אם תתבקשו או לא, כתיבת דוח מצב יכולה להיות דרך מצוינת לתקשר הישגים. דוח מצב טוב יעזור לבוס, כמו גם לך, לעקוב אחר משימות ותוצאות עבודה. להלן מדריך לכתיבת דוחות מצב קלים לקריאה.
שלב
שיטה 1 מתוך 1: כתיבת דוח מצב
שלב 1. תן לדוח כותרת ותאריך
כותרת המכילה תאריך (לדוגמה, "תוצאות השבוע הראשון לדצמבר") היא אפשרות כותרת יעילה. הקפד לכתוב את התאריך בדוח.
- אם הדוח יישלח בדוא"ל, תוכל להשתמש בשם והתאריך ככותרת.
- אם הדוח הוא מסמך, יש לשים את הכותרת והתאריך כראש המסמך.
שלב 2. רשום מידע מפורט אודות הפרויקט, כגון שם הפרויקט, תאריך התחלה/סיום ושמות עובדים
שלב 3. תאר הישגים עם הכותרות "הישגים", "המשימה הושלמה" וכדומה
- הקפד לציין את תקופת הדיווח, למשל שבוע, חודש, רבעון וכו '.
- השתמש בפעלים פעילים להפעלת הדוח, כגון "סיום", "הסבר", "עיצוב", "שיפור", "חידוד" וכו '.
- עבור דיווחים שבועיים, אתה יכול פשוט לכלול 3-6 נקודות, כל משפט באורך.
שלב 4. רשום מה צריך להשיג בתקופת הדיווח הבאה, כותרת "התוכנית הבאה", "המשימה הבאה", "יחסי הציבור" וכו '
- חשב את הזמן הנדרש להשלמת משימה במידת האפשר, למשל "תיעוד שינוי עיצובי (זמן משוער: יומיים)".
- התאם את המשימה הבאה ללוח הזמנים של הפרויקט שלך.
- עבור דוחות שבועיים, אתה יכול פשוט לכלול 3-6 נקודות, כל אחת באורך משפט אחד.
שלב 5. כתוב גם את הבעיות שאתה נתקל בהן או תחווה עם הכותרות "בעיות" או "בעיות והערות"
עבור חלק זה, אתה יכול לכתוב 1-2 פסקאות קצרות.
- לדוגמה, אם אתה מתקשה ליצור קשר עם הספק שלך מכיוון שאין איש במשרד השבוע, או שיש לך הצעות לשיפור אופן הפעולה של החברה שלך, רשום אותם בקטע "בעיות והערות".
- אם אתה רק מדווח על בעיה, אך אינך זקוק לעזרה כאשר היא כתובה, אל תשכח לציין אותה. הערות כמו "הבעיה נפתרה תוך יומיים" יגידו למפקח שלך לא להפריע, אך עקוב אחר הבעיה שאתה נתקל בה.
- אם בעיית העבודה שלך לא נפתרה, המפקח לא יכול להגיד שלא סיפרת לו.
שלב 6. קרא שוב את הדוח ולאחר מכן שלח אותו לגורמים הרלוונטיים
דוגמא
להלן דוח מצב לדוגמה מעורך wikiHow. התאם את הסגנון, הפורמט ורשימת ההישגים בדוגמה זו לנתונים מהעבודה שלך, אך שים לב שכל שלב מתחיל בפועל פעיל.
דו ח מצב 26 בספטמבר 2011.
גָמוּר
- התחילו 3 מאמרים: מאמר אחד מתוך רעיון משלכם, 2 מאמרים למילוי בקשות.
- לפתח 2 מאמרים
- כתוב מאמר אחד מחדש
- מסיירת בכמעט 400 שינויים ובודקת בקשות עריכה לאיות שגיאות/כפילויות.
התכנית הבאה
- הוספת תמונה למאמר אחד.
- קרא מחדש וערוך מאמר אחד.
- שאל עורך בעל רקע רפואי או עזרה ראשונה לסקור מאמרים על שברים. למחבר אין רקע רפואי, ולכן הוא מפקפק בתוצאות המחקר שלו.
- סקירת מאמר אחד שכבר טוב, אך דורש שיפור סגנוני ומידע נוסף.
בעיות/הערות
- תודה למתכנתים, כי הם דאגו לעדכון התוכנה של השבוע בצורה חלקה. בעיות שיתרחשו ידווחו בהמשך.
- מתנדב עצוב כי החתול שלו מת. המתנדבים התבקשו לנוח תחילה.
טיפים
- אם אפשר, כתוב דו"ח חיובי. דיווחים אינם המקום להתלונן, לכעוס או לתרץ. אחת הדרכים לכתוב דו"ח חיובי היא לתת הצעות, או לפחות כיוונים לפתרון בעיה, אם אתה מדווח על בעיה. ההצעה שלך היא הוכחה שלקחת יוזמה לפתור את הבעיה.
- אמור תודה במקום הנכון, למשל לעמית שעזר לך. אם אתה עוזר לעמית אחר, ציין זאת גם בדוח.
- היו כנים בדיווח. אל תדווח על דברים שאתה לא עושה.
- כתוב דו"ח קצר. המנהל שלך הוא אדם עסוק, אין לו הרבה זמן לקרוא את הדוח שלך. אם המנהל זקוק למידע נוסף, הוא ישאל.
- אם תכתוב דו"ח ביום שישי אחר הצהריים, תדע כמה רחוק התקדמות העבודה שלך כשתחזור לעבודה ביום שני בבוקר.
- אם יש לך הרבה דברים לפקח עליהם (בקשות רכישה, בקשות שינוי, בקשות עבודה, הערות וכו '), יצירת טבלה או מסד נתונים יכולה להיות דרך טובה לעקוב אחריהן.
- כתוב דוחות ספציפיים.
- צור עותק של הדוח בעצמך. העותק יכול לעזור לך בעת כתיבת קורות חיים, או כתיבת הישגים כאשר הגיע הזמן להעלאה.
- אם אתה רוצה לכתוב דוח מצב, כתוב דוח באופן קבוע, או לפחות כתוב הישג, כדי שלא תבזבז שעות במעקב אחר מה שעשית. רשום כל יום את ההישגים בעת מילוי כרטיס הנוכחות.
- שיטה זו של כתיבת דו"ח מצב יכולה לשמש גם כאשר אתה מדווח על סטטוס של פרויקט בפגישה.
- דיווח על משהו שזה עתה התחלת, ספר שזה עתה קראת או משהו שאתה חוקר הוא בסדר. לא הכל יכול להתבצע תוך שבוע, וההכנה שתעשה עשויה לגזול זמן רב ולהוסיף ערך לפרויקט.
אַזהָרָה
- כתוב דוחות במקצועיות. הדוח שלך עשוי להיקרא על ידי יותר אנשים ממה שאתה חושב, במיוחד אם הוא נשלח בדוא"ל.
- אם אתה שולח לבוס שלך דוח לא מבוקש, היה מוכן לכתוב את אותו הדו"ח בשבוע הבא!
- באופן כללי, אל תבטיח יותר מדי הבטחות. רק ספר לי מה אתה יכול לעשות.
