חברות רבות מבקשות מעובדיהן לערוך דוחות על הישגי עבודה על ידי הערכת עצמן, כך שיוכלו לדווח על מה שעשו במהלך תקופה מסוימת. אם אתה עובד כרושם פגישות, ייתכן שתתבקש גם להכין את הדו"ח. מאמר זה מסביר כיצד להכין דו"ח ביצועים טוב מכיוון שהוא משחק תפקיד חשוב בקביעת ההצלחה או הכישלון של הקריירה שלך.
שלב
חלק 1 מתוך 3: הבנת פורמט דוח הישגי העבודה
שלב 1. התחל בהכנת הדו"ח על ידי כתיבת סיכום קצר של הישגיך
בראש הדוח הציג סיכום של המידע ששלחת כדי לתת תמונה כוללת של ביצועי העבודה שלך.
- לדוגמה: אתה עובד בארגון ללא מטרות רווח והבוס שלך מבקש ממך לערוך דוח ביצועים. דווח בקצרה בפסקה אחת על כל המשימות שהושלמו, למשל: אירגנת פעילויות המועילות לבעל הארגון, הצלחת להשיג הכרה בענף ובנית מערכות יחסים עם שותפים עסקיים.
- אל תכלול דברים ספציפיים בסיכום מכיוון שאתה רק צריך להציג מידע חשוב כדי לתת סקירה כללית על הישגי העבודה באופן כללי. כמדריך, הדוחות צריכים להיות מוצגים בשני עמודים, אלא אם כן המעסיק מציין פורמט אחר. ודא תחילה אם עליך לדווח על פי פורמט מסוים.
שלב 2. ספק עובדות תומכות מפורטות
כדי לתמוך בכל מידע בסיכום המוצג בתחילת הדוח, רשום את הפרטים בהתאם להוראות הבאות:
- השתמש בפורמט רשימה. הכינו דוחות לכל פעילות בנפרד. כלול את הפעילות ככותרת הדוח ואחריו תיאור הפעילות תחת הכותרת. לדוגמה: הפעילות שאתה מבצע היא "הכנת אירוע וביצוע".
- תחת הכותרת, ערוך רשימה באמצעות מספרים או אותיות כדי לתאר בקצרה ובאופן ספציפי את האירוע שאתה מארגן כולל מטרתו ויתרונותיו בתמיכה בהשגת ייעוד הארגון.
שלב 3. צור דוח בפורמט סטנדרטי כדי שייראה מקצועי
אל תציג דיווחים אקראיים. במקום זאת, הכינו דו ח מוקלד בצורה יפה בגופן מקצועי באמצעות נייר בגודל סטנדרטי.
- שים את כותרת הדו"ח באמצע העיתון באותיות מודגשות כך שהמידע יהיה מאורגן בצורה מסודרת.
- בחלק העליון של הדוח, כתוב את התאריך בו הושלם הדוח. כלול גם את שמו, כותרתו וכותרתו של האדם שהכין את הדו"ח.
שלב 4. עיתונאות במהלך תקופת הדיווח
יהיה לך קל יותר לאסוף דוחות אם תרשום מיד כאשר הפעילויות פועלות.
- הכינו מחברת או תיקיה לתיעוד הישגי עבודה במהלך תקופה מסוימת. זה יקל עליך להכין דוחות אם הבוס שלך מבקש ממך.
- אם זה לא נעשה, הישגים חשובים בתחילת תקופת הדיווח עלולים להישכח.
חלק 2 מתוך 3: אספקת תוכן איכותי
שלב 1. תאר את היעד שאתה רוצה להשיג ואת ציפיות התפקיד שאתה צריך לעמוד בו
הזכירו לקוראים שבתחילת תקופת הדיווח, יש יעד שאתם רוצים להשיג. ודא שאתה יודע את מטרות הארגון ואת תרומת העבודה הצפויה ממך. אם אתה עדיין לא יודע, שאל את המעסיק לגבי הדברים האלה.
- לאחר מכן, הסבר כי השגת את היעד שלך על ידי מתן נתונים בפועל. ערוך דוח המציג השוואה בין הנתונים בין היעד למימושו.
- לדוגמה: הצלחת לגייס יותר כספים ממטרה והישג זה הוא דבר חיובי עבור משקיעים ומעסיקים. עם זאת, לא ניתן לראות את תוצאות העבודה הזו כהצלחה וקשה לקבוע עד כמה ההצלחה שלך גבוהה אם אין נתוני השוואה.
שלב 2. כלול מידע חזותי בדוח
צרף כמה טבלאות או גרפים המקלים על הקוראים להציג את הנתונים שאתה מציג.
- זכור כי קוראים עסוקים בדרך כלל רק דוחפים דיווחים. לפעמים, אמצעים חזותיים מסוגלים להעביר מידע בצורה יעילה יותר.
- עם זאת, אל תציג יותר מדי גרפיקה. בחר 1-2 תרשימים שיכולים להסביר מידע חשוב.
שלב 3. התמקד ב- "CAR"
CAR מייצג: אתגר (אתגר), פעולה (פעולה), תוצאות (תוצאות). אתה יכול להכין דו ח שיטתי של הישגי עבודה על ידי דיון בשלושה דברים אלה.
- קבע את האתגרים העומדים בפניך. תאר את הפעולות שנקטת כדי להתגבר על האתגרים ומה היו התוצאות. לדוגמה: כמנהל מסעדה, כתוב בדוח: "אתגר: התורים מתארכים בשעות העומס בארוחת הערב והלקוחות המתלוננים עולים ב -10%. פעולה: בקשו ממלצר אחד להתחיל לעבוד שעה אחת קודם לכן כדי לשפר את איכות השירות בשעות השיא. תוצאה: לקוחות שהתלוננו ירדו ל -2 אנשים או ירדו ב -80%”.
- צור דו"ח על ידי מתן מידע ספציפי. הישגים שאינם ניתנים למדידה, למשל: "אני מסוגל לעבוד טוב בצוות" אינם מועילים מכיוון שכולם יכולים להגיד את אותו הדבר. לכן, עליך להיות מסוגל להראות את הקשר בין תוצאות לבעיות שיש לטפל בהן ולדווח על ביצועים על ידי מתן נתונים ומידע ספציפיים.
שלב 4. תאר את המתודולוגיה שבה השתמשת
אם אתה צריך לאסוף נתונים כבסיס לכתיבת דוח, תאר בקצרה את מתודולוגיית איסוף הנתונים שאתה מיישם.
- יידע את הקורא על הסיבות לבחירת שיטת הסקר, יתרונותיה ותוצאותיה. הסבר גם מדוע השיטה נחשבת לאמינה. המשך תרחיש המסעדה בדוגמה שלמעלה, הסבר מדוע אתה משתמש בנתוני תלונה של לקוחות כשיטת סקר.
- כלול את התאריך או התקופה של הסקר ואת מה שתרצה להרוויח מהסקר.
שלב 5. התמקדו בדיווח על הישגי עבודה
כדי שהמידע בדוח יתמקד בהישגי עבודה, חשוב על מה שהיית הכי גאה בו במהלך תקופת הדיווח, למשל: היכולת להרגיע אורח חרד או לתת הדרכה לכפוף. אל תמסור מידע מפורט מדי לקורא.
- דרך נוספת היא להשתמש בשיטת "STAR", המייצגת: מצב (בעיה), משימה (משימה), פעולה (פעולה), תוצאות (תוצאה). תאר בקצרה את המצב שהיית בו, את המשימה שהיית צריך לבצע, את הפעולות שביצעת כדי להשלים את המשימה ואת התוצאות שהשגת. בדיוק כמו שיטת "CAR", המטרה היא להראות את הקשר בין "בעיה" ל"תוצאה "ולהסביר כיצד להשיג אותה.
- התמקד ביצירת דוחות המסוגלים להראות את הדברים הבאים: קושי, פריבילגיה, עדיפות, נראות גבוהה, מועדים, חדשנות, תיאור תפקיד וההשפעה שיש לעבודה שלך על הארגון.
- לדוגמא: ציינו בדו"ח כי מחזור העובדים השנתי עמד על 35% כאשר קודמתם למנהל סניף. לאחר שאתה מבצע סקרי שביעות רצון עובדים, מנחה עובדים ומקיים פגישות שבועיות עם כל הצוות, מחזור העובדים יורד ל -15%. דוגמה זו מראה שדוח ההישגים אינו צריך להשתמש במשפטים ארוכים כל עוד הקורא יכול להבין את הקשר נכון.
שלב 6. הסבר את יתרונות הפעולה שלך
אל תביא רק את התוצאות. עליך גם להסביר מדוע ההישג מועיל לארגון.
- לדוגמה: יש לך פגישה עם הצוות. הסבירו מהו המעקב ויתרונותיו לארגון? תחשוב טוב על מה שאתה רוצה לדווח. אם זה לא שימושי, עליך לדווח על עבודות אחרות.
- אם הפגישה עם הצוות מסוגלת להגביר את המוטיבציה לעבודה כך שהיעדרות העובדים משתפרת וחוסכת לבעלי חברות. זוהי תוצאה של עבודה הנחשבת שימושית.
שלב 7. בדוק את הדוח לפני שליחתו
מטרות כתיבת דוחות לא הושגו אם אתה שולח דוח הכולל שגיאות רבות ופורמטי כתיבה לא מקצועיים.
- בדוק את הדקדוק, הפיסוק וכתיב המילים. שמור את הדוח ללילה אחד ולאחר מכן קרא אותו שוב בבוקר. אל תעשה דוחות של הרגע האחרון.
- הדפס את הדוח על נייר ובדוק אם יש עוד דברים שצריך לתקן. לפעמים העיניים שלנו כל כך עייפות מלבהות במסך מחשב יותר מדי זמן עד שמתעלמים מטעויות.
חלק 3 מתוך 3: שימוש במילים הנכונות
שלב 1. אמור דברים שליליים בצורה חיובית
אם יש יעד שאינו מושג, עדיף לא לדווח עליו. במקום להשאיר את הקורא ממוקד בזה, נסה ליידע אותו בדרך אחרת.
- תאר תוצאות עבודה לא מספקות באמצעות משפטים חיוביים, למשל על ידי התמקדות ההסבר בצעדים קונקרטיים שתנקוט כדי לפתור את הבעיה, במקום להאשים אנשים אחרים או לתרץ.
- אל תאשים אנשים אחרים. התמקד בהסבר הפעולות שביצעת והראה שאתה אדם חיובי. שתף דברים שאתה או הצוות שלך עשיתם היטב. התמקדות מדווחת על עבודה להתגאות בה.
שלב 2. הצג מספרים והשתמש במדדים בדוחות
אם אתה מסוגל להציג נתונים ספציפיים מאוד, הישגי העבודה שלך יהיו אמינים יותר. השלימו את המידע שאתם מעבירים במשהו מדיד כראיה תומכת.
- מילים סופרלטיביות שמשתמשים בהן הרבה, למשל: "הכי טוב" או "אמין" פחות שימושיות. כולם יכולים לומר "ביצועי העבודה שלי היו טובים מאוד השנה".
- זכור את המשפט הזה: "הוכיח זאת, אל תדבר רק!" במקום להגיד לאנשים אחרים שהשנה הצלחת לעשות עבודה טובה, הראה מה עשית היטב בפירוט בעזרת נתונים ומדדים. אל תגיד רק שאתה יכול לבנות מערכות יחסים טובות עם לקוחות. במקום זאת, צטטו את תוצאות סקר שביעות רצון הלקוחות, צרפו מכתב שקיבלתם מלקוח, וספקו נתונים על הפחתה במספר הלקוחות המתלוננים.
- מספרים בהווה. להגיד שאתה מסוגל להוביל מספר עובדים אין טעם אם הקוראים לא יודעים כמה אנשים יש לך בצוות. הציגו את הנתונים בצורה מספרית כך שהקוראים יידעו לכמה אנשים אתם מכנים "רבים" והסבירו תיאור של העבודה שעשיתם.
שלב 3. אמור את האמת בכל מקרה
אל תגזים או תשקר. אתה תהיה בצרות גדולות אם תתפס.
- גם אם זה לגמרי לא מכוון, אתה תהיה בבעיה גדולה אם תשקר. אתה תרגיש חסר ביטחון ונתיב הקריירה שלך ייחסם.
- בצע הערכה עצמית כנה כדי לדווח על נקודות החוזק והחולשה כפי שהן. נסה להתגבר על חסרונות בצורה חיובית.
שלב 4. הכירו בעבודתם של אחרים
קורסי כתיבת דוחות עסקיים והנדסיים מציעים כי אין להשתמש במילה "אני", אך ניתן להשתמש בה בדוחות ביצועים במקרים מסוימים.
- לדוגמה: אם אתה מדווח: "שכרתי 100 עובדים", אל תשכח להסביר שההצלחה שלך נתמכת על ידי תרומות של אנשים אחרים או על ידי הצוות.
- תקבל ערך נוסף אם אתה לא יהיר. סדרו משפטים שונים כך שלא תמיד יתחילו במילה "אני".
טיפים
- לעולם אל תשתמש במילים המבטאות כעס בדוח ביצועים. אתה תעשה רושם טוב אם אתה תמיד חיובי.
- השתמש במילים מקצועיות. אין להשתמש בסגנון שפה בלתי פורמלי.
