הנהלת חשבונות, רישום פרטי העסקאות הפיננסיות, היא תהליך קריטי הדרוש להצלחת עסקים גדולים וקטנים. לחברות גדולות יש בדרך כלל מחלקות חשבונאות גדולות עם עובדים רבים (ועובדות בשיתוף פעולה הדוק עם חברות ביקורת) ואילו לעסקים קטנים עשוי להיות רק עובד הנהלת חשבונות אחד. בינתיים, עסקים המנוהלים על ידי אדם אחד צריכים לטפל בחשבונאות באופן עצמאי. בין אם אתם מנסים לנהל את הכספים שלכם ובין אם אתם מעוניינים לעסוק בהנהלת חשבונות, לימוד יסודות החשבונאות יכול לעזור לכם.
שלב
חלק 1 מתוך 4: פיתוח מיומנויות חשבונאות
שלב 1. להבין את ההבדל בין הנהלת חשבונות וחשבונאות
המונחים הנהלת חשבונות וחשבונאות משמשים לעתים קרובות לסירוגין. עם זאת, הכישורים והאחריות של השניים שונים. מנהל החשבונות בדרך כלל רושם את פרטי המכירה. המשימה העיקרית שלה היא להבטיח כל רופיה שהרוויחה ומשתמשת את החברה הרשומה בזמן שהרואה החשבון אחראי על עריכת וניתוח דוחות כספיים וביקורת על רשומות כספיות כדי להבטיח את הדיוק והדיוק של הדיווח.
- מנהלי חשבונות ורואי חשבון עובדים לעתים קרובות יחד על מנת לספק שירות מלא לחברה.
- ההבדל בין השניים מסומן בתואר מקצועי, הסמכה רשמית או ארגון מקצועי.
שלב 2. הרגל ליצור גליונות עבודה ב- Excel
Microsoft Excel או תוכניות גיליון אלקטרוני אחרות מועילות מאוד לרואי חשבון מכיוון שהן יכולות לסייע במעקב אחר מספרים באמצעות גרפים או לבצע חישובים ליצירת דוחות כספיים. אם אתה יודע רק את היסודות, אתה תמיד יכול ללמוד להתקדם לביניים או מומחה ביצירת דפי עבודה, תרשימים וגרפים.
שלב 3. קרא את ספר החשבונאות
בקר בספרייה מקומית כדי ללוות ספר חשבונאות או לרכוש ספר בחנות שתבחר. חפש ספרים על יסודות חשבונאות שנכתבו על ידי אנשים מנוסים מכיוון שהם בדרך כלל מספקים מידע אמין.
- "מבוא לחשבונאות" מאת פרו מריוט, ג'וניור אדוארדס והווארד ג'מלט הוא ספר נפוץ ונחשב טוב לאנשים שרוצים להיות בעלי ידע כללי בחשבונאות וכן לסטודנטים שרוצים לחקור חשבונאות.
- "חשבונאות מכללות: גישת קריירה" מאת קתי ג'יי סקוט הוא ספר המשמש לעתים קרובות במכללה לשיעורי חשבונאות וניהול פיננסי. ספר זה מציע גם תקליטור שימושי חשבונאות Quickbooks עבור רואי חשבון מתחילים.
- "דוחות כספיים: מדריך צעד אחר צעד להבנה וליצירת דוחות פיננסיים" מאת תומאס ר 'איטלסון הוא ספר היכרות פופולרי בנושא דוחות כספיים, שיכול לשמש למתחילים המתעניינים בחשבונאות.
שלב 4. קח קורס חשבונאות
אתה יכול לחפש קורסים בקרבתך, או לקחת קורס חשבונאות מקוון בחינם. נסה את אתר Coursera או פלטפורמות חינוכיות אחרות המציעות קורסים בחינם על ידי אנשי מקצוע מובילים בתחום החשבונאות.
חלק 2 מתוך 4: תרגול יסודות חשבונאות
שלב 1. הכרת מערכת הנהלת החשבונות הכפולה
רואי החשבון מבצעים שתי רשומות או יותר עבור כל עסקה פיננסית. ניתן לרשום עסקה אחת כגידול במספרים בחשבונות מסוימים וירידה במספרים בחשבונות אחרים. לדוגמה, חברה מקבלת תשלום עבור סחורות הנמכרות באשראי. תשלום זה נרשם כתוספת לחשבון המזומן והפחתה בחשבון החייבים (הצרכנים החייבים לחברה). התוספות והחיסורים הרשומים חייבים להיות שווים (לסכום המכירות).
שלב 2. התאמן ברישום חיובים וזיכויים
מערכת הנהלת החשבונות הכפולה מתעדת עסקאות בצורה של חיובים וזיכויים. שני המונחים מתארים הוספה או חיסור של חשבונות מסוימים עקב עסקאות. השימוש במונחים אלה הוא קל יחסית אם יש לזכור שני דברים:
- חיוב פירושו רישום בצד שמאל של חשבון t (חשבון T משוער) ואשראי פירושו שעליך להשתמש בצד ימין. T-account הוא יומן הערכה רגיל של T-Account שצדדיו האנכיים משמשים לרישום גודל העסקה.
- נכסים = חוב+הון עצמי. זו המשוואה החשבונאית. שתלו אותו בראשכם. משוואה זו מהווה מדריך לקביעת עמדות החיוב והאשראי של עסקה. בצד "הנכסים", חיוב פירושו חיבור ואשראי פירושו חיסור. בצד "חוב+הון", פירושו חיוב הוא חיסור ואשראי פירושו חיבור.
- חיוב חשבון הכולל נכס (כגון חשבון מזומן) פירושו הוספת מזומנים. עם זאת, חיוב חשבון הכולל חוב (כמו למשל חשבון עו"ש) פירושו הפחתת החוב.
- התאמן בניסיון להכניס סוגים שונים של עסקאות למערכת הנהלת החשבונות הכפולה, כגון הוצאת חשבונות חשמל או קבלת תשלומים מהצרכנים.
שלב 3. צור ותחזק יומן כללי
כתב עת כללי הוא אמצעי לרישום עסקאות עם מערכת הנהלת חשבונות מרובה. כל עסקה (חיוב ואשראי) נרשמת באמצעות החשבונות הרלוונטיים ביומן הכללי. לכן, עבור עסקאות תשלום חשבונות במזומן, עליך לבצע רישום אשראי בחשבון המזומן ורישום חיוב בחשבון ההוצאות. תהליך זה הופך לפשוט יותר אם אתה משתמש בתוכנית הנהלת חשבונות, אך עדיין קל יחסית לבצע זאת באופן ידני.
שלב 4. מבדיל עסקאות מזומנים וצבירה
עסקת מזומן מתרחשת כאשר לקוח קונה ממתק בחנות ואתה מקבל מזומנים מיד. עסקאות צבירה עוסקות בדברים כמו זיכויים, חשבוניות, חשבונות, ולא תשלומים ישירים במזומן. עסקאות צבירה רושמות גם נכסים בלתי מוחשיים כמו מוניטין.
חלק 3 מתוך 4: לימוד דוחות כספיים
שלב 1. דע כיצד מכינים דוחות כספיים
הדוחות הכספיים מתארים את המצב הכספי הנוכחי של החברה ואת הביצועים הפיננסיים בתקופה החשבונאית. דוחות כספיים ערוכים על סמך המידע הכלול בכתב העת הכללי. בסוף תקופת החשבונאות, כל חשבון מחושב ליצירת מאזן. סך כל החיובים והזיכויים חייבים להיות מאוזנים. אם הם יוצאים מאיזון, על רואה החשבון לבחון מחדש את היתרה עבור כל חשבון ולבצע התאמות או תיקונים במידת הצורך.
כאשר כל החשבונות מותאמים ומתאימים, רואה החשבון יכול להכניס את פרטי הסיכום לדוחות הכספיים
שלב 2. למד כיצד ליצור דוח הכנסה
דוח רווח והפסד הוא עקרון בסיסי בחשבונאות. דו ח זה מתעד את רווחי החברה לאורך זמן, הנע בין שבוע לשנה. דוח רווח והפסד נקבע על ידי שני גורמים: הכנסות החברה והוצאותיה.
- הכנסה היא הזרמת כסף ממכירת סחורות או שירותים על פני תקופה מסוימת - אם כי אין זה אומר בהכרח כי מזומן משולם בפועל לאורך תקופה מסוימת. הכנסה יכולה להיות בצורה של מזומנים או עסקאות צבירה. אם צבירות נכללות בדוח רווח והפסד, המשמעות היא שההכנסה בשבוע או חודש מסוימים מביאה בחשבון חשבוניות וחשבונות שנשלחו או התקבלו באותה תקופה למרות שלא התקבל מזומן. דוח ההכנסה מציג את רמת הרווחיות של החברה, לא כמה כסף החברה קיבלה בתקופה מסוימת.
- הוצאות הן שימוש בכסף על ידי החברה לכל מטרה, כגון עלות רכישת חומרים או משכורות עובדים. בדומה להכנסות, ההוצאות מדווחות גם בעת הוצאות, לא כאשר החברה ממש מחלקת מזומן או משלמת.
- עקרון ההתאמה בחשבונאות מחייב חברות להתאים הוצאות והכנסות נלוות יחד בכל עת שניתן לקבוע את רמת הרווחיות בפועל של החברה בתקופה מסוימת. בעסק מצליח, תהליך זה הוא רק תמונה של יחסי סיבה ותוצאה. לדוגמה, גידול במכירות יגדיל את הכנסות החברה ואת הוצאותיה העסקיות, כגון הגדלת הצורך ברכישת מלאי לחנויות ועמלות מכירה.
שלב 3. ערוך מאזן
בשונה מדוח רווח והפסד המתאר את המצב הפיננסי בתקופה מסוימת, המאזן הוא תמונת מצב של הכספים של החברה בשלב מסוים. למאזן שלושה מרכיבים חשובים: נכסים, התחייבויות, הון (בעלי מניות או בעלי החברה) בכל נקודת זמן נתונה. חשוב על המאזן כמשוואה המבטאת נכסי חברה השווים לחוב בתוספת הון עצמי. במילים אחרות, הנכס שלך מורכב ממה שהשאלת ומה שלך.
- הנכסים הם הבעלות על החברה. חשוב על הנכסים כעל כל משאבי החברה, כגון כלי רכב, מזומנים, מלאי וציוד שבבעלות החברה בכל עת. נכסים יכולים להיות מוחשיים (מפעל, ציוד) ולא מוחשיים (פטנטים, סימני מסחר, רצון טוב).
- חייבים הם כל הלוואות (או התחייבויות) שחברה חייבת בזמן כתיבת המאזן. החוב כולל הלוואות לתשלום, כסף לתשלום עבור מלאי שנרכש באשראי ושכר עובדים שלא שולמו.
- הון הוא ההבדל בין נכסים לחובות. הון משווה לעתים קרובות ל"שווי הספר "של חברה. אם החברה נכנסת לקטגוריה של חברה גדולה, ההון עשוי להיות בבעלות בעלי מניות; אם העסק בבעלות אדם אחד בלבד, ההון הכתוב במאזן הוא ההון שבבעלותו של אותו אדם.
שלב 4. כתוב הצהרת תזרים מזומנים
בעיקרו של דבר, דוח זה מתאר כיצד חברות משתמשות ומוציאות כסף כולל פעילויות השקעה ומימון על פני תקופה מסוימת. דוח זה נערך באמצעות מידע מהמאזן ומדוח רווח והפסד לאותה תקופה.
חלק 4 מתוך 4: לימוד עקרונות חשבונאות
שלב 1. עקוב אחר כללי חשבונאות מקובלים (GAAP)
באינדונזיה, GAAP נקרא "תקני חשבונאות פיננסיים" שנוצרו על ידי מועצת התקנים הפיננסיים הפיננסיים. העקרונות וההנחות המשמשים להנחיית שיטות הנהלת חשבונות להבטחת השקיפות והשלמות של עסקאות פיננסיות הן:
- עקרון הישות הכלכלית מחייב רואה חשבון שעובד בבעלות יחיד (עסק בבעלות אדם אחד) להפריד בין עסקאות עסקיות לבין העסקאות האישיות של בעל החברה.
- הנחת היחידה המוניטרית היא הסכם לפיו פעילות כלכלית רשומה חייבת להתבטא ביחידות מטבע מסוימות. לכן החשבונאות מתעדת רק פעילויות שניתן לכמת אותן לרופיה.
- הנחת תקופת הזמן היא הסכם שדוחות עסקאות חייבים להתבסס על פרק זמן מסוים ותקופה זו צריכה להיות רשומה במדויק. תקופה זו היא בדרך כלל קצרה: לפחות שנה אם כי חברות רבות משתמשות בתקופה של שבוע. על הדוח לציין מתי מתחילה ומסתיימת תקופת הדיווח. לא מספיק לכלול את תאריך יצירת הדוחות; על רואה החשבון לציין בדוח האם הדוח מייצג שבוע, חודש, רבעון פיננסי או שנה.
- עקרון העלות או עקרון העלות ההיסטורית פירושו רישומים המבוססים על ערך הכסף כאשר העסקה מתבצעת מבלי להתחשב באינפלציה.
- עקרון הגילוי המלא מחייב את רואי החשבון לספק את כל המידע הפיננסי הרלוונטי לגורמים המעוניינים, במיוחד למשקיעים ונושים. יש להציג מידע בגוף הדוחות הכספיים או בהערות בסוף הדוח.
- עקרון הדאגה המתמשכת או עקרון ההמשכיות העסקית מניח כי החברה תשרוד בעתיד. עקרון זה מחייב את רואי החשבון לספק את כל המידע אודות שינויים או כשלים מסוימים שיתרחשו בעתיד. אם רואה החשבון סבור שחברה פושטת רגל, הוא מחויב למסור מידע זה למשקיעים ולבעלי עניין אחרים.
- עקרון ההתאמה מורה לרואי החשבון להתאים הוצאות להכנסה בכל הדוחות הכספיים.
- עקרון הכרת ההכנסות הוא עקרון הקובע כי יש לרשום הכנסות עם השלמת עסקאות, לא כאשר כסף משולם בפועל.
- החומריות היא מדריך המעניק לרואי החשבון את החופש להעריך באופן מקצועי אם עסקאות בעלות סכום מסוים הן משמעותיות להכללה בדוח. עיקרון זה אינו אומר שרואי חשבון רשאים למסור דוחות לא מדויקים. עקרון המהותיות נותן לרואי החשבון החופש, למשל, לעגל את ערך העסקה לרופי הקטן ביותר בדוחות הכספיים.
- שמרנות או שמרנות היא עיקרון המייעץ לרואה חשבון לדווח על הפסדים פוטנציאליים (למעשה זוהי חובה), אך לרואה החשבון אסור לדווח על רווחים פוטנציאליים כרווחים בפועל. זה נעשה כדי למנוע ממשקיעים תמונה לא מדויקת של מצבה הכלכלי של החברה.
שלב 2. עקוב אחר התקנות והתקנים הלאומיים ו/או הבינלאומיים
לחברות בארצות הברית יש תקנות שנקבעו על ידי המועצה לתקינה בחשבונאות פיננסית ואילו לאינדונזיה יש תקנות של המועצה לתקינה בחשבונאות פיננסית. ללוחות אלה יש כללים ותקנים שמטרתם להבטיח שלבעלי עניין יש מידע אמין ומדויק ורואי חשבון עובדים אתית וכנה. את תפיסת המסגרת של FASB ניתן למצוא באתר FASB וניתן להשיג את תקני החשבונאות הפיננסית באתר המכון האינדונזי לרואי החשבון.
שלב 3. בצע את השיטות הנפוצות בתעשייה
להלן הציפיות שיש לרואה חשבון מרואי חשבון אחרים בעיצוב הנוהג הכללי של הנהלת חשבונות:
- עקרונות האמינות, האמינות והאובייקטיביות מחייבים רואה חשבון לדווח על נתונים שסביר שרואי חשבון אחרים יסכימו עליהם אם היו נחשפים לאותו מידע. עקרון זה מיושם על מנת לשמור על כבודו של מקצוע ראיית החשבון ולהבטיח כי עסקאות עתידיות יתנהלו בצורה הוגנת וישרה.
- עקרון העקביות מחייב את רואי החשבון לבצע מנהלים ונהלים עקביים בהכנת דוחות כספיים. אם חברה משנה את הנחות תזרים המזומנים שלה, על רואי החשבון של החברה חובה לדווח על השינוי.
- עקרון ההשוואה או ההשוואה מחייב את רואי החשבון לעקוב אחר תקנים מסוימים, כגון GAAP או SAK, כדי להבטיח שניתן להשוות את הדוחות הכספיים של חברה אחת עם הדוחות הכספיים של חברות אחרות.
