ועיצובים אטרקטיביים. ההיבט האסתטי יועיל אם הוא תואם אתיקה העבודה הנהוגה בחברה.
שימו לב גם להיבטים האסתטיים של סדר היום, לא רק כלפי חוץ. אנשים רבים מעדיפים סדר יום עם דפים רגילים על פני דפים מרופדים. אחרים דורשים שולחנות סימטריים או פריסה קלה להתאמה. אתה בעצמך עשוי להזדקק לסדר יום אחר עם מבט מסוים. בחר סדר יום עם כריכה ומראה נאה כדי לגרום לך להתרגש משימוש בסדר היום שלך מדי יום
שלב 4. הכינו עט ועיפרון
סדר היום יהיה שימושי יותר אם הוא ישמש לרישום הערות. יש להכין עיפרון ועט היכן שתכתוב או תציב את סדר היום שלך, למשל:
- בתיק שלך או בתיק מחשב נייד
- בתיק היד
- ליד השולחן במשרד
- ליד השולחן בבית
- ליד הטלפון
- אם לעתים קרובות אתה מאבד את כלי הכתיבה שלך, שמור עיפרון בסדר היום שלך למקרה הצורך או השתמש במארגן בעל מחזיק עפרונות.
חלק 2 מתוך 2: שימוש יעיל בסדר היום
שלב 1. התכוונו להשתמש בסדר היום כל יום
אנשים שמחויבים מאוד נוטים להיות מסוגלים יותר לעמוד בהתחייבויות. שינוי הרגלים הוא לא פשוט, אבל אתה יכול ליצור הרגלים חדשים על ידי אמור לעצמך שאתה מתכוון לעשות דברים קטנים בדרכים חדשות.
זכור כי קל יותר ליצור הרגלים טובים אם אתה מתמקד בכל פעם בהרגל מסוים אחד. אל תיצור הרגלים חדשים שמציפים אותך. לעת עתה, התמקד ביצירת הרגל השימוש באג'נדה
שלב 2. ספר לחבר שאתה רוצה להשתמש בסדר היום
אנשים נוטים לאמץ הרגלים חדשים בקלות רבה יותר בקהילות שיודעות את החלטותיהם ותומכות זו בזו. שתף חבר או עמית שלך בכוונות שלך. אם החברים שלך רוצים ליצור את אותם הרגלים טובים, אתה יכול להזכיר אחד לשני לרשום הערות באופן קבוע.
שלב 3. שים את סדר היום בכל יום באותו מקום
השתמש בסדר היום כלוח השנה בבית ובעבודה מכיוון שתתקשה לארגן לוח זמנים אם תשתמש בשתי אג'נדות. עם זאת, הדבר דורש גם עקביות מכיוון שאתה צריך לרשום את כל הפעילויות בבית ובעבודה. כדי שלא תצטרך לחפש מסביב, בחר מקום אחד במשרד ושני בבית כדי לשים את סדר היום שלך. עקביות היא הגורם הקובע ליצירת הרגל זה, לכן אל תשימו את סדר היום שלכם במקום אחר.
- מקום מצוין לשים בו את סדר היום בבית הוא ליד הטלפון שלך, בתיק שלך, ליד הטלפון או מפתחות הרכב.
- המקום הנכון לשים את סדר היום שלך במשרד נמצא על השולחן שלך, במגירה הראשית של שולחן העבודה שלך, ליד הטלפון שלך או בתיק שלך.
שלב 4. רשום הערה שתזכיר לך תמיד לשאת אג'נדה כשאתה הולך לעבודה וממנה
ייתכן שהשארת את סדר היום שלך בבית או בעבודה כשרק התחלת להשתמש בו. כדי למנוע זאת, רשמו תזכורות והניחו אותן במקום גלוי בבית ובמשרד. בהתבסס על מחקר, דרך יעילה אחת לעצב התנהגויות מסוימות היא שימוש בתזכורות הכתובות על פיסות נייר קטנות. עשה זאת בעצמך על ידי הגדרת תזכורת: "האם הבאת את סדר היום שלך?" במקום גלוי, למשל:
- על מחשב נייד
- על השולחן
- ליד הטלפון
- בדלת
- על שולחן המטבח
- במראה בחדר האמבטיה
- שחרר תזכורות אם אתה רגיל לשאת את סדר היום שלך איתך לעבודה וממנה.
שלב 5. הכנס את כל המידע לסדר היום
ברגע שיש לך סדר יום, עליך לרשום מידע רב, למשל: פגישות מתוזמנות, משימות לא גמורות ופעילויות אחרות שתוכננו מראש. הקדש 1-2 שעות להקלטת כל המידע הזה. שיטה זו גם גורמת לך להתרגל להשתמש בסדר היום בצורה נכונה ולהיות מסוגל לקבוע לוח זמנים טוב. דברים שכדאי לשים לב לסדר היום, למשל:
- פרטי התקשרות של בני משפחה, חברים, עמיתים ולקוחות
- לוח הזמנים של המפגש במשרד
- לוח השיעורים
- מועדים לעבודה משרדית או לימודים
- לוח זמנים לעבודה (אם שעות העבודה משתנות לעתים קרובות)
- פגישה עם רופא כללי או רופא שיניים
- ימי הולדת של יקיריהם
- פעילויות חשובות במשרד
- אירוע פרטי מיוחד
- תאריכים חשובים לתחביב או לפעילות חוץ -לימודית, למשל: תאריך רסיטל פסנתר או לוח תרגול יוגה
שלב 6. קרא את סדר היום בכל בוקר
בכל בוקר לפני היציאה לעבודה, קח את הזמן לקרוא את סדר היום כדי לקבוע את לוח הזמנים של פגישות, פגישות ומשימות שעליך לבצע. הקדש זמן לזכור אם ישנן משימות שאתה צריך להוסיף ללוח הזמנים שלך, שהושלמו או שיש לתזמן מחדש. בדוק את לוח הזמנים שלך כל בוקר כדי שתוכל להפיק את המרב מזמנך בעבודה ברגע שתגיע למשרד.
שלב 7. קרא את סדר היום לפני עזיבת העבודה
וודא שסיימת את כל הפעילויות היומיומיות כמתוכנן על ידי קריאת סדר היום שוב לפני עזיבת העבודה. תחשוב אם יש משהו שאתה צריך לרשום לשבוע הבא. הרגל לעדכן את ההערות בסדר היום שלך כדי להקל עליך לבצע את אחריות העבודה שלך.
שלב 8. השתמש בחיזוק חיובי כדי להניע את עצמך
חשוב על סדר היום כדבר חיובי בחיי היומיום, לא כנטל או חובה. השתמש באג'נדה כדי לתגמל את עצמך לאחר שסיימת משימה. בסופו של דבר, אתה תנסה להשלים משימה מכיוון שאתה רוצה להרגיש כמה נחמד לחצות לוח זמנים של משימות שהושלמו. בצע כמה מהדברים הבאים כחיזוק חיובי:
- סמן משימות ופגישות שהושלמו. אם אינך מרגיש טוב, קרא שוב את כל הפעילויות שהשלמת והיה גאה במה שעשית.
- גמל את עצמך על השלמת כמה משימות. לדוגמא: תהנו מהקפה האהוב עליכם או צאו להליכה נינוחה לאחר שסיימתם 5 משימות או שהגעתם ליעד מסוים. זה יגרום לך יותר מוטיבציה להשתמש בסדר היום שלך ולסיים משימות כמיטב יכולתך.
- עשו משהו מהנה בזמן קריאת סדר היום. במקום להרגיש המום בעת בדיקת סדר היום, השתמש באג'נדה ככלי התומך בפריון העבודה. התרגלו לקרוא את סדר היום תוך ביצוע פעילויות מהנות כדי שתרגישו חיוביים יותר ותבטלו רגשות שליליים. לדוגמה: בכל פעם שאתה קורא את סדר היום שלך בבוקר או לפני שאתה חוזר הביתה מהעבודה, תהנה מכוס קפה, שוקולד או האזן לשיר האהוב עליך. שיטה זו גורמת למוח לשייך את סדר היום למשהו שמטפח רגשות חיוביים.
- תן פרס מיוחד אם אתה מצליח להשתמש בסדר היום בעקביות במשך שבוע אחד. אנשים שרק מתחילים להשתמש באג'נדה בדרך כלל זקוקים למוטיבציה נוספת כדי להתרגל לסחוב סדר יום ולרשום הערות מדי יום. אם אתה יכול לעשות זאת במשך שבוע, העניק לעצמך מתנה מיוחדת, למשל: ליהנות מגלידה, לצפות בסרט או לשתות קפה עם חבר. לאחר מספר שבועות, תתרגלו לסחוב ולהשתמש בסדר היום.
- כתוב דברים חיוביים כמו לרשום הערות על משימה חשובה. כדי להקל על הרגלים חדשים, השתמש בסדר היום כדי להזכיר לך תוכניות לפעילויות מהנות (ארוחת צהריים עם חברים, למשל) ופעילויות פחות מהנות (למשל: התייעצות עם רופא השיניים).
שלב 9. הרגל לעדכן הערות מטלות לפי הצורך
בעת בדיקת סדר היום בבוקר ובערב, שים לב לכל המידע החדש, למשל: משימות שיש להשלים, עמידה בלוחות זמנים, פגישות וזמנים. רשום גם כל פעם שיש משימה חדשה. עדכון סדר היום שלך באופן קבוע יקל עליך לנהל את הזמן שלך ולהרגיש רגוע יותר. בנוסף, אינך צריך לזכור את המשימות שנרשמו כך שאתה נקי מדאגות וספקות.
אם יש משימות מאוד מעיקות, הכינו לוח זמנים נפרד כך שתוכלו להשלים אותו בהתאם ליכולתכם. אל תתנו למוטיבציה שלכם ללכת לאיבוד כיוון שאתם חושבים על משימות לא גמורות בזמן ביצוע שגרת יום העבודה
שלב 10. היו סבלניים
ייקח לך 1-2 חודשים עד שההרגל החדש יסתיים. היו סבלניים וסלחו לעצמכם אם אי פעם עזבתם את סדר היום בביתכם או ששכחתם לרשום את לוח הזמנים כי הרגלים חדשים ייווצרו לאחר זמן מה. זכור כי השמטות קלות אינן פוגעות ביכולתך ליצור הרגלים חדשים.
הכינו תוכנית גיבוי למקרה שתשכחו להביא את סדר היום שלכם, למשל על ידי רישום לוח הזמנים של הפגישה על פיסת נייר קטנה והדבקתה על שולחן העבודה שלכם במשרד. כדי להזכיר לעצמך את כל הפעילויות והמועדים החשובים ביותר, השתמש באפליקציית תזכורת מקוונת בטלפון או במחשב הנייד שלך כדי לוודא שאתה תמיד מעודכן, גם אם אתה מפגר בסדר היום שלך
טיפים
- ראו בסדר היום כלי שימושי, ולא נטל. יהיה לך קל יותר לארגן את הפעילויות היומיומיות שלך אם אתה משתמש באג'נדה. בטווח הארוך אתה יכול לחסוך כמה שעות על ידי שמירה של כמה דקות בכל יום.
- עקביות הנתמכת בחיזוק חיובי ממלאת תפקיד חשוב ביצירת הרגלים חדשים. כדי לשמור על מוטיבציה, השתמשו בסדר היום באופן קבוע, התמקדו בדברים החיוביים שאתם מקבלים משימוש בסדר היום ותגמלו את עצמכם במידת הצורך.
- בחר סדר יום שאתה אוהב ובהתאם לצרכים שלך. רכשו סדר יום המספק פורמט טבלאי, כך שתוכל לרשום את כל המידע החשוב ולתזמן את הפעילות היומית שלך.
