מיזוג דואר הוא פונקציה נפוצה בתוכניות Office להתאמת מסמך אחד לנמענים מרובים. ניתן לארגן ולשלב את כל סוגי המסמכים, כולל מעטפות, תוויות, מכתבי טופס, מיילים, פקסים וקופונים ממוספרים. קרא את השלבים שלהלן כדי לגלות כיצד להשתמש במיזוג דואר במחשב.
שלב
שיטה 1 מתוך 3: הכנה
שלב 1. בניית קובץ נתונים
הנתונים יכולים להיות קבצי גיליון אלקטרוני (גליונות עבודה), קבצי מסדי נתונים, או אפילו מסמכי טקסט בפורמט מתאים. קבצי גליון העבודה הם הנפוצים ביותר; מדריך זה מניח שאתה משתמש בדף עבודה.
-
נתוני הקובץ חייבים לכלול את כל המידע שישתנה בכל עותק. לדוגמה, אם אתה כותב מכתב טופס, הקובץ יכלול את השמות ואולי את הכתובות של כל האנשים שאליהם ברצונך לכתוב.
הזן מידע בכל תא לאורך השורה, כך שכל סוג מידע (שם פרטי, שם משפחה, כבוד וכן הלאה) יהיה בעמודה שלו
-
צור שמות טור סבירים. מיזוג דואר קורא את הנתונים בכל עמודה, ומניח שהערך הראשון בכל טור מידע הוא השם הנפוץ לאותו סוג מידע, לכן השתמש בשם הגיוני.
לדוגמה, התחל את שדה שם הפרטי על ידי הקלדת "שם פרטי" ולאחר מכן כתוב את כל השמות הפרטיים מתחתיו. כאשר תתבקש להזין טור של נתונים במכתב, תראה "שם פרטי" כאפשרות ותזכור מיד מה יש בעמודה זו
- משתמשי Microsoft Office שמשתמשים ב- Outlook כאמצעי לשליחת דוא"ל יכולים להשתמש בפנקס הכתובות של Outlook כקובץ נתונים, אם ירצו בכך.
שלב 2. שמור את קובץ הנתונים
שמור את הקובץ כך שתמצא אותו בקלות. תן לזה שם שיהיה לך קל לזכור.
שלב 3. כתוב את המסמך הראשי שלך
מסמך זה יכלול בו מידע. לדוגמה, אם אתה כותב מכתב טופס, המסמך הראשי הוא האות. כל פריט שאמור להיות תוכן הממוזג בדואר (כגון שם) נשאר כרגע ריק.
שיטה 2 מתוך 3: מיזוג דואר ב- MS Office
שלב 1. פתח את חלונית המשימות של מיזוג דואר
מהמסמך הראשי, לחץ על החלונית כדי לפתוח אותה. אם אינך רואה אותו, עבור לתפריט כלים ובחר מיזוג דואר מהרשימה.
שלב 2. ענה על השאלות שנשאלו על ידי MS Office
תכונת מיזוג הדואר ב- Office כוללת מספר שלבים שנועדו להקל עליכם לשלב קבצים בצורה חכמה ומדויקת יותר.
- התחל בבחירת סוג המסמך שאתה כותב. לחץ על המתאים ביותר ולאחר מכן לחץ על הבא.
- בחר את מסמך ההתחלה שבו ברצונך להשתמש. אם תבצע את השלבים הבאים, תוכל לבחור להשתמש במסמך זה. הקש "הבא.
שלב 3. בחר את הקבצים למיזוג
זהו קובץ הנתונים שיצרת קודם לכן. בחר את לחצן הבחירה המתאים ולאחר מכן לחץ על הבא כדי לאתר את הקובץ ולקשר אותו למסמך הראשי.
אם ברצונך להשתמש בפנקס הכתובות של Outlook, לחץ על אפשרות זו
שלב 4. בחר באילו נתונים להשתמש
Office מאפשר לך לבחור או לבטל את הבחירה בשורות המידע שאתה רוצה. תוכל לבחור את פריטי המידע בקובץ הנתונים שברצונך למזג למסמך הראשי, כך שקובץ הנתונים יהיה שימושי יותר מאוחר יותר אם תשתמש בו לדברים שונים. לאחר שהיית מרוצה, לחץ על הבא.
ניתן למיין את הנתונים על ידי לחיצה על כותרות העמודות בכל עמודה. זה יכול להיות שימושי אם אתה רוצה לחפש במהירות מידע רב
שלב 5. הזן את שדות הנתונים
בעמוד הבא בחלונית המשימות תתבקש לכתוב מסמך אם טרם עשית זאת ותוצג בפניך אפשרויות שונות להכנסת נתונים מהקובץ למסמך.
-
הזן טור נתונים על ידי הצבת הסמן בעמודה של נתונים ולאחר מכן לחץ על הלחצן המתאים בשורת המשימות כדי להכניס אותו לשם.
אתה יכול למחוק שדות נתונים לא במקומם או לשכפל על ידי לחיצה על מקש Delete בדיוק כמו אותיות או מספרים רגילים
-
האפשרויות המוגדרות מראש ישתנו מעט בהתאם לסוג המסמך שבחרת. אופיס עושה כמיטב יכולתה למלא את המידע המתאים מהנתונים שאתה מספק. לדוגמה, אם אתה כותב מכתב טופס עסקי, ייתכן שתראה אפשרות להוסיף גוש כתובת הכולל את השם הפרטי ושם המשפחה ואת הכתובת המלאה של כל נמען מסודר בצורה מסודרת על פני מספר שורות.
- חלק מהאפשרויות המוגדרות מראש יפתחו לך חלונות נוספים למילוי המידע המתאים. הכל פחות או יותר פשוט וקל להבנה.
- אם אתה משתמש באפשרויות המוגדרות מראש ואינך מוצא את המידע המתאים, לחץ על הלחצן התאמת שדות כדי להגדיר את שם עמודת הנתונים שלך שתואם את שם ברירת המחדל. לדוגמה, תוכל לציין את הקטגוריה "שם משפחה" בקובץ נתונים כדי לאכלס את נתוני "שם המשפחה" בבלוק הכתובת.
- כדי להשתמש בעמודה משלך, לחץ על אפשרויות נוספות. תוכל לראות את השמות שנתת לכל עמודה ולהשתמש בהם במקום זאת.
שלב 6. בדוק את הדואר
מיזוג דואר לא יציג מידע ספציפי בשדות שאתה מחיל על המסמך הראשי עד שתדפיס אותו, אך Office מציע פונקציית תצוגה מקדימה המאפשרת לך לבדוק ולוודא שהמידע שמופיע יתאים לעמודות שאתה רוצה בהן. המסמך. אנא השתמש בהם עד שאתה מרוצה מההזמנה המוצגת.
שלב 7. השלימו את המיזוג
המסך הסופי של חלונית המשימות למיזוג דואר יודיע לך שהכל תקין ומוכן להדפיס את המסמך שלך. כל סט מידע יופיע בכל מסמך מודפס, והתוכנית תדפיס עותקים רבים של ערכת המידע כפי שיש.
אם אתה רוצה לערוך אותיות ספציפיות בעצמך, תוכל לעשות זאת גם ממסך שורת המשימות הזה על ידי לחיצה ראשונה על "ערוך אותיות בודדות"
שיטה 3 מתוך 3: מיזוג דואר ב- OpenOffice.org
שלב 1. צור מסד נתונים
שלב 2. הזן את שדות הנתונים
כעת קישרת את המידע שלך למסד נתונים ש- OpenOffice.org יכול להבין, והשימוש במסד הנתונים למיזוג דואר קל כל עוד אתה יודע לאן לחפש.
- בתפריט הוספה, בחר שדות ולאחר מכן אחר … מתפריט המשנה. לחלופין, תוכל ללחוץ על Ctrl+F2.
- בחלון שמופיע, לחץ על הכרטיסייה מסד נתונים.
-
לחץ על הלחצן עיון בפינה השמאלית התחתונה של החלון ומצא את קובץ מסד הנתונים שיצרת זה עתה.
לאחר בחירתו, מסד הנתונים יופיע ברשימה שכותרתה בחירת בסיס נתונים בצד ימין של החלון
- מרשימת הסוגים בצד שמאל של החלון, בחר שדות מיזוג דואר.
- לחץ על "+" ליד מסד הנתונים שלך, וקובץ גליון עבודה יופיע מתחתיו. לחץ על "+" חוץ ממנה, ותראה את שם עמודת הנתונים שבחרת בעת יצירת גליון העבודה.
-
בחר את עמודת הנתונים שברצונך להוסיף ולאחר מכן לחץ על הוסף כדי למקם את עמודת הנתונים במסמך הראשי.
- זכור למקם את הסמן במקום בו ברצונך להוסיף את טור הנתונים לפני לחיצה על הוספה, אחרת תצטרך להעביר אותו למיקום הנכון.
- בדיוק כמו ב- Office, שדות הטקסט מטופלים כתווים אלפאנומריים במסמך הראשי. אתה יכול להזיז אותו באמצעות מקש הרווח ולמחוק אותו באמצעות מקש Delete.
שלב 3. השלם את המיזוג
בדוק כל מיקום של עמודת נתונים. לאחר שתסיים, הדפס את המסמך הראשי שלך. מיזוג דואר ידפיס עותק אחד לכל סט ערכים בקובץ הממוזג למסמך.
טיפים
- תוכניות לעיבוד תמלילים כוללות בדרך כלל תבניות בהן תוכל ליצור את המסמך הראשי.
- הקפד לפרק את העמודות למילות המפתח הספציפיות ביותר. לדוגמה, אתה יכול להשתמש בכינויים (מר, גברת, מיס), שם פרטי ושם משפחה לשמות. השתמש בשלוש עמודות נפרדות עבור השם עם סוג אחד של עמודת נתונים בכל עמודה.
