לפעמים הנהלת החברה מבקשת מהעובדים לערוך דוחות ביצועים משלהם. בדרך זו, בעלי עסקים יכולים לקבל מושג כיצד עובדים מעריכים את העבודה שלהם. אם תתבקש להגיש את הדו ח, אל תדאג. נצל את ההזדמנות כדי להפגין את הצלחתך בעבודה על ידי דיווח על התקדמות העבודה שלך, הישגיך וביצועיך כמיטב יכולתך.
שלב
חלק 1 מתוך 3: הכנה לכתיבת דוח
שלב 1. ודא תחילה את פורמט הדוח המשמש את החברה
פורמטים של דוחות ביצועים משתנים בהתאם לצורך. חלק מהחברות מבקשות לשלוח דוחות בדואר אלקטרוני. חברות אחרות קובעות את מדיניות הכנת הדוחות על סמך קריטריונים מסוימים לדיון נוסף.
- אם החברה מספקת פורמט סטנדרטי, צור דוח לפי פורמט זה. עקוב אחר ההנחיות כמיטב יכולתך, כך שתספק דוח מלא כדי שלא תראה מרושל. לפעמים, חברות מבקשות מהעובדים למלא טפסים או להכין דוחות כתובים בצורה של מסות.
- נסה להבין על מה לדווח לפני המועד האחרון להגשת הדוח. כך תוכלו לדווח על כל ההישגים למשך שנה על פי הקריטריונים שצוינו. ודא שהביצועים שלך עומדים בקריטריונים שצוינו.
שלב 2. אל תמהר לדווח
על מנת להציג את הביצועים הטובים ביותר, נסה להכין דוחות בדקדוק טוב ולתקן ללא שגיאות כתיב. עליך להכין מספר טיוטות ולאחר מכן לבחור את הטוב ביותר.
- התייחס ברצינות לבקשות החברה מכיוון שתוצאות הערכת התפקיד יהוו חלק חשוב בהיסטוריית העבודה של כל עובד. אם יש רישומים מסוימים בהיסטוריית העבודה שלך ואתה צריך להתחרות עם עובדים אחרים, דוח הביצועים יהיה מכריע.
- ערוך דו"ח ביצועים קצר בסגנון שפה מקצועי. כדי ליצור דוח תמציתי, סיכם את כל ההישגים הטובים ביותר שלך במהלך השנה כך שאורך הדוח שלך לא יעלה על יותר משני עמודים, במקום לתאר כל פריט בפירוט. העדיפו את ההופעות שלדעתכם החשובות ביותר וספקו הוכחות תומכות. עם זאת, בחר במידע השימושי באמת מכיוון שאף אחד לא רוצה לקרוא דוח בן 30 עמודים.
שלב 3. הרגל לעשות סטיילינג טוב בזמן העבודה
כדי להקל על כתיבת הדוח, אסוף תחילה את כל המסמכים החשובים. כדאי להתחיל לאסוף מסמכים בתחילת השנה.
- צרף מספר מסמכים המראים את הצלחת העבודה, כל עוד היא בפורמט שקבעה החברה. בחר את דוגמת המסמך הנכונה כדי שתוכל להציג את הביצועים הטובים ביותר. כמו כן, הכינו את המטרות שהוצבו בעת ביצוע הבדיקה הקודמת.
- אסוף הערות של הצעות ומשוב מממונים בעת ביצוע הערכת התקדמות באמצע השנה (אם החברה מבצעת הערכה). ניתן להשתמש בקלט שאתה מקבל במהלך השנה בעת יצירת דוחות כדי להפוך את המידע שאתה מציג ליותר ספציפי ויעיל יותר.
שלב 4. דע למה החברה מצפה ממך
לפני שתתחיל לכתוב דוח, אתה אמור להיות מסוגל לענות על השאלה: "מה החברה מצפה ממך?" שאל את הבוס שלך אם אינך יודע את התשובה. נסה להבין את הקשר בין הערכת ביצועים לבין היעדים שעליך להשיג כדי שאפשר יהיה לממש את יעדי החברה.
- צור דוחות ביצועים המבוססים על תיאורי תפקידים, כך שתוכל לכתוב אותם באופן שיטתי. עם זאת, ודא תחילה אם אחד מתיאורי התפקיד השתנה וכל יעדי העבודה מפורטים בתיאורי התפקיד.
- תאר כל משימה על סמך הפעולות שאתה צריך לבצע ולאחר מכן הסבר שהצלחת להשיג את היעדים אותם ביקשה החברה. לשם כך, אתה זכאי להסבר על מה החברה מצפה ממך. אחרת, הערכות ביצועים נוטות להיות סובייקטיביות ולהוביל לביקורת לא מבוססת.
חלק 2 מתוך 3: כתוב מידע נכון בדוח
שלב 1. הודע על ההישגים הטובים ביותר
אל תעשה דוחות ביצועים בינוניים. נצל הזדמנות זו לדווח על כל המשימות שהשלמת עם התוצאות הטובות ביותר. ספר לי הכל והיה גאה בהישגיך!
- דווח תחילה על ההישגים הטובים ביותר שיש להם את ההשפעה הגדולה ביותר על ביצועי החברה, דברים חשובים במיוחד התומכים בהשגת יעדי החברה ונדונו במהלך הערכת הביצועים האחרונה. אל תתאר את כל העבודה שעשית בשנה אחת.
- עם זאת, נסה להעביר מידע בצורה מנומסת ומקצועית. השתמש במילים חיוביות ואל תקלל או יעליב עמיתים לעבודה. התמקדו בביצועים שלכם.
- אל תשכח לדווח על הישגים בתחילת התקופה להערכה. העובדים בדרך כלל ממוקדים יותר בדברים שהם עושים בסוף התקופה.
שלב 2. חשוף את היתרונות המוחשיים של העבודה שלך
כל אחד יכול לערוך דו"ח המכיל קלישאות ודברים ארציים, אך דו"ח יהיה איכותי יותר אם הוא מגובה בראיות אמיתיות.
- הציגו עובדות ספציפיות, נתונים, תאריכים ונתונים תומכים אחרים. לדוגמה: אם אתה עובד כמנהל חשבון מדיה חברתית בחברה, ספק דוח בצורה של נתונים כמותיים (מספר חשבונות שלחצו על "אהבתי", השאירו הערות וכו '). חפש נתונים אחרים שיכולים להגביר את האמינות שלך.
- השווה את ההישגים שלך עם יעדי החברה ויעדים כדי להראות שאתה עובד ראוי.
שלב 3. רשום ודון ביעדי עבודה
עליך להכין דו ח מאוד ספציפי כבסיס לקביעת יעדי עבודה לשנה הקרובה. העבירו גם תוכנית לפיתוח עצמי, כלומר הדברים שאתם רוצים להשיג.
- הסבר כיצד להשיג מטרה זו. ציין את היעדים שעליך להשיג על סמך התוצאות של הערכת הביצועים שנערכה בתחילת התקופה ועד כמה שהשגת.
- כתוב גם בדוח אם תתבקש לבצע משימה מחוץ לתיאור התפקיד או אם אתה יוזם לעבוד יותר.
שלב 4. דן בכישוריך הבסיסיים
באופן כללי, החברה קבעה את היכולות הבסיסיות שעל כל עובד להיות בעל כדי לעבוד טוב. הודע והסבר זאת בפירוט.
- הראה כי היכולת שלך גבוהה מהסטנדרטים שהציבה החברה.
- השתמש במילה "כשירות" על פי המונחים הסטנדרטיים של החברה כדי להוכיח שיש מתאם קונקרטי בין ההישגים שלך לבין יעדי החברה. תאר את הביצועים שלך באותם מונחים.
שלב 5. להעריך בחוכמה
לפני שתעבור הערכת ביצועים, ייתכן שתתבקש לדרג את עצמך. על מנת לקבוע את הערך הנכון, עליך להבין מה פירושו.
- A ניתנת בדרך כלל לעובדים המפגינים מנהיגות ומסוגלים לחולל שינוי בתוך החברה. ציון B ניתן בדרך כלל לעובדים המבצעים מעל היעד והתנהגותם מופתית.
- ציון C ניתן בדרך כלל לעובדים שמשיגים יעדים ומתנהגים היטב. הערך של D מצביע על הביצועים מתחת ליעד והוא נחשב ללא מספק. הערך של E משקף ביצועים ירודים מכיוון שהעובדים לא עובדים טוב. חפש מידע מלא כדי להבטיח את ההגדרה של כל ערך וכיצד לקבוע את הערך על פי תקנות החברה.
שלב 6. ריכז את הדוח כמיטב יכולתך
לפעמים, חברות מבקשות מהעובדים לבצע דיווחי ביצועים בסדר מסוים. אם לא צוין, צור את הדוח בסדר הבא:
- התחל במשפט פתיחה חיובי ומשכנע. משפט זה הוא החלק החשוב ביותר בדוח הביצועים השנתי.
- לאחר מכן, רשום את הישגיך יחד עם נתוני תמיכה מפורטים. עבור כל הישג, שאל את השאלה "למה?" כך תוכל להוכיח כי תרומתך רלוונטית וראויה לכבוד. לעולם אל תעשה דו"ח ביצועים עם מילים שליליות.
- אם יש יעדים שאינם מושגים או היבטים מסוימים שעליך לשפר, אל תכתוב אותם בסוף הדו"ח כך שתחילת הדו"ח וסופו יכילו דברים חיוביים. החלק האחרון של הדוח הוא החלק החשוב ביותר מכיוון שהוא הכי קל לזכור. לכן, רשום את הדברים שאתה צריך לשפר באמצע הדוח.
חלק 3 מתוך 3: שימוש במילים הנכונות
שלב 1. התמקד ביצירת דוח המתאר את ביצועי העבודה שלך
כידוע, יצרת דוח זה מכיוון שהתבקשת להעריך את עצמך. עם זאת, אנשים רבים כוללים דברים שליליים ומדברים על אנשים אחרים.
- אל תשתמש בדיווחי ביצועים להגנה עצמית. היו חיוביים ככל יכולתכם, למשל באמירה: "אני תמיד קובע לוח זמנים לפגישות לאחר שיחות ועידה עם עמיתים לעבודה, עמיתים ולקוחות כי אני מעריך מאוד את זמנם ואת עסקיהם". הערכת הזמן יכולה ליצור רושם חיובי ולהראות הלך רוח חכם.
- אין לדון באנשים אחרים מכיוון שדוח זה אינו מבקר את עבודתם או אישיותם של אנשים אחרים.
- אתה גם לא צריך להשוות את עצמך לאחרים כשאתה מדווח על הישגים. הסבר מה עשית מבלי להוריד עמיתים לעבודה שלא השיגו את אותה רמת ביצועים.
שלב 2. כתוב ביקורת בונה על חולשותיך
דו ח המכיל רק את הדברים הטובים עשוי להיראות לא מציאותי, אך עליך להיות זהיר מאוד כאשר אתה מודה בטעויות.
- תן לעצמך ביקורת בחלק נפרד כדי להראות את כנותך בהתמודדות עם בעיה זו. לדוגמא: “אני כל כך מעדיף את העבודה ורוצה להשיג את התוצאות הטובות ביותר שלדעתי פחות אכפת לי מעמיתי. אמשיך לשפר את כישורי התקשורת שלי כדי לטפל בנושא זה”. אמירות אלה יכולות לתת דימוי חיובי של המחבר (פרפקציוניסט שמתמקד בעבודה הוא דבר טוב) ומראה את היכולת להיות מודע לחולשות של עצמך.
- ציין את ההיבטים הדורשים שיפור. אל תמלא את הדוח כולו בתוכניות שיפור. התמקד בהסבר ההישגים, אך עליך לרשום כמה היבטים שצריך לשפר או לשפר. עם זאת, אל תבקר את עצמך יתר על המידה מכיוון שתתפס כחסר ביטחון עצמי.
- להפגין חשיבה חיובית על ידי הצגת תוכניות שיפור. היו חיוביים וממוקדי פעולה. תאר את התוכנית שלך במילים בונה. במקום לספר סיפור על הכישלון שלך, אמור שאתה רוצה לשפר היבט מסוים ובאילו פעולות תנקוט.
שלב 3. להציע הזדמנויות לפיתוח קריירה
אם אתה רוצה לקבל הזדמנות להשתתף באימונים או להיות מוזמן לפגישה, דוח ביצועים הוא דרך מצוינת להעביר זאת. אין להציע פיצוי באמצעות דו ח זה.
- שתף גם את דעתך על ביצוע פרויקטים חדשניים המועילים לחברה.
- נסה לברר מדוע הבוס שלך ביקש ממך לדווח, האם לדון עם אחרים, לקבוע את חלוקת הבונוסים וכו '.
שלב 4. השתמש במשפטים שלמים
עובדים רבים מנסים לרשום כמה שיותר מידע כדי שהדיווחים ייראו מבולגנים. אל תתנו לדוח שלכם להיראות כמו פתק מעורבב.
- לדוגמה, הימנע משימוש בביטוי "תוכן מתוקן" מכיוון שהוא קצר מדי. כדאי להשתמש במשפטים שלמים כדי להסביר את הנושא שאתה דן בו או להעביר מידע נקודתי.
- בנוסף לממונה המיידי שלך, מישהו אחר יכול לקרוא את הדו"ח שלך, למשל על ידי מנהל ברמה גבוהה יותר. לכן, עליך לספק מידע ברור ומפורט, במקום להניח שכולם כבר יודעים מה אתה מנסה לומר או לעשות.
שלב 5. היו חיוביים וכנים
גם אם יש דברים שצריך לתקן, אתה יכול לגרום להם לקרות בהמשך. התמקדו בעתיד, לא בכישלונות העבר.
- אל תמסור רושם שלילי, מתלונן, זועף או יהיר. הפגין גישה חיובית, הצליח לעבוד בצוות, והסבר את הישגיך בענווה.
- אם יש דברים שאתה לא אוהב בחברה, אל תרשום אותם בדוח. נצל את ההזדמנות כדי להוכיח מדוע אתה נחוץ לחברה.
שלב 6. תוכיח את זה, אל תדבר סתם
נסה לספק מידע ספציפי בדוח שלך, לא רק הצהרות כלליות.
- לדוגמא: במקום להגיד, “אני עובד אמין. הגעתי למשרד והגעתי לחדר הישיבות בזמן”. מוטב שתספק נתוני נוכחות מדויקים וראיות ספציפיות לכך שאתה ראוי לכבוד.
- ספק הוכחות (כולל מספרים) לתמיכה בהצהרות כלליות כדי להפוך את הדוח שימושי ואמין יותר.
קרא את הקישור: https://www.slideshare.net/RajaPresentasi/example-performance-appraisal-percepatan-kinerja- Employee
טיפים
- ערוך דוחות מבעוד מועד. אל תתמהמהו עד שיגמר הזמן.
- הפגינו גישה חיובית!
- קרא מחדש את דו"ח הביצועים בשנה שעברה, כך שתוכל לזכור בבירור את המטרות ויעדי העבודה שהצבת.
אַזהָרָה
- אל תעמיד פנים או תשקר.
- אין לספק מידע שלילי על עמיתים לעבודה בדוחות ביצועים.
