ניתן ליצור מכתבי אישור בצורות שונות, שלכל אחת מהן פורמט אחר. מכתב אישור להעברת פרטים על תוצאות מפגש, פעילות או אירוע אחר הוא בדרך כלל קצר ופשוט. מכתב אישור קבלת עובדים הוא בדרך כלל ארוך יותר מכיוון שהוא כולל תנאים והגבלות שיש לעמוד בהם. אם אתה רוצה לכתוב מכתב למישהו שיקבל את סקרמנט האישור, הכין מכתב בסגנון אישי יותר.
שלב
שיטה 1 מתוך 3: כתיבת מכתבים לאישור המועמדים
שלב 1. התחל את המכתב בהצהרת החשיבות של חיזוק האמונה
סקרמנט האישור הוא אישור הברכה המתקבלת בטבילה לחיזוק הקשר בין מקבל הקודש לכנסייה. לברך את המועמד על הסקרמנט באופן אישי כי הוא או היא מוכנים והחליט שהם רוצים לקבל את סקרמנט האישור.
- לדוגמה, אמור במכתב, "לתמיכה בנכונותך לקבל את סקרמנט האישור, אני מתכבד לקבל את ההזדמנות לשרת אותך בקבלת החלטה חשובה זו לחיזוק הקשר האישי שלך עם ישוע המשיח והכנסייה."
- השתמש במילים ובביטויים בקטכיזם הקתולי כדי להדגיש את חשיבותה של החלטה זו במסע האמונה של המועמד.
שלב 2. דון ביחסים שלך איתו
שתף זיכרונות ואירועים ששיתפת איתו בכדי להניע ולחזק את כוונותיו. תמכו במצגת שלכם עם פסוק מקראי או ציטוט ממקור אחר. ספר סיפור או תקרית קודמים המראים שאתה אוהב אותו ותומך במסע האמונה שלו.
- לדוגמה, ספר סיפור על תקופה בה הוטבל. הדברים שהוא או היא שאלו אותך על תורות הכנסייה או אמונותיך יכולים לשמש כחומר השתקפות מעניין בתחילת המכתב.
- אינך צריך לכתוב מכתב ארוך או מפורט מאוד. מכתב קצר עדיין שימושי.
טיפים:
לפני כתיבת מכתב, הכינו מתווה וצרו מספר טיוטות ליצירת תסריט האותיות הטוב ביותר.
שלב 3. רשום פסוק כתבי הקודש המניע או מעורר השראה
השתמש בציטוט כדי להסביר את המשמעות של קודש האישור ותורת הכנסייה. השתמש באתר או בתנ ך כדי למצוא פסוקים מעוררי השראה בכתבי הקודש.
- לדוגמה, כלול את הפסוק: "שם יהוה הוא מגדל חזק, שאליו הצדיקים רצים והוא ניצל". (משלי 18:10).
- דוגמה נוספת לפסוק לציטוט: "כי אני יודע אילו תוכניות יש לי עבורך, מכריז יהוה, מתכנן שלום ולא מתכנן אסון, לתת לך עתיד מלא תקווה". (ירמיהו כט, יא).
- כלול גם את הפסוק: "אני יכול לעשות כל דבר באמצעותו שנותן לי כוח". (פיליפים 4:13).
שלב 4. נסה לשכנע את הנמען שאתה מוכן לספק תמיכה
סיימו את המכתב בהסבר שתמשיכו לתמוך ולהתפלל עבורו. אמור תודה כי אהבתו ונוכחותו גורמים לך להודות ולהרגיש מאושר.
לדוגמה, כתוב מכתב, "ההחלטה שלך גורמת לי להרגיש גאווה ומבורכת מאוד. אני זוכה להיות עדה כשתקבל את איסור האישור. אני מתפלל שתמשיך לצמוח באמונה, בתקווה ובאהבה"
בתור וריאציה:
אם אתה יודע את שמו של מקבל המכתב, כתוב תפילה לקדוש הפטרון בסוף המכתב.
שלב 5. הכינו מכתב בכתב יד כדי להפוך אותו לאישי יותר
בניגוד לאותיות רשמיות שבדרך כלל מוקלדות, מכתבי אישור בכתב יד מרגישים אישיים ואותנטיים יותר כאילו הם נאמרים ישירות מהלב, ובכך נותנים מגע משמעותי ביותר.
כשאתה כותב מכתב ביד, אל תמהר. כתוב בצורה הכי מסודרת שאפשר וודא שאין טעויות. כדי להקל, הקלד תחילה ולאחר מכן העתק
שיטה 2 מתוך 3: שליחת אישור תעסוקה
שלב 1. כתוב מכתב רשמי לביצוע עסקים באמצעות נייר מכתבים של החברה
מכתבים רשמיים למטרות עסקיות המוקלדות על נייר מכתבים של חברה מועילים להעברת מסרים בצורה יעילה וייצוג מכתבים כמדיום רשמי של תקשורת עסקית. כתוב מכתב עם גופנים ושוליים סטנדרטיים. הקלד אותיות באמצעות פורמט מיושר לשמאל, מרווח שורות אחד ושני מרווחי שורות.
- אין לקצר את הכתובת בעת כתיבת מכתב עסקי רשמי. לדוגמה, במקום להקליד "Jl. Utama Raya 123", הקלד "Jalan Utama Raya 123".
- אינך צריך להקליד את כתובת החברה אם נייר המכתבים כבר כולל את כתובת החברה.
טיפים:
בדרך כלל ניתן להוריד את נייר המכתבים של סוכנויות וחברות ממשלתיות על ידי צוות מורשה וכולל את כל ההיבטים המשפטיים שיש לעמוד בהם כדי להגיש אישור על קבלת עובדים.
שלב 2. רשום את שם התפקיד, השכר ותאריך ההתחלה
התחל את המכתב במילת פתיחה נלהבת בעת העברת ברכות על ההצטרפות כעובד חדש. תוכל להגיש תיאור תפקיד קצר, אלא אם כן התפקיד הסביר זאת.
לדוגמה, אמור במכתב: "בשם הנהלת PT XYZ, באמצעות מכתב זה אני מעביר שהתקבלת לעבודה כמזכירה בדירקטוריון עם שכר של 10,000,000 ₪ לחודש ותתחיל לעבוד על 1 במרץ 2019."
שלב 3. ספק סיכום של התנאים וההגבלות שיש לעמוד בהם
ציין בבירור אם יש תנאים שעליהם לקבל את המכתב. באופן דומה, אם תגיש בקשה לתנאים, יש להעביר זאת במכתב.
- לדוגמה, על מקבל המכתב לעבור בדיקת נתונים ביולוגיים או לעבור בדיקה ללא תרופות.
- העבירו במכתב גם אם העובד החדש צריך לחתום על הסכם, כגון חוזה עבודה או חוזה אחר.
- אם אתה מגיש דרישות, ציין מגבלת זמן כדי שהנמען יוכל למלא אותן לפני המועד האחרון. אם יש מסמכים שעליהם לחתום, הודע לו כי ניתן לעשות זאת ביום העבודה הראשון.
שלב 4. תאר בפירוט את היתרונות שמספקת החברה
אם החברה מספקת הטבות ביטוח בריאות, הטבות פרישה, הטבות חינוך, החזר חופשה או הטבות אחרות, כלול אותן במכתב. ספר את הדרישות שיש לעמוד בהן וכיצד לקבל מידע נוסף על כך כך שעובדים חדשים יהיו זכאים להטבות.
חלק מהחברות מספקות הטבות מרגע שהעובד מתחיל לעבוד, אך באופן כללי, העובדים זכאים לקבל הטבות לאחר עבודה של 60 יום לפחות
טיפים:
מכתב אישור העובד עשוי להיות יותר מדף אחד, אך לא יותר משני עמודים. אין לכלול מידע מפורט שניתן לקבל על ידי מקבל המכתב באמצעות מסמכים אחרים שנשלחו עם המכתב.
שלב 5. סיימו את המכתב באמירת תודה
אמור תודה כי הוא רוצה לעבוד בחברה שלך ואתה נהנה לעבוד איתו. הביע את התרגשותך או התלהבותך מהעובד החדש המצטרף לצוות.
- לדוגמה, אמור במכתב, "תודה על התמיכה שלך במימוש משימת PT XYZ. ההנהלה מברכת את נוכחותך בצוות ומחכה לתרומתך להתקדמות החברה".
- כלול ברכת סיום רשמית ממש מעל החתימה, כגון "בכבוד רב" או "ברכות".
שלב 6. כתוב את הכותרת שלך תחת שמך
בהתאם לתבנית האות העסקית, הכינו 4 רווחים לחתימה שמתחת לברכת הסיום. מתחת למקום החתימה, כלול את שמך המלא. מתחת לשם, רשום את הכותרת ואת שם החברה שלך.
לדוגמה, הקלד את הכותרת ואת שם החברה שלך: "מנהל התפעול של PT XYZ"
שלב 7. בחן היטב את הדואר
ודא שהאות כתובה בהקלדה ודקדוק נכונים. בקשו ממישהו ממחלקת כוח האדם לקרוא את המכתב כדי לוודא שהעריכה נכונה.
העדיפו בדיקה כפולה של המספרים המופיעים במכתב. טעויות מספריות מתרחשות לעיתים קרובות בלי כוונה והדבר עלול להוביל לאי הבנות, לעיתים אף לתוצאות משפטיות
שלב 8. הדפס את המכתב וחתום עליו לפני שליחתו
מכתבים המודפסים באמצעות נייר איכותי נראים מקצועיים יותר. גם אם אתה שולח מכתב באמצעות דוא"ל, שלח מכתב רשמי חתום. השתמש בעט כדורי עם דיו כחול או שחור כדי לחתום אותיות. כלול כותרת, למשל "S. Kom". או "M. Si" במידת צורך.
שלח את המכתב בהקדם האפשרי, כך שעובדים חדשים יקבלו את המכתב לפני המועד שנקבע כיום העבודה הראשון
טיפים:
הכתובת שהוקלדה על המעטפה גורמת למכתב להיראות מקצועי יותר. תוכניות להקלדת אותיות מספקות תבניות המסייעות לך להדפיס את הכתובת במיקום הנכון על כריכת המכתב.
שיטה 3 מתוך 3: ניסוח מכתב אישור רשמי נוסף
שלב 1. הקלד את האות בפורמט של מכתב עסקי רשמי
מכתב זה מראה כנות ומעביר את המסר במילים הנכונות. תוכניות רבות להקליד אותיות מספקות תבניות אותיות עסקיות ליצירת מכתבי אישור. השתמש בגופן סטנדרטי, כגון Times New Roman או Arial.
- מבחינה משפטית, מכתב אישור יכול לשמש רישום של הסכם בעל פה. מכתב עסקי מתקבל כראיה בבית המשפט מכיוון שהוא משתמש בפורמט מכתב רשמי.
- מכתבי אישור הם בדרך כלל קצרים מאוד ולא יותר מדף אחד. לפעמים, מכתב האישור מכיל פסקה אחת בלבד.
שלב 2. תן ברכה ראויה
באופן כללי, מכתבי אישור מתחילים בברכה, כגון "יקר". ואחריו "אבא" או "אמא" ושמו המלא של מקבל המכתב. אם יש לו דוקטורט, כלול את "ד"ר". מול שם הנמען. שים פסיק לאחר הקלדת שמו של מקבל המכתב.
- אם אינך יודע את מין הנמען, הקלד את השם המלא.
- אל תשתמש בקיצור "גברת" אלא אם כן תוכל לאשר שהמקבל הוא אישה נשואה.
שלב 3. אשר את העסקה באופן ספציפי
מכתבי אישור אינם צריכים להתחיל בהקדמה ארוכה או נעימות. ציין בבירור את הפעילות או ההסכם המתוכנן שברצונך לאשר, כגון התאריך, השעה והמיקום של הפגישה.
- לדוגמה, התחל את המכתב בכתיבה "כאישור" או "אני מאשר זאת" ואחריו המידע שברצונך לאשר.
- כדי להודיע לך שקיבלת משהו, התחל את המכתב בכתיבה "באמצעות מכתב זה קיבלתי" ואחריו שם הפריט שקיבלת.
טעויות בהיבט של רשמיות: מכתב לאישור הסכם אישי עם מישהו שאתה מכיר טוב בסדר בסגנון מזדמן, אך הקפד שהמכתב שלך יישמע רשמי ומקצועי.
שלב 4. ספק מידע חשוב אחר
כלול גם מידע מפורט, כגון השם והכותרת של כל אדם מעורב, תפקידיו בהתאמה, לוח הפעולות או הסכמי ממון. הדגש את התנאים או התנאים שהם חלק מההסכם כדי להבהיר את הציפיות.
לדוגמה, אם אתה כותב מכתב המאשר שהנמען יתנדב בעמותה, כלול את התאריך, השעה, מיקום האירוע ואת המשימות שעליו לבצע כמתנדב
שלב 5. בקש משוב במידת הצורך
לפני סגירת המכתב, העבירו כי אתם מבקשים ממקבל המכתב לפנות אליכם ולספק את המידע הדרוש לכם. אם אתה שולח מכתב לביצוע בקשה או להקצות מטלה, בקש ממנו להודיע לך כהסכם לתנאים שלך.
גם אם אינך מבקש ממקבל המכתב ליצור עמך קשר, מומלץ ליידע אותו כי הוא עשוי לפנות אליך באמצעי תקשורת מסוימים אם יש דברים שהוא רוצה לשאול. לדוגמה, "אם אתה צריך מידע נוסף, אנא צור איתי קשר בטלפון (007) 123-4567."
שלב 6. תודה למקבל המכתב
צרו פסקה חדשה לאמירת תודה כי הוא מוכן להצטרף לפעילות או להסכים לתנאים שהצעתם לפי המכתב.
- לדוגמה, כדי לאשר אישור של מישהו שמוכן להתנדב לעמותה, כתוב במכתב, "תודה רבה על המחויבות שלך להשתתף במשימת הפעילות הזו. אני מאוד מעריך את התמיכה שלך".
- הביעו התלהבות בעת הצורך. לדוגמה, אם ברצונך לאשר לוח זמנים של ראיונות, אמור במכתב "אני מעריך את ההזדמנות שניתנה ל- _" או "אני מצפה לדון איתך במהלך הראיון".
שלב 7. בדוק ותקן את האות לפני ההדפסה
אותיות אישור לא יתייחסו ברצינות אם יש שגיאות הקלדה או שגיאות דקדוק. בנוסף לבדיקה, הקפד לכתוב מכתב ברור ופשוט.
- קרא את המכתב בקול רם כדי שתוכל לקבוע אילו משפטים יש לנסח מחדש או לקצר תוך תיקון הטעויות.
- הימנע ממונחים עסקיים או ז'רגון. ציין את הדברים שאתה רוצה שיאושרו בבירור ובפשטות.
שלב 8. השתמש בנייר באיכות גבוהה להדפסת האותיות
לאחר בדיקת המכתב ואין טעויות, הדפס אותו באמצעות נייר מכתבים פרימיום. קנה מספיק כלי כתיבה בחנות למכשירי כתיבה או באינטרנט.
- אם ברצונך לשלוח מכתב בתפקיד עובד או נציג של חברה או ארגון, השתמש במכתבי מכתבים של חברה או ארגון. עם זאת, אם ברצונך לאשר עניינים אישיים, אל תשתמש במכתבי החברה גם אם אתה הבעלים.
- תוכניות להקלדת אותיות מספקות תבניות בהן תוכל ליצור יצירת נייר מכתבים מותאם אישית כך שהמכתב שלך יראה מוכן ככל האפשר.
שלב 9. חתמו על האות בעזרת דיו כחול או שחור
לאחר הדפסת המכתב, חתום עליה בצורה מסודרת בחלל המסופק מעל שמך. וודא שהחתימה שלך מקצועית ותקפה, במקום לנסות להישמע מסוגנן.
חתום על המכתב על ידי כתיבת שמך המלא או על פי חתימתך בתעודת הזהות שלך. באופן כללי, אותיות אישור אינן צריכות להשתמש בשמות פרטיים, ראשי תיבות או ראשי תיבות
שלב 10. שלח את המכתב לכתובת הנמען בהקדם האפשרי
לאחר החתימה על המכתב, שלח אותו מיד באותו היום. אינך יוצר רושם טוב אם תאריך תלוש המשלוח הוא מספר ימים לאחר תאריך המכתב.
