בחיים העמוסים של היום, יש לנצל כל שעה ביום. על מנת להפיק את המרב מזמנך עליך לעבוד מהר ויעיל יותר תוך שמירה על איכות גבוהה. מאמר זה מכיל הצעות כך שתוכל לעבוד מהר יותר, טוב יותר וטוב יותר בעבודה או בבית להשלים שיעורי בית או לבצע משימות יומיומיות.
שלב
חלק 1 מתוך 3: הכנת תכנית
שלב 1. בנה תכנית יומית
הדרך הטובה ביותר להתחיל לעבוד מהר יותר וטוב יותר היא לתכנן תוכנית לפני שתתחיל.
- הכינו תוכנית פעילות לערב, הכינו ספרים וציוד לימוד, או קבעו מטלות שצריך לבצע כדי שתוכלו להתחיל לעבוד למחרת.
- עקוב אחר התוכניות היומיות שלך באמצעות פנקס רשימות, מכשיר דיגיטלי או ספר סדר יום. במקום להתחייב על ידי שינון, יהיה לך קל יותר לזכור ולהשלים משימות על ידי רישום הערות.
- הקלטת תוכנית פעילות יומית יכולה גם לשחרר אותך מלוח זמנים עמוס ועומס כבד מדי. זה טוב להיות שאפתן, אבל אתה גם צריך להיות מסוגל לתכנן תוכניות ריאליסטיות ביכולות שלך.
שלב 2. החליטו על נושא יומי
אם אתה מתקשה לנהל זמן בגלל המשימות הרבות שמחכות או אפילו נערמות, נסה להגדיר נושא פעילות יומי כך שתוכל לעבוד עליהן אחת אחת עם יותר מיקוד.
- אם אתה סטודנט, השתמש ביום ספציפי ללימוד נושא ספציפי. לדוגמה, תזמן את יום שני כדי להשלים את משימת הקריאה המדעית שלך במשך השבוע ושלישי ללימוד מתמטיקה.
- אם אתה עובד במשרד, הקצה ימים מסוימים למשימות מסוימות. לדוגמה, בצע משימות ניהוליות ביום שני והתמקד בהשלמת פרויקטים יצירתיים ביום שלישי.
שלב 3. חלק את זמן העבודה היומי לפי שעות
ארגן את העבודה שלך כמיטב יכולתך על ידי יצירת לוח זמנים יומי המבוסס על שעות והשלמת משימות בהתאם ללוח הזמנים שהגדרת.
- לדוגמה, תוכל להשתמש בשעות הפעילות הראשונות שלך כדי להשיב להודעות דוא"ל ולענות לשיחות טלפון.
- הגדר כמה אזעקות כדי להזכיר לך שהגיע הזמן שתעשה משימות אחרות ותשאיר אותך עובד לאורך כל היום.
- אתה יכול גם להשתמש בהפסקת הצהריים שלך כזמן עבודה, במיוחד אם אתה לוקח את המחשב שלך לאכול. אתה יכול לנצל את הזמן הזה לעשות שני דברים במקביל, לקרוא דוא"ל במהלך ארוחת הצהריים!
שלב 4. למד כיצד לבצע מספר פעילויות במקביל
זו יכולה להיות חרב פיפיות שתעזור לך להשלים מספר משימות בפחות זמן או לגרום לך לצמצם את הזמן ותשומת הלב שלך כך שאיכות העבודה תרד. תוכל להפיק את היתרונות ולהימנע מבעיות מדרך עבודה זו על ידי ביצוע העצות הבאות:
- התמקד במקביל במשימות קשורות. חסוך את האנרגיה הנפשית שבה אתה משתמש לעבודה על משימות במקביל על ידי חיבור של מספר משימות. לדוגמה, מענה לכל המיילים, ההודעות הקוליות והדואר שנשלח באמצעות שליח במקביל.
- כתוב אילו דברים אתה רוצה לעשות. לא תסיח את דעתך או תסיח את הדעת מהדברים המתרחשים אם תיעדת את כל העבודה שיש לבצע.
- קח את הזמן לבדוק את כל העבודה לאחר שתסיים לעבוד על המשימה. על ידי התמקדות בכל משימה שהושלמה, תוכל לזהות שגיאות ולוודא שהתוצאות הן כפי שאתה רוצה שיהיו.
חלק 2 מתוך 3: מיקוד
שלב 1. הגדר יעד קטן
יהיה לך קל יותר, טוב יותר ומוטיבציה יותר לבצע את העבודה שלך על ידי הצבת יעדים קטנים מדי יום.
- ביצוע משימות קטנות, כגון קניות במכולת או אספקת סחורות, יקל עליך להתמקד במשימות הגדולות למחרת.
- חלק את התוכנית ארוכת הטווח שלך או את הפרויקט הגדול שלך ליעדים קטנים וניתנים להשגה ולאחר מכן יישם אותם בשלבים או שלבים רצופים. שיטה זו יכולה לגרום לך להרגיש שהשלמת את המשימה בהצלחה, כך שתשאר מוטיבציה.
שלב 2. קבע אילו משימות עליך לתת עדיפות
הגדרת סדרי עדיפויות שונה במקצת מיצירת רשימת מטלות. עליך לקבץ משימות ולתעדף בין המשימות הקטנות והקלות לבין המשימות החשובות והקשות ביותר.
- ערוך רשימת משימות על ידי קביעת הסדר על סמך המועד האחרון לכל השלמה. התחל במשימות החשובות ביותר שיש לבצע מיד.
- לאחר השלמת המשימה, תוכל לקחת הפסקה ולהתמקד במשימה הבאה.
שלב 3. בנה תכנית לטווח ארוך
לאחר שתלמד היטב כיצד להכין תוכניות יומיות לטווח קצר, תוכל להכין תוכניות ארוכות טווח לארגון העבודה והמשימות שיש להשלים.
- תוכל להכין את עצמך בצורה הטובה ביותר על ידי ידיעה מה צריך לעשות מבעוד מועד, כגון כתיבת מאמר לסוף תקופת השהות או נסיעה לכנס בינלאומי.
- הכינו לוח שנה חודשי או לוח שנה של בית הספר למשך סמסטר אחד.
- רשום מועדים או מועדים חשובים לביצוע מטלות וסמן אותם שבוע מראש כתזכורת. בדרך זו תוכל לעבוד טוב יותר ומשימות חשובות יהיו קלות יותר לביצוע.
- תכנון בצורה מתוחכמת יותר באמצעותו תוכלו לתזמן פעילויות מהנות, חופשות וחופשות. על ידי הכרת המועד האחרון, תוכל לתכנן תוכניות בקלות ולוודא שיש זמן פנוי על מנת שתוכל להשלים משימות היטב וליהנות מהחופש שלך.
שלב 4. לשבור את הרגל ההתמהמהות
אנשים רבים אוהבים לדחות או להתמהמה בעבודה (במיוחד לא נעימים) כך שיש לה השפעה שלילית על התפוקה ועל איכות העבודה הכוללת.
- אל תחזיקו בדעה השגויה כי "אחד ייתן את התוצאות הטובות ביותר בגלל עבודה תחת לחץ". מחקר פסיכולוגי מוכיח שההשקפה הזו פשוט לא נכונה! אנשים שאוהבים לחכות לשנייה האחרונה בדרך כלל נותנים פחות תוצאות ויותר שגיאות.
- היפטר מההרגל להתמהמה על ידי התעלמות מהסחות דעת. כבה את האינטרנט במהלך העבודה, כך שלא תתגרה לפתוח אתרים, לבדוק מדיה חברתית ולהסיח את דעתך מפעילויות במרחב הסייבר.
- תן לעצמך פרס, למשל על ידי חגיגה או מתן פרס קטן על השלמת משימה בזמן או מוקדם. תהיה לך מוטיבציה רבה יותר להשלים את העבודה אם יש משהו מהנה שאתה באמת משתוקק לו.
חלק 3 מתוך 3: ניהול זמן עבודה וזמן פנוי היטב
שלב 1. השתמש בטיימר במהלך העבודה
בעולם העסקים קיימת תיאוריה "חוק פרקינסון" הקובעת כי "עבודה תמשיך לגדול כדי למלא את הזמן שעדיין פנוי להשלמתה". במילים אחרות, כל עוד יש זמן פנוי להשלמת העבודה, תעבוד שעות ארוכות יותר מאשר אם הזמן היה מוגבל.
- השתמש בטיימר כדי לעקוב אחר כמה זמן לוקח לך להשלים כל משימה.
- הצב לעצמך יעד ואז תחשוב על זה כמשחק על ידי ניסיון לנצח את השעון כדי שתוכל לעבוד מהר יותר.
- השלם משימות פחות חשובות בעשר דקות ויהיה לך 90 דקות נוספות ביום פשוט לעשות זאת. תתפלא כמה זמן מבוזבז לעשות דברים טריוויאליים, כמו כתיבת מיילים!
- על ידי כך תוכל לקבל את העבודה "תגמולים" שפסיכולוגים התנהגותיים מתארים כהצלחה, פרודוקטיביות ואושר.
שלב 2. קח לעצמך זמן בבוקר או בסוף השבוע
למרות שזה נשמע סותר, אתה יכול להגדיל את הפרודוקטיביות ויכולת העבודה שלך על ידי הפסקות במהלך היום ובסופי שבוע.
- הקדש כמה שעות בבוקר לביצוע פעילויות מהנות, כגון משחק עם הילדים, הליכה לבד או עם כלב חיות מחמד, תרגול יוגה וכו '. זה יאפשר לך לחשוב בבהירות ולהרגיש טוב יותר לאורך כל היום, כך שתוכל להישאר ממוקד ולעבוד מהר יותר.
- מחקרים הוכיחו כי המוח שלנו יגיע לביצועים הטובים ביותר שלהם 2-4 שעות לאחר שהתעורר בבוקר. לכן, השתמש בזמן זה כדי לבצע פעילויות שאינן קשורות לעבודה, כך שתוכל לעבוד רגוע ויעיל יותר.
שלב 3. השלימו את המשימה בבית
בתי ספר ומשרדים אינם מקומות אידיאליים לביצוע מטלות מכיוון שהם בדרך כלל רועשים מאוד והרבה הסחות דעת. כדי להתגבר על זה, הביאו את העבודה הביתה וסיימו אותה באווירה נוחה ורגועה.
שלב 4. אל תחשוב על המשימה במהלך ההפסקה שלך
לפעמים, המוח שלנו עסוק גם כאשר איננו מבצעים פעילות גופנית. זה יכול לעייף אותך כך שיפחית את התפוקה ואיכות העבודה.
- שמור על הדוא"ל האישי שלך נפרד מהדוא"ל בעבודה/בלימודים וקבע כמה פעמים תבדוק את חשבון העבודה/בית הספר שלך במהלך סוף השבוע.
- כבה את הטלפון או המחשב כשאתה בבית או צופה בטלוויזיה כדי שלא תתפתה לבדוק את כתובת הדוא"ל שלך בעבודה.
- נסה להרגיע את דעתך ולשכוח לחלוטין מבעיות עבודה, במיוחד בסופי שבוע. כך תוכל לחזור לעבודה בחריצות וביעילות ביום שני חדש.
