כפי שהשם מרמז, מכתב תגובה הוא מכתב שנועד לענות על שאלה או בקשה של מישהו, אשר נמסר בדרך כלל גם בכתב במכתב, ומשמש בדרך כלל כאמצעי להחלפת מידע בעולם העסקים. על מנת להפיק את מכתב התשובה המושלם, הדבר הראשון שאתה צריך לעשות הוא לבדוק את תוכן המכתב המכיל את השאלה או הבקשה שקיבלת. לאחר מכן, חפש מידע נוסף הדרוש לתשובה על המכתב. לאחר שתעשה את שניהם, התחל לכתוב מכתב תגובה עם משפטים מנומסים, פשוטים, ברורים ויכולים לענות על כל השאלות או הבקשות המופיעות במכתב המקורי. בנוסף, ודא שטון המשפט שלך הוא גם ידידותי ואינפורמטיבי כדי להבטיח שהמכתב יוכל לענות על שביעות הרצון של הנמען.
שלב
שיטה 1 מתוך 3: סקירת תוכן המכתב המקורי
שלב 1. זהה את המידע המבוקש או נחקר על ידי שולח המכתב
מכיוון שמכתבי תגובה קיימים כדי לספק את כל מה שהשולח צריך לדעת, תמיד קח את הזמן לבחון היטב את תוכן המכתב. בפרט, הבין את הצורך ששולח המכתב ידע איזה מידע אתה יכול לספק לו.
- לפעמים קביעת משמעות האות אינה קלה כמו הפיכת כף היד, במיוחד אם סגנון הכתיבה של כותב המכתבים אינו ברור. לכן, תמיד קח את הזמן להבין את הצרכים של שולח המכתב לפני עריכת מכתב תגובה.
- במידת הצורך, רשום כמה מהדברים החשובים שאתה מוצא במכתב כדי להבין טוב יותר את כוונת השולח. בפרט, סיכם את מה שהשולח ביקש ותכנן את תגובתך לכל שאלה או בקשה.
שלב 2. למידע נוסף על המידע המבוקש על ידי שולח המכתב
אם שולח המכתב מבקש מידע בנוגע למשהו, רוב הסיכויים שאתה כבר מכיר אותו ויכול לענות עליו מיד, או להיפך. אם אינך מבין את המידע המבוקש, הקדש זמן רב ככל האפשר לאסוף מידע לפני שתגיב למכתב.
לדוגמה, שולח המכתב ירצה לאשר את סטטוס בקשת העבודה שלו בחברתך. אם שכירת עובד חדש אינה תחום ההתמחות שלך, אנא צור קשר עם עובד ממחלקת משאבי אנוש כדי לסייע בבדיקת סטטוס הבקשה של השולח לפני שתשלח תגובה
שלב 3. העבר את המכתב לאדם אחר המסוגל יותר לענות על השאלה שנשאלת
במיוחד בעולם העסקים, לפעמים הלקוחות ישלחו מכתב לכתובת של החברה או למספר איש הקשר של החברה שהם מוצאים באינטרנט. לכן, אם אתה מקבל מכתב אך מרגיש שאינך כשיר לענות על השאלות בו, אנא העבר אותו לאדם המתאים. עשה זאת כדי להבטיח ששולח המכתב יוכל לקבל את התשובה המדויקת והעוזרת ביותר.
אם לוקח לאדם זמן רב להגיב, נסה להודיע לשולח שהעברת את המכתב למישהו בעל יכולת לענות על שאלותיו. לפחות, שולח המכתב יודע שהמכתב ששלח התקבל ומעובד
שיטה 2 מתוך 3: עריכת תגובות
שלב 1. הפנה את המכתב למי שמבקש מידע או שואל שאלות במכתב המקורי
התחל תמיד אות בברכה מנומסת, כגון "יקר", ואחריו שם מקבל המכתב, במקום להשתמש במשפט פתיחה כללי מדי, כגון: "למקבל מכתב זה". פרט להישמע בלתי אישי, המשפט מעביר את הרושם שמכתב התגובה נכתב על ידי מחשב. לכן, תמיד בירך את הנמען בשמו כדי להראות שמכתב התשובה שלך נכתב בזהירות ובהערכה רבה.
- אם אינך מכיר את שולח המכתב באופן אישי, אנא השתמש בברכה מר או גברת ואחריו שם משפחתו. עם זאת, אם לשולח המכתב יש כותרת ספציפית, השתמש בכותרת זו במקום מר או גברת.
- אם אתה באמת לא מכיר את שולח המכתב או אינך יודע את המגדר, פשוט השתמש בשמו הפרטי.
- באופן כללי, תוכל להשתמש בשם השולח המופיע באות המקורית. לדוגמה, אם שולח המכתב מפרט את השם "Dr. ג'ונסון "במכתבו, אנא פתח את מכתב התשובה שלך בברכה" יקירי. ד"ר. ג'ונסון."
שלב 2. ציין כי מכתב זה נכתב בתגובה למכתב מקורי ששלח
בתחילת המכתב, אל תשכח להעביר לקורא את מטרת המכתב שלך, כלומר לענות על המכתב. בדרך זו, מקבל המכתב יידע שהמכתב נקרא ועובד, כמו גם הכוונה מאחורי המכתב ששלחת.
- משפט פשוט, "מכתב זה הוא תגובה למכתב ששלחת ב -13 ביוני" מושלם לפתיחת מכתב תגובה.
- אם אינך מקבל המכתב הראשון, ספק את זהותו של האדם שנתן לך את המכתב. לדוגמה, תוכל לכתוב, "אחת מצוות שירות הלקוחות שלנו, מישל האריס, העבירה את המכתב ששלחת לי."
שלב 3. ענה מיד על שאלות השולח
לאחר כתיבת הברכה, עברו מיד ללב המכתב. בלב המכתב, השב לכל שאלה ו/או תלונות המופיעים במכתב המקורי באופן מלא ככל האפשר. וודא שפספס שום דבר כדי שמקבל המכתב ירגיש שבע רצון בעת קריאתו.
- בתשובתך, חזור על תוכן המכתב המקורי בקצרה. לדוגמה, אתה יכול לומר, "בתגובה לשאלתך בנוגע לצוות בחברתנו שיש להם קשר ישיר עם התקשורת, ברצוננו להודיע לך כי שם הצוות הוא ג'נט וולטרס. הנה כתובת הדוא"ל שלו ומספר הטלפון שלו ".
- כדי לענות על שאלות ארוכות יותר, השתמש במערכת מספור כדי לענות על כל שאלה באופן ספציפי יותר. מלבד היותה קלה יותר לקריאה, שיטה זו תגרום לקורא להיות מרוצה יותר מכיוון שהוא מרגיש שכל השאלות נענו בפירוט.
- ספק מידע מלא ככל האפשר במשפטים שאינם ארוכים מדי. באופן כללי, התשובה לשאלה אחת בכמה משפטים קצרים יכולה להיות תגובה טובה.
שלב 4. היו כנים בכל בקשה שאינכם יכולים למלא
לפעמים יש שאלות שאתה לא יכול לענות עליהן או בקשות שאתה לא יכול למלא. כשאתה מתמודד עם מצב כזה, תן תמיד תגובה כנה. במילים אחרות, אין להשתמש במשפטים מפותלים רק כדי לדכא את השקפותיו השליליות של שולח המכתב. תאמין לי, שולח המכתב יעריך הרבה יותר תגובה ישירה וברורה. והכי חשוב, וודא שהמידע מועבר תמיד בנימוס ולפניו התנצלות כדי ששולח המכתב לא ירגיש נעלב.
- השתמש תמיד בנימה נחרצת, אך מבינה, בעת סירוב לבקשה משולח המכתב. לדוגמה, אתה יכול לומר, "לצערנו, איננו יכולים להיעתר לבקשתך. נכון לעכשיו, אין לנו את המידע הדרוש לך ואיננו יכולים לומר לך מתי הוא יהיה זמין ".
- אם אתה מרגיש שאתה מסוגל לספק מידע מפורט יותר, נסה לומר, "לפני שתענה על שאלתך, ישנם מספר דברים שעלי לאשר תחילה. אם הזמן מאפשר, אנא ספק את תאריך הגשת הבקשה שלך, יחד עם שם הקצין שאליו יצרת קשר. לאחר סיום תהליך האישור, אצור איתך קשר מיד."
שלב 5. תודה על המכתב שנשלח
לא משנה אם אתה יכול להיעתר לבקשה או לענות על שאלה של מכתב, הראה תמיד את הערכתך על ידי תודה לו. תן רושם שאתה מעריך את תשומת ליבם ורוצה לשמור על מערכת יחסים חיובית איתם.
יש אנשים שמעדיפים לפתוח את מכתבם בתודה. מיקום הנאום לא באמת חשוב. והכי חשוב, הקפד לבטא זאת בשלב מסוים
שלב 6. סיים את האות בכתיבת שמך המלא וכותרתך
סגור את המכתב בברכת סיום רשמית כגון, "בכנות", ואחריו שמך המלא. אם המכתב מיועד למטרות עסקיות, רשום גם את עמדתך בשמך המלא.
בין אם במכתב מודפס או כתוב ידנית, תמיד השאר מקום לחתימה שלך לאחר הכללת שמך המלא. עם זאת, אם המכתב נשלח בדוא"ל, בדרך כלל מספיק לכלול את שמך המלא ללא חתימה
שלב 7. קרא שוב את גוף מכתב התשובה שלך כדי לוודא שכל השאלות נענו
זכור, מקבל המכתב עלול להתעצבן או להיות מתוסכל אם יקבל תגובה שאינה עונה על שאלתו. בנוסף, חוסר שביעות הרצון מסתכן לשלוח לו מכתב המשך ובסופו של דבר להוסיף לעבודה שלך! כדי להבטיח את שביעות רצון הקוראים, הקפד לענות על כל השאלות או הבקשות באופן המלא ככל האפשר. לפני השליחה, קרא שוב את מכתבך כדי לוודא שלא פספסו בקשות או שאלות.
במידת הצורך, נעזר בחבר או עמית לעבודה כדי לקרוא את המכתב. במיוחד, בקשו מהם לשים את עצמם בנעליו של הנמען ולמדוד את שביעות רצונם לאחר קריאת המכתב שלכם
שיטה 3 מתוך 3: שימוש בטון מקצועי
שלב 1. השתמש בפורמט סטנדרטי של מכתבי עסקים
להבין את סוגי מכתבי התגובה השונים המשמשים אמצעי לתקשורת עסקית. לאחר מכן, עקוב אחר הפורמט שלדעתך המתאים ביותר לכתיבת מכתב תגובה בעל צליל מקצועי.
- בפינה השמאלית העליונה של המכתב, רשום את שמך, כותרתך, שם החברה (אם רלוונטי) וכתובת החברה שלך. מתחת לזה, כלול את התאריך בו נכתבה המכתב ואחריו השם המלא וכתובתו של מקבל המכתב.
- אם ברצונך להקליד אות תגובה, השתמש תמיד בשוליים של 2.5 ס"מ מכל צד של הנייר. וודא גם כי האות כתובה עם רווח אחד בין השורות ו -2 רווחים בין הפסקאות.
- אם כתב התגובה מוקלד במקום כתיבה ידנית, השתמש תמיד בגופן ובפורמט הכתיבה הרגיל של 12 נק '. עם זאת, אם המכתב נכתב ידנית, ודא שכתב היד בו נעשה שימוש מסודר וקל לקריאה.
שלב 2. תן רושם שהבקשה או השאלה שנשלחה גורמות לך אושר
שיטה זו היא חובה במיוחד עבור אנשי עסקים או נותני שירות מבוססי לקוחות. זכור, הלקוח הוא המלך. המשמעות היא שעליך להראות הערכה לזמן ולחשבה שהם השקיעו בכתיבת המכתב. לכן, אל תשכח להודות להם על בקשותיהם או שאלותיהם, והשתמש תמיד במשפטים חמים וידידותיים במכתבי התגובה.
- משפט פשוט כמו "תודה שפנית אלינו. אנו מעריכים מאוד את המשוב שלך, "זה יכול לשנות משמעותית את הטון של המכתב לכיוון חיובי יותר! לכן, נסה להפוך את זה להרגל לכלול תמיד ביטויים כאלה במכתבי התגובה שלך.
- אל תיתן את הרושם שהבקשה או השאלה שלו מעצבנת ומעצבנת אותך. תאמין לי, עדיף להיות יותר מדי ידידותי מאשר לגרום לנמען לחשוב שאתה כועס או כועס עליו.
שלב 3. אין צורך לכתוב מכתב ארוך מידי כך שמקבל המכתב יוכל לקרוא אותו במהירות
מעריכים את הזמן הפנוי! אין לשלוח מכתב בן 3 עמודים אם למעשה ניתן להשיב על השאלה או הבקשה בפסקה אחת. לכן, ספקו תשובות נאותות ואז שלחו מיד את המכתב. אל תוסיף מידע אחר שהוא לא באמת צריך לדעת.
- שיטה זו חשובה ליישום, במיוחד אם מכתב התשובה נועד לענות על שאלות הלקוחות או מקורבי העסק שלך. כמובן שאתה לא רוצה לסכל את הלקוח בכך שאתה צריך להשקיע שעות בקריאת תגובה שצריך היה לחתוך לשניים, נכון?
- מצד שני, אל תכתוב כל כך קצר שלא תוכל לענות על הבקשה או השאלה המופיעה במכתב המקורי. אם צריך לענות על השאלה עם הסבר ממושך, אתה מוזמן לספק אותה. והכי חשוב, וודא שכל המידע שסופק באמת חשוב לקוראים לדעת.
שלב 4. כתוב בצורה הכי ברורה שאפשר כדי שמקבל המכתב יבין את תגובתך
אל תשתמש במשפטים ארוכים מדי או מסובכים! במקום זאת, כתוב באמצעות דיקציה פשוטה, ברורה, ואין לה פוטנציאל לבלבל את הקורא. ככל שכתיבתך קצרה וצפופה יותר, כך התוצאות טובות יותר.
תארו לעצמכם שלמקבל המכתב אין מספיק זמן לקרוא את תוכן המכתב שלכם בפירוט. גם אם רק יסרוק את תוכן המכתב, האם הוא יוכל להבין למה אתה מתכוון? אם לא, תקן את ההגדרה שבה אתה משתמש כדי להבהיר את הנקודה שלך
שלב 5. הימנע משימוש בז'רגון ובמונחים טכניים שקשה לקריאת הקוראים
יש לעמוד בהיבט זה כדי למקסם את רמת הקריאות והבהירות של תוכן המכתב שלך. לכן, אם מקבל המכתב אינו איש מקצוע המסוגל להבין מונחים טכניים, אל תשתמש בו. במקום זאת, נסה להחליף ז'רגון או מונחים טכניים בדיקציה אחרת שאפילו ההדיוטים יכולים להבין.
כדי לערוך מכתב, שאל את השאלה הבאה: "מישהו שאינו מבין את עבודתי יכול להבין על מה המכתב שלי?" אם לא, שנה את השפה המשמשת במכתב כך שרוב האנשים יוכלו להבין אותה. למעשה, זוהי דרך עוצמתית להפחית את השימוש בז'רגון הטכני באותיות שלך
שלב 6. קרא שוב את גוף המכתב שלך
כדי להימנע מטעויות כתיבה שיכולות לגרום לאותך להיראות פחות מקצועי, אל תשכח לקרוא את המכתב מחדש ולתקן שגיאות כתיב, דקדוק, עיצוב וזרימה. תאמין לי, רק לוקח כמה דקות לבדוק את תוכן המכתב יכול להביא דרך ארוכה לגרום למכתב להיראות מקצועי יותר.
- אל תסתמך רק על תוכנת מחשב שתבדוק אם יש שגיאות בדואר שלך. באופן כללי, תוכניות כאלה מסוגלות לזהות שגיאות כתיב ופיסוק בלבד, לא טעויות דקדוקיות. לכן, קרא שוב כל מילה הכתובה במכתבך כדי למצוא שגיאות שהמחשב אינו יכול לזהות.
- אם תוכן המכתב שלך חשוב מאוד, למשל כאשר מכתב מופנה לשותף עסקי, בקש ממישהו אחר לקרוא אותו גם הוא. לפעמים אנשים אחרים יכולים למצוא תקלות שלא היית מודע להן קודם.
