כתיבת מייל היא למעשה פשוטה למדי, אך יש פורמט כללי שכדאי לשים אליו לב. כמו כן, דע את ההבדל בין מיילים רשמיים לא רשמיים. להלן דברים שכדאי לדעת.
שלב
שיטה 1 מתוך 5: שלבי שליחת דוא"ל בסיסיים
שלב 1. צור כתובת דוא"ל
אם עדיין אין לך כתובת דוא"ל, יהיה עליך להירשם אצל ספק שירותי דוא"ל לפני שתמשיך. למרבה המזל, שירותי דואר אלקטרוני רבים בחינם מאפשרים לך לקבל כתובת דוא"ל מבלי להוציא כסף. חלק משירותי הדואר האלקטרוני הפופולריים ביותר כוללים:
- Gmail
- Hotmail
- דואר יאהו
שלב 2. לחץ על "חיבור" או "חדש"
"לפני חיבור הודעת דוא"ל, יהיה עליך לפתוח תיבת דואר חדשה וריקה לצורך חיבור. הדרך לפתיחת תיבת הדואר משתנה בהתאם לשירות בו אתה משתמש, אך בדרך כלל יהיה כפתור בחלק העליון של הדף עם תווית כמו "כתיבה", "חדש" או "הודעה חדשה".
אם אינך יודע כיצד ליצור הודעה חדשה, עיין בדף התמיכה של שירות הדוא"ל שלך כדי ללמוד כיצד לעשות זאת בפירוט
שלב 3. רשום את כתובת הדוא"ל של הנמען
אינך צריך לרשום את כתובת הדוא"ל שלך, אך עליך לרשום את כתובת הדוא"ל של האדם שיקבל את הדוא"ל שלך.
- בדרך כלל, אתה יכול פשוט להשתמש ברווח כדי להפריד בין כתובות דוא"ל מרובות, אך שירותים מסוימים דורשים הפרדת כתובות דוא"ל מרובות באמצעות פסיק או סימן פיסוק אחר. אם השירות בו אתה משתמש דורש שימוש בסימני פיסוק אלה, ספק השירות היה צריך לספק הדרכה.
- הזן את כתובת הדוא"ל של הנמען הראשי בשדה "אל:". הנמען העיקרי הוא בדרך כלל האדם שאליו מיועדת ההודעה, או שאליה מתייחסים בגוף המייל.
- הקלד כתובת דוא"ל נוספת בשדה "CC:". עמודה זו היא העמודה "העתק". הנמענים בדרך כלל מוזנים בשדה ההעתקה אם הדוא"ל אינו מופנה ספציפית לנמען ההעתק, אך יש בו דברים שהוא צריך לדעת.
- השתמש בשדה "BCC:" כדי להסתיר כתובות דוא"ל. אם אינך רוצה שהנמענים יראו למי פונה דוא"ל, הקלד את כתובת הנמען בשדה "עותק עיוור".
שלב 4. כתוב כותרת אינפורמטיבית
כל שירות דוא"ל מאפשר לך לכתוב את הכותרת/נושא הדוא"ל שלך בתיבה "נושא".
-
שם הדוא"ל שלך צריך להיות קצר, אך תן לנמען מושג לגבי תוכן הדוא"ל.
- לדוגמה, הודעת דוא"ל לא רשמית לחבר עשויה להיות כותרת "מה שלומך?", אך אם שלחת דוא"ל למשימה, יתכן שכותרת הדוא"ל תהיה "הקצאת מתמטיקה".
- ניתן לשאול שאלות למרצים או לממונים גם "שאלות על …", ולאחר מכן תווית קצרה המכילה הסבר על הנושא שאתה שואל.
- זכור כי הודעות ללא כותרת יופיעו בתיבות הדואר הנכנס של הנמענים המסומנים בשם "(ללא נושא)".
שלב 5. כתוב את גוף הדוא"ל שלך
יש לכתוב את גוף המייל בתיבת הטקסט הגדולה מתחת לשדה הכותרת.
- דוא"ל בדרך כלל צריך להכיל ברכה, הודעה וסגירה.
- מכיוון שדוא"ל נועד לתקשורת מהירה, עליך לוודא שבדרך כלל הדוא"ל שלך אינו ארוך מדי.
שלב 6. לחץ על כפתור "שלח"
לאחר שתסיים לחבר את הודעת הדוא"ל, קרא שוב את הודעת הדוא"ל כדי לוודא שלא עשית טעויות דקדוקיות או כתיב, וכי ההודעה מעלה את הנושא שברצונך לכסות. כאשר הדוא"ל שלך מוכן לשליחה, לחץ על "שלח" בתיבת ההודעות כדי לשלוח את הדוא"ל לנמען.
שיטה 2 מתוך 5: כתיבת מייל לא רשמי
שלב 1. דע מתי לשלוח מיילים לא פורמליים
יש לפנות למיילים לא רשמיים לאנשים שאכפת לך מהם, כולל חברים, משפחה ושותפים. אם הדוא"ל שלך אינו רשמי ואתה שולח אותו למישהו שאתה מכיר היטב, תוכל לשלוח הודעת דוא"ל לא רשמית.
הזמן הטוב היחיד לשלוח מייל רשמי לחברים או למשפחה הוא כאשר אתה שולח הודעה קבוצתית עם נימה רשמית, כגון בקשה לתרומות או פרסומת. מכיוון שהאימייל יישלח גם לאנשים שאינם קרובים אליך במיוחד, יהיה עליך להתאים את הטון כדי לרצות את אותם אנשים
שלב 2. כתוב כותרת לא פורמלית
אינך צריך לכתוב כותרת, אך עליך לתת לדוא ל שלך כותרת. כתוב כותרת קצרה, תמציתית וידידותית.
- לדוגמה, אם אתה כותב מייל לחבר ותיק, תוכל להשתמש בכותרת שגורמת לך לצחוק, או בכותרת פשוטה כמו "מזמן לא רואים!".
- אם אתה כותב מייל עם מטרה מסוימת, רשום את מטרתך. לדוגמה, אם אתה כותב מייל על התכנסות, כותר את הדוא"ל שלך בכותרת המזכירה את האירוע.
שלב 3. שקול להזכיר את שם הנמען בדוא"ל
עבור הודעות דוא ל לא פורמליות, הדבר אינו הכרחי בהחלט, אך עדיין יכולה להיות דרך מנומסת להתחיל הודעה.
-
ברכתך יכולה להיות פשוטה כמו שם הנמען:
בוב,
-
תוכל גם לכלול ברכה ידידותית:
- "היי בוב!"
- "מר בוב,"
- "בוקר, בוב!"
שלב 4. כתוב את המייל בצורה ברורה, אך השתמש בסגנון שפה לא פורמלי
תוכן הדוא ל שלך אמור להיות קל להבנה, אך בטון שיחה בלתי פורמלי.
- קרא את המייל ושאל את עצמך, האם הדוא"ל הזה דומה למה שהייתי אומר אם הייתי מדבר באופן אישי? אם התשובה היא כן, מצאת את הטון הנכון לדוא"ל לא פורמלי.
- השתמש בקיצורים. קיצורים אינם חלק מכתיבה רשמית. אך נפוץ בשיחות יומיומיות. מכאן שהקיצור מתאים לדוא"ל לא פורמלי.
- השתמש בסלנג אם תרצה. אתה יכול להשתמש בסלנג אינטרנט, כגון: "thx" עבור "תודה". "טיטי DJ" עבור "היזהר בכביש", "s7" עבור "מסכים" וכו '.
- השתמש גם בסמלי הבעה במידת הצורך:).
שלב 5. שקול לכתוב את שמך בסוף המייל
בדומה לברכה, סגירה או חתימה לא ממש נחוצים להודעות לא רשמיות, הם יכולים להיות דרך טובה לסגור הודעה.
-
סגירת הדוא ל שלך יכולה להיות רק שם:
- "ג'ן"
- "-ג'ן"
-
אתה יכול גם להיות קצת יצירתי עם סגירת דוא ל:
- "זה מזמן! ג'ן."
- "דוא"ל זה יימחק אוטומטית. 3 … 2 … 1 …"
שיטה 3 מתוך 5: כתיבת מייל רשמי
שלב 1. דע מתי הגיע הזמן לשלוח מייל רשמי
עליך להשתמש בדוא ל רשמי כאשר אתה כותב הודעות לאנשים שאינך מכיר היטב, כגון בוסים, עמיתים לעבודה, לקוחות ולקוחות, מדריכים ומנהיגים קהילתיים/פוליטיים.
-
זכור כי אתה עלול להרגיש שדוא"ל רשמי אינו נחוץ כאשר אתה כותב מיילים לאנשים הנ"ל, ברגע שיש לך מערכת יחסים עם אותו אדם. כאשר הודעת דוא"ל רשמית מרגישה נוקשה מדי, כתוב מייל "רשמי למחצה".
- בהודעות דוא"ל חצי רשמיות, הסגנון שלך יכול להיות קצת יותר רגוע, אך עדיין אסור לך להשתמש בסלנג אינטרנט.
- אתה עדיין צריך לכלול חתימה על מיילים רשמיים למחצה, אך אינך צריך לספק את כל פרטי ההתקשרות שלך תחת שמך.
שלב 2. כתוב כותרת אינפורמטיבית
שם הדוא ל שלך צריך להיות קצר אך מדויק. לך ישר לנושא שאתה מעלה.
-
לדוגמה:
- כאשר אתה שולח למרצה שלך דוא"ל בנוגע למשימת חיבור, כתוב "שאלות חיבור".
- כאשר אתה מגיש עבודה שאתה יודע עליה מהמודעה, כתוב "בקשה לתפקיד ניהול (מתוך מודעה)".
- אם אתה כותב דוא"ל ושואל את שירות הלקוחות לעזרה או מדווח על בעיה טכנית, כתוב "בעיה עם חלק מס '000000".
שלב 3. כתוב ברכה רשמית
הברכה הרשמית חייבת לכלול את "יקר/יקר", ואחריו שם הנמען. השתמש בשם המשפחה של הנמען ובכותרת המתאימה, ולאחר מכן סיים את הברכה עם נקודה.
-
לדוגמה:
- "מר סמית' היקר"
- "גברת ג'ונס היקרה"
- "ד"ר אוונס היקר"
שלב 4. וודא כי תוכן הדוא"ל הוא ביעד ומדויק
וודא שאורכו אינו עולה על כמה פסקאות וכי התוכן נועד באמת לכסות את נושא המייל. השתמש בשפה רשמית וודא שהאיות והדקדוק שלך נכונים.
- הימנע משימוש בקיצורים.
- אל תשתמש בסלנג או בהרגשות אינטרנט.
שלב 5. השתמש בברכת סיום מתאימה
ברכת הסיום הנפוצה ביותר היא "ברכות", אך ישנן עוד כמה ברכות סיום שתוכלו להשתמש בהן. השתמש בברכת סיום מנומסת וסיים בפסיק.
-
ברכות סיום אחרות בהן תוכלו להשתמש כוללות:
- כל טוב,
- תודה,
- איחולים לבביים,
שלב 6. ספק פרטי קשר בחתימתך במידת הצורך
כלול את שמך המלא תחת ברכת סגירת הדוא ל. תחת שמך, ייתכן שתרצה לכלול את כותרתך ופרטי יצירת הקשר שעשויים להידרש.
- תפקידך, אם קיים, חייב לכלול את תפקיד ושם החברה/מוסד בו אתה עובד.
- כלול לפחות מספר טלפון, מספר פקס וכתובת דוא"ל. ייתכן שתרצה לכלול גם כתובת דיוור ואתר.
שיטה 4 מתוך 5: סוגי דוא"ל לא רשמי
שלב 1. כתוב מייל לחבר שעבר דירה
אם החברים, המשפחה או השותף שלך עברו דירה לאחרונה, כתוב מייל כדי לברר לגבי מצבם. שאל איך מתנהל תהליך ההגירה שלהם, איך הסביבה החדשה שלהם וכו '.
שלב 2. שלח דוא"ל לחבר שמעולם לא נתן לך כתובת דוא"ל
אם אתה מקבל כתובת דוא"ל של חבר ממישהו אחר, חשוב מאוד לכתוב את הדוא"ל ולוודא שהדוא"ל של חבר שלך נכון. אל תשכח להסביר גם מי אתה.
שלב 3. למד לכתוב מיילים לגברים
אם אתה אישה וזו הפעם הראשונה שאתה כותב מייל לבחור, אתה עלול להרגיש חרד, במיוחד אם הבחור הוא בחור שאתה עשוי לאהוב. נסה לכתוב מייל שנראה רגוע אך עדיין חכם ורגוע.
גם אם זה נראה מסוכן, אתה יכול לכתוב מייל להביע את אהבתך
שלב 4. למד לכתוב מיילים לנשים
אם אתה בחור בדוא ל לאישה בפעם הראשונה, ייתכן שהתהליך יהיה קשה מדי. תרגעי ותכתוב הודעה שנראית מקרית אך מסודרת.
שלב 5. כתוב מייל שידול
אם אתה רוצה להיראות מצחיק לנמען הדוא"ל, השתמש באותה שפה כמו השפה המפתה שבה אתה משתמש מול הנמען. אתה יכול גם להשתמש בסמלי הבעה או ביטויים כמו "חיבוקים ונשיקות".
אתה יכול גם לכתוב מיילים לפיתוי לאנשים שאתה מכיר באתרי היכרויות. אם אתה כותב מייל זה, עליך להיראות מפתה כמו גם אינפורמטיבי, כך שהוא יידע מי אתה
שלב 6. כתוב מייל אהבה
בעידן הדיגיטלי הזה, מיילים של אהבה חשובים לא פחות ממכתבי אהבה. אם השותף שלך נמצא בחוץ ואתה רוצה להביע את אהבתך, הדרך המהירה ביותר לעשות זאת היא באמצעות דוא ל.
שיטה 5 מתוך 5: סוגי מיילים רשמיים
שלב 1. שלח את בקשת העבודה שלך בדוא"ל
כאשר אתה שולח בדוא ל את בקשתך ואת קורות החיים שלך, עליך להסביר לאיזה מקום פנוי אתה מגיש מועמדות, מדוע אתה רוצה את התפקיד, ואיזה כישורים יש לך שיגרום לך להתאים את התפקיד. עליך לכלול גם את קורות החיים שלך כקובץ מצורף.
- תוכל גם לכתוב מייל להגיש בקשה להתמחות. הסבר איזה סוג התמחות אתה רוצה וכיצד הוא יכול לעזור לך לעמוד ביעדי הקריירה שלך. כלול גם את הסיבות מדוע עליך להיבחר להתמחות.
- שלח דוא"ל המשך אם אינך מקבל תשובה לגבי המשרה שאתה מגיש.
שלב 2. דע כיצד לשלוח דוא"ל למרצים
שליחת דוא"ל לפרופסורים עשויה להיות מרתיעה, אך עדיין קשה לא פחות מאשר שליחת הודעות דוא"ל רשמיות אחרות. הפרופסור שלך עשוי להיות אדם עסוק, לכן הפוך את השאלות לבהירות ככל האפשר.
אם אתה מוכר היטב על ידי המרצה, תוכל גם לשלוח לו בדוא"ל בקשה למכתב המלצה
שלב 3. שלח מייל "שאילתה"
הודעת דוא"ל זו היא פנייה בדוא"ל לעורך לקבלת אישור לפרסום. עליך להסביר את עבודתך כך שהעורך יבין את העבודה.
שלב 4. השתמש בדוא"ל ליצירת קשר עם אנשי צוות
אם אתה מרגיש שמשהו לא בסדר עם משאבי האנוש של החברה שלך, הדרך המהירה ביותר לפתור אותה היא לשלוח דוא"ל לאדם המתאים בצוות. ודא שהדוא"ל שלך מתאר היטב את הבעיה.
אַזהָרָה
אין לספק סיסמאות, שמות משתמש או מידע אישי כגון מספרי כרטיסי אשראי ו- TIN בדוא ל.
